從干部人事檔案看學生檔案管理工作

吳迪

摘 要：干部人事檔案是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德業(yè)務能力和工作情況的反映，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據(jù)，是黨管干部的具體要求，其準確性、真實性、完整性關(guān)系到干部隊伍建設的嚴肅性、公平性。干部檔案中的早期材料因關(guān)系到出生時間、學歷學位、干部身份等關(guān)鍵信息而顯得格外重要。這部分材料很多形成于求學時期，因此學生檔案管理便顯得尤為重要，加強學生檔案管理對干部人事檔案管理有重要意義。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;學生檔案管理;檔案意識;檔案工作

干部人事檔案作為反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源。然而，在歷年的干部人事檔案審核、檢查中，仍然發(fā)現(xiàn)很多重要材料丟失、部分材料涂改、組織認定存疑等諸多問題，其中以最基本的“三齡兩歷一身份”認定為例，出生時間認定、入學歷認定、干部身份認定都離不開干部人事檔案的早期材料，包括入團志愿書、學生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學歷學位的材料、派遣證等，并且隨著干部隊伍學歷的逐年提高，很大一部分干部的入黨材料都形成于在校期間，這就逐漸凸顯了學生檔案準確性、完整性、真實性的重要意義。

一、學生時期形成的檔案材料現(xiàn)狀

干部人事檔案的10類材料中，形成于在校期間的主要包括：入團（黨）志愿書、學生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學歷學位的材料、派遣證等，這些材料作為出生時間認定、入黨時間認定、學歷認定、干部身份認定的重要依據(jù)，是干部人事檔案中最早期、基礎(chǔ)的檔案材料，卻也是出現(xiàn)問題最多的部分。

入團志愿書作為最早記載出生時間的檔案材料，存在著因不符合入團條件而故意填大年齡、審核不嚴造成的學生隨意填寫出生時間、團檔案丟失造成的檔案造假等問題，從而在干部出生時間的認定上給組織工作帶來困難，或者給干部本人帶來不必要的麻煩。

學歷學位檔案材料中，畢業(yè)生登記表、學生登記表、學歷學位材料等，存在填寫信息不完整、代寫代填代簽現(xiàn)象，普遍存在學籍材料零散不完整、利用率不高等問題。

派遣證（報到證）作為干部身份認定的重要材料，卻沒有得到足夠的重視，部分學生在自己保管過程中發(fā)生丟失，部分學校派遣證（報到證）花名冊保存不善，導致干部身份認定困難。

二、高校學生檔案的管理現(xiàn)狀及原因

1.學生檔案管理工作受重視程度不夠

干部人事檔案管理作為組織人事部門的重要工作內(nèi)容，其制度體系、程序環(huán)節(jié)、檢查督導都日漸規(guī)范和嚴格，相比之下，學生檔案管理工作則顯得受重視程度不夠，缺乏指導性、約束性的制度，各地區(qū)、各高校執(zhí)行標準不一、審核把關(guān)尺度不一、接收轉(zhuǎn)遞程序不一、管理部門歸屬也有所不同。造成這一問題的原因主要是重視程度不夠，對于學生檔案重要性認識不足，學生檔案管理部門隨意性很大，檔案接受、審核、整理、清查基本處于被動狀態(tài)，沒能從學生的縱向發(fā)展考慮去規(guī)范檔案管理工作，也沒能將學生檔案管理工作真正融入學校的教學建設過程中，導致學生檔案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.專業(yè)檔案管理人員缺乏

一是學生檔案管理人員數(shù)量嚴重不足，二是現(xiàn)有的學生檔案管理人員專業(yè)性不強，業(yè)務水平參差不齊。很多學校做不到學生檔案管理專崗專人，學生檔案往往由其他崗位人員兼職管理，流動性也相對較大，由于高校學生數(shù)量龐大，2019年我國在校普通本專科（不含研究生、成人本專科生、網(wǎng)絡本?？粕┐髮W生共30315262名，根據(jù)辦學規(guī)模，學生檔案數(shù)量從幾千到幾萬不等。一人要管理成千上萬份學生檔案，在很多高校往往由學生代為審核整理?，F(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊，尤其是中高職院校，大多數(shù)檔案管理員都不是專業(yè)出身，缺乏應有的專業(yè)技術(shù)職能。產(chǎn)生這一問題的原因是多種多樣的，既有高校編制限制的原因，也有相應專業(yè)培訓配套不夠完善的原因，還有因兼職管理學生檔案產(chǎn)生的時間精力分配不合理導致的管理投入不足等原因。

3.學生檔案意識淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部門或由人才市場代理過程中學生檔案意識不強，往往會造成重要材料，如受表彰獎勵等材料未歸檔、重要材料如派遣證（報到證）丟失、整卷檔案丟失、人事代理不及時或不規(guī)范問題，很大一部分是由于學生檔案意識淡薄造成的。而學生的檔案意識淡薄，很大程度上是因為高校的檔案宣傳開放程度不夠。什么材料應該入檔、什么材料必須入檔、檔案對自己有什么影響，大多數(shù)學生不是十分清楚，也很少能看到與之相關(guān)的宣傳等。

4.檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

學生檔案的轉(zhuǎn)遞過程中，機要交換的使用率特別低，大部分采用快遞或者由學生本人帶來（走），這就為學生檔案管理工作留下了很大的隱患。分析原因，主要包含以下幾個方面：一是機要意識不強，歸根結(jié)底還是對學生檔案管理工作的重要性認識不足;二是機要程序復雜煩瑣，學生檔案轉(zhuǎn)遞往往數(shù)量大、時間集中，傳統(tǒng)的機要交換效率難以滿足轉(zhuǎn)遞需求;三是高校、檔案接受單位、機要管理部門缺乏有效的協(xié)同機制。

干部人事檔案都是在學生檔案的基礎(chǔ)上建立形成的，以上問題的發(fā)生很容易導致學生檔案的真實性、準確性、完整性缺失，檔案的利用率不高，在干部人事檔案的建檔過程中，會無形中增加組織人事部門的工作量。

三、進一步提高學生檔案管理水平

為進一步提高干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化，把好檔案材料的入口關(guān)、轉(zhuǎn)遞關(guān)、真實關(guān)、準確關(guān)，提高學生檔案的真實性、完整性、準確性勢在必行。

1.加大宣傳投入，提高宣傳力度，普及檔案知識，提高檔案意識

將檔案意識提升納入學校日常建設管理范疇，將檔案宣傳列入財政預算，增加宣傳投入;豐富宣傳形式，將檔案意識提升貫穿學生在校期間各階段，可以通過在入學通知書、報到須知、新生公開信中增加檔案管理內(nèi)容，從進入高校之前就開始強化學生檔案意識;可以通過新生班會、專題公開課、專題宣傳展板，融入典型的檔案利用案例等多種形式，普及檔案知識，可以進一步強調(diào)學生檔案的重要性;可以通過畢業(yè)指導中增加檔案管理內(nèi)容、對畢業(yè)生增設選修課程等形式進一步強化學生檔案意識。

2.提高責任意識，壓實管理責任，從嚴從實做好學生檔案管理工作

深刻學習、嚴格貫徹執(zhí)行《高校檔案管理辦法》，壓實學校和第一責任人的管理責任，高等學校校長作為學生檔案管理工作的主要責任人，應從意識到舉措，抓實、抓細、抓嚴學生檔案工作。提高學生檔案管理工作的人力投入，設置專崗、配置專人，根據(jù)辦學規(guī)模、在校學生數(shù)量，合理配置學生檔案專職管理人員;提高學生檔案管理工作經(jīng)費投入，整合現(xiàn)有資源，完善辦公場所、配齊辦公設備。保證學生檔案管理工作的開展有領(lǐng)導、有經(jīng)費、有場地、有人員，為學生檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

3.提升專業(yè)技能，打造專業(yè)隊伍，提升學生檔案管理工作水平

對學生檔案管理工作人員進行技能培訓，提升其收集、鑒別、審核、整理等專業(yè)技術(shù)水平，通過招聘專業(yè)人才提升檔案管理隊伍整體水平，對配置確有困難的可探索以引進第三方的形式，做好學生檔案管理工作;對學生檔案工作開展定期清理檢查，以檢查發(fā)現(xiàn)問題為導向，倒查原因，倒逼機制，在檢查及整改中不斷提升業(yè)務能力水平，使學生檔案管理工作逐漸科學化、規(guī)范化、制度化。

4.利用科學技術(shù)手段，探索學生檔案管理新模式

目前，干部人事檔案已開始數(shù)字化探索并取得階段性成果，利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、存儲技術(shù)、索引技術(shù)，既有利于原件保存，又最大程度地防止了檔案材料的涂改，同時還提高了保存時限，壓縮了檔案保存成本。目前，技術(shù)及程序均已十分成熟，可將該模式探索運用于學生檔案管理工作，再逐步推廣至人事代理單位，從而形成檔案轉(zhuǎn)遞流轉(zhuǎn)的無縫銜接，保障檔案的真實性、準確性、完整性，提高檔案利用效率。

5.設置檔案審核環(huán)節(jié)，做好檔案質(zhì)量管理工作

學生檔案管理可以借鑒干部人事檔案工作方面的相關(guān)規(guī)定條款和要求，在檔案轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出時，都必須對檔案進行審核。學生檔案的審核工作貫穿了學生在校期間的所有環(huán)節(jié)，在對學生檔案進行審核時，一般需要經(jīng)過三個步驟：首先，在學生入學后，應及時清點整理和審核所有新生的高中期間的所有檔案，包括高考材料等，以便及時確定學生檔案中是否存在檔案缺失、錯裝、漏裝，是否滿足要求等問題，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案，應及時告知學生，讓其盡快補齊所缺材料。另外，有些省份已經(jīng)實行了高考電子檔案，對于這些省份的學生檔案工作，應按要求打印相關(guān)高考電子檔案替代存檔。其次，學生入學后，會產(chǎn)生新的檔案材料，如黨團方面的材料、獎懲情況、學籍情況等，對于增加的檔案材料，學生檔案管理部門應進行及時接收和整理，并對其檔案材料質(zhì)量進行把關(guān)審核，主要審查材料的完整性、填寫的準確性、簽字蓋章是否完整清晰，是否存在涂改等。最后，當學生畢業(yè)后，應對學生在校就讀期間的檔案材料進行審核，主要查看檔案材料裝入是否完整，有無重名學生檔案材料錯裝的問題，以及檔案材料的密封是否嚴密等。上述三個檔案審核環(huán)節(jié)，是為了避免過去學生檔案粗放式管理方面存在的放而不管的問題，通過建立一套全過程、精細化的檔案管理體系，從而可以記錄和掌握學生檔案的歸檔內(nèi)容，提高學生檔案管理工作效率和水平。

6.關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案安全

2015年之前，學生檔案和干部檔案一樣，都是通過機要交通的方式進行傳遞。2015年之后，學生檔案可以通過中國郵政EMS方式進行傳遞，對于EMS方式傳遞學生檔案，學生檔案管理部門需要注意以下幾個方面：第一，配合中國郵政EMS郵寄的要求，提供詳細的收件人信息，如收件人具體地址、姓名、電話等，確保郵寄地址正確無誤，檔案能安全及時到達派遣單位;第二，在郵寄檔案時，應做好檔案的密封工作，使用大學畢業(yè)生檔案專用的EMS郵寄，并粘貼好封條，加蓋封口騎縫章，同時避免弄臟弄損檔案，確保檔案材料不散失;第三，在學生檔案寄出后，應及時整理檔案郵寄單號，確保郵寄單號與學生檔案郵寄信息保持一致。與機要交通方式傳遞檔案不同的是，采用EMS方式郵寄檔案時，檔案收件人不固定，所以也就存在檔案投遞過程中出現(xiàn)無法妥投、拒收等問題，這就要求學生檔案管理部門要及時跟蹤檔案郵寄投遞情況，一旦發(fā)現(xiàn)上述檔案不能接收的情況，應及時查找原因，做出相應的處理，確保檔案能及時安全傳遞接收。

7.利用計算機技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)

在信息化時代，學生檔案管理工作應與時俱進，實現(xiàn)檔案信息化管理。學生檔案管理部門針對學生檔案管理的特點和要求，通過建立信息化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對學生檔案信息的整合，進一步提高學生檔案管理水平。具體來講，它可以整合在校學生的基本信息和檔案中的記錄信息，為學校針對性地培養(yǎng)和教育學生提供了更好的信息資源，通過在學生的基本信息基礎(chǔ)上，記錄學生的黨團情況、獎懲情況和學籍情況，并對這些信息在管理系統(tǒng)上進行存儲和統(tǒng)一管理，就可以在獲取學生信息時，快速調(diào)出進行查看，避免了多個部門之間反復查證的重復性工作，提高了檔案管理的工作效率。此外，實現(xiàn)信息化管理對于學生檔案的日常管理也是很有必要的，可以實現(xiàn)對學生檔案的全過程管理，對檔案信息進行及時收集歸檔，傳遞檔案時更加便捷，可以實時查看學生檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出情況，以及檔案存在位置信息等，大大節(jié)省了學生檔案管理工作時間和勞動成本。

四、結(jié)語

綜上可知，干部人事檔案始于一個人的學生時期，要想提升干部人事檔案管理工作水平，就要先從學生檔案管理工作抓起。在學生檔案管理工作中，可以參照干部人事檔案管理標準和要求，在學生檔案材料的制作、收集、審核等整個階段，都應給予足夠的重視，按照學生檔案管理的標準，采用科學化、精細化和信息化的管理方式，做好學生檔案管理工作，使之與干部人事檔案能夠更好地銜接，從而實現(xiàn)學生檔案和干部人事檔案管理的統(tǒng)一、規(guī)范。

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（作者單位：山西工程科技職業(yè)大學）