基于依法治檔的航天企業(yè)檔案信息化管理探索

朱丹酃 崔玉吉

摘? 要：本文從信息技術(shù)在航天企業(yè)檔案管理中的特點著手，分析信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響，并提出了一些相應(yīng)的建議和對策。

關(guān)鍵詞：依法治檔;航天企業(yè);企業(yè)檔案;技術(shù)檔案;檔案信息化

Abstract： This paper starts from the characteristics of information technology in the archives management of aerospace enterprises， analyzes the impact of informatization on enterprise archives management， and puts forward some corresponding suggestions and countermeasures.

Keywords： Managing Archives according to law; Aerospace enterprises; Enterprise archives; Technical documents; Archives informatization

相對于航天科技工業(yè)中現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用來說，航天檔案信息化建設(shè)的步伐略顯滯后。以筆者所在公司為例，公司2009年才開始數(shù)字化建設(shè)，在企業(yè)“數(shù)字化工廠”的建設(shè)背景下，各級人員均認(rèn)識到“企業(yè)的信息化數(shù)字化水平是核心競爭力的重要體現(xiàn)，是實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展上水平的重要途徑”。檔案工作在“管以致用”宗旨的指引下，添信息化之翼，將為航天工業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理提供快捷的技術(shù)保障服務(wù)。

1 航天企業(yè)檔案管理模式現(xiàn)狀

1.1 檔案工作模式

航天企業(yè)的管理模式與我國其他行業(yè)的管理模式相似，基本上都是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”。建立“主管廠領(lǐng)導(dǎo)-檔案部門-各檔案資料室”的三級管理網(wǎng)絡(luò)，明確專兼職檔案人員及職責(zé)，由檔案部門履行機(jī)關(guān)管理職能落實本單位的檔案管理事務(wù)?；竟ぷ髂Ｊ揭彩抢媚甓扔媱?、專項計劃或是科研生產(chǎn)綜合計劃調(diào)度將歸檔、整理、鑒定等工作內(nèi)容安排到業(yè)務(wù)組或各檔案資料室。通過檢查、反饋完成情況給對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，將檔案工作納入企業(yè)的考核體系中。檔案部門負(fù)責(zé)本廠檔案管理規(guī)章制度的制定、修訂等一系列動態(tài)管理工作。在職能的不斷調(diào)整中，檔案部門還承擔(dān)文件復(fù)印、圖紙曬藍(lán)、涉密文件打印、分發(fā)調(diào)撥、聲像攝制等任務(wù)，圍繞各部廠所的科研生產(chǎn)中心任務(wù)或重大活動提供技術(shù)保障服務(wù)或現(xiàn)行文件服務(wù)。

1.2 檔案人員管理模式

本公司的檔案人員的崗位設(shè)定基本包括：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、庫房管理、底圖管理、分發(fā)調(diào)撥、現(xiàn)行文件更改、聲像攝錄等。崗位職責(zé)現(xiàn)已進(jìn)行合理規(guī)劃，崗位職責(zé)區(qū)分明確，不存在交叉或空白管理區(qū)域。與之對應(yīng)，每個崗位均建立崗位規(guī)范細(xì)則，工作按照良好習(xí)慣和相應(yīng)規(guī)范開展。

1.3 檔案實體管理模式

檔案實體的管理實行“雙套制”，即以完整有效的紙質(zhì)文件的收集、整理、保存為準(zhǔn)，在紙質(zhì)文件保存的前提下對電子文件的歸檔提出相應(yīng)要求。實際工作中，只有公務(wù)文件與航天產(chǎn)品研制有關(guān)的檔案門類，如設(shè)計文件、研試文件、工藝文件等。因為檔案部門承擔(dān)了現(xiàn)行文件的更改控制，才建立了紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔的做法，其他各門類檔案管理日趨信息化，但是電子文件的歸檔基本沒有硬性規(guī)定。[1]

2 航天企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 傳統(tǒng)管理思想與信息化開放創(chuàng)新思想相矛盾。信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復(fù)雜的管理通過利用計算機(jī)變得容易簡單。企業(yè)檔案管理的信息化，把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置，檔案管理要在不斷創(chuàng)新過程中滿足企業(yè)發(fā)展對檔案信息資源的需求，在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式，在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

2.2 繁瑣的管理流程與信息化所帶來的高效便利管理流程相沖突。

以傳統(tǒng)檔案管理理論為指導(dǎo)建立起來的傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、編研、提供利用和鑒定，統(tǒng)計等模塊和環(huán)節(jié)進(jìn)行。其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細(xì)致，有時為了一份檔案的分類而大費周折。我們不可否認(rèn)，這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時期的確發(fā)揮了重要作用，但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被信息化技術(shù)所替代的情況下，這種模式就有點過時了。在信息化的條件下，檔案管理的歸檔整理檢索統(tǒng)計等工作，都可以利用信息技術(shù)的電子化來高效運行，大大減少了時間的損失和人力的浪費，盡可能地發(fā)揮出信息技術(shù)的效益潛能。

2.3 檔案分級管理與信息化的網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)。

在傳統(tǒng)的檔案管理體制中，企業(yè)檔案部門實行分級，檔案多套制管理，隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，這種管理模式已逐步顯現(xiàn)出它的不適應(yīng)性，比如資源的浪費，管理環(huán)節(jié)的冗余，利用需求難以得到及時滿足等。[2]

3 航天企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

要實現(xiàn)航天企業(yè)檔案管理的信息化，必須在一定的范圍內(nèi)優(yōu)化配置資源，進(jìn)行一定的改革和教育，可以從以下幾個方面入手：

3.1 健全檔案信息化管理制度

現(xiàn)代化生產(chǎn)管理模式均基于信息化手段，從圖紙設(shè)計和工藝規(guī)程數(shù)字協(xié)同，到生產(chǎn)過程進(jìn)入MES時代，最后形成電子化項目全周期數(shù)據(jù)包，數(shù)字化制造已逐步形成趨勢，這對檔案信息的收集帶來了新的需求。需要健全的檔案管理制度，明確各部門信息化檔案工作的職責(zé)，為企業(yè)提供更高級別的檔案管理創(chuàng)造先決條件。因此，現(xiàn)代企業(yè)要建立健全檔案信息化、數(shù)字化管理制度，用完善的制度規(guī)范企業(yè)檔案信息化的管理工作。

3.2 實體檔案數(shù)字化

航天企業(yè)的檔案庫房里，存有大量的紙質(zhì)文獻(xiàn)和資料，既占用庫房資源，又難以查詢和維護(hù)，每年需要高昂的保管費用。應(yīng)建立數(shù)字化庫房，將紙質(zhì)資料掃描成電子文檔，應(yīng)用“瀚海之星”的平臺，建立數(shù)字化檔案館。數(shù)字化、信息化的建設(shè)不能單方面建設(shè)，要和其它相關(guān)單位一同考慮，資料的傳遞完全可以借助保密網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)字化傳輸，大大提高流轉(zhuǎn)效率，降低勞動成本。

3.3 運用新技術(shù)

應(yīng)加強(qiáng)檔案計算機(jī)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，可以用二維條碼進(jìn)行信息傳遞，也可以完全實現(xiàn)數(shù)字化流轉(zhuǎn)和審簽歸檔等工作。二維條碼： 區(qū)別于傳統(tǒng)的一維條碼，二維條碼是在二維方向上表示信息的條碼符號，因此其存儲容量比傳統(tǒng)的一維條碼有了飛躍性的提高，數(shù)千個字符能夠被存儲到一個郵戳大小的條碼符號中，是一種簡潔而廉價的信息存儲方式。在檔案管理中引入二維條碼，實質(zhì)是將紙質(zhì)文件、元數(shù)據(jù)、電子文件封裝在一起。[3]

筆者所在公司檔案部門正是借鑒這種二維條碼的模式來對檔案進(jìn)行管理。近年來，由于工作需要借閱的檔案頻率越來越高，為了確保航天檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，筆者所在的公司在檔案安全管理方面，采用RFID技術(shù)以后，庫房所有的檔案都在讀寫設(shè)備的讀取范圍中，同時RFID技術(shù)的條碼系統(tǒng)可以實時監(jiān)控所有的檔案是否在指定的位置。檔案庫房門口裝有RFID技術(shù)的安全門，如果一份檔案未辦理正常手續(xù)就出庫或入庫，庫房門口就會發(fā)出異常警報，從而可以有效地維護(hù)檔案的實體安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]方敏.淺談信息化下的企業(yè)檔案管理[J].科技傳播，2011（06）：25+32.

[2]聶丹萍.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[J].城建檔案，2018（10）：17-18.

[3 ]石華.二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].檔案管理，2010（01）：40-42.

（作者單位：上海航天設(shè)備制造總廠有限公司? 來稿日期：2020-12-20）