婦幼保健院科研檔案管理研究

鐘春蓉　藍(lán)智

摘 要：本文根據(jù)新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，探討了婦幼保健院科研檔案的特點及管理原則，提出加強婦幼保健院科研檔案管理的對策措施，供參考。

關(guān)鍵詞：科研檔案;婦幼保健院;管理

婦幼保健院科研檔案是婦幼保健人員在各種保健、醫(yī)療、教學(xué)、科研、培訓(xùn)及技術(shù)指導(dǎo)活動中形成的文字、圖表、聲像、電子文檔總稱，包括婦幼保健科研項目的申報、立項、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題及成果鑒定等一系列活動產(chǎn)生的資料，是婦幼保健科研領(lǐng)域重要的數(shù)據(jù)資源。我國婦幼保健科研人員眾多，產(chǎn)生了大量的婦幼保健科研成果，推動了婦幼保健事業(yè)的發(fā)展[1 ]。但婦幼保健院科研成果隸屬于國家、省市縣等不同層次和方面的科研機構(gòu)，分散于各地，難以發(fā)生聚合效應(yīng)，造成了科研成果的浪費。因此，根據(jù)新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），加強婦幼保健院科研檔案研究，注重其價值功能的發(fā)揮和成果轉(zhuǎn)化，是當(dāng)前婦幼保健部門科研檔案管理工作的一項重要任務(wù)和課題。

1 婦幼保健院科研檔案的特點

婦幼保健業(yè)務(wù)多，科研檔案具有信息量大、時間跨度長、專業(yè)性強，關(guān)乎群眾健康利益，具有重要參考性等顯著特點。

1.1 信息量大

婦幼保健院涉及的業(yè)務(wù)包括保健、醫(yī)療、科研、預(yù)防等，以婦產(chǎn)兒科常見病、多發(fā)病、疑難病癥診治為主，涉及環(huán)節(jié)眾多，既有疾病治療，也有疾病預(yù)防，還有兒童青少年心理健康學(xué)研究、社區(qū)公共衛(wèi)生等，工作的這種特殊性、復(fù)雜性，決定了其科研檔案信息量龐大的顯著特點。

1.2 時間跨度久

婦幼保健院科學(xué)研究，從相關(guān)科研項目的申報、立項、結(jié)題、總結(jié)到成果鑒定、科研成果轉(zhuǎn)化，跨度時間久。如，新生兒新法復(fù)蘇技術(shù)的研究、實踐和推廣，由于新生兒體質(zhì)弱，相關(guān)技術(shù)應(yīng)用需要大量臨床驗證，時間跨度是幾年甚至十幾年。

1.3 專業(yè)性強

婦幼保健院科研檔案記錄的是婦女兒童醫(yī)療、保健、教學(xué)、科研及預(yù)防，尤其是涉及婦女、兒童疾病診治及預(yù)防活動的過程，其反映的主要是婦女兒童疾病治療與預(yù)防研究過程中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)信息，以及在此過程中所收集到的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，這些信息或數(shù)據(jù)具有極強的專業(yè)性。

1.4 現(xiàn)實利用價值高

婦幼保健院科研檔案記載的信息反映了婦幼疾病診治預(yù)防全過程，能夠作為相關(guān)類型疾病的治療與預(yù)防、科研項目申報、成果鑒定及推廣、轉(zhuǎn)化的重要依據(jù)，尤其是歷年重大婦幼保健領(lǐng)域科研項目策劃及申報等檔案材料，是婦幼保健科研檔案的重要信息資料來源，現(xiàn)實利用價值高[2 ]。

2 婦幼保健院科研檔案管理應(yīng)堅持的原則

婦幼保健院科研檔案來源于臨床科研，記錄了婦幼保健科研活動的全過程，也是支撐現(xiàn)實婦幼保健科技成果的重要依據(jù)，服務(wù)于科技創(chuàng)新、推廣活動。根據(jù)《規(guī)定》總則部分的相關(guān)規(guī)定和要求，新時代婦幼保健院科研檔案管理應(yīng)堅持如下原則。

2.1 堅持有效保護(hù)與利用原則

新修訂的《檔案法》第一條就提出“有效保護(hù)和利用檔案……，制定本法”，《規(guī)定》第一條也提出為“有效保護(hù)和利用科研檔案……，制定本規(guī)定”。婦幼保健院科研檔案管理也應(yīng)遵守這一原則。長期以來，婦幼保健院存在重檔案保護(hù)輕檔案利用的現(xiàn)象，對檔案利用重視不夠，也缺少相應(yīng)的激勵機制?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確把“改革創(chuàng)新”作為五大工作原則之一，把“推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)，充分實現(xiàn)檔案對國家和社會的價值”作為八大任務(wù)之一。這些都要求婦幼保健院重視科研檔案開發(fā)、利用，為婦幼保健工作提供比較充分的檔案信息支持和保障。

2.2 堅持集中統(tǒng)一管理原則

《規(guī)定》提出：“應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度?！薄凹薪y(tǒng)一管理”，即既要集中，又要統(tǒng)一。集中，就是要將婦幼保健院的科研檔案資源管理權(quán)集中于檔案部門或人員，不宜分散于多個部門或人員;統(tǒng)一，則是要求婦幼保健院科研檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理基本要求應(yīng)統(tǒng)一，這是做好新時代婦幼保健院科研檔案工作的重要原則和保障。

2.3 堅持“三納入”原則

《規(guī)定》明確要求把科研檔案工作“納入科研管理制度與工作流程”、“列入部門和人員職責(zé)予以考核”?？梢姡瑡D幼保健院科研檔案應(yīng)納入院管理制度、納入管理流程、納入職責(zé)并考核。一直以來，婦幼保健科研檔案工作與婦幼保健及檔案業(yè)務(wù)工作脫節(jié)，科研檔案效用發(fā)揮不明顯，而采取“三納入”原則，則能有效解決婦幼保健院科研檔案工作與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”現(xiàn)象。

2.4 堅持“四同時”原則

就是將“科研檔案工作……與科研項目工作同部署、同實施、同檢查”，“科研項目驗收時，……對科研項目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性審查或驗收”，即科研項目任務(wù)下達(dá)與歸檔計劃同部署，提出歸檔要求;在科研活動開展過程中同步做好文件資料積累、歸檔等工作;根據(jù)科研項目進(jìn)展情況同時做好科研項目檔案資料形成、積累等情況的檢查;科研項目結(jié)題驗收時做好科研檔案驗收[3 ]。

3 做好婦幼保健院科研檔案管理工作的主要對策

3.1 思想上高度重視

婦幼保健院主要領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作及科研項目工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理機構(gòu)及檔案管理人員都應(yīng)在思想上高度重視科研項目檔案管理工作，充分認(rèn)識到婦幼保健院科研項目檔案對婦幼保健事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的重要現(xiàn)實意義，進(jìn)一步加強對這項工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，在人才配置、資金投入、設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度的建立實施等方面都給予足夠重視，及時研究和解決工作中遇到的實際困難和問題，將思想認(rèn)識轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實行動，為婦幼保健科研檔案工作提供有力支持[4 ]。

3.2 落實上注重規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是婦幼保健院科研項目檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，重點需要規(guī)范婦幼保健院科研項目收集整理、查閱、移交制度。其中，收集整理制度包括婦幼保健院科研檔案的收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容，整理的原則、方法、期限劃分;查閱制度則包括婦幼保健院科研項目檔案的查閱許可條件、查閱時間規(guī)定、查閱程序的設(shè)置;移交制度包括婦幼保健院科研項目檔案移交的時間、交接人員、移交的范圍、數(shù)量及有關(guān)要求等。

3.3 結(jié)果上加強保護(hù)

婦幼保健院科研檔案包括歷年科研項目、主編或參編出版專著等科研成果，科研檔案類型多樣、成果豐富，有的比較珍貴、重要，需要做好婦幼保健院科研檔案的保護(hù)[5 ]。應(yīng)加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好恒溫恒濕控制，按照防蟲、防霉、防塵、防光、防磁、防潮等要求，改善婦幼保健院科研檔案管理條件，加快科研檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強對紙質(zhì)材料的保護(hù)?？蒲袡n案技術(shù)性、保密性較強，應(yīng)按照專人負(fù)責(zé)原則，嚴(yán)格履行審批程序，非經(jīng)許可不得借閱、復(fù)制，確?？蒲袡n案安全。

3.4 專業(yè)上增強素質(zhì)和能力

婦幼保健事業(yè)的發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，要求從事科研檔案管理的人員在掌握檔案專業(yè)理論知識基礎(chǔ)上，還要掌握一定的科研檔案管理技能，以及計算機信息技術(shù)等應(yīng)用能力，通過“請進(jìn)來”“走出去”等方式，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，打造復(fù)合型人才隊伍，切實增強婦幼保健院科研檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷增強科研檔案管理能力和水平。

婦幼保健院科研檔案是科研工作的重要見證，也是廣大婦幼保健工作者智慧的結(jié)晶，是推動婦幼保健事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件，需要立足婦幼保健事業(yè)實際，把握科研工作的規(guī)律和特點，切實做好科研檔案管理，為提升婦幼保健工作的科技含量，造福人民群眾提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張娟.婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（24）：26—27.

[2]徐茁.加強婦幼保健科研檔案的收集與利用工作[J].中國婦幼保健，2000（8）：476.

[3]曲艷.二級醫(yī)院婦幼保健檔案管理工作探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015（13）：104—105.

[4]程琳.婦幼保健院檔案管理工作現(xiàn)狀及對策[J].信息周刊，2019（24）：358.

[5]蔡盈芳.全面落實科研檔案管理過程要求[J].中國檔案，2021（6）：62—63.

作者簡介：鐘春蓉（1983— ），研究生學(xué)歷，廣西壯族自治區(qū)南寧市婦幼保健院館員，主要從事檔案管理研究。藍(lán)智（1977— ），大學(xué)學(xué)歷，南寧市婦幼保健院，主要從事檔案信息化管理研究。