高校住房檔案管理信息化

蔣曉紅 張占武

摘 要：如今信息化時(shí)代的來(lái)臨，為高校住房檔案管理方式也提出了更高的要求，于是住房檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前眾多高校住房檔案管理工作的努力方向。 部分高校依據(jù)住房檔案的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了住房檔案的信息化建設(shè)目標(biāo)，為學(xué)校人員提供了便捷化服務(wù)。然而如今仍然存在管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境，如紙質(zhì)檔案形式仍為主流、與各部門間的信息互通不暢、管理人員素質(zhì)不高、管理制度不夠完善等問題，極大制約了當(dāng)前高校住房檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)此高校需從這些問題出發(fā)，進(jìn)一步探索優(yōu)化路徑，從而提高高校住房檔案服務(wù)與管理效率。

關(guān)鍵詞：高校;住房檔案;管理信息化

當(dāng)前高校的已購(gòu)公房、集資房、教工周轉(zhuǎn)房、公寓等多種住房的出現(xiàn)，使得學(xué)校住房管理更加復(fù)雜化，住房檔案管理成為當(dāng)前教職工關(guān)注的焦點(diǎn)問題。住房檔案作為一種特殊介質(zhì)憑證，對(duì)高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式在如今復(fù)雜住房形勢(shì)下不僅不利于提高住房工作的管理服務(wù)水平，對(duì)長(zhǎng)久的保存和管理住房信息也具有阻礙作用。因此高校要想解決住房管理問題，需對(duì)住房檔案管理工作進(jìn)行有效改革。

一、高校住房檔案管理信息化的意義

1.有利于實(shí)現(xiàn)檔案有序管理

高校在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，校內(nèi)各種檔案管理工作中暴露出諸多問題，極大影響了校內(nèi)檔案管理工作的有序開展。為此只有進(jìn)行全面調(diào)整和革新才能助力檔案管理更加完善，于是便在住房檔案管理工作中引進(jìn)了信息化管理模式。該模式的滲透與推廣，不僅可有效節(jié)省檔案工作中的人力、物力資源，提高住房檔案管理工作效率，同時(shí)校內(nèi)各相關(guān)管理人員運(yùn)用智能化設(shè)備，在閑暇時(shí)間學(xué)習(xí)并更新住房檔案管理技術(shù)，在提升校內(nèi)住房檔案管理信息化工作的基礎(chǔ)上還能提升自身素質(zhì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案有序管理。

2.有利于發(fā)揮模范帶頭作用

當(dāng)前新《檔案法》修訂中增加了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，要求各企事業(yè)單位根據(jù)自身情況，積極改革調(diào)整自身檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，為當(dāng)前社會(huì)信息化和時(shí)代化建設(shè)起好帶頭作用。因此高校作為教育領(lǐng)域的中堅(jiān)力量，在住房檔案管理信息化建設(shè)中，積極引進(jìn)了檔案信息化設(shè)備和信息系統(tǒng)，將檔案管理工作內(nèi)容與信息化深入結(jié)合，極大帶動(dòng)了其他各企事業(yè)單位的信息化改革決心，為社會(huì)范圍內(nèi)的檔案管理信息化改革提供了有效借鑒與帶頭作用。

3.有利于為學(xué)校人員提供便捷

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，高校住房檔案信息一般情況下都會(huì)放到檔案館統(tǒng)一保存，而檔案館內(nèi)儲(chǔ)存的檔案資源隨著住房信息的增多也會(huì)相應(yīng)增加，給檔案查找造成了極大不便。對(duì)于查閱者而言，面對(duì)館內(nèi)海量的檔案資料庫(kù)，要想立即找出自身所需資料十分不便，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，如果將信息技術(shù)引進(jìn)住房檔案管理建設(shè)中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)查閱者的需求篩選出相關(guān)檔案信息，既能節(jié)省時(shí)間又能保證資料的準(zhǔn)確與完善。

二、高校住房檔案管理信息化特征

1.海量的住房檔案信息

由于住房檔案信息中涉及了合同、數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)、人員信息、工作證號(hào)等基本信息，內(nèi)容十分龐雜且細(xì)碎，仍舊采用以往人力管理方式不僅會(huì)造成檔案數(shù)量堆積，不易保存的問題，而且還會(huì)占用校內(nèi)較多公共場(chǎng)地和資源，不利于高校檔案管理工作的優(yōu)化整合。如今住房檔案管理工作中采用的信息系統(tǒng)，不僅內(nèi)存大，能夠保存管理近10年乃至20年的住房檔案信息，便于查閱者進(jìn)行查找和使用。而且還能在網(wǎng)上搜索其他學(xué)校的檔案信息，將其借鑒到本校檔案管理中，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2.檔案存取十分便捷

信息技術(shù)發(fā)展背景下，高校開展信息化住房檔案管理模式具有信息實(shí)時(shí)共享的特征。在校內(nèi)搭建的智能檔案管理服務(wù)平臺(tái)中，包括一站式服務(wù)與自行選擇的服務(wù)模塊，對(duì)于管理人員而言，只需將住房檔案信息錄入各個(gè)系統(tǒng)模塊中，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)按照人員類型、住房類型、年限等進(jìn)行劃分，管理人員存取檔案資料時(shí)按照提示步驟操作即可，流程十分便捷簡(jiǎn)單，而且信息一體化使得校內(nèi)其他人員在查找資料時(shí)也實(shí)現(xiàn)了自由化。即便身處外地，也可登錄校內(nèi)系統(tǒng)完成電子檔案的存取流程或者辦理其他檔案處理業(yè)務(wù)，有效發(fā)揮了信息化的服務(wù)功能。

3.節(jié)省人力、物力資源

信息化時(shí)代，如果仍舊采用以往人力管理方式不僅容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)漏，而且還會(huì)造成人力、物力等資源的浪費(fèi)現(xiàn)象。如今高校開始引進(jìn)信息化管理方式，實(shí)行“一房一檔”“一人一檔”管理模式，一個(gè)人便可管理一門檔案信息，在人力資源上便率先實(shí)現(xiàn)了資源整合。同時(shí)，一臺(tái)信息化設(shè)備中可以存儲(chǔ)不同種類的檔案信息，如可將住房檔案信息并入A類系統(tǒng)，教育檔案并入B類系統(tǒng)，人事檔案并入C類系統(tǒng)，統(tǒng)一由一臺(tái)設(shè)備完成管理保存工作，能夠在物力上實(shí)現(xiàn)資源整合。

三、高校住房檔案管理內(nèi)容

1.住房建設(shè)檔案

住房建設(shè)檔案主要記載高校教師住房的取得過程和取得方式，包括教職工住房的自建、代建、合建、轉(zhuǎn)讓、承租等所有方式。若住房屬于教職工自建，需由學(xué)校主管下達(dá)準(zhǔn)予建設(shè)指標(biāo)，并做好建設(shè)檔案記錄和歸類;如果屬于教職工購(gòu)買的住房，需有學(xué)校主管部門下達(dá)的建房計(jì)劃、購(gòu)房協(xié)議與撥款清單等內(nèi)容，同時(shí)做好購(gòu)買檔案記錄;屬于轉(zhuǎn)讓、承租、抵押等獲得的住房，除了上述這些基本條件外，還需有相應(yīng)的合同協(xié)議和經(jīng)過公證且具有法律效力的文書，并由學(xué)校住房管理人做好檔案記錄。

2.住房產(chǎn)權(quán)檔案

住房產(chǎn)權(quán)檔案是記載房屋所有權(quán)權(quán)屬關(guān)系和組成形式的一種檔案類型。其包括房屋所有權(quán)的申請(qǐng)、確認(rèn)、土地使用權(quán)的申報(bào)、核定、房屋產(chǎn)權(quán)變更、分割等內(nèi)容，高校教職工在確認(rèn)房屋所有權(quán)時(shí)，需在取得住房使用權(quán)之后按照法律程序履行所有權(quán)確認(rèn)手續(xù)。從法定意義上分析，如果無(wú)法明確該房屋使用者就是房屋所有權(quán)人，即便使用者承擔(dān)了部分房屋建設(shè)資金，也仍然無(wú)法成為房屋的主人。因此，高校管理者應(yīng)對(duì)教職工住房產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行明確清晰的管理，做好房屋權(quán)屬信息登記。

3.分房集資檔案

分房和集資檔案通常記載的是高校不同時(shí)期、不同階段住房分配情況，通過檔案情況可清楚了解學(xué)校教職工住房建設(shè)成效和住房改善狀況，從而掌握教職工對(duì)住房需求的剛需程度。集資分房是指房屋政策改革后由國(guó)家、集體、個(gè)人共同投資的住房分配制度，這種分配制度是將高校教職工的福利住房轉(zhuǎn)變?yōu)樯唐坊?、市?chǎng)化住房的一種過渡形式，如今已被多數(shù)高校普遍使用。但是由于部分高校是初次使用這一制度，在實(shí)際住房管理過程中還不夠統(tǒng)一和規(guī)范，給當(dāng)下的高校分房集資檔案管理工作造成了實(shí)際困擾。

四、高校住房檔案管理信息化建設(shè)困境

1.紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)主要形式

當(dāng)前部分高校還未引進(jìn)信息化管理方式，住房檔案日常工作仍然由新老員工線下管理，對(duì)于一些規(guī)模較小的高校而言如此做法自然可行，但對(duì)于規(guī)模較大的高校而言，住房信息十分龐雜，仍舊開展線下管理方式不利于校內(nèi)正常檔案管理工作的開展。主要是由于部分高校受經(jīng)濟(jì)條件和外在因素所困，信息設(shè)備引進(jìn)、保障資金、技術(shù)人員等都未準(zhǔn)備充足，致使住房檔案信息化平臺(tái)無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且高校線下檔案管理方式由來(lái)已久，一下轉(zhuǎn)為信息化管理轉(zhuǎn)變較大，需經(jīng)過一段適應(yīng)期才可恢復(fù)正常。

2.住房檔案與人事信息交流不暢

部分高校住房檔案管理工作中，與其他部門信息交流不暢成為阻礙該工作有效開展的重要因素之一。其一，住房檔案信息中需要錄入教職工的人員信息、配偶信息、薪資待遇信息、住房需求信息等內(nèi)容，與人事部門具有密切聯(lián)系，而高校這些部門往往都是各自為政，管理人員經(jīng)常需要向教職工本人確認(rèn)信息才能完成信息核對(duì)工作，增加了流程的煩瑣程度;其二，住房檔案信息中還需錄入教職工的財(cái)務(wù)信息、家庭負(fù)債情況等內(nèi)容，與財(cái)務(wù)部門也有聯(lián)系，而高校通常都是直接將教職工的財(cái)務(wù)表及相關(guān)表格發(fā)給檔案管理人員便算完成交接任務(wù)，其他數(shù)據(jù)信息交換共享頻次較少，導(dǎo)致各部門間信息資源交流不暢。

3.缺乏住房檔案管理人才團(tuán)隊(duì)

在住房檔案管理工作中，部分工作人員信息素質(zhì)不強(qiáng)，致使住房檔案管理效率不高，檔案數(shù)據(jù)化程度不深。一方面是由于高校檔案部門的相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)信息化知識(shí)，對(duì)新引進(jìn)的信息設(shè)備操作不夠熟練，容易疏忽檔案編目的各類內(nèi)容，而且部分檔案管理人員由于文化水平不高，早已習(xí)慣于采用傳統(tǒng)住房檔案管理方式開展日常工作，對(duì)系統(tǒng)中的住房檔案信息數(shù)據(jù)變化未能及時(shí)核對(duì)和查驗(yàn)，對(duì)館藏住房檔案副本分類難以用系統(tǒng)自動(dòng)歸類，常常需要請(qǐng)教校內(nèi)其他管理人員，極大影響了檔案管理質(zhì)量。另一方面部分高校雖已引進(jìn)信息技術(shù)開展住房檔案管理工作，但還缺乏相應(yīng)技術(shù)人員加以指導(dǎo)，校內(nèi)現(xiàn)有人才流動(dòng)性又較大，尚未形成一支專業(yè)性技術(shù)團(tuán)隊(duì)，致使現(xiàn)有住房檔案管理工作缺乏人才團(tuán)隊(duì)支撐。

4.住房檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前部分高校在引進(jìn)信息技術(shù)開展檔案信息化管理工作時(shí)，存在管理方式滯后的問題，導(dǎo)致校內(nèi)住房檔案管理工作的開展受到了一定阻礙。究其根因，主要是由于部分高校內(nèi)部檔案管理制度不夠完善。一些涉及智能監(jiān)管、信息傳輸、資源共享等信息管理內(nèi)容，高校并未完善相應(yīng)的政策文件，也未安排專業(yè)技術(shù)人員定期查驗(yàn)與檢修，使得住房檔案信息化管理中偶爾會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)差較大、財(cái)務(wù)信息與人員住房信息錯(cuò)位等問題，極大影響了校內(nèi)日常檔案管理業(yè)務(wù)流程的正常開展。而且部分高校在引進(jìn)信息技術(shù)時(shí)，尚未細(xì)化信息檔案管理流程、線上住房信息申報(bào)體系等內(nèi)容，使得管理人員無(wú)據(jù)可依，也容易導(dǎo)致住房信息錯(cuò)漏的問題發(fā)生，加大了檔案信息化管理工作難度。

五、高校住房檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化路徑

1.電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合

如今CIP技術(shù)作為有效信息化工具，已被廣泛應(yīng)用于高校教育管理領(lǐng)域，其他高校也可借助CIP技術(shù)完成校內(nèi)住房檔案管理工作。在今后住房檔案信息化建設(shè)中，高校管理人員可深入發(fā)掘該數(shù)據(jù)的自動(dòng)存儲(chǔ)、智能分類編目等功能，構(gòu)建完善的智能檔案系統(tǒng)。首先，高校可成立電子檔案管理小組，根據(jù)校內(nèi)實(shí)際情況創(chuàng)建網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)，在平臺(tái)中錄入當(dāng)前電子住房檔案信息，由各小組成員在系統(tǒng)中定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)編目進(jìn)行審查核對(duì)，確保管理工作有序進(jìn)行;其次，校內(nèi)管理人員還可與線下老員工合作，對(duì)卷內(nèi)目錄實(shí)行電子化管理，如可利用相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件中的復(fù)雜程序，對(duì)校內(nèi)教職工住房信息按照人員檔案、住房檔案以及樓宇檔案進(jìn)行劃分，如此能夠便于信息管理，同時(shí)也能為查閱者提供便利。

2.電子檔案與人事信息相融通

高校的住房檔案管理工作屬于眾多檔案管理中的一部分內(nèi)容，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)住房檔案工作的有效管理，需要相關(guān)管理人員在工作中融入其他信息，做到多主體共同監(jiān)督管理，從而更好地開展工作。首先，住房檔案管理可并入校內(nèi)住房管理信息系統(tǒng)中，將教職工的基本住房信息與使用情況分門別類安排到相對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)管理模塊中，由其他負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一管理，如此能夠極大節(jié)省人力、物力，優(yōu)化校內(nèi)管理資源。其次，住房檔案管理信息系統(tǒng)還能與校內(nèi)其他人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)互通，管理人員在錄入住房檔案信息時(shí)，離不開人事系統(tǒng)提供的信息和財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供的成本估算。因此，單獨(dú)創(chuàng)建信息平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)這些內(nèi)容的資源共享，大大提升工作效率。

3.組建檔案信息化管理型團(tuán)隊(duì)

高校住房檔案管理信息化建設(shè)中，由于涉及細(xì)小繁雜的工作流程無(wú)法全部由信息化代替，需要住房檔案管理工作人員輔助管理。因此，高校需注重提升此類信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能水平，組建檔案信息化管理的專業(yè)型人才團(tuán)隊(duì)。一方面可引進(jìn)人員激勵(lì)措施，定期對(duì)在職管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能進(jìn)行考評(píng)和檢測(cè)，挑選出進(jìn)步較大的管理人員勝任住房信息化管理工作，同時(shí)對(duì)表現(xiàn)積極、進(jìn)步迅速的管理人員予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)平時(shí)管理懈怠、浮于形式等現(xiàn)象，需完善懲罰機(jī)制，做好校內(nèi)管理約束，以激發(fā)管理人員的工作積極性。另一方面高校還需定期開展信息技術(shù)培訓(xùn)及專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，針對(duì)管理人員自身特點(diǎn)，進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)、分別賦職，實(shí)現(xiàn)人盡其才。

4.加強(qiáng)住房檔案管理制度

住房檔案信息化建設(shè)還需有明確的制度支撐，才能順利開展今后的管理工作。對(duì)此，需要高校針對(duì)自身住房檔案管理實(shí)際情況，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)制訂相應(yīng)解決對(duì)策，對(duì)可能在信息化管理中出現(xiàn)的問題要做好應(yīng)急制度與方案的準(zhǔn)備。一方面高校可將政策制訂的權(quán)限下放到檔案管理部門，部門管理人員對(duì)住房檔案信息化管理中的評(píng)價(jià)、監(jiān)督、獎(jiǎng)懲等制度進(jìn)行細(xì)化完善之后再上報(bào)院系領(lǐng)導(dǎo)，審批通過之后再具體實(shí)施，如此能夠落實(shí)各項(xiàng)制度政策，促進(jìn)檔案管理信息化的有序開展。另一方面檔案管理部門可組建專門巡查小組，定期對(duì)住房檔案及其他檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督，指出其中不合理之處，實(shí)現(xiàn)開放式檔案管理。

六、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)隨著社會(huì)保障制度的不斷完善，大眾對(duì)住房等條件的需求也逐漸嚴(yán)格化，相應(yīng)地對(duì)住房檔案信息也增加了較多關(guān)注?，F(xiàn)階段高校住房檔案管理工作面臨發(fā)展瓶頸，傳統(tǒng)單一住房檔案管理形式已經(jīng)難以滿足當(dāng)下管理形勢(shì)需求。只有積極引進(jìn)信息技術(shù)完善住房檔案管理方式、落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)制度，才能擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高服務(wù)效率，進(jìn)一步彰顯高校檔案管理工作的時(shí)代性特征。

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（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)）