探析事業(yè)單位文書檔案管理的方法、路徑與保障

李焱

摘 要：當(dāng)前，部分事業(yè)單位對文書檔案管理重視程度不足，沒有明確事業(yè)單位文書檔案管理主體，很多檔案管理人員都屬于兼職性質(zhì)，在一定程度上影響了文書檔案管理效率。加之沒有制訂詳細(xì)的文書檔案管理方式方法，文書檔案信息化建設(shè)相對滯后，在很大程度上影響了事業(yè)單位相關(guān)工作開展。因此有必要結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)際，對方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，積極推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)，并為文書檔案管理提供相應(yīng)的制度保障，切實(shí)發(fā)揮事業(yè)單位文書檔案價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;方法創(chuàng)新;保障措施

新形勢下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，對事業(yè)單位文書檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響。事業(yè)檔案文書涉及事業(yè)單位諸如業(yè)務(wù)、辦公、具體工作開展情況等相關(guān)內(nèi)容的形式記錄，是事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的集中反映。事業(yè)單位有必要給予文書檔案管理工作足夠重視，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率，更好地促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展。但從目前看，部分事業(yè)單位在文書檔案管理工作開展過程中還存在著諸多問題，加之受到外部復(fù)雜環(huán)境的影響，在很大程度上影響了文書檔案管理方式方法創(chuàng)新。對此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合文書檔案管理實(shí)際，制訂更為科學(xué)有效的管理方法，找到文書檔案管理路徑，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率[1 ]。

1 事業(yè)單位文書檔案管理的方法創(chuàng)新

1.1 科學(xué)規(guī)劃，系統(tǒng)開發(fā)

事業(yè)單位在文書檔案管理過程中應(yīng)將規(guī)劃放在重要位置，通過頂層設(shè)計(jì)和長期規(guī)劃，進(jìn)一步明確事業(yè)單位文書檔案未來發(fā)展主要方向和工作重點(diǎn)，為下一步文書檔案管理工作落實(shí)提供方向指引。同時(shí)在系統(tǒng)開發(fā)過程中，要主動(dòng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)。要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢，以確保不同類型文書檔案信息能夠得到系統(tǒng)開發(fā)和共享。通過文書檔案信息化建設(shè)，可以廣泛地將信息技術(shù)與文書檔案的收集、分類、整理、歸檔、管理環(huán)節(jié)相融合，更好地實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的價(jià)值和作用。

1.2 歸類管理，提高效率

事業(yè)單位在文書檔案管理過程中，一方面，要主動(dòng)地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對文書檔案管理工作方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升文書檔案的收集管理效率，通過歸類管理的方式，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的有效整合，為后續(xù)文書檔案信息資源利用開發(fā)共享創(chuàng)造有利條件。另一方面，要重視檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。要讓檔案管理人員掌握必要的現(xiàn)代化辦公軟件和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，能夠主動(dòng)地運(yùn)用到文書檔案管理之中。同時(shí)要圍繞事業(yè)單位中心工作，進(jìn)一步明確文書檔案信息資源開發(fā)重點(diǎn)，為事業(yè)單位工作開展提供必要的檔案信息支持。

1.3 優(yōu)化流程，增強(qiáng)協(xié)同

事業(yè)單位文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既要事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，針對文書檔案管理問題提出合理化建議，同時(shí)還需要檔案管理部門與其他部門密切配合，形成良好的合作機(jī)制，更好地對文書檔案信息進(jìn)行收集、整理、開發(fā)和利用。此外，還要對文書檔案各個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化，對不必要的流程進(jìn)行刪減，對相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，同時(shí)也能夠幫助檔案管理人員在文書檔案管理過程中少走彎路，減輕文書檔案管理人員的工作壓力。

2 事業(yè)單位文書檔案管理的路徑選擇

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化管理路徑

事業(yè)單位在發(fā)展過程中會(huì)形成大量文書檔案，而隨著文書檔案規(guī)模的不斷增加，不僅要占用大量的空間，同時(shí)也增加了事業(yè)單位文書檔案管理人員的工作壓力，部分事業(yè)單位在文書檔案管理過程中因人力不足，導(dǎo)致文書檔案管理混亂，很多文書檔案內(nèi)容不全，內(nèi)部格式不統(tǒng)一，在后續(xù)開發(fā)利用上難以做到全面利用。為此，有必要加強(qiáng)推進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。一是對現(xiàn)有的文書檔案進(jìn)行全面梳理，仔細(xì)核對文書檔案內(nèi)容和格式是否統(tǒng)一正確，并對文書檔案相關(guān)信息進(jìn)行登記，了解文書檔案使用時(shí)間和保存期限，對于已經(jīng)過保存期限的文書檔案，應(yīng)登記造冊核銷，節(jié)省文書檔案存儲(chǔ)空間。二是要對文書檔案進(jìn)行重新組合。文書檔案管理人員應(yīng)結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相關(guān)要求，對部分文書檔案進(jìn)行重組和合并，進(jìn)一步明晰文書檔案脈絡(luò)[2 ]。

2.2 現(xiàn)代化管理路徑

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求事業(yè)單位在文書檔案管理過程中與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理與信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，對事業(yè)單位文書檔案管理形式和內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，從實(shí)質(zhì)上提升事業(yè)單位文書檔案管理效率。在具體實(shí)施過程中，一方面，要主動(dòng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)。一是要結(jié)合事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)際，購進(jìn)一批先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并完善檔案管理信息系統(tǒng)，為文書檔案信息收集、整理、開發(fā)、利用創(chuàng)造有利條件。二是要對文書檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)。要求文書檔案管理人員要熟練掌握各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練地運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行檢索、分類、整理以及信息資源開發(fā)，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作效率。另一方面，要做好后續(xù)信息技術(shù)更新。文書檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展日新月異，如果在文書檔案管理過程中只注重前期建設(shè)，而不注重后期投入，若干年后檔案管理信息系統(tǒng)就會(huì)落后時(shí)代發(fā)展需求，也無法為事業(yè)單位文書檔案現(xiàn)代化管理服務(wù)，因此，必須完善文書檔案持續(xù)投入機(jī)制，確保后續(xù)新信息技術(shù)得到應(yīng)用。

3 事業(yè)單位文書檔案管理的保障措施

3.1 完善檔案管理制度保障

當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作需要不斷適應(yīng)新形勢、新情況，相應(yīng)的文書檔案管理內(nèi)容形式也會(huì)出現(xiàn)新的變化。因此必須結(jié)合文書檔案管理實(shí)際不斷完善檔案管理制度機(jī)制，確保文書檔案管理工作有章可循，有制可依。一方面，事業(yè)單位要從文書檔案信息化建設(shè)的角度出發(fā)，對現(xiàn)行的制度機(jī)制進(jìn)行梳理，并借鑒其他單位檔案制度制訂經(jīng)驗(yàn)，對文書檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升文書檔案管理制度的適應(yīng)性和針對性。另一方面，要制訂科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度。要對檔案管理人員的工作成績進(jìn)行系統(tǒng)的績效考核，對于工作成績突出的檔案管理人員應(yīng)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神嘉獎(jiǎng);對于多年成績突出的檔案工作人員應(yīng)為其提供多樣化的晉升渠道，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作人員的工作積極性。而對于在文書檔案管理工作中態(tài)度敷衍，工作制度落實(shí)不到位的工作人員要給予適當(dāng)?shù)膽徒洌瑢B續(xù)多年排名靠后的檔案管理工作人員應(yīng)調(diào)離一線崗位。通過獎(jiǎng)懲制度的合理利用，確保檔案管理制度真正落實(shí)到位，進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案工作效率。

3.2 強(qiáng)化檔案管理組織保障

事業(yè)單位文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，在工作開展過程中難免會(huì)出現(xiàn)各種矛盾和問題。因此有必要強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理組織保障機(jī)制，進(jìn)一步明確文書檔案管理工作主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，經(jīng)常對文書檔案管理工作問題和矛盾進(jìn)行討論和研究，并提出切實(shí)可行的意見建議，為文書檔案信息化建設(shè)指明方向。同時(shí)要充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)功能，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理部門與其他部門的互動(dòng)溝通，結(jié)合文書檔案管理實(shí)際問題，密切配合檔案管理部門做好文書檔案管理工作。同時(shí)要進(jìn)一步細(xì)化文書檔案工作人員具體責(zé)任，只有將責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，各項(xiàng)工作推進(jìn)才有著力點(diǎn)，才能夠強(qiáng)化文書檔案管理人員工作意識(shí)。

3.3 優(yōu)化檔案管理人員保障

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，要求事業(yè)單位在文書檔案管理工作過程中主動(dòng)地加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)為文書檔案各項(xiàng)工作開展提供扎實(shí)的人員保障。為此，一方面，要加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，要通過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)進(jìn)一步提升文書檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。另一方面，要將文書檔案管理人員信息素養(yǎng)培養(yǎng)作為重要內(nèi)容，要結(jié)合事業(yè)單位信息化建設(shè)實(shí)際需要，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，并主動(dòng)地學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，將這些技術(shù)應(yīng)用到檔案管理信息系統(tǒng)之中，通過人員素質(zhì)的提升，為文書檔案管理工作推進(jìn)提供源源不斷的動(dòng)力[3 ]。

總之，新形勢下，事業(yè)單位在文書檔案管理過程中要主動(dòng)地引入現(xiàn)代信息技術(shù)，對事業(yè)單位文書檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)要結(jié)合文書檔案管理實(shí)際工作需要，將文書檔案信息化建設(shè)作為主要方向。在具體實(shí)施過程中，一方面，要完善相關(guān)的制度機(jī)制，為文書檔案管理工作提供扎實(shí)的制度保障。另一方面，要加大文書檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步明確文書檔案工作人員崗位職責(zé)，積極落實(shí)文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉杰.如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].人力資源，2020（04）：97—97.

[3]李素芳.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的思考[J].檔案管理，2020（06）：129—130.

（作者單位：山東省食品藥品審評查驗(yàn)中心）