新《檔案法》視域下高校檔案工作未來(lái)發(fā)展的整體性思考

甄子瑩 吳玫 顏祥林

摘? 要：本文將《檔案法》的精神和內(nèi)容與高校檔案工作實(shí)際場(chǎng)景相結(jié)合，通過(guò)高校檔案工作基礎(chǔ)層、核心層、保障層三個(gè)層面發(fā)展的探究，達(dá)到對(duì)我國(guó)高校檔案工作未來(lái)發(fā)展進(jìn)行整體性理論思考和實(shí)踐性預(yù)判的目的。

關(guān)鍵詞：《檔案法》;高校;基礎(chǔ)層;核心層;保障層

Abstract： This paper combines the spirit and content of the 'Archives Law' with the actual scenes of the Archives work in colleges and universities， and explores the development of the basic level， core level and security level of the Archives work in colleges and universities， so as to Achieve the purpose of overall theoretical thinking and practical prediction of the future development of the Archives work in colleges and universities in China.

Keywords： 'Archives Law'; Colleges and universities; Basic level; Core level; Security level

本文將《檔案法》的精神和內(nèi)容與高校檔案工作實(shí)際場(chǎng)景相結(jié)合，通過(guò)高校檔案工作發(fā)展體系的構(gòu)建以及基礎(chǔ)層、核心層、保障層三個(gè)層面發(fā)展的探究，達(dá)到對(duì)我國(guó)高校檔案工作未來(lái)發(fā)展進(jìn)行整體性理論思考和實(shí)踐性預(yù)判的目的。

1 基礎(chǔ)層的思考

1.1 基礎(chǔ)性工作的定位。檔案基礎(chǔ)性工作是鞏固高校檔案工作的立命之本。對(duì)于檔案基礎(chǔ)性工作維度，應(yīng)該把握好“變”與“不變”的關(guān)系，明確“變”的是“隨新一代信息技術(shù)的發(fā)展和檔案文化需求而變的檔案業(yè)務(wù)場(chǎng)景”，“不變”的是“檔案基礎(chǔ)性工作的責(zé)任和環(huán)節(jié)”。以后文中多次提到的人工智能為例，其作為新一代信息技術(shù)的代表，核心要素包括事物規(guī)則、計(jì)算設(shè)備、數(shù)據(jù)信息與算法。從這個(gè)角度來(lái)講，高校檔案部門產(chǎn)生龐大數(shù)據(jù)資源，對(duì)于許多人工智能專家是不可缺少的“能源”。故將高校檔案基礎(chǔ)性工作做好，順應(yīng)新一代信息技術(shù)發(fā)展的站位需求，方能確保數(shù)據(jù)資源質(zhì)量和充分被利用。

1.2 規(guī)范和安全思維的堅(jiān)守。高校檔案工作未來(lái)發(fā)展離不開對(duì)檔案基礎(chǔ)性工作責(zé)任與流程的規(guī)范。新《檔案法》中多處明確體現(xiàn)依法健全檔案管理制度的條款，這些條款，有利于高校在科學(xué)總結(jié)、總體立足學(xué)校治理和把握檔案工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，深刻貫徹與領(lǐng)悟新《檔案法》中蘊(yùn)含的規(guī)范、防控風(fēng)險(xiǎn)等具有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和思路，推動(dòng)高校檔案工作體系朝更加系統(tǒng)和合規(guī)的方向發(fā)展。新《檔案法》多處條款還反映出建立安全工作機(jī)制、落實(shí)問責(zé)制度的安全思維。體現(xiàn)出檔案工作為貫徹總體國(guó)家安全觀而推進(jìn)的系統(tǒng)性制度安排，能在維護(hù)檔案工作安全管理方面發(fā)揮作用、提升檔案安全能力，還可以有效防止突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，推進(jìn)高校檔案基礎(chǔ)性工作的未來(lái)發(fā)展。

1.3 專業(yè)和業(yè)務(wù)思維的強(qiáng)化。近年來(lái)，許多高校檔案部門都面臨著被“合并化”和“邊緣化”的可能，而如何保持獨(dú)立和避免“出局”已成為高校檔案界當(dāng)下重要的話題之一。基于此，高校檔案部門應(yīng)在基礎(chǔ)性工作中更多地融入檔案“專業(yè)思維”，強(qiáng)化專業(yè)自信，否則高校檔案工作就可能成為無(wú)源之水或者無(wú)本之木。事實(shí)上，檔案專業(yè)自信的培養(yǎng)往往與開展基礎(chǔ)性工作密不可分，這首先體現(xiàn)在檔案基礎(chǔ)性工作各個(gè)環(huán)節(jié)所展現(xiàn)的責(zé)任感與使命感;其次，檔案基礎(chǔ)性工作既包括專業(yè)理論，又結(jié)合專業(yè)實(shí)踐與方法，最能形成“檔案專業(yè)素養(yǎng)”，養(yǎng)成出“檔案專業(yè)自信”。因此，強(qiáng)化檔案專業(yè)自信，秉持專業(yè)自覺能夠更好地為高校檔案工作“從哪里來(lái)”“到哪里去”指明方向。

2 核心層的思考

2.1 檔案信息化的“再出發(fā)”

2.1.1 “再”信息化中的數(shù)據(jù)思維。強(qiáng)化“數(shù)據(jù)”思維，利用數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)已數(shù)字化的檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、整合，是檔案部門和檔案學(xué)界要考慮的重點(diǎn)和熱點(diǎn)。[1]要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型，就要做到從面向目錄信息管理檔案的粗粒度管理，到面向計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理檔案頁(yè)面的中粒度管理，再到面向字符管理檔案內(nèi)容信息的細(xì)粒度管理。[2]

2.1.2 “全”信息化中的延展思維。高校檔案信息化主要可以從全面管理、全面協(xié)同和彌補(bǔ)短板三個(gè)方向加以延展。全面管理就是以原生電子文件歸檔為方向，務(wù)必要解決“歸什么”“在哪里歸”“歸哪里”“怎么歸”“怎么用”和“歸得好”等六個(gè)問題，做好校園網(wǎng)相關(guān)辦事事項(xiàng)電子化歸檔工作，實(shí)現(xiàn)多樣化檔案信息數(shù)據(jù)集的有效管理。全面協(xié)同是實(shí)現(xiàn)檔案的內(nèi)容、環(huán)境、用戶、組織等的全面協(xié)同。彌補(bǔ)短板就是發(fā)現(xiàn)諸如聲像檔案信息化不足等短板，有針對(duì)性地開展檔案資源的再加工和深挖掘，達(dá)到提質(zhì)增效的目標(biāo)。

2.1.3 “真”信息化中的用戶思維。過(guò)去，高校檔案信息化著眼點(diǎn)多集中于檔案實(shí)體的“收、管、存”，而非完全基于檔案信息的“用”，用戶可感可知可用的信息化體驗(yàn)還顯薄弱。以“用”為導(dǎo)向的信息化建設(shè)，可以探尋各個(gè)檔案文件間的關(guān)聯(lián)，增強(qiáng)檔案信息利用的效益。同時(shí)，借助數(shù)據(jù)化檔案資源，可以構(gòu)建基于專家經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)庫(kù)和機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)的檔案信息檢索、分析工具集供用戶利用。[3]信息化之“真”更注重挖掘細(xì)粒度、可供利用與計(jì)算分析的關(guān)聯(lián)檔案數(shù)據(jù)。

2.2 檔案文化建設(shè)的“再布局”

2.2.1 文化記憶工程中的根基思維。應(yīng)以檔案資源優(yōu)化為根基開展文化記憶工程，具體可表現(xiàn)為校史檔案、名人檔案、院系或?qū)W科史檔案、影像記憶、建筑記憶、檔案（文獻(xiàn)）遺產(chǎn)等工程或項(xiàng)目建設(shè)。本文所認(rèn)為的根基思維具有兩個(gè)內(nèi)涵：其一，以高校文化作為精神核心，以文化人。展現(xiàn)高校文化遺存，必然要認(rèn)準(zhǔn)高校文化傳承的精神實(shí)質(zhì)。其二，將“檔案”作為積淀高校文化記憶的根基。文化記憶工程衍生出的高校歷史畫面、情節(jié)，為利用者展現(xiàn)過(guò)去的情況與情景，同時(shí)也無(wú)聲地傳達(dá)了當(dāng)下或未來(lái)應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，毫無(wú)疑問，這其中發(fā)揮最大作用的便是具有原始記錄作用的檔案本身。

2.2.2 文化產(chǎn)品創(chuàng)作中的精品思維。摒棄泛泛堆集，鑄就文化精品。新《檔案法》第三十三條第二款指出：“檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。”應(yīng)積極探索高校檔案品牌化建設(shè)、創(chuàng)作檔案文化精品，可關(guān)注的范圍包括：重大事件、重大紀(jì)念日、重大活動(dòng)等主題性項(xiàng)目;珍貴檔案文獻(xiàn);專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。精品思維還體現(xiàn)在工作機(jī)制建設(shè)和運(yùn)作上，具體包括：檔案文化產(chǎn)品選題、創(chuàng)作和傳播過(guò)程的長(zhǎng)效工作機(jī)制;組織有關(guān)單位和專家?guī)椭M(jìn)行項(xiàng)目策劃、研討與立項(xiàng)以及資金扶持的運(yùn)行機(jī)制;圍繞產(chǎn)品傳播，組織宣傳推介和品牌化運(yùn)作機(jī)制;文化作品創(chuàng)作傳播過(guò)程中的法律與倫理保護(hù)機(jī)制等。

2.2.3 文化傳播平臺(tái)中的陣地思維。提到高校檔案文化傳播平臺(tái)，不得不提校史博物館這一主陣地。高校校史館是動(dòng)態(tài)的，高校校史館建館思維經(jīng)歷了從藏品——展品——用戶體驗(yàn)的一個(gè)發(fā)展過(guò)程，需要尋求自身的可持續(xù)性發(fā)展之路，高校檔案館未來(lái)發(fā)展要注重用戶的感知與體驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)從“功能性”——“可用性”——“愉悅性”的變換過(guò)程。同時(shí)應(yīng)注重深挖校史館與檔案館之間的關(guān)聯(lián)。

3 保障層的探究

3.1 保障層的構(gòu)成。保障層的缺位或失誤都可能影響工作體系的效率或效果。建立配合有序的保障層，可以更好地回答上述基礎(chǔ)層和核心層應(yīng)當(dāng)由誰(shuí)或和誰(shuí)來(lái)實(shí)施;應(yīng)當(dāng)通過(guò)何種方式、方法或策略來(lái)加以實(shí)施并且實(shí)施到位;需要什么樣的制度來(lái)確保實(shí)施的問題;等等。這里我們以WSR方法論，[4]將保障層劃分為三個(gè)關(guān)鍵機(jī)制，即為管理性、組織性和制度性三個(gè)保障機(jī)制，它們更多地關(guān)注高校檔案工作所依賴的環(huán)境或氛圍的營(yíng)造，是確保高校檔案工作完整體系得以順利進(jìn)行的支撐。

3.2 管理性保障中的工程思維。工程思維是以價(jià)值目標(biāo)為導(dǎo)向和以價(jià)值目的為靈魂的一種實(shí)踐性思維，其關(guān)注的是“建構(gòu)”問題。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案部門較多地運(yùn)用科學(xué)思維，對(duì)應(yīng)著成果性目標(biāo)，而隨著檔案信息化和檔案文化建設(shè)不斷深入，檔案數(shù)字化工程、數(shù)字檔案館項(xiàng)目工程、檔案記憶工程和檔案文化陣地工程等更多地涉及如何“建構(gòu)”問題，因此有必要強(qiáng)化工程思維。工程思維最重要特征是整體性、復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性和組織性，因此通常用“綜合的”“集成的”“整體的”等詞來(lái)描述工程思維的系統(tǒng)方式。

3.3 組織性保障中的生態(tài)思維。從信息生態(tài)系統(tǒng)要素[5]的視角看，高校檔案工作組織上的保障要建立生態(tài)觀念，促進(jìn)“信息人、信息技術(shù)、信息內(nèi)外部環(huán)境”的良好配合與發(fā)展。

首先，內(nèi)外組織建設(shè)要堅(jiān)持檔案工作的政治定位，新《檔案法》第三條旗幟鮮明把堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫入法律，從根本上回答了檔案“為誰(shuí)而管、為誰(shuí)所用”的問題，充分發(fā)揮黨管檔案工作的體制優(yōu)勢(shì)。[6]

其次，應(yīng)考慮內(nèi)部總體部署，建立符合檔案工作實(shí)際的保障制度，將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，將檔案文化建設(shè)作為推進(jìn)高校文化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

最后，高校檔案部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注新《檔案法》第二十四條有關(guān)檔案服務(wù)外包相關(guān)規(guī)定，建立起外包項(xiàng)目管理機(jī)制以及項(xiàng)目監(jiān)理制度，以有效地應(yīng)對(duì)項(xiàng)目外包質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全等問題。

3.4 制度性保障中的整合思維。本文強(qiáng)調(diào)以整合思維構(gòu)建制度性保障，更側(cè)重問題導(dǎo)向、綜合協(xié)同、眾中集優(yōu)的內(nèi)涵，主要來(lái)自于三方面的合力，即來(lái)自檔案部門內(nèi)部制度控制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范控制和政策法規(guī)控制等保障。在直接制定標(biāo)準(zhǔn)的條件還不成熟情況下，應(yīng)做好內(nèi)部制度體系的設(shè)計(jì)、構(gòu)建、監(jiān)測(cè)和完善工作，注重協(xié)同與配合，以達(dá)到規(guī)范和約束高校檔案工作活動(dòng)的目的。

*本文系中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)高等教育科學(xué)研究“十三五”規(guī)劃重點(diǎn)調(diào)研課題《全國(guó)高校檔案信息化現(xiàn)狀調(diào)研與數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略研究》（項(xiàng)目編號(hào)：16ZD014）后期成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]金波，楊鵬.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)安全治理策略探析[J].情報(bào)科學(xué)，2020，38（09）：30-35.

[2][3]楊來(lái)青.再信息化：檔案館發(fā)展戰(zhàn)略的思考[J].浙江檔案，2019（09）： 15-18.

[4]顧基發(fā)，唐錫晉，朱正祥.物理-事理-人理系統(tǒng)方法論綜述[J].交通運(yùn)輸系統(tǒng)工程與信息，2007（06）： 51-60.

[5]婁策群，周承聰.信息生態(tài)鏈：概念、本質(zhì)和類型[J].圖書情報(bào)工作，2007（09）： 29-32.

[6]徐擁軍，李孟秋.再論檔案事業(yè)從“國(guó)家模式”走向“社會(huì)模式”[J].檔案管理，2020（03）：5-9.

（作者單位：甄子瑩，南京大學(xué)信息管理學(xué)院;吳玫，南京大學(xué)檔案館;顏祥林，南京大學(xué)信息管理學(xué)院? 來(lái)稿日期：2020-11-03）