網(wǎng)絡(luò)時代科研檔案信息資源建設(shè)的思考

馬艷秋

摘 要：網(wǎng)絡(luò)時代，科研檔案信息資源建設(shè)有很多選擇，但是也存在著許多問題。如何挑選出合理的、科學(xué)的管理方式以及在問題面前想出什么樣的解決措施，使科研檔案信息資源發(fā)揮出更大的價值，需要我們?nèi)ド钊胩接憽?/p>

關(guān)鍵詞：科研檔案;信息資源;建設(shè);思考

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已經(jīng)深入到各行各業(yè)。科研院所檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，科研檔案管理逐步走向現(xiàn)代化，為科研檔案的開發(fā)利用提供了巨大的發(fā)展機遇。但是機遇總是與挑戰(zhàn)并存，我們要正確分析這些挑戰(zhàn)，在理論分析的基礎(chǔ)之上，制訂相關(guān)的解決措施，進而提高科研檔案管理水平。

1 網(wǎng)絡(luò)時代科研檔案信息資源建設(shè)的新變化

1.1 檔案信息資源建設(shè)形式的變化

網(wǎng)絡(luò)時代，檔案信息資源建設(shè)的主體由一個變?yōu)槎鄠€，檔案信息資源建設(shè)的客體不再局限于紙質(zhì)檔案，而是包含數(shù)字檔案信息資源在內(nèi)的多種形式。由封閉式的建設(shè)變?yōu)殚_放式的按需建設(shè)。

1.2 檔案信息資源建設(shè)對象的變化

檔案信息資源建設(shè)的對象是檔案資源，在過去以紙質(zhì)檔案為主，呈現(xiàn)出封閉、資源積累緩慢等特點?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，檔案信息資源建設(shè)的對象不僅包括紙質(zhì)檔案，還包括各類新型檔案。數(shù)字檔案信息資源是檔案信息資源的一種，它主要來源于電子文件的接收、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案信息的采集、網(wǎng)上數(shù)字檔案信息的捕獲等。數(shù)字檔案信息資源的建設(shè)加速了現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，有利于推動社會信息化進程。

2 網(wǎng)絡(luò)時代科研檔案信息資源建設(shè)存在的挑戰(zhàn)

2.1 思想認識上要突破局限性

首先，網(wǎng)絡(luò)時代科研檔案信息資源建設(shè)是一個新的技術(shù)，幾乎沒有什么經(jīng)驗可以借鑒，加上實踐總是超前于理論，這就使得各科研院所在檔案信息資源管理工作中，容易形成各自為政的局面。其次，科研檔案管理工作是一項機密性較高的工作，一些院所領(lǐng)導(dǎo)和工作人員在思想認識上就會顯得相對保守。科研院所檔案工作缺少網(wǎng)絡(luò)時代的規(guī)劃，實行各自管理，不涉及其他領(lǐng)域，使得科研檔案信息無法有效共享和利用，導(dǎo)致檔案工作效率低下，造成了科研檔案管理和應(yīng)用滯后的局面。

2.2 材料歸檔方式方法須革新

隨著辦公現(xiàn)代化和檔案管理信息化的普及，工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)將相關(guān)歸檔材料送給相關(guān)部門審核，然后再通過網(wǎng)絡(luò)送給檔案部門進行歸檔，這大大縮減了時間上的消耗。然而，一些科研院所仍然采用傳統(tǒng)的歸檔方式和方法，按照規(guī)定時間，歸檔材料經(jīng)過檢查合格后才能裝訂成案卷，電子文件才能上傳或者錄入檔案管理系統(tǒng)。

2.3 要克服網(wǎng)絡(luò)檔案信息存在的安全隱患

網(wǎng)絡(luò)時代以前，科研檔案主要是以實物載體的形式保存檔案信息，歸檔材料需要有關(guān)部門審核簽字，檔案的真實性得到了一定的保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，科研檔案信息開始與計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)合為一體，科研檔案管理信息化后，科研檔案信息存在被泄露的風(fēng)險?？蒲袡n案信息一旦被某些不法分子盜取，就會嚴重影響科研檔案本身應(yīng)當(dāng)具有的不可更改性和機密性，給科研檔案信息資源安全造成不可彌補的損失。

2.4 檔案人員面臨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)時代需要檔案管理人員在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)方面有較高的專業(yè)素養(yǎng)。在傳統(tǒng)檔案管理方法的基礎(chǔ)上結(jié)合新的管理理念，對科研檔案信息資源進行管理、開發(fā)和利用。因此，網(wǎng)絡(luò)時代下的科研檔案信息資源建設(shè)勢必給檔案人員帶來不小的挑戰(zhàn)。

3 網(wǎng)絡(luò)時代科研檔案信息資源建設(shè)的策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的科研檔案管理理念

以前科研院所科研檔案大多是以紙質(zhì)、聲像的形式保存。這種形式檔案的利用很難適應(yīng)信息化的工作節(jié)奏，也必然會影響到科研檔案信息資源建設(shè)的進程，遠遠不能滿足網(wǎng)絡(luò)時代科研工作的需求。所以科研院所的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員必須更新思想，改變傳統(tǒng)管理理念，實施科研檔案信息資源的有效整合。加大科研檔案資源的收集歸檔、開發(fā)利用的力度，探索科研檔案管理現(xiàn)代化、信息化和規(guī)范化的工作路徑。注重網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享平臺的建設(shè)，通過科研院所內(nèi)部局域網(wǎng)平臺，開通檔案微博、微信等，在提供給具體研究項目檔案信息資源的同時，增強與科研人員的互動，共同做好檔案信息資源建設(shè)工作。

3.2 建立科研檔案信息資源建設(shè)管理機制

建立科研檔案收集、整理和歸檔制度等一系列制度。做到全面覆蓋、重點突出，加強銜接。建立科研檔案和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的管理制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，計算機和應(yīng)用軟件的管理制度等。建立由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各科室負責(zé)人參加的管理網(wǎng)絡(luò)，對科研檔案的接收、使用、存放、歸檔等各個環(huán)節(jié)應(yīng)實行嚴格的管理負責(zé)制。所有責(zé)任主體要按照權(quán)責(zé)一致的原則，共同建立健全以第一責(zé)任人為核心的科研檔案管控體系。強化檔案管理責(zé)任，明確檔案責(zé)任主體，做到責(zé)任明晰、具體，促進工作人員自覺履行相關(guān)檔案管理職責(zé)。

3.3 推進科研檔案信息化和數(shù)字化進程

3.3.1 開展室藏檔案數(shù)字化工作。越早對科研檔案進行數(shù)字化處理，越有利于在較短的時間里實現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)搭接，進而加快檔案信息化的速度。

3.3.2 深入挖掘利用檔案信息。在掌握好各個科研項目需求的基礎(chǔ)之上，處理好需求、發(fā)掘、利用這三方面的關(guān)聯(lián)問題。對科研檔案信息進行開發(fā)利用，使其朝著高層次方向發(fā)展，最大程度地實現(xiàn)科研檔案信息的價值。在檔案信息資源的建設(shè)過程中，在廣度上，實現(xiàn)各個科研項目檔案信息資源的共建共享;在深度上，注重對檔案信息資源中隱性知識的挖掘，注重建設(shè)特色檔案信息資源。

3.3.3 注重新興信息技術(shù)和新媒體的應(yīng)用。檔案信息資源建設(shè)要保持與時俱進，網(wǎng)絡(luò)存取技術(shù)、OCR技術(shù)等都在檔案信息資源建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，知識挖掘、數(shù)據(jù)倉庫等新技術(shù)的采用，將科研檔案中的隱性知識顯化為容易被研究人員接受和利用的形式。

3.4 強化科研檔案信息服務(wù)環(huán)境的安全

3.4.1 做好網(wǎng)絡(luò)檔案信息的保密工作。網(wǎng)絡(luò)最大的特點是公開性，這與科研檔案管理工作的封閉性背道而馳。一些網(wǎng)絡(luò)信息盜竊案，往往是在檔案管理系統(tǒng)里找到一些漏洞，并從這些漏洞下手，一步一步地竊取檔案信息資料。因此，檔案管理設(shè)備要安裝殺毒軟件和防火墻等，防止病毒、黑客對科研電子檔案的惡意損壞;采用密鑰、數(shù)字簽名等技術(shù)手段進行管理，通過各種方式嚴防科研電子檔案丟失。

3.4.2 加強檔案網(wǎng)絡(luò)訪問的權(quán)限管理。一是做好檔案儲存服務(wù)器的使用記錄工作，二是建立檔案利用監(jiān)管制度，建立起有效的科研檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護體系。在一些檔案信息管理事故中，越權(quán)操作在眾多的原因中占多數(shù)，所以對于科研檔案管理信息系統(tǒng)來說，設(shè)置存取信息的權(quán)限是必不可少的，是檔案管理信息化安全的保障。加強網(wǎng)絡(luò)保護，是保證科研檔案安全的重要措施。通常需要驗證用戶登錄的信息、輸入調(diào)閱口令來限制訪問和閱讀權(quán)限;涉密的電子檔案禁止網(wǎng)絡(luò)開放。

3.5 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

網(wǎng)絡(luò)時代做好科研檔案信息資源建設(shè)工作，要求檔案人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識，需要掌握計算機管理檔案的使用技能，還需懂得互聯(lián)網(wǎng)相應(yīng)知識。科研檔案管理人員必須提高專業(yè)素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，特別是提高計算機網(wǎng)絡(luò)安全知識水平。構(gòu)建以檔案基礎(chǔ)知識為根基、專業(yè)知識為主干、相關(guān)知識為補充的知識結(jié)構(gòu)，由專業(yè)人才向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)化。積極應(yīng)對高新技術(shù)挑戰(zhàn)，研究和應(yīng)用信息化技術(shù)手段，推進科研檔案安全技術(shù)防范能力建設(shè)。

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（作者單位：白城市農(nóng)牧機械化研究院）