高校檔案實(shí)體資源建設(shè)中檔案利用的探索

邵婧

摘 要：檔案利用是檔案工作的重要組成部分，西北大學(xué)檔案館在高校智慧檔案館研究中，根據(jù)教書育人、科研育人、管理育人、服務(wù)育人的辦學(xué)宗旨，提出圍繞中心、助推管理、服務(wù)師生的工作理念，進(jìn)行了檔案利用的實(shí)踐與探索，為高校智慧檔案館建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞： 高校;檔案實(shí)體資源;檔案利用

檔案實(shí)體資源建設(shè)有序是高校智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案實(shí)體資源建設(shè)包括檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案管理、檔案利用、檔案安全等五個(gè)方面。檔案利用是檔案實(shí)體資源建設(shè)的最終目的。

檔案利用是指公民或者法人通過檔案利用工具查閱檔案信息、搜尋相關(guān)資料，獲取相關(guān)證據(jù)、運(yùn)用檔案資源滿足利用者不同需求的行為過程，也是檔案資源潛在價(jià)值獲得實(shí)現(xiàn)的過程。從狹義上講，檔案利用是指利用者在利用需求的支配下，查閱相關(guān)檔案信息、摘錄相關(guān)檔案內(nèi)容、借閱相關(guān)檔案卷宗或者復(fù)制相關(guān)檔案資料、索取相關(guān)檔案證明、反饋檔案利用效果等具體工作;從廣義上講，檔案利用是指檔案應(yīng)用，包括檔案查閱、檔案借閱、檔案證明、檔案編研、檔案文化資源開發(fā)利用研究、檔案育人等工作。檔案利用包括三個(gè)層面的含義：即檔案利用意識(shí)，檔案利用內(nèi)容，檔案利用方式。檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案工作為社會(huì)服務(wù)的直接手段，也是夯實(shí)檔案基礎(chǔ)、發(fā)揮檔案效能、增強(qiáng)檔案管理水平、提高檔案工作者素質(zhì)、推動(dòng)高校智慧檔案館建設(shè)的重要途徑。

在檔案學(xué)研究和檔案工作實(shí)踐中，通常所說的檔案價(jià)值是指檔案的利用價(jià)值。在檔案實(shí)體資源建設(shè)中，豐富的檔案館藏是檔案利用的基礎(chǔ)，集中統(tǒng)一管理是檔案利用的前提，以合法形式運(yùn)用可供利用的檔案信息是檔案利用的理想狀態(tài)。西北大學(xué)檔案館在檔案利用過程中，注重檔案歸檔、檔案收集、檔案編目注錄上架、檔案到館查閱、檔案遠(yuǎn)程查詢、檔案借閱、檔案編研、檔案文化資源開發(fā)利用研究、檔案育人等檔案業(yè)務(wù)工作，取得了良好的社會(huì)效益。

一、檔案到館查閱

檔案到館查閱是指公民或者法人親臨檔案館，在檔案工作者的幫助下，按照檔案管理規(guī)定，運(yùn)用檔案檢索工具，查找相關(guān)檔案卷宗，閱覽相關(guān)檔案資料，獲取相關(guān)歷史史實(shí)，滿足各自不同需求的行為過程。西北大學(xué)檔案館注重不斷提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)，在檔案到館查閱過程中把按章查閱與熱情服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來，既要求按照查驗(yàn)證件、登記信息、檢索提檔、閱覽摘錄、復(fù)制證明、還檔反饋六個(gè)步驟嚴(yán)格查檔程序，又要求檔案工作者熱情接待、認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心細(xì)致的做好查閱服務(wù)。為了滿足查閱者的不同需求，檔案工作者經(jīng)常加班加點(diǎn)、任勞任怨地從事查閱工作，2015年4月的一天學(xué)校后勤集團(tuán)籌備召開三校區(qū)建設(shè)檢查工作會(huì)議，急需使用三個(gè)校區(qū)的土地證件、征地文件等檔案資料，檔案工作人員從下午5點(diǎn)多一直忙到晚上9點(diǎn)多才完成查找、審閱、復(fù)印工作，保證了第二天會(huì)議的如期舉行。2016年9月26日，韓國吳女士來到西北大學(xué)檔案館，要求查閱其就讀西大碩士研究生期間的檔案資料，補(bǔ)辦學(xué)歷證書、獲取學(xué)位證明。吳女士是張豈之先生的韓國留學(xué)生，她與中國考生一起參加研究生入學(xué)考試，在西北大學(xué)中國思想文化研究所學(xué)習(xí)畢業(yè)，獲得碩士學(xué)位，以后又攻讀了中醫(yī)學(xué)博士研究生?，F(xiàn)申請(qǐng)攻讀西醫(yī)學(xué)博士研究生，申請(qǐng)學(xué)校要求其提供碩士研究生學(xué)習(xí)期間的相關(guān)證件，因其不慎丟失西北大學(xué)碩士研究生畢業(yè)和學(xué)位證書，所以來館查閱檔案資料。工作人員仔細(xì)尋找、調(diào)卷查閱，從檔案案卷中找到了其1997年的碩士學(xué)位授予材料和畢業(yè)論文，并為她免費(fèi)復(fù)印了6套檔案資料，出具了相關(guān)證明。吳女士獲得了她所需要的檔案資料以后，非常感動(dòng)的說：“我的碩士畢業(yè)論文寫的是關(guān)于老子的道德思想，老子的‘道在哪里？說不清楚，但是‘道就在那里;‘德在哪里？‘德體現(xiàn)在生活中的小事里。我來到西大，一次查閱就找到了所有檔案資料，并且不收任何費(fèi)用，使我很受感動(dòng)?！?018年3月15日，西北大學(xué)1996級(jí)畢業(yè)學(xué)生寇某的母親來館幫其查詢相關(guān)檔案，辦理學(xué)歷確認(rèn)事宜。根據(jù)寇母介紹：寇某在高中期間學(xué)習(xí)成績優(yōu)異，因?yàn)楦呖脊婪制?，?dǎo)致報(bào)考學(xué)校不夠理想，因此產(chǎn)生心理障礙，罹患精神疾病。從西北大學(xué)本科畢業(yè)工作以后，又考上了其他學(xué)校的碩士研究生，因其服藥就嗜睡，不服藥又不能控制病情，無奈之下研究生也退學(xué)了。在一次服藥之后，因昏昏沉睡不慎丟失身份證件和本科學(xué)習(xí)期間的畢業(yè)及學(xué)位證書，現(xiàn)需補(bǔ)辦畢業(yè)證書，獲取學(xué)位證明。工作人員經(jīng)過調(diào)卷查閱，找到了1996級(jí)新生錄取名單，給其復(fù)印了相關(guān)資料。因?yàn)閷W(xué)校2000屆本科畢業(yè)生驗(yàn)印表沒有歸檔，工作人員電話聯(lián)系相關(guān)部門老師，詢問補(bǔ)辦畢業(yè)證書流程，告訴她相關(guān)部門的辦公地點(diǎn)和聯(lián)系電話，指導(dǎo)其帶著新生錄取名單復(fù)印件，到相關(guān)部門補(bǔ)辦畢業(yè)證書、開具學(xué)位證明。2018年5月8日，寇某出院后和其母一同來到西北大學(xué)檔案館，要求查閱其在校學(xué)習(xí)期間的成績單，經(jīng)過調(diào)卷查閱后，為其復(fù)印了相關(guān)資料?？紤]到查檔學(xué)生的特殊性，工作人員幫助她逐條核對(duì)撰寫了補(bǔ)辦畢業(yè)證書、獲取學(xué)位證明所需材料和工作路徑，為其草擬了畢業(yè)和學(xué)位證書丟失登報(bào)聲明，并且送給她一個(gè)U盤，以方便其存儲(chǔ)提供補(bǔ)辦畢業(yè)證書所需要的電子照片，相關(guān)部門老師承諾辦好畢業(yè)證書和學(xué)位證明以后，郵寄至她們單位，使其一次辦完所有學(xué)歷確認(rèn)手續(xù)。西北大學(xué)的檔案到館查閱工作贏得了查閱者的信賴和感激。

二、檔案遠(yuǎn)程查詢

檔案遠(yuǎn)程查詢是指公民或者法人通過網(wǎng)站查閱、電話咨詢、QQ查詢、微信查詢、電子郵件查詢等檔案查詢業(yè)務(wù)，滿足各自不同需求的行為過程。西北大學(xué)檔案館在檔案實(shí)體資源建設(shè)有序的基礎(chǔ)上，加快實(shí)體檔案數(shù)字化遷移的步伐，部分檔案已經(jīng)能夠開展檔案遠(yuǎn)程查詢業(yè)務(wù)，給查詢者提供電子簽章檔案資料，并提供實(shí)體檔案資料及其證明材料的郵寄到付服務(wù)。2020年5月9日西北大學(xué)藝術(shù)學(xué)院2014級(jí)本科學(xué)生劉某某通過電話咨詢，電子郵箱發(fā)送身份證明，要求查閱本人的新生錄取名冊(cè)，用于補(bǔ)充個(gè)人人事檔案。檔案工作人員經(jīng)過實(shí)體調(diào)卷，復(fù)印蓋章，通過郵寄到付業(yè)務(wù)將所需檔案資料寄至浙江寧波劉某某單位，并且對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行拍照，轉(zhuǎn)化為PDF格式之后，加蓋電子簽章，通過電子郵件傳送給劉某某，解決了劉某某的遠(yuǎn)程查檔利用問題。類似的電話咨詢、檔案遠(yuǎn)程查詢業(yè)務(wù)已經(jīng)在西北大學(xué)廣泛開展，最近檔案館每天少則遇到幾件、多則遇到幾十件檔案遠(yuǎn)程查詢請(qǐng)求，極大地方便了利用者異地利用檔案資源。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案遠(yuǎn)程查詢這一業(yè)務(wù)將會(huì)很快在社會(huì)上廣泛普及，推動(dòng)檔案查詢工作的發(fā)展。

三、檔案借閱

檔案借閱是指公民或者法人按照檔案管理規(guī)定提出檔案借閱申請(qǐng)，經(jīng)過主管或者分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)以后，借閱相關(guān)檔案卷宗，用后歸還的行為過程。檔案借閱是檔案利用工作的重要組成部分，西北大學(xué)檔案館規(guī)定校內(nèi)有關(guān)單位借閱檔案卷宗，需經(jīng)檔案館館長或者館長委托相關(guān)科室主任批準(zhǔn)，校外其他單位借閱檔案卷宗，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案館館長批準(zhǔn)。秉承“案卷不出庫、出庫需審批、借閱交押金、登記要詳實(shí)、返還查卷宗、歸庫退押金”的原則，借閱單位提供加蓋公章的借閱公函，借閱者持本人身份證件或者工作證件，辦理借閱手續(xù)，繳納借閱押金，借閱相關(guān)卷宗，用后歸還時(shí)，檔案工作者核對(duì)卷數(shù)準(zhǔn)確、卷宗無損后，返還借閱押金，辦理歸庫手續(xù)。確保檔案卷宗完好無缺，借閱工作規(guī)范有序。2017年5月16日中午11點(diǎn)多，西北大學(xué)城環(huán)學(xué)院一位老師因工程項(xiàng)目需要，提出借閱西北大學(xué)南校區(qū)水電管網(wǎng)分布檔案，在辦理借閱手續(xù)之后，檔案工作者調(diào)閱了400多份檔案卷宗，從中選出36卷交給借閱者利用，一直忙到1點(diǎn)半多才去吃飯。4天以后這位老師又借閱了水電官網(wǎng)分布檔案卷宗52卷，一個(gè)星期以后，返還檔案卷宗，領(lǐng)取借閱押金，檔案工作者清點(diǎn)案卷數(shù)目，檢查案卷無損后，檔案卷宗完整歸庫。

四、檔案編研

檔案編研是檔案工作部門根據(jù)館藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著，把館藏靜態(tài)檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)可供利用信息資源的加工過程。檔案編研要立足于檔案記載內(nèi)容，以歷史事實(shí)為依據(jù)，以當(dāng)前法規(guī)為指導(dǎo)，通過挖掘檔案館藏，整理檔案資料，分析檔案形成過程，研究檔案歷史背景，探討檔案時(shí)代價(jià)值，撰寫相關(guān)研究文獻(xiàn)，形成檔案編研成果，指導(dǎo)社會(huì)現(xiàn)實(shí)工作。檔案編研通常采取實(shí)物研究、文獻(xiàn)研究、個(gè)案研究等方法。通過分析檔案形成歷史背景，研究檔案史實(shí)，探討現(xiàn)實(shí)意義，活化編研成果，增加檔案資料的附加值。西北大學(xué)檔案館注重檔案編研工作，從2015年至今發(fā)表檔案學(xué)術(shù)論文20多篇，編著了《西北大學(xué)大事記》（2002～2017年），完成了西北大學(xué)1950～1960年研究生教育課題項(xiàng)目，正在進(jìn)行“智慧校園背景下西北大學(xué)智慧檔案館建設(shè)研究”和“陜西大學(xué)堂時(shí)期屠仁守檔案整理與研究”等課題項(xiàng)目，賦予檔案資料新的內(nèi)涵，豐富校園文化，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響力。

五、檔案文化資源開發(fā)利用研究

習(xí)近平同志指出：“加強(qiáng)對(duì)中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的挖掘和闡發(fā)，使中華民族最基本的文化基因與當(dāng)代文化相適應(yīng)、與現(xiàn)代社會(huì)相協(xié)調(diào)，把跨越時(shí)空、超越國境、富有永恒魅力、具有當(dāng)代價(jià)值的文化精神弘揚(yáng)起來?！?研究檔案文化資源開發(fā)利用不僅可以加強(qiáng)文化自信，更好的弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，而且能夠?yàn)樘嵘腥A民族的國家認(rèn)同感提供最基本、最深刻、最持久的支持力量。特里·庫克認(rèn)為檔案認(rèn)知有四個(gè)范式：證據(jù)、記憶、認(rèn)同、社區(qū)，我們正處在第三個(gè)范式之中——檔案與身份認(rèn)同。馮慧玲教授提出檔案通過參與建構(gòu)與強(qiáng)化集體記憶實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)同。檔案工作者要深入挖掘檔案資源的歷史內(nèi)涵、文化內(nèi)涵、精神內(nèi)涵，不斷豐富檔案文化，增強(qiáng)青年的家國情懷，弘揚(yáng)集體主義精神，培養(yǎng)愛國主義情操。西北大學(xué)根據(jù)檔案記載拍攝的人文歷史紀(jì)錄片《西序春秋，弦歌百年》，就生動(dòng)的拓延了西大的歷史文化資源。揭示了西北大學(xué)“開端于風(fēng)雨飄搖的晚清末年，苦斗于動(dòng)蕩不安的民國初期，中興于抗日戰(zhàn)爭的烽火歲月，新生于共和國百廢待興的火紅年代，騰飛于改革開放的全新時(shí)期”這一歷史史實(shí)，以“漢唐勝地，西北上庠，風(fēng)雨設(shè)帳歷滄?！钡母杪?，詮釋了“文理導(dǎo)愚蒙、政法倡忠勇、師資樹人表、實(shí)業(yè)拯民窮”的辦學(xué)初衷，譜寫了“艱苦創(chuàng)業(yè)、自強(qiáng)不息”的西大精神，彰顯了“公誠勤樸，守正創(chuàng)新”的辦學(xué)理念，吹響了“弘揚(yáng)傳統(tǒng)，堅(jiān)守興學(xué)，追求進(jìn)步，圖強(qiáng)報(bào)國，振興中華”的號(hào)角，激勵(lì)著西大學(xué)子把個(gè)人志向和國家命運(yùn)緊密結(jié)合起來。由此可見，檔案文化資源開發(fā)利用研究形成的影視作品、人物小傳、簡明校史等可以直接帶來感人的歷史文化體驗(yàn)，激勵(lì)人們以豪邁的精神狀態(tài)，從新的起點(diǎn)踏上新的旅程。

六、檔案育人

檔案育人是指檔案工作部門配合教學(xué)管理部門、行政管理部門、學(xué)生管理部門、后勤服務(wù)部門，依托莊嚴(yán)厚重的檔案文化潛移默化的指導(dǎo)學(xué)生樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，利用客觀真實(shí)的檔案素材、以潤物無聲的方式、塑造學(xué)生良好的人格魅力，運(yùn)用直觀生動(dòng)的檔案文獻(xiàn)、通過豐富多彩的檔案活動(dòng)、賦予學(xué)生必備的知識(shí)和技能、激勵(lì)學(xué)生求知探索創(chuàng)新的渴望、提高學(xué)生分析與解決問題的能力、推動(dòng)學(xué)生個(gè)人的社會(huì)化進(jìn)程。踐行檔案記載歷史，傳承文明，發(fā)展科學(xué)，潤物育人的宗旨。西北大學(xué)在檔案育人實(shí)踐中，大力加強(qiáng)檔案建設(shè)，不斷豐富檔案館藏，努力奠定檔案育人的物質(zhì)基礎(chǔ)。堅(jiān)持立足“艱苦創(chuàng)業(yè)，自強(qiáng)不息”的西大精神，深入挖掘館藏檔案的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化資源、樹德育人理論知識(shí)資源、名師校友人格魅力資源，教育學(xué)生做一個(gè)遵紀(jì)守法、重德守禮、誠信友善、志趣高尚、開拓創(chuàng)新的人。檔案館與學(xué)校宣傳部門、教學(xué)管理部門、行政管理部門、學(xué)生管理部門、后勤服務(wù)部門積極協(xié)作，開展豐富多彩的檔案文化活動(dòng)，不斷提升檔案育人水平，增強(qiáng)檔案育人效果。高校檔案對(duì)于學(xué)生體驗(yàn)校園文化、領(lǐng)悟治學(xué)思想、探求科學(xué)知識(shí)、升華家國情感、激勵(lì)拼搏進(jìn)取的奮斗精神具有重要的作用。

隨著我國檔案工作由“國家模式”向“社會(huì)模式”的轉(zhuǎn)變，檔案工作的性質(zhì)出現(xiàn)了由政工管理向政工管理與服務(wù)人民兼?zhèn)涞姆较虬l(fā)展。檔案工作者的使命也由“為黨管檔，為國守史”發(fā)展為“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”。高校是精英人才的聚集場所、先進(jìn)文化的傳播陣地、社會(huì)創(chuàng)新的重要力量，高校檔案利用工作對(duì)于社會(huì)檔案利用工作具有重要的引領(lǐng)作用。所以，在智慧校園背景下高校智慧檔案館建設(shè)研究項(xiàng)目中，夯實(shí)檔案實(shí)體資源建設(shè)基礎(chǔ)，做好高校檔案利用工作是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

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（作者單位：西北大學(xué)檔案館）