新形勢下油公司檔案管理模式探析

文｜任 麗

在國內(nèi)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的影響下，油公司也已進(jìn)入了轉(zhuǎn)型發(fā)展的新階段，因此需要提高對于油公司檔案管理工作的重視程度，并進(jìn)一步推進(jìn)這部分細(xì)節(jié)工作的創(chuàng)新改革，之后才能夠?qū)崿F(xiàn)油公司的良性發(fā)展。結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀分析，雖說在油公司內(nèi)部圍繞著檔案管理工作所開展的改革正在穩(wěn)步推進(jìn)之中，但目前油公司的檔案管理工作之中卻依舊存在諸多需要進(jìn)一步解決的問題。下文中筆者首先分析了油公司檔案管理工作的作用，之后對目前這部分工作中存在的問題進(jìn)行了分析研究，進(jìn)而提出了優(yōu)化檔案管理模式的具體措施，希望對推進(jìn)相關(guān)工作的創(chuàng)新改革以及石油企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展有所幫助。

新形勢下，油公司應(yīng)當(dāng)提高對于檔案管理工作的關(guān)注度，并推進(jìn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新改革。實(shí)際工作中，油公司內(nèi)部的相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)還需要安排專人做好這方面的調(diào)查工作，要理清楚目前公司內(nèi)部的檔案管理現(xiàn)狀和現(xiàn)存問題，之后才能夠營造出全新的管理格局。

一、油公司的基本概述

“油公司”是以利潤最大化為首要目標(biāo)，以“市場化運(yùn)行、項(xiàng)目化服務(wù)”為原則，精干人員隊(duì)伍，更科學(xué)更高效管理為內(nèi)涵的企業(yè)運(yùn)營模式。“油公司”呈現(xiàn)出明顯的歸核化特點(diǎn)，即聚焦于天然氣石油開采核心業(yè)務(wù)，圍繞勘探開發(fā)展開業(yè)務(wù)流程。相較于傳統(tǒng)石油企業(yè)，“油公司”組織結(jié)構(gòu)更為扁平，管理層級較少，橫向聯(lián)合和跨部門交流協(xié)作較多，有利于打造靈活高效的運(yùn)作機(jī)制，通過市場化運(yùn)作、合同化管理、專業(yè)化服務(wù)實(shí)現(xiàn)社會化依托，從而在內(nèi)部提升分工和專業(yè)化程度，有利于進(jìn)一步壓縮成本，提升效益。

二、油公司檔案管理工作的作用分析

首先油公司的檔案具有現(xiàn)實(shí)信息資源性作用。企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展是一個動態(tài)化的過程，因此需要相應(yīng)的信息資源發(fā)揮支撐及保障作用。對油公司來說，其在日常經(jīng)營發(fā)展中所積累下的檔案資源中不僅收錄了公司在特定時間段內(nèi)的經(jīng)營戰(zhàn)略方針、經(jīng)營管理制度，而且還涉及了整個行業(yè)的發(fā)展趨勢、市場變化情況。這方面的資料信息可以為油公司的經(jīng)營決策提供強(qiáng)而有力的參考，所以說必須要提高關(guān)注度。

其次油公司的檔案資料還具有經(jīng)濟(jì)憑證的作用。檔案原本就是對于過往資料的記錄，所以說我們可以將其當(dāng)成是歷史憑證。在上述變化的影響下，油公司的檔案資料也逐漸具備了經(jīng)濟(jì)憑證的作用。

再次石油企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作具有超常服務(wù)性作用。具體來說，石油企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的各項(xiàng)工作都是圍繞著相關(guān)方面的檔案資料所展開的，這是其實(shí)現(xiàn)個人價值、為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量的主要途徑。其核心在于實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案資料的合理利用，進(jìn)而提高相關(guān)檔案資料的服務(wù)作品，之后才能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到這部分工作的重要性，進(jìn)而提高其對于檔案管理工作的關(guān)注度。

三、現(xiàn)階段油公司檔案管理工作中存在的問題分析

（一）從業(yè)人員素質(zhì)的影響

針對油氣田資源勘探環(huán)節(jié)所涉及的檔案資料開展的檔案管理工作需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員發(fā)揮自身的專業(yè)技能，但結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀分析，目前油公司內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)仍舊存在諸多問題，具體表現(xiàn)為不具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，而且在沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上便走上了工作崗位。真正經(jīng)過系統(tǒng)培養(yǎng)的檔案管理人員實(shí)則寥寥無幾。在大部分檔案管理人員的認(rèn)識中，這部分工作都是以搜集整理保存管理檔案資料為核心展開的，所以他們并沒有認(rèn)識到新形勢下油公司檔案管理工作所面臨的新困難、新挑戰(zhàn)，而這一現(xiàn)狀也造成了實(shí)際檔案管理工作漏洞百出的局面。

（二）實(shí)際檔案管理中遇到的問題

首先需要關(guān)注的是檔案管理意識淡薄的問題。與傳統(tǒng)意義上的石油公司相比，因?yàn)橛凸灸Ｊ剿瞥绲氖潜馄交墓芾砟Ｊ剑虼四軌蚴蛊髽I(yè)保持較高的發(fā)展速度。但這一現(xiàn)狀卻給檔案管理工作的落地實(shí)施帶來了諸多難度，雖說扁平化的管理模式保障了企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的時效性，但卻給檔案資料的搜集整理工作造成了諸多滯后性。再加上在崗檔案管理人員沒有培訓(xùn)起正面積極的檔案管理意識，因此實(shí)際檔案管理工作格局始終沒有改觀。

其次是沒有重視電子檔案歸檔整理的問題。及時對電子檔案進(jìn)行歸檔整理可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的缺陷，進(jìn)而在油公司模式下提高檔案管理工作的有效性。新形勢下，沒有對電子檔案進(jìn)行及時歸檔整理的問題需要我們給予足夠的關(guān)注及重視，這方面的問題主要與檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有關(guān)，當(dāng)然也與企業(yè)內(nèi)可以利用的檔案管理資源較為落后有關(guān)。

四、解決油公司檔案管理問題，革新檔案管理模式的具體措施

（一）正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性

首先石油企業(yè)內(nèi)的高層領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案管理工作的重要性建立起正確認(rèn)識，之后還需要在原有基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善檔案管理制度，并且提高相關(guān)檔案管理人員的工作積極性。以提高領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的正確認(rèn)識為基礎(chǔ)，還需要在公司內(nèi)部做好檔案管理的宣傳工作，以幫助各崗位工作人員正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，并且為各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的落地實(shí)施打好基礎(chǔ)。其次企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員也必須要正確認(rèn)識自己所負(fù)責(zé)的工作的重要意義，要理清楚檔案管理與石油企業(yè)健康發(fā)展之間的聯(lián)系，進(jìn)而提高自身的職業(yè)自信心。

（二）完善制度優(yōu)化流程

新形勢下，油公司需要根據(jù)內(nèi)部檔案管理的新形勢、新需要來完善檔案管理制度，進(jìn)而為各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)工作的落地實(shí)施打好基礎(chǔ)。這一環(huán)節(jié)的改革中，還應(yīng)當(dāng)參考相關(guān)的政策法規(guī)，并且需要根據(jù)實(shí)際管理需要不斷對相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行拓展完善。以上述工作為基礎(chǔ)，還需要對相關(guān)工作以及規(guī)章制度的落地實(shí)施情況進(jìn)行做好監(jiān)督管理，要盡可能將責(zé)任落實(shí)到個人，并且對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進(jìn)行獎勵，以提高其工作積極性。

（三）做好檔案管理人員的培訓(xùn)

油公司的特殊性決定了其內(nèi)部的檔案管理工作是一項(xiàng)充滿復(fù)雜性的工作，因此需要檔案管理人員掌握必要的管理技巧，之后才能夠保證實(shí)際檔案管理效果?；诖?，油公司需要做好這方面的人才培養(yǎng)工作，進(jìn)而打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

（四）論證檔案管理業(yè)務(wù)外委的可操作性

在條件允許的情況下，油公司還可以通過檔案管理外部委托的方式來完成新形勢下的檔案管理工作，進(jìn)而提高檔案管理效率。在這方面的改革中，需要先在整合各方資源的基礎(chǔ)上對檔案管理外部委托的可操作性進(jìn)行論證，之后才能夠營造出全新的檔案管理格局。

（五）加大檔案管理資金的投入

新形勢下，油公司需要加強(qiáng)在檔案管理工作中的投入，之后才能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域中的優(yōu)化改革掃清障礙。首先需要保證檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，要配備好檔案管理所必需的辦公室、裝具以及計算機(jī)設(shè)備。在此基礎(chǔ)上，為了讓檔案管理工作適應(yīng)全新的管理形勢，需要推進(jìn)其檔案管理工作的數(shù)字化和信息化改革。例如，需要配備好打印機(jī)、掃描儀以及照相機(jī)等設(shè)備，之后還可以依托線上檔案管理軟件來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、數(shù)據(jù)化，以加強(qiáng)檔案資料在石油企業(yè)內(nèi)部的流通，最終推進(jìn)油公司的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

新時期，油公司的檔案管理工作正面臨著一系列新阻礙、新挑戰(zhàn)，因此需要推進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新改革，逐步營造出全新的檔案管理格局，最終促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。在這方面的改革中，需要先集中力量解決好眼下檔案管理工作中存在的問題，之后才能夠營造出全新的檔案管理格局。前文中筆者對這類問題進(jìn)行了分析研究，希望對推進(jìn)相關(guān)工作的創(chuàng)新改革有所幫助。