檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

曲娟 馬靜 王鄭文

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，以信息技術(shù)為代表的前沿科技取得突出成就，信息化為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展注入強(qiáng)大動(dòng)力，給人類生產(chǎn)生活方式帶來深刻變革。在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，檔案信息化建設(shè)步伐加快，檔案數(shù)字化掃描工作、數(shù)字檔案館建設(shè)開展如火如荼，檔案信息化是社會(huì)信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。本文以檔案信息化建設(shè)為中心，闡明了檔案信息化的重要意義和優(yōu)勢，分析了目前檔案信息化存在的問題，提出了行之有效的策略建議，并以青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心為例，闡述不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)踐與探索，進(jìn)一步提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的整合、共享和利用。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案;不動(dòng)產(chǎn)登記;策略建議;實(shí)踐探索

引言

檔案信息化是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案工作的根本目的是為了利用，檔案利用是檔案管理工作人員通過檔案工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程，是檔案為社會(huì)發(fā)展、國家建設(shè)和人民群眾的根本利益服務(wù)的有效途徑。開發(fā)現(xiàn)有檔案信息資源，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，使之更好地服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展，已成為檔案管理部門工作的重中之重。檔案信息化改變傳統(tǒng)檔案的歸檔、管理、存儲(chǔ)、利用方式，既方便了檔案工作者管理，保護(hù)原始檔案材料，又可以打破時(shí)空限制，使利用者方便快捷地享用自己所要查詢的檔案信息。檔案信息化是社會(huì)信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊(duì)伍專業(yè)化，才能更好地服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和廣大社會(huì)群體。

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求

我們生活在一個(gè)信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，隨著各種新興場景的出現(xiàn)，也對(duì)檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時(shí)俱進(jìn)，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要和滿足人民生活的需求。

2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措

人民日益增長的美好生活需要和不平衡、不充分的發(fā)展之間的矛盾已經(jīng)成為我國當(dāng)前社會(huì)的主要矛盾，21世紀(jì)是信息化、數(shù)字化時(shí)代，檔案管理也是信息時(shí)代的重要組成部分，無論是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)還是廣大社會(huì)群體對(duì)檔案信息化的呼聲越來越高，對(duì)數(shù)字化檔案要求越來越強(qiáng)烈，對(duì)于時(shí)間以及效率的要求也不斷促使其加快檔案信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資料的最大化社會(huì)價(jià)值。

3.信息化檔案管理是傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切需要

當(dāng)前，我國信息化建設(shè)已進(jìn)入快速發(fā)展階段，信息化為檔案信息化管理帶來便利的同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)，檔案管理工作要乘勢而為，各方面發(fā)展都迫切要求轉(zhuǎn)變觀念，加快檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，推進(jìn)檔案工作數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

二、信息化檔案管理模式的優(yōu)勢

1.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更加省時(shí)省力

傳統(tǒng)檔案查找需要進(jìn)行手動(dòng)查找，效率非常低，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化管理有著明顯優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案管理工作量大，效率低下，分類查詢復(fù)雜，分類歸檔、人工查詢紙張?jiān)枰罅繒r(shí)間。檔案信息化后，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準(zhǔn)確性，大大提高了工作效率。

2.較之傳統(tǒng)檔案管理模式檢索查詢更加便捷

檔案信息化管理在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)可以編制檢索工具，查閱時(shí)只需按照關(guān)鍵詞、分類號(hào)等采用模糊查詢或精準(zhǔn)查詢的方式即可實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統(tǒng)檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經(jīng)過非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。

3.較之傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)更加安全

傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)文檔，容易受潮和蟲蝕，反復(fù)查閱對(duì)紙質(zhì)檔案損害較大，并且存在火災(zāi)隱患，需要不斷改良和優(yōu)化放置檔案的環(huán)境。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理后續(xù)使用來講，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力成本，對(duì)于檔案保管來講，不僅存在丟失無法復(fù)原的隱患，而且需要大額的保管經(jīng)費(fèi)。相比較而言，信息化管理檔案，存儲(chǔ)和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時(shí)增減信息，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，存儲(chǔ)工作更加便捷，大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，避免了因環(huán)境等因素影響檔案存儲(chǔ)問題。此外，通過信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進(jìn)的存儲(chǔ)系統(tǒng)、云存儲(chǔ)等方式，可以極大提高存儲(chǔ)容量，有效保證了檔案的保密性和安全性。

4.較之傳統(tǒng)檔案管理模式資源共享更加便捷

傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)信息共享，而且檔案管理不能復(fù)制，共享需要到相關(guān)部門調(diào)閱查詢，然而信息化檔案管理使檔案管理的資源共享更加便捷。借助基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)能掌握其他部門和單位的工作重點(diǎn)和檔案管理動(dòng)態(tài)信息，不僅能共享檔案信息資源，還能相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，相比傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理的資源共享更具便捷性。

5.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更具開放性和易用性

傳統(tǒng)方式下，檔案開放程度較低，任何檔案保管的最終目的都是為了發(fā)揮最大價(jià)值，得到利用，信息化手段管理檔案，使用者無需到檔案部門（室）查詢檔案，通過網(wǎng)絡(luò)即可得到所需的檔案資料，既節(jié)省了使用者的等待時(shí)間，又節(jié)省了人力，進(jìn)一步方便了廣大社會(huì)群體，提高了檔案的利用效率。

三、檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.重視程度不夠、效率低下

一是在當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變是時(shí)代所趨，檔案信息化建設(shè)過程中，很多檔案部門沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當(dāng)前和今后、為歷史和后代留下多少文化財(cái)富和留下什么樣的文化財(cái)富，但現(xiàn)在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數(shù)職的問題，配備人員少，工作任務(wù)重，外加對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作只是對(duì)資料的保存，只要保證其完好即可，工作態(tài)度不認(rèn)真、不積極，這是造成檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的根本原因。二是傳統(tǒng)檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對(duì)之后才能調(diào)取相關(guān)檔案，并復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，借閱流程時(shí)間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質(zhì)檔案的磨損，工作效率大大降低。

2.缺乏資金

檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，在加大硬件投入、加強(qiáng)管理規(guī)范等方面需要較大資金，信息技術(shù)日新月異也需要對(duì)軟硬件設(shè)施不斷更新?lián)Q代，信息安全防護(hù)系統(tǒng)構(gòu)建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，對(duì)檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質(zhì)化，難以形成檔案信息的數(shù)字化和規(guī)?；?，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展較慢。

3.缺乏復(fù)合型人才

檔案信息化建設(shè)人才缺乏，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提升，檔案部門缺少具備專業(yè)檔案管理知識(shí)又能熟練使用計(jì)算機(jī)的管理員，而且檔案工作普遍待遇不高，導(dǎo)致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的開展造成很大影響。

4.信息化安全存在隱患

檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，檔案信息化為使用者帶來了極大便利，但在我們享受便捷服務(wù)的同時(shí)也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦遭到黑客攻擊或網(wǎng)絡(luò)故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)不能適應(yīng)信息化的安全需要，設(shè)備陳舊，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)跟不上，檔案信息安全技術(shù)還需不斷完善。

四、檔案信息化建設(shè)的策略建議

1.更新觀念，加強(qiáng)重視

創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識(shí)是保障檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化進(jìn)程下，改進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程迫在眉睫，各相關(guān)部門要結(jié)合本單位實(shí)際創(chuàng)新檔案管理理念，引入新思路和新技術(shù)。各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)定目標(biāo)，分解任務(wù)，精心部署，將檔案信息化建設(shè)納入單位重點(diǎn)工作計(jì)劃，重點(diǎn)進(jìn)行考核。

2.加大資金投入

檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養(yǎng)，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴(yán)重影響了檔案管理信息化進(jìn)程，相關(guān)部門需將檔案事業(yè)信息化工作發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道，確保檔案工作順利開展。加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)對(duì)數(shù)字化設(shè)備更新?lián)Q代，合理引入軟件，加強(qiáng)安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲(chǔ)和檢索模式，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

五、青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心對(duì)檔案信息化建設(shè)做出的探索與實(shí)踐

青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心對(duì)檔案信息化做出了持續(xù)的實(shí)踐和探索，加快檔案信息化進(jìn)程，加強(qiáng)檔案信息化人才培訓(xùn)，強(qiáng)化登記信息安全管控，有效提升了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的整合、共享和利用。

1.加快檔案信息化進(jìn)程

一是檔案數(shù)字化掃描運(yùn)行，引進(jìn)專業(yè)公司，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為完整、清晰的電子檔案進(jìn)行利用。二是不斷升級(jí)檔案自助查詢機(jī)，檔案信息自助查詢，提高檔案查詢自助化程度，辦事群眾放入身份證，不用2分鐘即可查詢房屋權(quán)屬信息、開具住房情況證明、進(jìn)行權(quán)屬狀態(tài)驗(yàn)證，實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用的全自助、便捷化。三是不動(dòng)產(chǎn)登記信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢。市本部于2019年12月上線不動(dòng)產(chǎn)登記信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，辦事群眾不出家門即可查詢所需信息，不必再為一紙證明、一條信息跑腿跑路。截至目前，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)市內(nèi)三區(qū)及其他部分區(qū)市實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上查詢服務(wù)。辦事企業(yè)和群眾可登陸“青島不動(dòng)產(chǎn)登記”微信公眾號(hào)和青島網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站查詢有關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢，切實(shí)滿足了查詢申請(qǐng)人在前期了解不動(dòng)產(chǎn)買賣、抵押、租賃等方面情況的需求，極大減少了往返查詢的時(shí)間，進(jìn)一步提高了查詢工作質(zhì)量和利用效率，真正實(shí)現(xiàn)了“全程網(wǎng)辦”和“零跑腿”。四是建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，使檔案入庫、上架、借閱等工作實(shí)現(xiàn)一條龍信息化管理，檔案管理邁上了新臺(tái)階。五是持續(xù)推進(jìn)信息共享及金融平臺(tái)遠(yuǎn)程查詢。與多個(gè)政府部門實(shí)現(xiàn)信息共享，出臺(tái)共享信息的管理規(guī)定。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了金融機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)程查詢，制定了遠(yuǎn)程查詢管理規(guī)定。信息共享及遠(yuǎn)程查詢可有效緩解一線查詢窗口壓力。六是增強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)同。信息時(shí)代，提高效率最有效的方法，是充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增強(qiáng)與公安、稅務(wù)、民政、社保等相關(guān)部門的信息協(xié)同，徹底打破相關(guān)部門的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門的互聯(lián)互通，滿足相關(guān)檔案信息全國范圍的查詢，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”，簡化要件，真正實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)。

2.培養(yǎng)檔案信息化人才

一是提高重視，為培養(yǎng)檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實(shí)際工作中形成合力，著重培養(yǎng)綜合素質(zhì)高、具有信息化意識(shí)，并掌握適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要的應(yīng)用型人才和高素質(zhì)檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握檔案查詢等檔案專業(yè)知識(shí)，提高綜合素質(zhì)，成為既精通檔案知識(shí)又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。三是按檔案信息化要求培養(yǎng)和使用人才的觀念，引進(jìn)來和走出去，通過專題培訓(xùn)，實(shí)地考察和業(yè)務(wù)交流，為青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案工作人員提供專業(yè)培訓(xùn)，努力造就一支高素質(zhì)檔案管理干部隊(duì)伍。四是設(shè)立檔案工作人員考核機(jī)制，成立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行考核，切實(shí)有效提升工作積極性，切實(shí)提高檔案管理人員工作水平。五是堅(jiān)持正確用人導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)際工作合理安排人才，優(yōu)化人才配置，激發(fā)隊(duì)伍活力，為青島市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作提供技術(shù)和人才保障，不斷適應(yīng)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

3.強(qiáng)化登記信息安全管控

一是制定下發(fā)《檔案庫房管理規(guī)定》，嚴(yán)禁任何人員攜帶易燃易爆物品進(jìn)入庫房，做好安全巡查，重點(diǎn)檢查庫房用電和漏水等情況，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防鼠等工作，用制度保障檔案庫房安全。二是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，使檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。三是嚴(yán)格“以人查房”操作流程，完善信息查詢中的留痕和可追溯功能，梳理系統(tǒng)使用權(quán)限，定期排查信息安全隱患。四是開展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識(shí)，開展消防演練活動(dòng)，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。五是召開全市不動(dòng)產(chǎn)登記信息安全教育大會(huì)，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，確保信息安全，多方面加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)信息安全長效機(jī)制建設(shè)。

六、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理迫在眉睫。要加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門檔案信息資源的互聯(lián)互通，方便社會(huì)和群眾查詢利用檔案;要不斷加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實(shí)性;要匯聚人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐，推動(dòng)信息化和不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的深度融合，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，營造良好的營商環(huán)境，提升檔案服務(wù)水平，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作更好地服務(wù)并為青島建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）