加強(qiáng)檔案材料的收集整理

張超

摘 要：檔案材料收集整理工作的重要性較為顯著，已經(jīng)成為當(dāng)前學(xué)院的重點(diǎn)工作之一。本文將圍繞加強(qiáng)檔案材料收集整理的重要性進(jìn)行闡述，詳細(xì)分析檔案材料收集整理的特點(diǎn)，以此為依據(jù)提出有效的收集整理對策，充分結(jié)合學(xué)院發(fā)展的實(shí)際情況，堅持實(shí)事求是的基本原則，旨在為日后研究工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案材料;收集整理;管理制度

前言

加強(qiáng)檔案材料收集整理是提升學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。要在檔案材料收集整理的過程中明確其特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況制定科學(xué)的收集管理范圍，保證檔案材料的準(zhǔn)確性與完整性，使之促進(jìn)學(xué)院檔案管理工作的順利運(yùn)行。

一、加強(qiáng)檔案材料收集整理的重要性分析

1.為開展檔案工作奠定基礎(chǔ)

學(xué)院在開展教學(xué)、行政管理等工作的過程中會產(chǎn)生大量的文件資料，且具有一定的保存價值。通過對檔案材料整理的方式對資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，由專人集中整理，做好電子檔案、照片、材料的收集、積累、保管、整理立卷與歸檔工作，并在實(shí)際歸檔的過程中嚴(yán)格按照相關(guān)的程序進(jìn)行操作，完成檔案資料的收集與整理，并將分類好的材料進(jìn)行統(tǒng)一保管。由此可知檔案材料收集整理的工作較為突出，是開展檔案工作的基礎(chǔ)與前期，為此要充分認(rèn)識到檔案材料收集整理的重要性，保證后續(xù)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.提升檔案管理工作質(zhì)量

學(xué)院工作較為多樣，檔案數(shù)據(jù)來源廣泛，如果不對其進(jìn)行及時整理將會降低檔案管理質(zhì)量。學(xué)院兼職檔案員應(yīng)提升自身的責(zé)任意識，保證檔案材料收集整理的及時性，體現(xiàn)檔案材料的完整性，以此為其他工作的開展提供理論依據(jù)。在收集整理檔案資料的過程中，如果收集整理不及時，當(dāng)出現(xiàn)支離破碎的資料文件時將不能反映出學(xué)院運(yùn)行的具體情況，一定程度上將會阻礙學(xué)院工作的順利開展。為此，通過加強(qiáng)檔案材料收集整理的方式真實(shí)還原學(xué)院各項工作，從整體上提升檔案材料管理質(zhì)量。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全、準(zhǔn)確

學(xué)院在開展各項實(shí)踐活動的過程中，會形成多樣的檔案信息，為了保證檔案材料的完整性，則需要對其進(jìn)行統(tǒng)一收集與管理，在此環(huán)節(jié)中注重將電子檔案、照片、材料的收集、積累、保管、整理立卷與歸檔有效整合在一起，集中對其進(jìn)行管理，并且需要保證檔案材料收集的全面性，建立健全完善的學(xué)院內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，真實(shí)反映學(xué)院各項教學(xué)科研、行政工作開展的情況，通過對其進(jìn)行集中收集與管理的方式可以防止出現(xiàn)檔案資料丟失的問題，確保檔案資料的安全性。

二、檔案材料收集整理特點(diǎn)分析

1.形成多樣性

當(dāng)前學(xué)院開展工作具有多樣性，在檔案材料收集管理的過程中，在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中對高校檔案的分類相關(guān)規(guī)定有所記載，主要將其分為教學(xué)、科研、行政以及儀器設(shè)備、聲像類等，由此可以看出，當(dāng)前高校檔案材料呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。除此之外，高校活動類型相對豐富，除了包括黨政管理類活動之外，還涉及教學(xué)、基建以及出版等專業(yè)職能活動，而這些活動的開展具有保管價值，需要切實(shí)做好各種形式的檔案材料的收集與整理工作。

2.來源廣泛性

檔案材料的來源一定程度上與檔案材料的形成有關(guān)，隨著高校發(fā)展規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，檔案類型較為豐富，各部門認(rèn)識到檔案管理的重要性，紛紛加強(qiáng)對部門的檔案管理工作，在對各門類檔案材料進(jìn)行管理的過程中，嚴(yán)格遵循檔案材料的規(guī)律，其中檔案材料載體形態(tài)也呈現(xiàn)出廣泛性。從行政管理檔案以及教學(xué)檔案的來源進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)前者主要來源于學(xué)校的行政各部門，而后者主要來源于教學(xué)各單位。除了黨政管理檔案以及教學(xué)檔案之外，從來源的角度進(jìn)行分析，還涉及科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版檔案等，分別來源于科技處、基建處以及各學(xué)院、實(shí)驗室等，由此可見由于檔案材料的形成方式具有一定的復(fù)雜性，會使檔案來源呈現(xiàn)出廣泛性的特點(diǎn)。

3.時間非統(tǒng)一性

由于不同形式的檔案材料存在一定的差異性，在開展檔案材料收集與管理的過程中很難形成時間的統(tǒng)一性，在歸檔時間上存在差別。從檔案歸檔的時間角度進(jìn)行分析，了解教學(xué)、科研以及行政等檔案歸檔進(jìn)行分析，主要是以自然年度為基礎(chǔ)的;而教學(xué)檔案歸檔的過程中，與上述檔案材料的歸檔方式存在區(qū)別，主要是以教學(xué)年度來進(jìn)行。同時，在對電子文件類、聲像檔案類自己設(shè)備購置等方面的檔案資料收集時間進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)在時間上不具有統(tǒng)一性。

4.對象多元化

隨著教學(xué)改革的逐漸深入，學(xué)院發(fā)展規(guī)模逐漸增加，為了適應(yīng)教學(xué)發(fā)展的需要，積極引進(jìn)教師隊伍，從教師隊伍的角度進(jìn)行分析，除了學(xué)院自身所具備的穩(wěn)定教師隊伍之外，學(xué)院還會聘請校外兼職教師、專家以及外籍教師等，在檔案材料收集整理的過程中，會增加檔案材料收集的對象，使之檔案材料收集對象呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，也增加了檔案材料的整理難度。

三、加強(qiáng)檔案材料收集管理的基本原則

1.系統(tǒng)性原則

檔案材料收集管理的過程中要始終堅持系統(tǒng)性基本原則，在此環(huán)節(jié)中嚴(yán)格按照學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，為了真實(shí)反映出學(xué)院各項活動開展的實(shí)際情況，要保證檔案材料收集整理的完整性、系統(tǒng)性，逐步提升檔案材料的使用價值，以此為后續(xù)工作的開展提供憑證。

2.原始性原則

從檔案的本質(zhì)屬性角度進(jìn)行分析，主要是以歷史的原始記錄的形式來呈現(xiàn)。為此，在學(xué)院檔案材料收集管理的過程中要始終堅持原始性的基本原則，使之具備一定的查考價值，以上級對本學(xué)院下達(dá)的文件材料為例，在對其進(jìn)行收集與整理的過程中，要保證資料的原貌，切忌隨即更改，要以原件的形式呈現(xiàn)，在對這類文件資料進(jìn)行歸檔的過程中，要體現(xiàn)出文件材料的真跡，避免出現(xiàn)對復(fù)制件進(jìn)行歸檔的現(xiàn)象。

3.真實(shí)性原則

從檔案收集管理角度進(jìn)行分析，檔案材料的優(yōu)勢較為顯著，是對歷史的準(zhǔn)確記錄，為了后續(xù)查考提供理論依據(jù)，則在檔案收集管理的過程中要堅持真實(shí)性的基本原則，以此為后續(xù)處理問題提供參考。只有保證了檔案材料的真實(shí)性才能準(zhǔn)確獲取學(xué)院整體發(fā)展情況。這就要求在對行政文件（會議紀(jì)要等）、電子檔案、照片、材料的收集、積累、保管、整理立卷與歸檔、各類人員信息進(jìn)行統(tǒng)計的過程中要保證材料信息的真實(shí)性，將檔案材料的查考憑證優(yōu)勢作用進(jìn)行充分的發(fā)揮。

4.參考價值原則

學(xué)院檔案材料的利用價值較高，在檔案材料的收集管理的過程中要從參考價值角度進(jìn)行分析，注重分析文件與檔案之間的關(guān)系，前者是后者的基礎(chǔ)，而后者是前者的精華。從文件的角度進(jìn)行分析，部分文件在履行功能之后不具有社會價值，而另一部分文件將會對今后學(xué)院工作的開展提供查考價值，為了后續(xù)工作的梳理進(jìn)行，則需要將此時的文件轉(zhuǎn)換成檔案，對其進(jìn)行集中管理。為此，為了提升檔案的利用價值，在檔案收集管理的過程中注重整合文件信息，并對其進(jìn)行科學(xué)的選擇，從中篩選出具有參考價值的信息，進(jìn)行歸檔處理。

四、加強(qiáng)檔案材料的收集整理有效對策

1.制定檔案材料收集整理制度

提升檔案材料的收集管理水平需要制定完善的管理制度，要堅持一切從實(shí)際出發(fā)、實(shí)事求是的基本原則，學(xué)院各科室要積極發(fā)揮自身的優(yōu)勢，在檔案材料收集整理的過程中嚴(yán)格按照檔案材料收集整理標(biāo)準(zhǔn)中的相關(guān)規(guī)定，在此環(huán)節(jié)中充分結(jié)合學(xué)院整體運(yùn)行的實(shí)際情況，以此保證檔案收集管理工作的有序性。例如，以高校碩士研究生登記表為例，由于學(xué)校之間存在一定的差異，部分學(xué)校未充分認(rèn)識到加強(qiáng)該項材料的收集整理，不利于實(shí)現(xiàn)檔案材料的完整性。為此，針對該現(xiàn)象要及時制定檔案材料收集管理制度，嚴(yán)格按照管理制度的標(biāo)準(zhǔn)對碩士研究生登記表材料進(jìn)行歸檔。由于當(dāng)前檔案來源呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，這就要求相關(guān)的科室要增強(qiáng)責(zé)任意識，在對檔案材料收集與管理過程中，要制定嚴(yán)格的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，了解需要?dú)w檔的材料，并對其進(jìn)行歸檔。同時，要規(guī)定檔案材料收集整理的檢查要求、收集整理要求以及移交時間等，在對材料進(jìn)行歸檔的過程中需要嚴(yán)格按照檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，在此環(huán)節(jié)中需要各科室的積極參與，相關(guān)工作人員要積極提供材料信息，從整體上反映學(xué)院運(yùn)行的真實(shí)情況。

2.完善檔案材料收集整理范圍

在對檔案材料進(jìn)行收集整理的過程中要注重制定合理的范圍，以此保證檔案資料收集整理的全面性。第一，要對辦學(xué)方面的文件資料進(jìn)行收集整理，其中主要涉及學(xué)院辦學(xué)的指導(dǎo)方針以及發(fā)展規(guī)劃等資料，還可以是依法治校的會議記錄以及專題材料等。充分結(jié)合學(xué)院運(yùn)行的實(shí)際情況，將定期召開的討論研究學(xué)院教學(xué)發(fā)展方向的文件材料進(jìn)行收集與整合。通過對辦學(xué)方向的文件材料的收集可以了解學(xué)院的整體管理能力。第二，要對學(xué)院師資隊伍建設(shè)的文件材料進(jìn)行收集整理，隨著教學(xué)改革的逐漸深入，學(xué)院教師隊伍逐漸壯大，這給教師的教學(xué)能力提出了更高的要求，為此，積極鼓勵教師開展教學(xué)科研活動，并撰寫相關(guān)的學(xué)習(xí)報告，歸檔具備特色的教案以及教學(xué)管理方案等材料。通過對教師隊伍文件材料的歸檔來對教師的今后的專業(yè)發(fā)展與培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。第三，對學(xué)院常規(guī)管理文件材料進(jìn)行歸檔，從教學(xué)的層面進(jìn)行分析，主要涉及教學(xué)大綱以及編寫教案等;從教學(xué)建設(shè)角度進(jìn)行分析，包括教學(xué)設(shè)備的使用以及圖書資料室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，在這些常規(guī)管理的過程中會編制成文件材料以供參考，注重將這些文件材料進(jìn)行收集整理，并集中進(jìn)行歸檔處理，真實(shí)展現(xiàn)學(xué)院管理現(xiàn)狀。

3.增強(qiáng)檔案材料收集整理意識

學(xué)院檔案材料收集整理工作的有序進(jìn)行離不開領(lǐng)導(dǎo)人員的指導(dǎo)，尤其是在日常的管理過程中，要突出檔案材料收集整理的重要性，以此為檔案歸檔工作提供一定的指導(dǎo)，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。為此，在檔案材料收集整理的過程中要充分結(jié)合現(xiàn)階段高校檔案管理工作的實(shí)際需要，集中力量做好以下幾個方面。第一，定期開展檔案管理匯報總結(jié)大會，要求學(xué)院各科室人員積極參與，對檔案材料的形成方式以及來源進(jìn)行匯總，學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)聽取意見，并及時針對在匯報過程中存在的問題與各科室人員深入探討，以此制定出科學(xué)的檔案資料收集整理方案，要在匯報過程中滲透檔案管理意識，逐步激發(fā)各科室人員積極參與檔案收集整理工作的積極性。第二，是要做好思想教育工作，要在日常的教學(xué)管理過程中滲透學(xué)院檔案工作對于學(xué)院發(fā)展的重要性，可以將國家檔案法相關(guān)知識進(jìn)行講解，引導(dǎo)各部門人員明確檔案收集整理的標(biāo)準(zhǔn)，以此豐富檔案管理相關(guān)知識，在此環(huán)節(jié)中要求各科室工作人員之間相互交流、學(xué)習(xí)經(jīng)驗，掌握檔案材料收集整理的全過程，并在收集整理的過程中嚴(yán)格按照規(guī)章制度實(shí)施。

4.做好檔案材料收集整理宣傳

提升檔案材料收集管理質(zhì)量的關(guān)鍵是要營造良好的氛圍，注重做好檔案收集整理的宣傳工作，堅持實(shí)事求是基本原則，以此增強(qiáng)檔案意識。第一，隨著新媒體時代的到來，學(xué)院在對檔案材料收集整理進(jìn)行宣傳的過程中可以借助學(xué)院網(wǎng)站、官方微信公眾平臺、微博等平臺，并定期發(fā)送相關(guān)的檔案管理知識，詳細(xì)說明什么樣的文件材料可以形成檔案，以此加深對檔案收集管理相關(guān)知識的理解。第二，定期組織知識競賽活動，要求教師、學(xué)生、工作人員積極參與，將相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)相關(guān)知識應(yīng)用其中，以此才能切實(shí)掌握檔案收集整理的具體內(nèi)容，創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理空間。為此，通過宣傳檔案材料收集整理的方式來增強(qiáng)檔案意識，為今后檔案歸檔工作的有序進(jìn)行提供參考，采用這樣的方式一定程度上可以防止出現(xiàn)在檔案材料收集整理過程中存在的遺漏現(xiàn)象，使管理者真實(shí)了解學(xué)院整體隊伍發(fā)展的實(shí)際情況，為后續(xù)決策的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

5.豐富檔案材料收集整理方式

當(dāng)前學(xué)院檔案材料收集整理方式具有多樣性，在此環(huán)節(jié)中要將常規(guī)收集法、過程控制法、零星臨時收集法、主動工作投入法等有效的結(jié)合在一起。第一，常規(guī)收集法。這種方式應(yīng)用較為普遍，學(xué)院在開展工作的過程總會產(chǎn)生檔案資料，在對這些檔案資料進(jìn)行歸檔的過程中要求產(chǎn)生單位對其進(jìn)行集中整理并匯總，并交由檔案管理部門。在制定收集歸檔方式的過程中可以設(shè)置兼職檔案員，并分別安置在不同的部門，對歸檔的范圍以及程序進(jìn)行規(guī)范。第二，過程控制法。主要是對文件材料的質(zhì)量進(jìn)行控制，包括書寫材料、電子材料以及印刷材料執(zhí)行進(jìn)行全面的檢查，并在歸檔的過程中及時糾正存在偏差的問題，以此保證檔案材料歸檔的準(zhǔn)確性。第三，零星臨時收集法。主要針對的是在檔案材料收集整理過程中存在遺漏的情況，如對校慶等活動所產(chǎn)生的資料文件進(jìn)行收集，或者是對突發(fā)性活動資料文件的收集。第四，主動工作投入法。主要是指學(xué)校的檔案部門積極發(fā)揮自身的優(yōu)勢，主動開展不同形式的服務(wù)，為教學(xué)科研、行政等工作的開展提供便利，以此保證檔案材料收集整理的有效性，提升收集整理效果。

五、結(jié)論

加強(qiáng)檔案材料的收集與管理的方式具有多樣性，在此環(huán)節(jié)中，要注重豐富檔案材料的收集管理范圍，要將常規(guī)收集法、過程控制法、超前導(dǎo)入法等有效的應(yīng)用其中，兼職檔案人員要提升對檔案收集整理的重要性的認(rèn)識，完善收集整理方式，以此從整體上提升檔案管理質(zhì)量。

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（作者單位：寧夏大學(xué)）