我院新冠疫情防控檔案管理與實踐

李承紅 黃倩 郭峰 劉宗明

醫(yī)院新冠疫情防控檔案具體指在新冠肺炎疫情防控工作中受疫情防控影響直接形成的、對國家和社會疫情防控工作開展具有極其重要價值的多種文字、圖表、電子信息、音頻和視頻等不同形式的記錄。醫(yī)院開展疫情防控的所有涉及到疫情防控記錄的資料都屬于疫情防控檔案的范疇，需要對檔案資料進行重點管理。鑒于此，我院在疫情防控的背景下，加強對新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重視，有效組織開展檔案管理工作，為疫情防控檔案資料的高效化利用創(chuàng)造了良好條件。

1 醫(yī)院新冠疫情防控檔案管理的重要性

醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案管理工作主要涉及檔案收集、整理、保管、鑒定、編研、綜合利用等內(nèi)容，其中檔案管理是核心部分，檔案管理工作的開展為檔案資料的共享和利用提供有力支撐。因此醫(yī)院必須加強對新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重視，探索全新檔案管理模式，提高檔案管理整體效能。習(xí)近平總書記高度重視檔案管理工作，提出檔案工作是極其重要的工作，檔案管理工作中的經(jīng)驗總結(jié)和規(guī)律分析對檔案管理工作的開展有重要影響，并且醫(yī)院各項工作的進行都需要檔案的支撐。這對我院開展新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的開展提出了全新要求，只有加強對疫情防控檔案管理工作的重視，并按照國家檔案局《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》的具體工作要求，有效推進檔案管理工作的優(yōu)化，才能真正實現(xiàn)對疫情防控檔案工作的高效化和高質(zhì)量管理，為疫情防控檔案資料的高效化利用創(chuàng)造良好的條件，切實突出檔案管理工作的綜合發(fā)展效能[1]。

2 新冠肺炎疫情防控檔案管理的復(fù)雜性

新冠肺炎疫情防控檔案管理工作相對復(fù)雜，需要在管理工作中結(jié)合實際情況制定相對具體、有效的檔案管理工作方案。具體針對新冠肺炎疫情防控方面檔案管理的復(fù)雜性進行分析，發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下方面：①檔案資料形成具有偶然性和隨機性，需要多部門協(xié)調(diào)共同開展檔案歸檔和整理工作，增加了檔案管理難度；②檔案資料類型多，結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜，并且涉及到的資料數(shù)量相對較大，基本包含綜合類檔案、督查類檔案、醫(yī)療救治檔案、物質(zhì)保障類檔案、信息咨詢類檔案和新聞傳達類檔案等，需要對檔案資料進行集中處理；③檔案資料來源廣，并且相對分散，對于檔案資料管理難度大，部分檔案資料的收集和整理被忽視；④檔案資料利用率相對較高，對醫(yī)院檔案管理工作提出了全新的要求，需要結(jié)合實際情況對檔案資料進行針對性處理，促進檔案管理工作的高效化開展。

3 我院新冠肺炎疫情檔案管理實踐探索

我院加強對新冠肺炎疫情防控檔案管理的重視，現(xiàn)階段已經(jīng)在不同方面做出了相應(yīng)探索，檔案管理水平不斷提升，促進了檔案資料的高效化利用。

3.1 提高思想認識，保證做到“應(yīng)歸盡歸”在疫情防控社會背景下，我院全面加強對檔案管理工作的重視，促進檔案管理工作優(yōu)化開展，確保能將有意義、有價值的文字、聲像和實物資料等進行整合管理，在多部門的積極支持和配合下優(yōu)化檔案管理效能，突出檔案管理工作的重點，認真做好疫情防控期間檔案管理工作，并在檔案管理工作中突出文件資料的完整性和準確性，切實提高檔案管理工作的整體效能[2]。

3.2 制發(fā)文件，落實好建檔工作醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視疫情防控工作中醫(yī)院檔案資料管理情況，制定了疫情防控檔案的收集和管理計劃，重點對與新冠疫情防控相關(guān)的檔案資料進行收集和調(diào)查，并按照具體類別對新冠肺炎期間檔案進行分類、整理和保存，形成完善的新冠肺炎疫情檔案收集和管理機制[3]。在此基礎(chǔ)上，主動與相關(guān)科室有效對接，爭取獲得醫(yī)院相關(guān)科室的積極支持和配合，制定《新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔清單》，確保對檔案管理活動進行全方位優(yōu)化，在《新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔清單》的幫助下規(guī)范檔案收集和管理的流程，為檔案材料的整理創(chuàng)造條件，突出檔案管理工作的基本效能。

3.3 加強統(tǒng)籌指導(dǎo)，有序落實歸檔工作我院在實際組織開展疫情防控期間檔案管理工作中，對文件統(tǒng)籌歸檔，對不同部門、不同科室的檔案管理人員進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在落實安全防護工作的基礎(chǔ)上，有針對性的開展各項檔案歸檔工作，促進檔案資料有效管理和轉(zhuǎn)移，優(yōu)化檔案管理綜合發(fā)展效能[4]。在具體工作中，我院在檔案管理方面全面加強對多媒體技術(shù)的應(yīng)用，對檔案資料的收集和整理方式進行改進和創(chuàng)新，基本上實現(xiàn)了對檔案資料的分類化管理和分別管理的目標，能按照不同檔案資料的性質(zhì)和管理要求對管理方法進行創(chuàng)新，對檔案管理的范圍和內(nèi)容進行明確?，F(xiàn)階段我院在新冠肺炎疫情防控工作中已經(jīng)完成對182 件疫情防控文件檔案資料的收集和整理，有效歸檔20 余件檔案信息資料，為檔案管理工作的創(chuàng)新推進提供了良好的支持，醫(yī)院檔案管理工作效能逐漸提升，為新時代背景下高效檔案管理工作的科學(xué)穩(wěn)定推進創(chuàng)造了理想化的條件。

4 新冠肺炎疫情防控檔案管理實踐措施

在對新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性形成初步認識的基礎(chǔ)上，為了能循序漸進的提高檔案管理效能，實現(xiàn)對疫情防控檔案資料的高效化利用，新時期在實際開展檔案管理工作的過程中我院主要從以下方面作出了實踐探索，為檔案資料的高效化利用提供了良好支持，有助于提升我院檔案管理水平，為檔案資料的高效化和有序化利用奠定堅實的基礎(chǔ)[5]。下面對新冠肺炎疫情防控背景下檔案管理優(yōu)化措施進行分析。

4.1 從全局著眼，制定疫情檔案管理方案我院在國家檔案行政管理部門的積極領(lǐng)導(dǎo)下，綜合分析醫(yī)院疫情防控工作檔案管理需求和管理特點，借鑒國內(nèi)其他醫(yī)院疫情防控工作檔案管理的經(jīng)驗教訓(xùn)，明確檔案管理工作的重點、職責和要求等，從全局著眼科學(xué)界定疫情防控檔案資料管理的范圍、內(nèi)容以及涉及到的檔案管理標準等，確保在實際工作中能針對不同類型、不同來源和不同載體的疫情防控檔案資料制定差異化的管理辦法，突出疫情防控檔案資料的綜合管理效果，真正實現(xiàn)對檔案資料高效化管理的目標，促進管理效能的顯著提升，為疫情防控期間檔案資料的科學(xué)化和系統(tǒng)化管理創(chuàng)造良好的條件[6]。

4.2 全程管理，突出疫情防控檔案管理規(guī)范性在科學(xué)組織推進疫情防控檔案管理工作的實踐探索活動中，我院注意引入全過程管理的思想，積極組織相關(guān)力量在疫情防控的全過程落實檔案管理工作，對線下檔案管理和線上檔案管理進行改進和創(chuàng)新，秉承應(yīng)收盡收的原則，突出檔案管理效能，優(yōu)化疫情防控檔案資料的收集、整理和歸檔工作，保障能發(fā)揮疫情防控資料的作用，對檔案管理全過程進行集中管理，有效規(guī)避檔案資料流失和浪費方面的問題[7]。與此同時要制定檔案管理標準，提升疫情防控檔案管理的規(guī)范性和有序性，實現(xiàn)統(tǒng)一化管理的目標，確保能促進檔案資料的合理化利用，為新時期疫情防控工作的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

4.3 創(chuàng)新服務(wù)，展現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢我院在針對新冠肺炎疫情防控工作檔案進行管理的過程中，應(yīng)該明確在檔案資料中蘊含著一定數(shù)量的危機應(yīng)對信息和疫情防控歷史數(shù)據(jù)信息，為了能提高檔案資料的有效利用率，我院檔案管理和組織部門要重點針對這些數(shù)據(jù)信息進行挖掘，摘編能夠集中反映我院疫情防控工作成果的文件資料、組織協(xié)調(diào)記錄和政策規(guī)定調(diào)整記錄、歷史經(jīng)驗教訓(xùn)等，并及時將這些信息展示在平臺上，方便有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和指揮決策部門按照要求下載檔案文獻資料和使用資料，促進疫情防控檔案資料的高效化利用，真正展現(xiàn)其應(yīng)有的價值和作用，提升疫情防控工作中檔案資料管理效能[8]。

5 結(jié)語

綜上所述，在新冠病毒肺炎疫情防控背景下，我院積極主動參與到疫情防控工作實踐中，形成了大量的檔案資料和文件資料，是對醫(yī)院疫情防控工作的準確記錄，也是對黨和政府積極應(yīng)對疫情突發(fā)事件的真實反映，對于今后研究這方面的問題具有極其重要的價值和作用。因此新時代背景下要全方位加強對疫情防控檔案管理的重視，從多角度積極探索疫情防控檔案管理的措施，確保能形成完善的疫情防控檔案管理體系，為新時代背景下疫情防控工作高效化和系統(tǒng)化開展提供良好的支持。