《檔案法》修訂及檔案信息化建設探討

摘 要：新修訂的《檔案法》于2021年1月1日正式實施。本次修訂，將“檔案信息化建設”作為第五章單獨設立，這也是本次《檔案法》修訂的最為重要的變化之一。本文詳細分析了《檔案法》修訂中關于檔案信息化建設的特點及現(xiàn)實意義，并就如何落實新修訂的《檔案法》中關于檔案信息化的規(guī)定進行了深入探討，為新時代做好檔案信息化建設提供有益參考。

關鍵詞：《檔案法》;檔案信息化;修訂

概述

2020年6月20日，全國人大常委會修訂了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），并于2021年1月1日起施行。新修訂的《檔案法》中將“檔案信息化建設”作為第五章單獨設立，這也是本次《檔案法》修訂的最為重要的變化之一?！稒n案法》作為一部檔案領域基礎性法律，其修訂首次以法律形式對檔案信息化做出了全面、系統(tǒng)修訂，也首次賦予電子檔案憑證作用和法律效力。

1 《檔案法》修訂檔案信息化的特點

《檔案法》修訂將“檔案信息化建設”作為八大章節(jié)中的第五章，從第35條—第41條，一共七條，占《檔案法》總條數(shù)的13.21%?？梢哉f，是本次《檔案法》修訂中分量最重且亮點最大的突破。從新增的關于檔案信息化建設的七條內(nèi)容來看，就電子檔案的合法化要件、地位、作用以及檔案安全管理提出明確要求，明確規(guī)定了檔案信息化系統(tǒng)建設內(nèi)容[1 ]。

與舊《檔案法》相比，新修訂的《檔案法》就檔案信息化建設修改突出了三個方面的顯著特點：一是信息化建設內(nèi)容顯著增多。新修訂的《檔案法》以單獨章節(jié)，并以多達七條內(nèi)容，詳細規(guī)定了檔案信息化建設的原則、內(nèi)容、電子文檔的管理、運用及法律效力。以及檔案數(shù)字化和檔案信息化平臺建設，等等，為檔案信息化建設提供了有力指導。二是突破傳統(tǒng)檔案管理束縛。新修訂的《檔案法》提出，“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”。與傳統(tǒng)檔案的地域、時空局限相比，新修訂的《檔案法》明確了檔案信息化建設的目標和方向，能夠不斷滿足日益增長的檔案信息需求，拓寬了傳統(tǒng)檔案管理渠道和模式。三是體現(xiàn)修法的審慎原則。我國《檔案法》于1987年正式頒布實施，并先后于1996年、2016年和2020年進行了兩次修正、一次修訂，雖然就檔案信息化建設方面作出了較大幅度的修訂，但只是對原先內(nèi)容不符合當前需要的條文作出修改，并將檔案信息化建設作為檔案法體系的重要內(nèi)容之一，采取揚棄方式進行修訂，這一修訂充分考慮了經(jīng)濟社會發(fā)展對檔案工作的現(xiàn)實需要，體現(xiàn)審慎修法原則。

2 《檔案法》修訂對檔案信息化意義

2.1 明確回應電子檔案效力

《檔案法》修訂后，電子檔案“身份”“效力”問題得以明確，這也為檔案信息化建設向縱深發(fā)展掃清了障礙，實現(xiàn)了從宣示性立法走向?qū)嵸|(zhì)性立法的轉(zhuǎn)變[2 ]。從傳統(tǒng)的“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，增加了“可以以電子形式作為憑證使用”，并提出“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案管理方式的“實質(zhì)性描述”，這也為電子檔案具有法律效力提出了具體的法律要件構(gòu)成。

2.2 注重檔案信息化的保障

新修訂的《檔案法》為“檔案信息化建設”的具體實現(xiàn)提出了明確、可操作性的保障措施。明確各級人民認證應將檔案信息化納入信息化規(guī)劃范疇，并提出應將“檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃”，以及“將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應”。提出要堅持“統(tǒng)一領導，分級管理”原則，這為檔案信息化建設確定了檔案系統(tǒng)內(nèi)部機構(gòu)間的協(xié)調(diào)，也提出通過監(jiān)督檢查、法律責任和納入機制，強化檔案信息化建設的外部組織或機構(gòu)之間的協(xié)調(diào)，推動檔案部門與其他部門、其他區(qū)域之間聯(lián)系，實現(xiàn)檔案數(shù)字資源“跨區(qū)域、跨部門”共享利用。

2.3 信息化核心要素全覆蓋

檔案信息化建設是一項系統(tǒng)性、重要性工程。新修訂的《檔案法》既對檔案信息化過程中電子檔案的效力，也為檔案信息化建設跨區(qū)域、跨部門間協(xié)調(diào)提供了保障性條款，還為檔案信息化建設的檔案安全、系統(tǒng)建設及核心業(yè)務等要素進行了具體規(guī)定[3 ]。例如，新修訂的《檔案法》就檔案信息化建設過程中的網(wǎng)絡、存儲安全、安全性檢測、異地備份保管、數(shù)字化外包安全等均作出相應規(guī)定;新修訂的《檔案法》涵蓋了檔案信息化建設的主要核心業(yè)務，如檔案資源建設、歸檔移交、電子檔案數(shù)字化、電子檔案“四性”檢測、電子檔案利用開發(fā)和服務等。此外，新修訂的《檔案法》還覆蓋了文檔全生命周期系統(tǒng)形態(tài)，以及辦公自動化系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)、數(shù)字檔案館建設，電子檔案管理信息系統(tǒng)，等等，并提出各系統(tǒng)之間要“相互銜接”，為檔案信息化管理系統(tǒng)建設提供有力指導。

3 《檔案法》修訂下檔案信息化建設路徑

3.1 戰(zhàn)略高度重視檔案信息化建設

檔案信息化建設作為新修訂的《檔案法》中的單獨一個章節(jié)，體現(xiàn)了新時代檔案信息化建設的現(xiàn)實重要性、必要性和緊迫性，因此，要各部門、行業(yè)及檔案從業(yè)者要在思想上高度重視檔案信息化建設工作。將檔案信息化建設納入地區(qū)、部門信息化發(fā)展規(guī)劃，將檔案信息化建設規(guī)劃作為指導今后一個時期檔案信息化建設工作的根本指南和行動綱領。檔案館（室）要率先垂范，增強檔案信息化建設的責任意識、主體意識，作為檔案管理工作的直接部門，要切實擔負起檔案信息化建設的專業(yè)功能，更大程度地發(fā)揮其主觀能動性，協(xié)調(diào)處理好政府與社會、館際之間的關系，運用檔案信息化建設成果服務公共社會，以適應日益增長的檔案信息化管理現(xiàn)實需要。

3.2 系統(tǒng)角度推動檔案信息化建設

注重檔案信息化系統(tǒng)建設，以及電子檔案來源建設。根據(jù)新修訂的《檔案法》第36條的規(guī)定，各地各部門要大力推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，并將其與各業(yè)務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)有機銜接。尤其是部門或行業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設，要注重整合部門或行業(yè)上下游業(yè)務鏈條，打通各環(huán)節(jié)，著力打造覆蓋電子檔案生成、接收、管理、利用、銷毀的全過程信息平臺，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”，實現(xiàn)檔案信息化建設新突破。此外，要加快推進館（室）藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化進程。根據(jù)新修訂《檔案法》第38條的規(guī)定，機關、團體或企事業(yè)單位及其他組織要加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。通過現(xiàn)代數(shù)字掃描技術，將傳統(tǒng)載體或?qū)嶓w檔案進行數(shù)字化掃描，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)載體檔案由線下管理向線上管理轉(zhuǎn)變。此外，要加快推進數(shù)字檔案館建設。新修訂的《檔案法》第40條規(guī)定，各方面條件成熟的區(qū)域，要盡快推進數(shù)字檔案館建設，實現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門間檔案信息資源互聯(lián)互通、共享交流。積極運用電子簽章、數(shù)字水印技術、數(shù)據(jù)加密技術以及數(shù)字時間印章技術等，確保檔案信息化建設電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性“四性”[4 ]。

3.3 全局廣度實現(xiàn)檔案信息化共享

新修訂的《檔案法》第41條明確提出，檔案信息化建設的內(nèi)容之一，是要積極搭建檔案信息共享機制，實現(xiàn)檔案信息跨區(qū)域、跨部門間共享。為此，一要加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設。加快館藏傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化掃描進程，提高檔案信息化率，及時將檔案信息傳至專門的數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一的標準，避免數(shù)據(jù)庫重復建設，浪費寶貴資金。二要積極搭建跨區(qū)域、跨部門信息共享機制。無論是縱向條線聯(lián)系，還是橫向塊塊聯(lián)系，都要求將相關的檔案信息資料實時傳送至檔案信息化平臺，打通區(qū)域、部門間的信息流，避免造成“信息孤島”，發(fā)揮檔案信息的聚合效應，滿足人民群眾日益增長的檔案信息需要。

參考文獻：

[1]王世瀟，張北建，宋寒梅.《檔案法》修訂與檔案信息化建設[J].機電兵船檔案，2021（2）：36—38.

[2]王玉玲，楊生吉.新檔案法視域下檔案信息化管理應遵循的原則與創(chuàng)新舉措[J].檔案管理，2021（2）：15—16.

[3]楊洋.落實新《檔案法》要求推進檔案信息化工作開展[J].蘭臺世界，2021（1）：20—21.

[4]鄭金月.為加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供法治保障——對新修訂的《檔案法》新增檔案信息化建設規(guī)定的若干思考[J].中國檔案，2020（8）：33—35.

作者簡介：周玉華，大學本科，中共白城市委黨校副研究館員，研究方向：檔案方面。E5085AEB-3F26-496B-A606-66DA58201A74