檔案室工作創(chuàng)新探究

常蘭會

摘? 要：本文從檔案室職能定位出發(fā)，對檔案室面臨的形勢和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)檔案室檔案工作普遍存在的問題和不足，并以中共廣西區(qū)委黨校廣西行政學(xué)院檔案室為例，提出推動檔案工作的5種方式即“通報刺激、強(qiáng)制登記、專業(yè)整理、購買服務(wù)、組建團(tuán)隊”，旨在做好檔案室檔案工作，提高檔案室檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案室;檔案工作;問題剖析;經(jīng)驗做法;檔案管理

Abstract： This paper starts from the function orientation of Archives， it analyzes the situation and current situation of Archives. Summing up the common problems and deficiencies of archive work in Archives， it uses Archives Office of the Party School of GuangXi Committee and Guangxi Administration institute as an example， and puts forward five ways to promote the archival work， they are 'Stimulation in the form of notification， Compulsory registration， Professional arrangement， Purchase services and Team building'. Its purpose is to do a good job in Archives work and improve Archives management level.

Keywords： Archives; Archival work; Problem analysis; Experience and practice; Archival management

中共廣西區(qū)委黨校、廣西行政學(xué)院（以下簡稱“校（院）”）檔案室在檔案工作創(chuàng)新方面進(jìn)行了積極探索，并取得了良好成效。本文從檔案室實際出發(fā)，以問題為導(dǎo)向，探究其原因，聚焦檔案工作方式，為更多檔案室檔案工作提供啟發(fā)。

1 檔案室檔案工作形勢和現(xiàn)狀

數(shù)字檔案室建設(shè)成為檔案室建設(shè)的新方向，傳統(tǒng)載體檔案并未隨著電子文件的增量而減少，檔案管理系統(tǒng)更新和成本維護(hù)、與OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)不兼容、檔案數(shù)據(jù)存儲等新問題層出不窮，檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

針對新時代檔案室工作面臨的新形勢，國家檔案局制定了《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）自2019年1月1日起實施[1]，其中包含29個參照文件，檔案室管理對象新增四類檔案。

從檔案工作任務(wù)分析，以我校（院）2011—2019年文書檔案數(shù)量、排架長度、檔案利用統(tǒng)計、數(shù)字化投入經(jīng)費、檔案員數(shù)量為例（詳見表1）。

2019年檔案數(shù)量、排架長度是2011年的兩倍之多。在“存量電子化，增量數(shù)字化”逐年推進(jìn)情況下，檔案人員數(shù)量有減無增，檔案業(yè)務(wù)量逐年增長。

2 存在的問題和原因探究

廣西壯族自治區(qū)檔案局每年印發(fā)《關(guān)于區(qū)直機(jī)關(guān)和中直駐桂單位檔案工作檢查情況通報》指出2010—2019年存在“五不”問題。

2.1 檔案工作重視程度不夠。檔案工作重視程度主要是“人”的意識因素，表現(xiàn)在3個主體即“分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員、相關(guān)工作人員”的不重視。

2.2 檔案文件材料收集不完整。檔案收集不完整一直是檔案工作的一個頑疾，主要原因有三：一是部門業(yè)務(wù)工作繁忙無暇顧及檔案整理歸檔;二是檔案部門措施不夠，制度落實不到位或規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不細(xì)致;三是兼職檔案員頻繁變動導(dǎo)致檔案交接不暢。

2.3 檔案整理不規(guī)范。整理不規(guī)范主要表現(xiàn)有：檔案鑒定分類不準(zhǔn)確;檔案信息模糊，題名編寫不規(guī)范;檔案裝訂不整齊不美觀;檔案著錄信息不齊全或不詳細(xì)等。[2][3]主要原因在于規(guī)范制定不明確不細(xì)致、檔案工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、檔案培訓(xùn)不夠、業(yè)務(wù)不精等方面。

2.4 檔案信息化發(fā)展不平衡。檔案信息化發(fā)展不平衡主要源于資金、技術(shù)、系統(tǒng)功能、制度、安全和維護(hù)等方面存在的問題。如《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局13號令）就信息化建設(shè)專門設(shè)了一個章節(jié)12條要求，主要涉及機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃、數(shù)字化檔案室建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化等方面，其實現(xiàn)都需要投入一定的資金、技術(shù)和人才支持。

2.5 檔案開發(fā)利用力度和深度不夠。檔案編研成果少且深度不夠，全宗介紹、檔案利用效果實例、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等編研材料編寫不規(guī)范，其原因是團(tuán)隊不強(qiáng)、室藏不熟、用時不足等。

3 我校（院）綜合檔案室檔案工作經(jīng)驗做法

3.1 通報刺激，增強(qiáng)檔案意識。為達(dá)到增強(qiáng)檔案意識的目的，我校（院）采取《檔案工作通報》的手段，促進(jìn)檔案工作。每年檔案工作通報主要有四種體現(xiàn)：收集通知發(fā)出前對上一年檔案工作進(jìn)行通報;檔案收集通知中加入通報提醒內(nèi)容;檔案催交通知中明確獎懲措施;年底檔案移交通報中明確部門再次查漏補(bǔ)缺。

3.2 強(qiáng)制登記，注重前端控制。我校（院）運(yùn)用文件前端控制思想。

其一，強(qiáng)制各部門執(zhí)行文件登記制度，由檔案室編制《文件材料預(yù)歸檔登記表》，內(nèi)容包含序號、文號、題名、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人等。其二，針對人員不穩(wěn)定情況采取了檔案工作流程管理。如檔案收集時，包括清點、核對、統(tǒng)計、審核、抽查、登記等，三人團(tuán)結(jié)合作流程式工作，每一批次輪番往復(fù)。

3.3 專業(yè)整理，著重細(xì)節(jié)規(guī)范。我校（院）從檔案專業(yè)角度出發(fā)，遵從檔案形成規(guī)律，注重檔案來源原則[4]，強(qiáng)化時間控制。

其一，明晰檔案工作規(guī)范。通過部門檔案職能和檔案價值的比對，重修《檔案歸檔范圍和保管期限表》，規(guī)范編制《檔案分類方案》，制定《檔案整理步驟流程和時間測算》，并給業(yè)務(wù)部門制發(fā)規(guī)范表格，從細(xì)節(jié)上規(guī)范整理。

其二，強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與素質(zhì)提升。積極培養(yǎng)其業(yè)務(wù)水平及協(xié)同工作能力，如在檔案分類整理時可雙方合作鑒定，加大檔案員之間的交流，增強(qiáng)工作凝聚力。

3.4 購買服務(wù)，引入競爭機(jī)制。我校（院）領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案信息化工作的推進(jìn)[5]，加大經(jīng)費投入力度，引入競爭機(jī)制。自2013年以來，在檔案信息化建設(shè)方面持續(xù)投入經(jīng)費。同時，持續(xù)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的升級和維護(hù)，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化處理，加強(qiáng)電子文件歸檔整理的規(guī)范性，改進(jìn)檔案管理方法和運(yùn)用技術(shù)手段提高利用率。

3.5 組建團(tuán)隊，加大開發(fā)力度。我校（院）檔案編研工作就組建了多個團(tuán)隊。包括《全宗介紹》《檔案利用效果匯編》《專題文件匯編》團(tuán)隊、《大事記》撰寫團(tuán)隊、《組織機(jī)構(gòu)沿革》團(tuán)隊、《年鑒》團(tuán)隊、《校史資料展覽》團(tuán)隊、外接《地方志》《史料》等提供團(tuán)隊、各類《畫冊》《作品展覽》團(tuán)隊等并指定相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李明華，王嵐.檔案室檔案的管理[M].北京：中國文史出版社，2015.

[2]李明華.歸檔文件整理規(guī)則解讀[M].北京：中國文史出版社，2016.

[3]李明華.數(shù)字檔案室建設(shè)概論[M].北京：中國文史出版社，2016.

[4]機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，國家檔案局令第13號[S].北京：國家檔案局，2019.

[5]張虹.檔案管理基礎(chǔ)（第四版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2019.

（作者單位：中共廣西區(qū)委黨校，廣西行政學(xué)院? 來稿日期：2020-12-20）