檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新分析

師立華

摘 要：新時(shí)代背景下，檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展為符合時(shí)代要求必須進(jìn)行轉(zhuǎn)型變革，尤其在業(yè)務(wù)流程上需進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和創(chuàng)新。主要是由于檔案館業(yè)務(wù)流程當(dāng)中長期存在業(yè)務(wù)流程周期長、少部分業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、檔案核心業(yè)務(wù)流程模糊化等問題。要想解決并避免此類問題的產(chǎn)生，就必須明晰檔案館業(yè)務(wù)開展歷程、內(nèi)容及方向等，同時(shí)還需明確檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新的必要性，并充分了解新時(shí)代背景下檔案工作全新發(fā)展方向及理念，如融入大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+模式等。由于檔案館是我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要主體，因此探究檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新就顯得極為重要，對(duì)于促進(jìn)我國檔案事業(yè)向著新方向、新局面的發(fā)展具有重要作用。本文分析了檔案館檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的歷程、內(nèi)容、方向及其存在的問題，并由此提出優(yōu)化思路及創(chuàng)新發(fā)展方向提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館;業(yè)務(wù)流程;優(yōu)化;創(chuàng)新

黨的十九大以來，創(chuàng)新成為時(shí)代發(fā)展的首要?jiǎng)恿?，更是?dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系發(fā)展的重要戰(zhàn)略支撐。在檔案館檔案業(yè)務(wù)工作中也是如此，優(yōu)化和創(chuàng)新逐漸成為推動(dòng)我國檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力之源。因此，這就必須明確當(dāng)前檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展情況，明晰檔案業(yè)務(wù)流程的歷程、內(nèi)容及方向，找準(zhǔn)其中存在的問題，由此來推出相應(yīng)的流程優(yōu)化及創(chuàng)新思路。由于以往傳統(tǒng)檔案工作模式早已無法符合持續(xù)增長的檔案數(shù)據(jù)增長需求，再加上社會(huì)層面對(duì)檔案工作的價(jià)值認(rèn)知變化越來越明顯，對(duì)于檔案工作的要求也隨之不斷攀升。因此，檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新成為必然，既符合廣大社會(huì)群眾的需求，也是時(shí)代發(fā)展的要求。整個(gè)過程要求應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合時(shí)代發(fā)展特性，新時(shí)代下的大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)等都給檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新發(fā)展帶來全新思路與方向。

一、檔案館檔案業(yè)務(wù)發(fā)展歷程及流程內(nèi)容變化

我國檔案工作發(fā)展經(jīng)歷了不同的時(shí)期，受當(dāng)時(shí)國情、綜合國力及階段性要求的影響，國內(nèi)檔案館檔案工作隨之發(fā)生改變。具體可劃分為三個(gè)階段：檔案實(shí)體管理階段、信息管理階段及知識(shí)管理階段。這三階段的檔案業(yè)務(wù)開展，不論是方法、理念及流程均存在明顯的差異性。比如，最初實(shí)體管理階段，在內(nèi)容上主要涵蓋實(shí)體檔案收集、分類整理、內(nèi)容鑒定、檔案保管、統(tǒng)計(jì)及利用這幾個(gè)環(huán)節(jié)。至信息管理階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)隨之興起，其中以互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的技術(shù)類型融入檔案業(yè)務(wù)中，促使檔案館檔案業(yè)務(wù)正式進(jìn)入到檔案信息管理階段。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支撐下，檔案館檔案業(yè)務(wù)迎來迅猛發(fā)展的契機(jī)，直接打破檔案館實(shí)物檔案物理局限性，成功將檔案信息和載體進(jìn)行分離，進(jìn)而進(jìn)入檔案知識(shí)管理階段，開始針對(duì)檔案內(nèi)容知識(shí)進(jìn)行獨(dú)立管理、保存、加工及利用。

1.檔案收集的變化

由傳統(tǒng)檔案收集，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)化收集，提升歸檔內(nèi)容完整性，同時(shí)將極大提升系統(tǒng)性及準(zhǔn)確性，且整個(gè)操作過程更加簡單便捷。

2.檔案分類整理的變化

傳統(tǒng)檔案分類整理主要是針對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行處理，過程內(nèi)容龐雜、要求細(xì)致，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案工作效率明顯偏低。而緊隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的融入，檔案分類整理工作隨之簡化，不僅更加方便檔案文件查找，同時(shí)文件的載體數(shù)量及占用空間也隨之減少。

3.檔案內(nèi)容鑒定變化

傳統(tǒng)實(shí)物檔案內(nèi)容鑒定，只是針對(duì)內(nèi)容來判定文檔所具備的價(jià)值，并明確其保管期限及密級(jí)。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的檔案內(nèi)容鑒定則更為復(fù)雜，不但要鑒定文檔價(jià)值，還需通過技術(shù)設(shè)備來檢測文檔的完整、真實(shí)及可讀性。

4.檔案保管的內(nèi)容變化

傳統(tǒng)的檔案保管工作大都采取手工操作的方式。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的檔案保管開始向著自動(dòng)化、半自動(dòng)化的方向轉(zhuǎn)變，可借助FFID技術(shù)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)來達(dá)成對(duì)具備電子標(biāo)簽的實(shí)物檔案進(jìn)行掃描、定位及追蹤，同時(shí)還可對(duì)館藏?cái)?shù)量及存檔數(shù)量，借閱和歸還情況實(shí)施監(jiān)控。

5.檔案統(tǒng)計(jì)工作的變化

檔案統(tǒng)計(jì)工作屬于檔案業(yè)務(wù)當(dāng)中不可或缺環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計(jì)工作更多依靠手動(dòng)操作來完成，相應(yīng)工作量非常大。如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下檔案業(yè)務(wù)可隨時(shí)隨地獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，使得統(tǒng)計(jì)工作更準(zhǔn)、更快捷。

6.檔案檢索利用的變化

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)中檢索及利用也是采用手工操作實(shí)現(xiàn)，需用戶親自前往檔案管理部門獲取信息。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的檔案業(yè)務(wù)可隨時(shí)隨地通過移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)查詢、保存和利用信息。

二、當(dāng)前檔案館業(yè)務(wù)流程存在的問題

1.檔案業(yè)務(wù)流程周期較長

檔案館屬于檔案事業(yè)管理體制，在組織機(jī)構(gòu)類型上屬于明顯的職能型，內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)流程被分割于多個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，相關(guān)工作人員在此基礎(chǔ)上不得不耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來協(xié)調(diào)處理業(yè)務(wù)流程，由此才能保障檔案業(yè)務(wù)在各個(gè)部門間的正常流動(dòng)。但是，多數(shù)檔案館內(nèi)現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)流程始終存在進(jìn)館檔案質(zhì)量參差不齊、檔案整理工作量較大、利用方式落后傳統(tǒng)及耗費(fèi)的時(shí)間成本嚴(yán)重偏高等諸多問題，此類問題的存在和累積，直接拉長了檔案業(yè)務(wù)流程的工作周期。并且各個(gè)部門的權(quán)責(zé)劃分不清晰，通常對(duì)業(yè)務(wù)流程當(dāng)中所暴露的各種難點(diǎn)、痛點(diǎn)問題經(jīng)常出現(xiàn)互相推諉、扯皮的情況，消極工作態(tài)度引發(fā)不斷延長的工作周期。

2.部分檔案業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范

當(dāng)前我國檔案館檔案業(yè)務(wù)流程整體較為規(guī)范，但仍有部分業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范，主要集中于電子檔案業(yè)務(wù)流程規(guī)范性不足。有的檔案館并未建立和收集電子檔案，即使有的建立了電子檔案流程管理，但本質(zhì)上依然是實(shí)物檔案的業(yè)務(wù)管理流程，并未實(shí)現(xiàn)與元數(shù)據(jù)的無縫銜接。隨著我國互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，2018年國家檔案管理規(guī)定中明確指出將業(yè)務(wù)、電子郵件、網(wǎng)頁信息及相關(guān)社交媒體均納入至機(jī)關(guān)檔案管理范疇，然而此類檔案中存在大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)來源相對(duì)分散，所涉主體較為復(fù)雜。再就是多數(shù)檔案館內(nèi)各種電子檔案信息管理缺乏相應(yīng)規(guī)范性文件，大都是依照本館特性來進(jìn)行保存管理，長期如此必將對(duì)檔案館檔案業(yè)務(wù)的整體規(guī)范性造成影響。

3.檔案核心業(yè)務(wù)流程模糊化

檔案館業(yè)務(wù)流程可細(xì)分為核心業(yè)務(wù)流程和支持業(yè)務(wù)流程，其中核心流程起到業(yè)務(wù)運(yùn)行的主導(dǎo)性作用。因此進(jìn)行清晰、有效的梳理核心流程能夠迅速理清繁雜工作當(dāng)中的重難點(diǎn)，從而達(dá)成增效目標(biāo)。近幾年我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展異常迅猛，由此引發(fā)數(shù)字檔案館及智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展潮流，因此檔案數(shù)字化及電子化成為檔案館工作主要內(nèi)容之一。而用戶方面，受時(shí)代新技術(shù)發(fā)展的影響，對(duì)檔案材料的需求開始趨向于多元化轉(zhuǎn)變，期望能夠通過多種不同的渠道來獲取相應(yīng)的檔案信息。由此導(dǎo)致檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)體系開始變得越來越龐雜，所設(shè)立的檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)隨之不斷增多，所面對(duì)的用戶對(duì)象及業(yè)務(wù)類型也因此持續(xù)增多，最終導(dǎo)致核心業(yè)務(wù)流程模糊化，直接影響到檔案館業(yè)務(wù)整體的穩(wěn)定運(yùn)行。因此，如何在眾多的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中，精準(zhǔn)識(shí)別出檔案核心業(yè)務(wù)流程成為重中之重。

三、檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新發(fā)展原則

1.統(tǒng)計(jì)規(guī)劃建設(shè)，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)優(yōu)化重組

統(tǒng)一規(guī)劃信息管理機(jī)構(gòu)，在單位范圍內(nèi)整合多項(xiàng)業(yè)務(wù)管理職責(zé)、功能及檔案管理系統(tǒng)。在制度和技術(shù)層面促使檔案管理系統(tǒng)成為數(shù)字檔案的最終匯集地，達(dá)成檔案無縫傳輸?shù)耐瑫r(shí)，切實(shí)保障數(shù)字檔案的真實(shí)、有效及完整性。緊隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案館業(yè)務(wù)的不斷融合發(fā)展，隨之產(chǎn)生的功能、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)將不斷增多，然而現(xiàn)有的組織機(jī)構(gòu)難以充分適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展形勢，甚至直接影響檔案館整體工作效率。為此，就必須針對(duì)檔案館內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革重組，重點(diǎn)針對(duì)其業(yè)務(wù)工作流程進(jìn)行優(yōu)化及創(chuàng)新整合，最終達(dá)成科學(xué)化、規(guī)范化及現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。

2.維持信息技術(shù)的技術(shù)性及前瞻性

優(yōu)化和創(chuàng)新檔案館檔案業(yè)務(wù)流程的重點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷更新使用。如今信息技術(shù)用于檔案館檔案業(yè)務(wù)當(dāng)中越來越廣泛，如在檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)采集階段，常用到數(shù)據(jù)倉儲(chǔ)、知識(shí)庫及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在信息內(nèi)容的共享階段則常用到工作流、相應(yīng)文檔管理技術(shù)等，在檔案資源的使用階段，則常用門戶網(wǎng)站、知識(shí)地圖及搜索引擎等多種技術(shù)支撐。因此，檔案館檔案業(yè)務(wù)各個(gè)流程對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用都非常深入，在進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新的操作中，需重點(diǎn)搭建高效的檔案信息管理系統(tǒng)，由此才能切實(shí)保障檔案資源的實(shí)時(shí)、順暢共享，最終切實(shí)提升檔案業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行及響應(yīng)效率。

3.保持檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新與特殊性

檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新的難點(diǎn)在于如何有效突破固有觀念、理論及方法的限制，因此就需要充分結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對(duì)檔案業(yè)務(wù)推出有效的技術(shù)支撐，促使檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新趨于科學(xué)化轉(zhuǎn)變。在方向上需集中于以用戶需求為中心、營造內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)扁平化特性、堅(jiān)持以信息技術(shù)為業(yè)務(wù)手段幾個(gè)方面。

四、檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新發(fā)展方向

1.以用戶需求為中心

檔案館檔案業(yè)務(wù)本身具備一定的公共服務(wù)屬性，因此其檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新需堅(jiān)持以用戶需求為中心，不斷增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)本身的服務(wù)性。因此在檔案館日常業(yè)務(wù)開展當(dāng)中，用戶屬于檔案館業(yè)務(wù)服務(wù)的對(duì)象，這一理念主要體現(xiàn)為用戶可結(jié)合多種方法及途徑來積極參與到檔案館檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中，并針對(duì)業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，用戶獲取知識(shí)信息的同時(shí)，也享受到一定公共服務(wù)。所以，檔案館要想進(jìn)一步優(yōu)化和創(chuàng)新自身業(yè)務(wù)流程，就可以針對(duì)用戶進(jìn)行調(diào)查，通過分析用戶對(duì)檔案業(yè)務(wù)服務(wù)及產(chǎn)品體驗(yàn)及感受，來制訂優(yōu)化及創(chuàng)新發(fā)展策略，促使自身檔案業(yè)務(wù)獲得進(jìn)一步的發(fā)展。

2.營造組織扁平化特性

檔案館檔案業(yè)務(wù)體系結(jié)果通常是依照職能的差異來分化不同的部門開展工作，因此在檔案館中不同部門間通常由于各自職能的差異，而導(dǎo)致日常工作溝通受阻，業(yè)務(wù)流程處理遲緩，極大的影響工作效率，難以切實(shí)滿足用戶對(duì)多樣化和個(gè)性化檔案需求。因此，要求檔案館需在流程優(yōu)化和創(chuàng)新前，優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，將檔案館內(nèi)部塑造為由上至下的金字塔組織結(jié)構(gòu)，在后續(xù)流程優(yōu)化與創(chuàng)新當(dāng)中，集中對(duì)檔案館檔案業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)性、通暢展開工作。由此促使精簡、扁平化成為檔案館檔案業(yè)務(wù)流程組織結(jié)構(gòu)的主要特性。

3.堅(jiān)持以信息技術(shù)為業(yè)務(wù)手段

檔案館檔案業(yè)務(wù)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，就必須持續(xù)提升用戶的滿意程度，不斷滿足用戶對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的需求，這樣才是檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新的重要方向。因?yàn)闄n案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新本身需對(duì)檔案館中的重要工作節(jié)點(diǎn)采取針對(duì)性的流程設(shè)計(jì)與再造，整個(gè)過程就有必要采用全新的現(xiàn)代化信息技術(shù)為支撐，由此才能最大限度實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化及創(chuàng)新的目標(biāo)。我國社會(huì)科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展異常迅猛，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)融入檔案業(yè)務(wù)當(dāng)中，極大提升了檔案業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量，同時(shí)也給檔案用戶帶來更好、更優(yōu)質(zhì)的體驗(yàn)。

五、檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新路徑

1.結(jié)構(gòu)創(chuàng)新，打造流程中心型組織

需針對(duì)檔案館檔案業(yè)務(wù)的組織結(jié)構(gòu)實(shí)施變革，通過精簡層級(jí)結(jié)構(gòu)的形式，來創(chuàng)新業(yè)務(wù)流程，保障后續(xù)業(yè)務(wù)流程間實(shí)現(xiàn)無縫銜接，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)更為穩(wěn)定。（1）整合檔案業(yè)務(wù)流程為多個(gè)流程團(tuán)隊(duì)，各個(gè)流程團(tuán)隊(duì)間構(gòu)建完善的溝通機(jī)制，以此強(qiáng)化問題應(yīng)對(duì)效率，保障無縫銜接。（2）搭建信息技術(shù)服務(wù)支撐平臺(tái)。服務(wù)平臺(tái)的搭建是整個(gè)流程中心型組織運(yùn)行的重要核心，其能夠給整個(gè)組織層級(jí)結(jié)構(gòu)提供重要的技術(shù)支撐，促使檔案業(yè)務(wù)流程整體和平臺(tái)運(yùn)行管理進(jìn)行有機(jī)融合，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程效率的最大化轉(zhuǎn)變。（3）做好對(duì)組織結(jié)構(gòu)變革后的持續(xù)評(píng)價(jià)?？沙闪⑾鄳?yīng)的流程管理委員會(huì)或用戶調(diào)查團(tuán)隊(duì)，借助實(shí)時(shí)收集的用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行反饋，由此來展現(xiàn)以用戶為中心的變革思路。借助對(duì)新組織層次結(jié)構(gòu)的持續(xù)評(píng)價(jià)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織層級(jí)結(jié)構(gòu)存在的積極及消極情況，從而在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化，制訂更為科學(xué)完善的管理運(yùn)行策略。

2.流程優(yōu)化，準(zhǔn)確識(shí)別檔案核心業(yè)務(wù)

檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新本身是個(gè)系統(tǒng)化的復(fù)雜工程，整個(gè)過程需盡可能控制成本，在數(shù)量眾多的業(yè)務(wù)流程當(dāng)中準(zhǔn)確找出可切實(shí)提升組織性的核心業(yè)務(wù)流程，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新。整個(gè)優(yōu)化及創(chuàng)新操作的重點(diǎn)需集中于檔案業(yè)務(wù)的前段控制層面，切實(shí)做好前期的歸檔規(guī)劃，如設(shè)定好所需歸檔的范圍、著錄項(xiàng)及各環(huán)節(jié)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集范圍等。在規(guī)劃文件形成之初，嚴(yán)格依照所設(shè)定程序來執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)范管理，這樣檔案的分類、管理、著錄等操作均將通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成。整個(gè)業(yè)務(wù)流程由以往人工操作為主、計(jì)算機(jī)技術(shù)為輔轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)技術(shù)為主、人工操作為輔的智能化運(yùn)行模式，由此產(chǎn)生的檔案管理效率必將大幅度攀升，最終實(shí)現(xiàn)檔案文件歸檔即可入館為用戶提供便捷利用服務(wù)效果。

3.效能提升，提供協(xié)同合作的信息技術(shù)支撐

新時(shí)代下的檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展要求具備較強(qiáng)的創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，要求人才和技術(shù)層面投入應(yīng)當(dāng)起到相應(yīng)優(yōu)勢，從而切實(shí)有效地推進(jìn)相關(guān)前沿技術(shù)及創(chuàng)新成果的有效轉(zhuǎn)化。檔案館還可采取業(yè)務(wù)合作方式來不斷促進(jìn)自身業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新，如可采用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)來搭建相應(yīng)的檔案云管理平臺(tái)，該平臺(tái)具備檔案數(shù)字化、文件電子化轉(zhuǎn)移、數(shù)據(jù)電子歸檔、著錄等，并且還可以平臺(tái)為基礎(chǔ)來開發(fā)出全面、統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)智慧管理系統(tǒng)，各個(gè)區(qū)域內(nèi)檔案館相關(guān)單位都可借助平臺(tái)的接入來達(dá)成相互間的云存檔及智能化管理。從檔案館自身發(fā)展角度來看，借助平臺(tái)搭建并介入其中，可全程監(jiān)督現(xiàn)場及檔案業(yè)務(wù)發(fā)展情況，并由此深入挖掘數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

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（作者單位：廣饒縣檔案館 ）