淺議城市公園幾種檔案立卷歸檔應(yīng)注意的事項

姜海燕

摘 要：為了推進(jìn)城市公園管理，提高公園管理水平，需對公園各項工作過程中形成的具有查考、保存價值的各類文件材料進(jìn)行立卷歸檔，反映歷史面貌，以便于管理和利用。本文主要探討公園文物古跡、建筑工程、植物動物檔案立卷歸檔過程中應(yīng)注意的事項，提出個人見解和建議。

關(guān)鍵詞：檔案;公園;立卷;歸檔

城市公園是城市活動和文化傳承的重要載體，可以豐富市民精神文化生活，弘揚社會主義核心價值觀。為了推進(jìn)城市公園管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、精細(xì)化，提高公園管理水平，保護(hù)和改善城市生態(tài)環(huán)境，鞏固公園體系建設(shè)成果，就需對公園文物古跡、建筑工程、植物動物等保護(hù)、建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、維護(hù)等項工作過程中形成的具有查考、保存價值的各類文件材料進(jìn)行立卷歸檔，以便于保管利用。本文試對公園文物古跡、建筑工程、植物動物檔案立卷歸檔應(yīng)注意的事項進(jìn)行探討，提出個人見解和建議。

1 公園文物古跡檔案管理

1.1 應(yīng)對古建古跡分門別類，厘清各自范圍

古建筑群檔案收集對象包括：公園范圍內(nèi)的古建筑物、構(gòu)筑物、附屬建筑物及其遺址的相關(guān)圖文資料、碑文、名人題字或是歷史故事;以及古建筑內(nèi)保存、陳列的文物和重要資料;公園范圍內(nèi)的地下文物;構(gòu)成古建筑整體的歷史風(fēng)貌和自然環(huán)境;其他依法應(yīng)當(dāng)保護(hù)的人文遺跡。

檔案工作人員應(yīng)該根據(jù)這些分類進(jìn)行立卷歸檔，在歸檔過程中把古建筑群的文字資料、志書、文獻(xiàn)、報刊等;黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的批示、題詞、信件、留言、簽字、筆記、文集、口述記錄等原件;重要歷史人物、知名人士的生平事跡、傳記、筆記、日記、回憶文章、著作、手稿、書信等;反映歷史重大決策、重大活動的專題資料、重要文件起草的過程稿;受到省級以上表彰重要貢獻(xiàn)的資料，形成一套資料進(jìn)行歸類，這樣可以更直觀全面地反映建筑物的全貌，展示它們的歷史面貌及意義。

1.2 關(guān)注工作動向，持續(xù)放大檔案效能效應(yīng)

按照國家文物行政管理部門批準(zhǔn)的古建筑群總體保護(hù)規(guī)劃，組織實施公園古建筑群保護(hù)管理工作時，檔案工作人員應(yīng)及時跟進(jìn)，將工作中形成的各類資料及時收集歸檔。

檔案工作人員及時參與定期組織的文物、國土資源等有關(guān)部門對古建筑周圍的地質(zhì)監(jiān)測和地質(zhì)災(zāi)害評估，了解對防治山體滑坡、地面塌陷等的要求和建議，在這一過程中將相關(guān)資料及時收集分類歸檔。日常工作中應(yīng)關(guān)注文物管理工作動向，及時為文物保護(hù)工作提供有力的數(shù)據(jù)和材料，保障文物安全。

1.3 多方向搜集法規(guī)資料，為保護(hù)文物古跡提供強有力的證據(jù)

古建筑所在區(qū)域的建設(shè)行為應(yīng)符合古建筑群總體保護(hù)規(guī)劃的要求，不得有損文物安全或損害構(gòu)成古建筑整體的歷史風(fēng)貌和自然環(huán)境。

檔案工作人員應(yīng)及時搜集相關(guān)政策和法律法規(guī)并存檔。對于在古建筑保護(hù)范圍內(nèi)進(jìn)行與文物保護(hù)無關(guān)的建設(shè)工程或者爆破、鉆探、挖掘等妨礙文物安全的作業(yè)和焚燒樹葉秸稈、違規(guī)安裝照明裝置等妨礙文物安全的行為，做到有據(jù)可查，有令可禁。

2 公園建筑工程檔案管理

2.1 掌握工程進(jìn)度，強化檔案管理意識

應(yīng)加強公園建筑工程檔案管理，及時收集整理公園工程資料并立卷歸檔。公園建筑工程檔案主要分圖紙檔案和文字檔案。圖紙檔案主要包括：公園總平面現(xiàn)狀圖、公園功能分區(qū)圖、綠化種植現(xiàn)狀圖、地下地上管線現(xiàn)狀圖（包括上水、下水、電纜、熱力、煤氣等）、公園建筑圖（包括建筑平、立面圖、結(jié)構(gòu)圖、建筑位置圖）、公園主要景點各類圖紙和照片（包括位置、公園測繪圖1/500或1/2000、建筑小品圖等）。文字檔案資料主包括：公園規(guī)劃設(shè)計指導(dǎo)思想、公園特色說明（包括園林特色，建筑風(fēng)格特色，經(jīng)營項目活動特色等）、公園園史及相關(guān)資料和照片、公園變更情況記載（包括土地占借、綠地改造，建筑設(shè)計新增和拆除，地下管線敷設(shè)等）、公園改造前和改造后的文字資料和照片等。公園管理單位變更、調(diào)整的有關(guān)信息資料。這些都需要檔案人員參與到整個工程過程中，參與大的節(jié)點交接活動，及時掌握工作動態(tài)，有利于把工程的各類資料及時收集歸檔。這些歸檔材料對今后工程的有關(guān)工作，如工程再建、維修及改造都是有力的依據(jù)參考。

2.2 建立動態(tài)信息，靈活整理歸檔

做好園內(nèi)設(shè)施維護(hù)管理和設(shè)備檢驗、維修、更換記錄等資料的收集和立卷歸檔管理。建立每臺（套）大型游樂設(shè)施的技術(shù)檔案，并妥善保存。技術(shù)檔案的內(nèi)容至少包括：設(shè)計文件及鑒定證明、設(shè)備質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等安全技術(shù)規(guī)范規(guī)定的設(shè)備出廠隨機文件。安裝、改造、維修的技術(shù)文件、監(jiān)督檢驗證明與定期檢驗報告、使用登記的證明、運行、維護(hù)保養(yǎng)、設(shè)備故障與事故處理的記錄。這些工作量多、隨機性強，就需要檔案部門與業(yè)務(wù)部門建立動態(tài)信息記錄和移交機制，對工作的前期準(zhǔn)備、進(jìn)行中、完工后所形成的各類資料及時匯總到檔案部門，由工作人員根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行分類立卷、確立保存年限，妥善保管。

2.3 多維度整理，延伸檔案的貫通性

以檔案為保障，為工程提供各類參考。公園建筑從立項到竣工驗收、結(jié)算決算、審計監(jiān)督和重大事件的全套資料（包括文字資料、工程圖紙、現(xiàn)狀圖片及相關(guān)電子文檔等）的收集、歸檔工作，都應(yīng)收集整理好。給排水、供電、燃?xì)狻⑼ㄐ?、廣播、照明、視頻監(jiān)控、游樂設(shè)施、健身設(shè)施等基礎(chǔ)工程都應(yīng)多維度、多方位整理歸檔。這些工程檔案在以后工作中是為工程延伸服務(wù)提供做參考的，利用率高，檔案工作人員在日常工作中要熟記這些檔案的存檔位置，以便于及時提供。

3 公園植物、動物檔案管理

3.1 建立植物生長動態(tài)記錄，進(jìn)行科學(xué)管理歸檔

公園植物、動物檔案歸檔材料應(yīng)是以動態(tài)形式存在的，檔案工作人員在建立植物登記檔案時，應(yīng)按植物學(xué)科要求分門別類進(jìn)行整理登記，并隨時審核更新。例如，公園內(nèi)的植物多是經(jīng)反復(fù)論證和精挑細(xì)選后栽植的，隨著時間的推移，按《城市古樹名木保護(hù)管理辦法》等法規(guī)文件要求，部分樹齡長或具有特殊價值的植物需列入古樹名木范籌，觀察記錄保護(hù)過程，重點進(jìn)行保護(hù)。公園所有大規(guī)格喬灌木或珍惜物種均應(yīng)分門別類進(jìn)行普查登記，并從中篩選，建立起古樹名木生長和管護(hù)檔案，翔實記錄物候期、生長發(fā)育情況、養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)措施和養(yǎng)護(hù)管理責(zé)任人等信息，若有變化須及時變更，已死亡的古樹名木須及時銷號、存檔。

3.2 建全動物檔案管理制度，保障動物健康成長

大型綜合類城市公園一般包含動物園，建全動物檔案管理制度，是檢驗動物園管理水平的一項重要標(biāo)準(zhǔn)。同時，充分利用檔案來實現(xiàn)科學(xué)管理，是充分發(fā)揮動物園職能的重要基礎(chǔ)條件。

動物檔案的形成是動物園管理者在動物飼養(yǎng)管理、防病治病、科學(xué)研究等工作中的具體記錄;是為動物管理和動物繁殖等科研工作提供信息資源和依據(jù)的重要平臺。主要分為動物類別檔案、動物資產(chǎn)檔案、動物交流檔案、病歷檔案、重點動物（一級保護(hù)動物）個體病例檔案等。理論知識來自生產(chǎn)實踐，檔案部門應(yīng)該形成制度，要求動物管理人員對動物的特征、特性、生活規(guī)律、防疫重點和養(yǎng)護(hù)的情況等進(jìn)行觀察并及時進(jìn)行記錄、分析和總結(jié)，形成有數(shù)據(jù)、有分析、有結(jié)論的可貴的檔案資料，并將其分類清楚、目錄編制明了，定期由檔案人員進(jìn)行歸檔。

3.3 持續(xù)放大檔案效能效應(yīng)，做好動物疾病疫病防治

在建立動物飼養(yǎng)檔案同時，還應(yīng)建立醫(yī)療檔案及譜系檔案。各類動物，特別是一、二類保護(hù)動物的飼養(yǎng)管理、疾病或死亡等情況，由獸醫(yī)向主管上級寫出書面報告，注明動物名稱、年齡、性別、發(fā)病時間和疾病癥狀、診斷及處理意見、治療措施、死亡解剖等詳細(xì)內(nèi)容，查明死亡原因，并立卷存檔。動物園擴大規(guī)模、增加動物種類，必須在動物園資源、動物籠舍、飼料、醫(yī)療等物質(zhì)條件和技術(shù)管理人員都具備的情況下穩(wěn)步進(jìn)行，同時檔案部門及時跟進(jìn)，將所形成的工作材料收集歸檔。

動物的疾病、疫病防治應(yīng)貫徹“預(yù)防為主，及時診治”的原則。這就要求以往年的檔案作為參考進(jìn)行研究，加強動物內(nèi)外籠舍安全管理，完善各項安全設(shè)施和操作規(guī)程，確保游人、管理人員和動物安全。

立卷與歸檔工作是現(xiàn)行各類資料轉(zhuǎn)化為檔案的不可缺少的中間環(huán)節(jié)和實際步驟。城市公園應(yīng)高度重視這項工作，建立健全立卷歸檔及檔案管理制度，確保所收集的歸檔文件材料齊全完整、分類科學(xué)、整理規(guī)范、編目有序，積極推進(jìn)公園檔案管理信息化，加強檔案管理隊伍建設(shè)，為公園建設(shè)、運營和發(fā)展提供更好的檔案信息服務(wù)。

（作者單位：山東省煙臺市園林建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心）E5085AEB-3F26-496B-A606-66DA58201A74