企業(yè)檔案管理存在的問題和解決措施

王雪

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分。但是多數(shù)企業(yè)不同程度存在檔案管理意識不強、體制機制不健全、檔案人員不穩(wěn)定且素質(zhì)有待提高、檔案信息化嚴(yán)重滯后、基礎(chǔ)設(shè)施差等問題。本文從五個方面提出了存在問題的整改措施，以期對企業(yè)檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;幾點認(rèn)識;存在問題;解決措施

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分?，F(xiàn)就自己對企業(yè)檔案管理工作了解情況談?wù)勂髽I(yè)檔案管理存在的問題和解決措施，希望對企業(yè)的檔案管理具有借鑒意義。

1 企業(yè)檔案管理的幾點認(rèn)識

1.1 企業(yè)檔案管理的意義

檔案作為企業(yè)各項工作和企業(yè)各方面情況的真實記錄，是促進企業(yè)各項工作有效進行和科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)。新時代，隨著中國特色社會主義檔案事業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也面臨新形勢、新任務(wù)。因此，加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理，對于有效保護和利用檔案，提高檔案信息化水平，推進企業(yè)的快速發(fā)展都具有重要意義。另外，企業(yè)為提升競爭力，實現(xiàn)快速發(fā)展，需要進一步挖掘檔案信息資源的價值，在檔案管理方面投入精力。過去企業(yè)檔案管理多基于信息管理的視角，工作重點多在收集和整理，沒有把重心放在企業(yè)檔案知識用戶的需求和科技檔案中包含的隱性知識的挖掘上。當(dāng)下的企業(yè)檔案管理與利用則更要重視知識價值的挖掘，這就要求企業(yè)應(yīng)主動作為，提升檔案管理與利用水平。

1.2 檔案管理的特性

一是政治性。新修訂的《檔案法》明確提出“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃”，進一步提高了檔案工作的政治站位，也要求企業(yè)在平時的檔案管理活動中要堅持檔案姓黨的原則。二是廣泛性。信息化背景下，信息來源更加廣泛，也給企業(yè)信息處理能力提出更高要求。三是基礎(chǔ)性。企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營管理與銷售等過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是企業(yè)各項工作開展的基礎(chǔ)保障。四是管理性。企業(yè)檔案的憑證和參考價值，在企業(yè)人力資源管理、經(jīng)營管理、戰(zhàn)略決策和生產(chǎn)銷售等各項管理工作中都發(fā)揮著重要價值。五是服務(wù)性。新修訂的《檔案法》明確規(guī)定“不按規(guī)定向社會開放、提供利用檔案的”應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任，在第二十條中也規(guī)定“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”。這也充分表明企業(yè)檔案不僅要服務(wù)企業(yè)發(fā)展，更要服務(wù)國家、社會和人民。六是專業(yè)性，檔案工作具有很強的專業(yè)性，檔案系列也有專業(yè)職稱。

1.3 檔案管理的原則和主要工作內(nèi)容

企業(yè)檔案管理原則有四：一是集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)，集中保管;二是完整與安全，數(shù)量上齊全，質(zhì)量上有機聯(lián)系，保管中少受損壞和免遭破壞，檔案機密不被盜竊;三是便于利用;四是真實和原貌，檔案是歷史見證，不允許篡改或修正。

企業(yè)檔案工作的主要內(nèi)容有收集、鑒定、整理、編目、保管、統(tǒng)計、編研和利用。

2 企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識不強

檔案管理沒有放到夯實基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度去認(rèn)識——“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系。不知道為什么要管理檔案，更談不上怎樣管檔案。沒有認(rèn)識到檔案就是最寶貴的信息資源，認(rèn)為檔案只是收集過時的材料，投入力量得不償失，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”。

2.2 檔案管理體制機制不健全。

新修訂的《檔案法》提出“要求檔案形成單位建立檔案工作責(zé)任制，健全檔案管理制度”。這也要求企業(yè)進一步建立檔案工作責(zé)任制，明確機關(guān)等單位歸檔范圍和檔案管理責(zé)任。而有的企業(yè)檔案管理體制機制不健全：有的企業(yè)只重視檔案管理制度的建立，而忽視了工作規(guī)章如檔案工作責(zé)任追究制度和檔案管理應(yīng)急預(yù)案;有的企業(yè)檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，如文書檔案由綜合部管理，會計檔案由財務(wù)部門管理，各種業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)部門自行保管，相應(yīng)地，檔案工作職責(zé)也由多個部門承擔(dān)，這樣容易造成檔案的散失，也不利于檔案信息資源共享。

2.3 檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高

主要表現(xiàn)是：企業(yè)檔案人員變化頻繁，新人員需要較長的熟悉和適應(yīng)過程，不利于檔案工作的深入開展;有些企業(yè)在人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性和系統(tǒng)性。此外，企業(yè)檔案人員大多數(shù)不是本專業(yè)人員，需要參加檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，但大多數(shù)企業(yè)對檔案人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)支持力度不夠，導(dǎo)致檔案人員專業(yè)技能水平較低。

2.4 檔案信息化嚴(yán)重滯后

新修訂的《檔案法》在總結(jié)了過去檔案信息化建設(shè)經(jīng)營的基礎(chǔ)上新增一章，明確規(guī)定了電子檔案的合法要件、地位和作用，對電子檔案的開發(fā)與利用也做出新的規(guī)定，這更加凸顯出對檔案信息化建設(shè)的更高要求。而目前大多數(shù)企業(yè)由于經(jīng)費及信息化人才的缺乏，檔案信息化建設(shè)工作尚未開展，檔案的借閱利用還停留在原始的手工查閱利用階段。

2.5 檔案基礎(chǔ)設(shè)施差

一是館庫條件差，老的企業(yè)檔案館庫庫存容量接近飽和，新成立的企業(yè)由于辦公環(huán)境所限，檔案庫房面積小，有的單位甚至檔案庫房同時用作辦公用品庫房。檔案庫房安全保管設(shè)施不齊全，不能滿足檔案保管的“八防”要求。

二是檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備、系統(tǒng)軟件欠缺，如大型掃描儀、書刊掃描儀、科技檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、局域網(wǎng)站等均未添置。

3 解決的措施及辦法

3.1 加強宣傳，提高認(rèn)識，增強全員檔案意識

要從新《檔案法》宣傳入手，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)干部要通過報紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體，加大對《檔案法》的學(xué)習(xí)，了解檔案的法律地位。企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人了解檔案基本知識，認(rèn)識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識，促進企業(yè)對檔案人、財、物的投入。

企業(yè)各級檔案管理部門要通過座談、走訪等形式了解企業(yè)檔案管理情況，征求意見，直面宣傳，增強企業(yè)的檔案意識。

3.2 加強對檔案工作的重視，建立健全組織體系

加強對檔案工作的重視，要強化對做好檔案工作的認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的前提。在企業(yè)的檔案管理中，首先，要健全檔案工作責(zé)任制，明確檔案工作由誰領(lǐng)導(dǎo)由誰分管，歸屬哪個管理部門。其次，在工作中建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)各工作人員和主管領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通，建立多方參與的機制，形成以檔案為中心、各部門共同參與的網(wǎng)絡(luò)。再次，各單位檔案工作管理者和主要主管領(lǐng)導(dǎo)要不定期地對工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題，以提高工作效率。最后，把檔案管理工作納入企業(yè)工作管理和日常管理中，為檔案工作提供人力、財力、物力。

3.3 優(yōu)化檔案機構(gòu)建設(shè)，加強檔案人員專業(yè)技能的培訓(xùn)

第一，企業(yè)檔案機構(gòu)設(shè)置要與本企業(yè)檔案工作發(fā)展相適應(yīng)。根據(jù)實際情況配備1—2名專（兼）職檔案人員，檔案人員要保持相對的穩(wěn)定。企業(yè)可以沒有獨立的檔案室，但不能沒有檔案管理部門。人員較少的單位可以沒有專職檔案人員，但不能沒有兼職檔案人員，不能出現(xiàn)檔案無人管的現(xiàn)象。第二，企業(yè)要加強對檔案人員培訓(xùn)的支持力度。采取“請進來和走出去”的學(xué)習(xí)方式對檔案人員進行培訓(xùn)。一方面支持檔案人員接受省部級檔案上崗培訓(xùn)，并定期參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育。另一方面企業(yè)可聘請一些外部的檔案專家或邀請企業(yè)內(nèi)部的資深檔案管理人員有針對性地開展培訓(xùn)。此外可以依托項目培養(yǎng)人、鍛煉人，提高檔案人員項目管理能力和綜合素質(zhì)。鼓勵檔案人員積極參加檔案系列職稱評審，以提高企業(yè)檔案人員隊伍整體素質(zhì)。

3.4 積極推進檔案信息開發(fā)工作，加強檔案信息化建設(shè)

將檔案信息化工作納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃，與企業(yè)信息化工作同步開展，與企業(yè)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。統(tǒng)籌開展館藏紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理等工作。穩(wěn)步、有序地推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化。同時，推進檔案信息化工作，還應(yīng)當(dāng)加強檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源的共享和有效利用，提高檔案的利用率。

3.5 完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)，建立“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系

將分散的文件材料進行收集、整理，形成符合要求的檔案以后，需要進行適當(dāng)?shù)谋Ｗo。檔案的保護工作，涉及保存檔案的條件、配備工作人員、建立規(guī)章制度等事項。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管，要求庫房必須堅固適用并具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施，即需要建立完善的“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系，實行有效保護。為此，硬件方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的密閉五節(jié)柜（密集架）、光盤柜、底圖柜等檔案裝具;配備檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、裝訂用品等;檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)、漏水報警設(shè)備;安裝防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設(shè)施;配備火災(zāi)自動報警設(shè)備等消防系統(tǒng)。軟件方面，要加強檔案信息化工作。添置檔案信息化建設(shè)所需大型掃描儀、書刊掃描儀等設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、局域網(wǎng)站等。使檔案管理更加簡捷、規(guī)范、科學(xué)，檔案的利用更加高效快捷。

（作者單位：中陜核工業(yè)集團公司）