淺談依法治檔如何在推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案工作中發(fā)揮重要作用

杜俊英

摘 要：作為國(guó)有企業(yè)所有活動(dòng)的有效記錄與無(wú)價(jià)財(cái)富，國(guó)有企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)的根據(jù)和憑證。改革開放以來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多國(guó)有企業(yè)的發(fā)展歷程經(jīng)歷兼并、分化、擴(kuò)張、改制等變動(dòng)，企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)最終體現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，在確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理工作有效實(shí)施、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面，檔案管理工作具有重要地位和作用。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展在一定程度上也影響著檔案管理任務(wù)的發(fā)展?，F(xiàn)階段，我國(guó)的檔案法律法規(guī)落實(shí)工作正在與時(shí)俱進(jìn)地執(zhí)行，與檔案相關(guān)的法律法規(guī)體系在不斷完善，也深深影響到企業(yè)的檔案工作。本文介紹了在國(guó)有企業(yè)發(fā)展建設(shè)中堅(jiān)持推進(jìn)依法治檔的重要性，并提出了推進(jìn)國(guó)有企業(yè)依法治檔的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：依法治檔;國(guó)有企業(yè);檔案工作

改革開放以來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多國(guó)企的發(fā)展歷程經(jīng)歷兼并、分化、擴(kuò)張、改制等變動(dòng)，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中會(huì)形成各種檔案， 在企業(yè)各個(gè)發(fā)展階段，國(guó)有企業(yè)檔案工作必須與企業(yè)其他管理工作共同發(fā)展、協(xié)同共進(jìn)。很多央企和大型國(guó)有企業(yè)檔案工作規(guī)范化做得非常好，而眾多國(guó)企檔案工作面臨的問(wèn)題依舊眾多， 表現(xiàn)形式各異，檔案工作在單位中的作用與地位， 很大程度依賴于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度或個(gè)人的看法而定;檔案工作的日常管理機(jī)制、檔案材料歸檔內(nèi)容和時(shí)間， 沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，檔案的管理方法比較落后;檔案人員隊(duì)伍建設(shè)長(zhǎng)期得不到重視，人員配置不足，上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育缺失;實(shí)際工作中檔案的專業(yè)性和規(guī)范性與企業(yè)隨意的對(duì)待形成較大的反差，檔案電子化和數(shù)字化方面起步晚，制約了檔案信息應(yīng)有的價(jià)值和作用的發(fā)揮，時(shí)間越久問(wèn)題越突出。雖然檔案管理工作無(wú)法給企業(yè)帶來(lái)實(shí)際盈利，但在保護(hù)企業(yè)有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)、維護(hù)企業(yè)利益和職工利益方面具備極大的作用。

在堅(jiān)持依法治企的過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)代化企業(yè)制度的產(chǎn)權(quán)形式、管理科學(xué)等各類規(guī)范與依法治檔這三者有機(jī)融合起來(lái)，掌握目前檔案管理的內(nèi)部環(huán)境及其服務(wù)需求更改環(huán)境。因此，加大對(duì)企業(yè)檔案的管理力度，實(shí)際上就是在保護(hù)企業(yè)發(fā)展中構(gòu)建的重要經(jīng)營(yíng)成果，等同于在加大對(duì)國(guó)有重要資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的保護(hù)力度。

一、企業(yè)檔案工作依法治檔的含義

依法治檔有兩個(gè)層面的含義，一是各級(jí)檔案行政管理部門依法進(jìn)行檔案立法及貫徹落實(shí)，二是各實(shí)體單位根據(jù)法律來(lái)進(jìn)行檔案的治理工作。依法治檔的“法”，主要指法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。法規(guī)指的是法律規(guī)范，是企業(yè)行為的重要規(guī)范，是實(shí)施基礎(chǔ)的準(zhǔn)繩。法規(guī)規(guī)定了什么事情可以做，什么事情禁止做。標(biāo)準(zhǔn)主要是指標(biāo)準(zhǔn)性規(guī)范，指業(yè)務(wù)技術(shù)性規(guī)范，統(tǒng)一規(guī)定了企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作內(nèi)容，是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的重要衡量指標(biāo)，為企業(yè)指明了做好一件事的方法，做得更好的方法。

在企業(yè)中依法治檔主要是在管理檔案的過(guò)程中依法治檔，強(qiáng)調(diào)依法治檔的過(guò)程及成效。一方面，是對(duì)于國(guó)家及各級(jí)管理部門檔案法規(guī)的貫徹執(zhí)行，就是利用檔案法律法規(guī)、工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行規(guī)范管理，開過(guò)程中，必須重視落實(shí)檔案的行政管理任務(wù)及其業(yè)務(wù)管理任務(wù)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制，規(guī)劃合理的企業(yè)檔案管理方案，有效執(zhí)行檔案工作。該工作是檔案管理工作法治化的核心。另一方面，在執(zhí)行企業(yè)檔案管理機(jī)制、檔案法律、行政法規(guī)期間，要根據(jù)企業(yè)檔案管理的具體經(jīng)驗(yàn)，來(lái)改善企業(yè)檔案管理的主要流程，這其中主要包括檔案管理種類、檔案管理隊(duì)伍、企業(yè)檔案庫(kù)房建設(shè)、檔案管理軟件系統(tǒng)等方面。企業(yè)在開展依法治檔的過(guò)程中，不但要高度重視檔案法律法規(guī)的落實(shí)情況，還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案工作指標(biāo)的功能。就檔案管理工作人員而言，檔案法規(guī)及其標(biāo)準(zhǔn)不但是工具，同時(shí)也是武器。其法規(guī)是開展相關(guān)工作的強(qiáng)有力依靠，依法治檔工作則是深化檔案工作的核心保證。另外，檔案立法的根本目標(biāo)，是基于法律的保證下，加強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案工作的重視程度，努力使檔案工作滿足標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。

二、企業(yè)檔案依法治檔的關(guān)鍵是有法可依

開展企業(yè)檔案法制化建設(shè)工作的重要部分，在于其法規(guī)體系不僅包括國(guó)家現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)體系， 還包括各種專門檔案及行業(yè)部門檔案規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)。

1.國(guó)家檔案法律法規(guī)

1987年我國(guó)第一部檔案法《中華人民共和國(guó)檔案法》及《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，明確了企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)四項(xiàng)主要職責(zé)?！稒n案法》自從出臺(tái)之后，以其為根據(jù)的檔案法律法規(guī)體系正在不斷健全，檔案的法規(guī)體系建設(shè)工作，邁入嶄新的歷史階段。該法的出臺(tái)頒布，使得我國(guó)檔案管理事業(yè)的建設(shè)及其發(fā)展，獲得了重要的法律保證，同樣意味著檔案管理事業(yè)走上了依法治檔的新階段。這是所有檔案機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)首先學(xué)習(xí)與遵循的檔案法規(guī)。2019年開啟《檔案法（修訂草案）》，修訂后的《檔案法》將開啟依法治檔的新時(shí)代。

2.與企業(yè)檔案管理密切相關(guān)的法律法規(guī)

企業(yè)檔案工作立法最早為2002年的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，為企業(yè)檔案管理制定了工作標(biāo)準(zhǔn)。2004年頒布《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，對(duì)于文書檔案整理歸檔提供基礎(chǔ)性指導(dǎo)。2009年的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，是全面、詳細(xì)的企業(yè)檔案法規(guī)，引用17個(gè)檔案管理規(guī)范性文件，明確了企業(yè)檔案管理工作的主要準(zhǔn)則、組織與制度規(guī)定，為企業(yè)開展的檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化構(gòu)建、相關(guān)設(shè)施設(shè)備配置等領(lǐng)域提供了方法指導(dǎo)。例如，在2012年出臺(tái)的檔案局令第10號(hào)文件中，就對(duì)企業(yè)的文書檔案管理工作規(guī)范了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案整理歸檔制定了標(biāo)準(zhǔn)。2017年《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，對(duì)于企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提供全面指導(dǎo)。2019年國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》。各省市及行業(yè)檔案部門也制定了地方檔案管理法規(guī)、專業(yè)檔案法規(guī)。如陜西省依據(jù)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》，編制《陜西省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》，對(duì)于基層檔案人員來(lái)說(shuō)指導(dǎo)性和操作性更強(qiáng)。

3.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立，規(guī)定了檔案管理人員、各類相關(guān)業(yè)務(wù)人員需要遵循的行為準(zhǔn)則，起到規(guī)范檔案工作和管理效益的作用。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)既有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)，也有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容涉及檔案工作的業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理等各個(gè)領(lǐng)域。為了確保相關(guān)部門及工作人員可以自覺(jué)遵守一系列標(biāo)準(zhǔn)，2000年頒布《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定了歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等具體整理方法，并開始以“件”為整理單位的歷史，為“輕整理、重檢索”打好基礎(chǔ)，很大程度解放了檔案人員的工作量，在提供利用上也更便捷安全。2006年出臺(tái)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》檔案局令第10號(hào)文件，變更了保管期限的劃分，由原來(lái)的永久、長(zhǎng)期、短期改為永久、定期30年和定期10年，更加明晰了劃分標(biāo)準(zhǔn)。浙江省的《企業(yè)檔案工作等級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)企業(yè)檔案工作從組織管理、設(shè)施設(shè)備、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)四方面進(jìn)行量化評(píng)定，為企業(yè)全方位做好檔案工作提供量化標(biāo)準(zhǔn)。在專門檔案方面，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等科技檔案、人事檔案都有各自的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。金融、銀行、電力等行業(yè)還制定了行業(yè)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。

可見(jiàn)，我國(guó)的檔案立法一直在與時(shí)俱進(jìn)中，對(duì)于企業(yè)檔案管理規(guī)范要求也越來(lái)越細(xì)致，從而企業(yè)檔案工作也不斷有新的要求和使命，促使檔案管理水平上新臺(tái)階，煥發(fā)新的生命。事實(shí)證明，檔案立法工作越好的地區(qū)，對(duì)于各部門及企事業(yè)單位的指導(dǎo)性越強(qiáng)，檔案工作規(guī)范化程度越高。

三、依法治檔如何在推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案工作中發(fā)揮重要作用

《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》要求各機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)，配備專門人員，完善設(shè)施和制度，所以在國(guó)有企業(yè)依法治檔不單單是檔案人員的職責(zé)，將依法治檔融入依法治企中，方可推動(dòng)企業(yè)檔案工作。

1.依法治檔融入依法治企

基于企業(yè)依法治企總路線的標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)必須在其經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，重點(diǎn)做好檔案管理工作。為此，檔案管理部門需要主動(dòng)投身于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)過(guò)程中，不但要嚴(yán)格把控各類文件資料的撰寫過(guò)程，還要確保文件資料具備高度的真實(shí)性與完整性。企業(yè)要大力支持檔案部門加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在歸檔環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)文件材料質(zhì)量的把控， 確保歸檔文件材料符合要求，有利于保證館藏檔案的質(zhì)量。各部門應(yīng)當(dāng)將檔案工作同其他工作一齊進(jìn)行規(guī)劃、一齊開展部署與落實(shí)工作，做到全面覆蓋。通過(guò)多種多樣的形式促進(jìn)全企業(yè)依法治檔意識(shí)的確立，針對(duì)不同對(duì)象，要注重貫徹落實(shí)檔案的法制宣傳與教育工作，積極構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案部門及檔案管理人員認(rèn)真依法履行職責(zé)、全面遵守檔案法規(guī)的局面，共同促進(jìn)依法治檔工作的順利進(jìn)行。

2.依法建立檔案管理體系

（1）依法遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、全員參與”的原則。要建立健全檔案工作分級(jí)管理、分類指導(dǎo)機(jī)制。從企業(yè)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案主管部門、各級(jí)分支機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)到各部門檔案工作參與者，形成全員參與的樹狀網(wǎng)絡(luò)。理順檔案管理體制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程。

（2）依法完善檔案管理機(jī)制及其標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)工作。企業(yè)內(nèi)部需要建立并完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，積極深化檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，再根據(jù)《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》中的相關(guān)指標(biāo)，同本企業(yè)實(shí)際編制的各類規(guī)章制度進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，建立健全文件材料歸檔制度，及時(shí)制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表、企業(yè)檔案分類規(guī)范建設(shè)、各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范建設(shè)、檔案利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、安全與保密管理規(guī)范建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化水平。檔案管理工作中的各種規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)公開進(jìn)行宣傳，使所有人熟悉相關(guān)內(nèi)容并嚴(yán)格遵守，確保檔案管理工作具備制度化與規(guī)范化的優(yōu)秀特征。

（3）科學(xué)配置檔案管理人員，強(qiáng)化檔案人員高水平團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理工作人員的專業(yè)水平、工作能力，往往會(huì)對(duì)檔案管理的效果產(chǎn)生重大影響，為此必須努力提升工作人員的業(yè)務(wù)能力。首先，企業(yè)內(nèi)部需要通過(guò)開展專業(yè)培訓(xùn)班的方式，加大對(duì)新晉職員的培訓(xùn)力度，對(duì)其開展崗前培訓(xùn)與實(shí)習(xí)工作。其次，工作人員需要主動(dòng)進(jìn)入檔案管理部門進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，有效提升其專業(yè)水平，促使其管理工作符合標(biāo)準(zhǔn)要求。最后，要努力培養(yǎng)工作人員的信息化管理素養(yǎng)，檔案管理工作者需要具備計(jì)算機(jī)有關(guān)技能，熟悉相關(guān)軟件的使用方法。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)，尤其是多學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高依法治檔的能力和底氣。

（4）依法配備檔案設(shè)施，保障檔案載體安全和信息安全，提高檔案整理工作環(huán)境和工作效率。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)于檔案工作重視，在檔案設(shè)施配置等方面給予財(cái)力、物力的大力支持，尤其是在數(shù)字化建設(shè)中，軟硬件設(shè)備購(gòu)置，計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)及刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)設(shè)備以及檔案電子管理軟件系統(tǒng)、檔案密集架等給予支持。

（5）依法開展檔案工作，提高案卷質(zhì)量和管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。依照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》做好本單位檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、編研、提供利用等各項(xiàng)工作。與時(shí)俱進(jìn)，不斷根據(jù)檔案工作法規(guī)新要求開展工作，提升檔案整理和管理標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)實(shí)際需要建立獨(dú)立的檔案工作職能機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位檔案收集保管和利用服務(wù)工作，以及指導(dǎo)監(jiān)督基層單位的檔案工作。加強(qiáng)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化水平，尤其是收集環(huán)節(jié)、移交環(huán)節(jié)、借閱環(huán)節(jié)，依法履行必要的交接程序。在檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持做到依法治檔，提高歸檔質(zhì)量。

3.做好檔案普法，喚醒企業(yè)檔案法治意識(shí)

利用網(wǎng)絡(luò)媒體、OA辦公系統(tǒng)等，及時(shí)傳達(dá)檔案法規(guī)，加大檔案法治宣傳的普及度和覆蓋面。定期組織企業(yè)檔案管理人員或各部門檔案臨時(shí)管理人員的講座培訓(xùn)， 宣傳依法治檔的理念， 提高依法治檔意識(shí)， 為企業(yè)依法治檔工作奠定思想基礎(chǔ)。關(guān)注檔案管理工作的新動(dòng)態(tài)，新方法、新標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)傳達(dá)給主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，推廣并運(yùn)用到實(shí)際工作中去。還要加強(qiáng)對(duì)失職人員的懲處力度，對(duì)于損壞、丟失、涂改檔案，私藏、泄密等應(yīng)有懲處措施。對(duì)處置不善、造成檔案流失的，依法追究有關(guān)單位和人員責(zé)任，對(duì)發(fā)生檔案安全事故的，依法追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人的責(zé)任。

4.依法加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度，科學(xué)利用檔案資源

為了順應(yīng)現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代趨勢(shì)，企業(yè)內(nèi)部就需要依靠高新科技來(lái)對(duì)檔案管理，開展創(chuàng)新與改造工作。為此，應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)方式，革新傳統(tǒng)的檔案管理模式。一方面，需要大規(guī)模運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼手段，對(duì)檔案實(shí)施無(wú)紙化管理，提升檔案的工作速率;另一方面，要依靠企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)具備的局域網(wǎng)，積極研發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，保證檔案信息能夠做到網(wǎng)絡(luò)資源共享。

作為依法治企的關(guān)鍵內(nèi)容，必須加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)的依法治檔工作。加強(qiáng)依法治檔工作，等同于保護(hù)企業(yè)的重要經(jīng)營(yíng)成果，等同于對(duì)國(guó)有重要資產(chǎn)信息的保護(hù)。因而每一位檔案管理人員，都需要樹立高度的責(zé)任感與使命感，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷提升檔案管理技術(shù)水平，為促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展，貢獻(xiàn)一份自己的力量。

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（作者單位：西安市熱力集團(tuán)有限責(zé)任公司）