新檔案法視域下檔案信息化管理應(yīng)遵循的原則與創(chuàng)新舉措

王玉玲 楊生吉

摘? 要：本文從檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新性入手，深入闡述了新檔案法視域下檔案信息化管理的重要性、保障電子檔案資源的安全保存和信息共享利用應(yīng)遵循的原則和創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：新《檔案法》;檔案信息化;檔案管理;檔案創(chuàng)新;體系建設(shè);監(jiān)管機(jī)制

Abstract： Starting from the construction and innovation of archives informatization， this paper expounds the importance of archives informatization management from the perspective of the new archives law， and the principles and innovative measures to ensure the safe preservation and information sharing of electronic archives resources.

Keywords： New 'Archives Law'; Archives informatization; Archives management; Archives innovation; System construction; Regulatory mechanisms

新檔案法視域下，要充分利用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)一步提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化信息水平，逐步形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸、信息資源共享的完整服務(wù)體系。

1 檔案信息化管理應(yīng)遵循的原則

1.1 遵循前瞻性與規(guī)范性原則。實(shí)施檔案信息化管理，檔案人員應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到其所需的硬件設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)以及數(shù)字化的應(yīng)用，都需要投入大量的人、財(cái)、物。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，電子檔案必須遵循“程序科學(xué)規(guī)范”的相關(guān)法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)。[1]

在電子文件整個(gè)生命周期的運(yùn)行過(guò)程中，其存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)格式、編碼構(gòu)成其各要素都會(huì)隨著時(shí)空的變化而發(fā)生改變。在這種情況下，不可能強(qiáng)制性要求電子檔案的原貌“一成不變”，而要針對(duì)不同的個(gè)案和對(duì)象進(jìn)行整體性規(guī)范化和個(gè)性化控制。

電子檔案無(wú)論以何種遵守規(guī)范的程序要求，都能通過(guò)詳細(xì)的背景元數(shù)據(jù)和過(guò)程元數(shù)據(jù)來(lái)記錄和審計(jì)。背景元數(shù)據(jù)和過(guò)程元數(shù)據(jù)則是電子檔案元數(shù)據(jù)的重要組成部分，是電子檔案管理規(guī)范必不可少的關(guān)鍵內(nèi)容。

1.2 遵循文檔一體的標(biāo)準(zhǔn)化原則。這是檔案信息化管理的前提和基本要求，檔案人員需要把檔案信息化管理納入到單位整體的辦公自動(dòng)化的總格局之中，文檔的收集、傳輸和存儲(chǔ)等與辦公自動(dòng)化軟件加以整合并融為一體，實(shí)施同步運(yùn)行、紙質(zhì)與電子同步歸檔。檔案館（室）通過(guò)館藏檔案數(shù)字化平臺(tái)接收電子文件，再進(jìn)行分類、編碼處理，此時(shí)應(yīng)堅(jiān)持檔案規(guī)范性原則，運(yùn)用科學(xué)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法規(guī)政策，嚴(yán)格執(zhí)行文檔一體的歸檔標(biāo)準(zhǔn)原則，使電子文件的歸檔科學(xué)、精準(zhǔn)，總體達(dá)到檔案信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)信息化加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，采用信息化管理措施，使檔案在保管、傳遞、利用等過(guò)程中實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)分散、凌亂、孤立的電子文件，造成信息系統(tǒng)互不兼容，重復(fù)使用等現(xiàn)象。

1.3 遵循文件“來(lái)源可靠”的歸檔雙軌制原則。就電子檔案而言，新檔案法明確要求其“來(lái)源可靠”。電子檔案是由經(jīng)過(guò)授權(quán)和確認(rèn)的法定形成者，在既定的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，在特定時(shí)間內(nèi)，使用安全可靠的系統(tǒng)而形成。由紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡的流程中，必須嚴(yán)格堅(jiān)持和遵循檔案歸檔的雙軌制原則。國(guó)內(nèi)很多專家預(yù)計(jì)，在未來(lái)較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，作為檔案的紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存和使用。而且按照國(guó)家檔案局相關(guān)法規(guī)要求規(guī)定，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔保存。

1.4 遵循安全與實(shí)用性原則。隨著檔案管理數(shù)字化、信息化的不斷深入開(kāi)展，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅等弊端也日益凸顯。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員與檔案管理者應(yīng)協(xié)力共同加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保密技術(shù)的研究、開(kāi)發(fā)和利用。在檔案信息化管理中，重點(diǎn)考慮安全保密及實(shí)用性原則，針對(duì)密級(jí)性要求高的電子檔案，其信息系統(tǒng)還要考慮環(huán)境安全保密的各種內(nèi)外因素。檔案信息化管理，不僅在檔案量的多少，更在于其質(zhì)的高低。在檔案信息化管理中，檔案館（室）不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更要有選擇性地對(duì)館藏檔案全文、整件（卷）完整檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)變，要在信息化服務(wù)中彰顯其特色內(nèi)涵和獨(dú)特方式，在創(chuàng)新研發(fā)和服務(wù)模式上扎扎實(shí)實(shí)做好文章。

1.5 遵循后繼人才儲(chǔ)備原則。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理和創(chuàng)新發(fā)展，離不開(kāi)各種專業(yè)技術(shù)人才的支持和長(zhǎng)期維護(hù)。要求信息化背景下的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)、電子文件管理技能等。各單位要不斷培養(yǎng)并儲(chǔ)備既掌握信息技術(shù)、又熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案管理人員還要不斷更新觀念，不斷豐富提高自身的綜合素質(zhì)，不斷堅(jiān)持學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，具有創(chuàng)新思維意識(shí)，樹(shù)立為社會(huì)和公眾服務(wù)的價(jià)值觀。

2 實(shí)施檔案信息化管理與創(chuàng)新的舉措

2.1 建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范化體系。開(kāi)展檔案信息化管理工作，首先是做好檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[2]把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的初始階段，存在著業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱，紙質(zhì)檔案質(zhì)量參差不齊，電子文件諸多不規(guī)范，特別是各類檔案的著錄細(xì)則不詳細(xì)、兼容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的可移植性差等問(wèn)題。所以，國(guó)家檔案局必須制定一套完整、統(tǒng)一、科學(xué)、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，切實(shí)保證檔案信息化管理規(guī)范科學(xué)。

2.2 完善檔案信息化管理的安全保密及監(jiān)管機(jī)制。政府部門(mén)要從法律法規(guī)層面，尤其是在新檔案法視域下做好安全保密及監(jiān)管機(jī)制，提高計(jì)算機(jī)信息技術(shù)人員和檔案人員技術(shù)能力、政治思想覺(jué)悟和綜合素養(yǎng)，做到警鐘長(zhǎng)鳴，從根本上鏟除網(wǎng)絡(luò)犯罪、黑客等不法分子對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份、異地保存等多重安全防護(hù)措施。

2.3 提高科技創(chuàng)新支撐能力。首先，要有技術(shù)與質(zhì)量雙重可靠、性能優(yōu)良、實(shí)惠耐用等與之相匹配的儀器設(shè)備，做好內(nèi)控外防，從源頭上減少自然毀損和應(yīng)用效果低的概率。其次，要積極不斷開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)并研制出切實(shí)可行的、通用性高的檔案信息管理軟件，使檔案信息化管理與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通一體，達(dá)到自動(dòng)化整合兼容的成效。最后，檔案信息化管理人員應(yīng)積極采取有效措施，做到提質(zhì)增效、降本增效，具有應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)、確保各種設(shè)施安全運(yùn)行與技術(shù)維護(hù)的技能。[3]

2.4 大力加強(qiáng)新時(shí)代檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。必須打造高水平檔案信息化管理人才培養(yǎng)體系。如何形成高水平人才培養(yǎng)體系，關(guān)鍵要在創(chuàng)新人才教育培養(yǎng)模式、優(yōu)化各專業(yè)人才成長(zhǎng)環(huán)境、大力培養(yǎng)具有檔案信息化管理技能的人才隊(duì)伍上下功夫。同時(shí)，現(xiàn)有檔案管理者要自覺(jué)不斷更新觀念，堅(jiān)持繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，提高創(chuàng)新思維和能動(dòng)性，不斷掌握新技能，樹(shù)立終身為社會(huì)和公眾服務(wù)的信心與理想。

2.5 提升檔案信息化管理的創(chuàng)新途徑。信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的成熟發(fā)展與廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理勢(shì)在必行。為了更好地發(fā)揮檔案信息化管理最大化優(yōu)勢(shì)，管理體系機(jī)制創(chuàng)新是先決條件。目前，在信息化背景下檔案管理創(chuàng)新的基本途徑主要有：創(chuàng)新思想意識(shí)，創(chuàng)新專業(yè)理論知識(shí)，創(chuàng)新技術(shù)管理手段，創(chuàng)新檔案信息化管理隊(duì)伍的團(tuán)隊(duì)建設(shè)等。各級(jí)各類檔案館（室）要積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新工作，更好地服務(wù)國(guó)家建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳雁平，劉東斌.“立有主、收有限、存有期、用有度、銷有據(jù)”——新修訂《檔案法》的規(guī)制解讀[J].檔案管理，2020（05）：25-27+29.

[2]徐未晚.以檔案法頒布實(shí)施為契機(jī) 開(kāi)啟上海檔案工作高質(zhì)量發(fā)展新征程[N].中國(guó)檔案報(bào)，2020-08-03（003）.

[3]張瑜.數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與應(yīng)對(duì)策略[D].武漢大學(xué)，2017.

（作者單位：王玉玲，隴東學(xué)院;楊生吉，甘肅省檔案局? 來(lái)稿日期：2020-12-04）