大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理新探索

韓卓泉

摘 要：伴隨計(jì)算技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為“智慧高?！钡闹匾M成部分。而在高校的信息化管理的建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理是重要的基礎(chǔ)和前提條件。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，在“大智移云”技術(shù)支持下，對(duì)高校檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，有助于提升高校管理質(zhì)量、促進(jìn)“智慧高?！卑l(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義。但是，高校檔案信息化管理依然存在不少的問(wèn)題。鑒于此，本文通過(guò)分析大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案信息化管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，進(jìn)而探索大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑，為實(shí)現(xiàn)“智慧高?！币约吧罨咝n案信息化管理，提供一定的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;信息化管理;路徑探索

引言

數(shù)據(jù)管理和歸檔是現(xiàn)代科學(xué)進(jìn)步的關(guān)鍵條件，從研究數(shù)據(jù)信息方面以及研究政策和管理的角度來(lái)看至關(guān)重要。但是，傳統(tǒng)檔案管理下，某些操作可能會(huì)為檔案帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，即資源可能受其影響而受損。在高校檔案管理中，隨著計(jì)算技術(shù)和信息技術(shù)的進(jìn)步，越來(lái)越多的高校在檔案管理中正在進(jìn)行或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。在艾瑞咨詢2019年的一份關(guān)于高校檔案信息化管理的報(bào)告中，全國(guó)80%的高校在檔案管理中應(yīng)用了信息管理系統(tǒng)，20%的高校實(shí)現(xiàn)了檔案管理無(wú)紙化辦公。但是，也要看到，在這些高校的檔案信息化管理中，對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘不夠深，對(duì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用十分粗淺，并且，在檔案信息化管理中還存在諸多問(wèn)題，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大部分的高校沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的深度應(yīng)用。有鑒于此，本文探索了大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案管理，以期為相關(guān)從業(yè)人員的研究和實(shí)踐提供參考，現(xiàn)論述如下。

一、高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.高校檔案管理內(nèi)涵

高校檔案就內(nèi)容而言，可以分作“人事檔案”、“學(xué)術(shù)檔案”以及“管理檔案”。其中，“人事檔案”主要是高校教師、管理人員、校務(wù)人員的個(gè)人人事檔案以及高校學(xué)生的個(gè)人檔案;“學(xué)術(shù)檔案”主要包括高校取得的學(xué)術(shù)成就、學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)成果等;“管理檔案”較為復(fù)雜，包括高校后期日常管理文件、高校管理層下發(fā)的有關(guān)文件、會(huì)議記錄、高校設(shè)施使用情況等。因此，類型多、數(shù)據(jù)多、數(shù)據(jù)量大成為了高校檔案的主要特征。這也是高校檔案管理復(fù)雜且任務(wù)繁重的原因所在。

在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，主要采取了2種方法：其一，生命周期方法，它假設(shè)記錄保存是客觀業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)果，并且遵循可預(yù)測(cè)的時(shí)間表;其二，記錄連續(xù)性方法，將檔案視為涉及個(gè)人、機(jī)構(gòu)和社會(huì)方面的不斷發(fā)展的活動(dòng)。其中，記錄連續(xù)性方法的使用范圍更廣，更被廣大高校檔案管理人員所采用。在記錄連續(xù)性方法中，將高校檔案管理分作四個(gè)維度：在第一個(gè)維度中，將創(chuàng)建一條記錄作為事件的跟蹤;在第二維度中，事件由系統(tǒng)“見(jiàn)證”，并且交易成為證據(jù);在第三維度中，創(chuàng)建記錄并對(duì)被銷(xiāo)毀或保存的記錄組織使用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估;在第四維度中，通過(guò)將記錄制度化來(lái)賦予記錄意義。前三個(gè)維度關(guān)注記錄的組織管理，而第四個(gè)維度關(guān)注復(fù)制和訪問(wèn)。第四維度可以看作是描述圍繞整個(gè)歸檔過(guò)程的論述的一種方式。檔案在第一個(gè)維度中創(chuàng)建，但同時(shí)存在于所有維度中。整體方法的核心組成部分是為記錄提供上下文，確保屬于同一檔案的記錄是可注冊(cè)的，可搜索的和可訪問(wèn)的。

2.信息化管理的意義

首先，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，信息化的檔案管理將節(jié)省大量成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在整理、保存、查閱方面都需要大量的人力物力資源予以支持，尤其在檔案保存方面，對(duì)場(chǎng)地環(huán)境等客觀因素要求比較高。相比而言，電子檔案在保存方面的優(yōu)勢(shì)明顯，電子檔案服務(wù)旨在使高校檔案管理機(jī)構(gòu)更輕松，更便宜地保存和提供有關(guān)高校的人員信息、學(xué)術(shù)成果和相應(yīng)文件。

其次，高校檔案信息化管理是高校信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的必要組成部分，以及數(shù)字協(xié)作管理的先決條件，將成為該校長(zhǎng)期信息管理的一部分。為電子檔案提供信息化管理服務(wù)是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)信息管理和為整個(gè)校園管理提供長(zhǎng)期信息的必要基礎(chǔ)設(shè)施的一部分。

最后，高校檔案管理信息化后，能夠充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度挖掘，為高校管理提供決策數(shù)據(jù)支持。在高校檔案管理信息化后，無(wú)論是教師評(píng)定職稱，還是學(xué)生留校，都能在最短的時(shí)間內(nèi)，對(duì)人員過(guò)往信息進(jìn)行檢索為管理層提供數(shù)據(jù)參考。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.面對(duì)的機(jī)遇

數(shù)字革命正在以多種方式改變社會(huì)和經(jīng)濟(jì)，并深刻地改變了處理數(shù)據(jù)和信息的方式。信息管理有三個(gè)重要的規(guī)范性概念;保存、刪除、存取，如今，通過(guò)使用電子工具，信息的收集、儲(chǔ)存和處理比以往任何時(shí)候都要快;數(shù)字信息的存儲(chǔ)容量在不斷增加，而存儲(chǔ)介質(zhì)的成本卻在同時(shí)縮小。在數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)呈指數(shù)增長(zhǎng)的情況下，高校檔案管理必須規(guī)范信息管理，通過(guò)這種方式，分析現(xiàn)有的關(guān)于信息處理的各種規(guī)定，并從相似的結(jié)果中推導(dǎo)出數(shù)據(jù)管理的概念。

教學(xué)檔案作為教學(xué)活動(dòng)的初始記錄，記錄了高校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容、方法和效果，是判斷教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是高校檔案工作的重要組成部分。教學(xué)檔案主要包括學(xué)科安排、課程建設(shè)、招生、學(xué)籍、就業(yè)、學(xué)位、教材、教師、教學(xué)評(píng)估等方面，檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，國(guó)家越來(lái)越重視檔案管理，各級(jí)各類部門(mén)對(duì)檔案管理從規(guī)章制度管理到物資管理進(jìn)行了不同程度的規(guī)范，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)范。大多數(shù)程序中顯示初始證書(shū)的需要要求我們充分利用檔案，尤其是識(shí)別教育背景變得更加嚴(yán)格，因此教學(xué)檔案的使用越來(lái)越多，同時(shí)檔案管理也越來(lái)越受到重視。

2.應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)

記錄是管理的重要基石，而檔案信息是記錄的重要組成部分。因此，良好的檔案管理是推進(jìn)高校管理，提升高校管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。隨著越來(lái)越多的高校在管理中大量應(yīng)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，高校檔案的數(shù)字保存已成為一項(xiàng)重要的挑戰(zhàn)。但是，很少有高校意愿將資源投資于高校的檔案和記錄管理。究其原因，在于高校管理層對(duì)高校檔案管理的認(rèn)知度不夠，對(duì)于主動(dòng)保存記錄的必要性缺乏認(rèn)識(shí)，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)于高校檔案信息所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)挖掘不夠，這些都構(gòu)成了大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理所必須面對(duì)的挑戰(zhàn)。

此外，由于高校管理層對(duì)高校檔案管理的認(rèn)知不足，使得高校檔案管理呈現(xiàn)基礎(chǔ)建設(shè)不足和人員素質(zhì)不高的狀態(tài)。一方面，在高校管理層的意識(shí)中，“紙質(zhì)時(shí)代”與“數(shù)字時(shí)代”之間沒(méi)有明確的界限，于是，對(duì)于高校檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)投入不足，許多檔案知識(shí)直接轉(zhuǎn)移到數(shù)字時(shí)代，導(dǎo)致了檔案信息轉(zhuǎn)移過(guò)程中，出現(xiàn)疏漏，或者系統(tǒng)存在漏洞，存在檔案信息安全隱患;另一方面，高校檔案管理人員的自身素質(zhì)不夠，不足以應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理的新需求，很多高校檔案管理人員是由其他部門(mén)人員兼任，或者是一些年齡較大的校務(wù)員工來(lái)?yè)?dān)任，這些人員對(duì)現(xiàn)代信息系統(tǒng)接觸不多或者水平有限，對(duì)于檔案管理也缺少專業(yè)的知識(shí)，特別是在對(duì)高校檔案信息的數(shù)據(jù)挖掘上，能力有限不足以應(yīng)對(duì)高校檔案信息管理系統(tǒng)。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下探索高校檔案管理的實(shí)現(xiàn)路徑

1.構(gòu)建大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息檢索系統(tǒng)

高考錄取登記簿是錄取學(xué)生的初始證明。學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)時(shí)，必須在檔案中打印注冊(cè)資料;學(xué)生事務(wù)處必須將注冊(cè)資料帶到政府人事部門(mén)或機(jī)關(guān)辦理分配畢業(yè)生的手續(xù)，以檢驗(yàn)打印的檔案，否則將不發(fā)出調(diào)動(dòng)令，也不發(fā)送檔案;每年在省級(jí)體育院系，學(xué)生憑注冊(cè)資料證明身份，可以參加招聘;求職者如果想在一些企業(yè)特別是國(guó)有企業(yè)找到工作，必須出示注冊(cè)資料證明學(xué)位。個(gè)人檔案中找不到存檔人，只能在檔案中打印，需要蓋章，因此查找過(guò)程復(fù)雜。傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境下，人工查找信息工作復(fù)雜，處理速度緩慢效率低下。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案信息數(shù)據(jù)存量大、處理速度高，因此，構(gòu)建大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息管理系統(tǒng)真正的問(wèn)題是，考慮到大規(guī)模增長(zhǎng)的潛力，如何構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)使檢索更有效和靈活。

首先，高校檔案可能包含幾種不同標(biāo)準(zhǔn)格式的文件。因此，在高校檔案信息化管理系統(tǒng)中，特定文件擴(kuò)展名僅是為了方便用戶而提供的指示。例如，模型數(shù)據(jù)庫(kù)可以分發(fā)以SBML .sbex和CellML .cmex編碼的相同模型的檔案。但是，也可以分發(fā)包含兩種格式的模型的檔案，并使用擴(kuò)展名.omex。如果歸檔文件包含SED-ML文件，則可以使用擴(kuò)展名.sedx并將模型格式之間的選擇移交給SED-ML文件。

其次，每個(gè)高校檔案至少包含一個(gè)位于根目錄的文件，即在存檔內(nèi)部文件層次結(jié)構(gòu)中最高的文件。該強(qiáng)制性文件稱為manifest.xml。它是一個(gè)XML文件，其中包含構(gòu)成歸檔文件的所有文件的名稱的平面列表，并且描述了每個(gè)文件的類型和在歸檔文件中的位置。這些文件的位置由相對(duì)的統(tǒng)一資源標(biāo)識(shí)符（URI）定義。

再次，任何類型的文件都可以包含在高校檔案中，因此任何類型的元數(shù)據(jù)格式都可以用于編碼文件信息或向檔案中的建模內(nèi)容添加語(yǔ)義。但是，出于互操作性的考慮，并且為了簡(jiǎn)化對(duì)元數(shù)據(jù)的軟件支持的開(kāi)發(fā)，建議高校檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)稱為Metadata.rdf的文件中包含的Resource Description Framework進(jìn)行XML序列化。

最后，高校檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)提供足夠的信息，至少，元數(shù)據(jù)文件應(yīng)提供檔案創(chuàng)建日期，上次更新日期以及創(chuàng)建者。檔案創(chuàng)建者還可以提供生成檔案的軟件工具的描述，以及對(duì)描述作品的外部信息的引用。除了有關(guān)檔案本身的信息外，還可以提供有關(guān)任何檔案內(nèi)容文件的元數(shù)據(jù)。這些信息有助于建立已執(zhí)行的操作日志以及審核跟蹤。

2.提供大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理保障

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理具有雙重作用，既是學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，又是行政行為。根據(jù)其任務(wù)，高校檔案管理必須“促進(jìn)高校檔案數(shù)據(jù)信息的開(kāi)發(fā);安全的保存和迅速提供文件”。為此，必須提供大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)施高校檔案信息化管理的保障措施。

首先，加強(qiáng)高校檔案信息化管理的信息安全。信息安全強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)訪問(wèn)安全的管理和訪問(wèn)的協(xié)調(diào)，包括數(shù)據(jù)訪問(wèn)限制的審查要求和數(shù)據(jù)訪問(wèn)的爭(zhēng)議解決。協(xié)調(diào)和集中模式與數(shù)據(jù)訪問(wèn)的集中模式不同，協(xié)調(diào)模式是允許不同類型的機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)用戶訪問(wèn)和享有特權(quán)。協(xié)調(diào)模式是基于數(shù)據(jù)使用者、數(shù)據(jù)受托人、數(shù)據(jù)管理者、數(shù)據(jù)處理者和數(shù)據(jù)專家之間的協(xié)調(diào)，這些數(shù)據(jù)利益相關(guān)者負(fù)責(zé)定義和實(shí)施其他用戶對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限。數(shù)據(jù)類型是根據(jù)其性質(zhì)和領(lǐng)域來(lái)確定的，包括學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)、個(gè)人數(shù)據(jù)、行政數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、研發(fā)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)。每種類型的數(shù)據(jù)或其中的部分可以根據(jù)其敏感性和保護(hù)程度分配一個(gè)安全屬性，例如限制、有限訪問(wèn)或公開(kāi)訪問(wèn)。

其次，提升高校檔案信息管理的人員素質(zhì)。如今，了解信息系統(tǒng)的管理以及負(fù)責(zé)任和有效的使用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，是高校檔案管理人員的基本要求。這需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，高校檔案管理人員的日常工作內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)獲取文檔、存儲(chǔ)、校正、收集、維護(hù)、報(bào)告和歸檔。信息時(shí)代，明確數(shù)據(jù)管理員的主要職責(zé)，即數(shù)據(jù)分類和數(shù)據(jù)訪問(wèn)。受到多級(jí)安全的啟發(fā)，數(shù)據(jù)被分類到不同的級(jí)別，用戶擁有多個(gè)權(quán)限，這些權(quán)限將決定授予或撤銷(xiāo)訪問(wèn)權(quán)限。

最后，規(guī)范高校檔案信息化管理的管理標(biāo)準(zhǔn)。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案的記錄進(jìn)行數(shù)字化處理，原始文檔的所有信息均以數(shù)字形式復(fù)制;數(shù)字化的數(shù)字文件應(yīng)由文件電子管理（GED）控制;使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)保護(hù)和處理文書(shū)檔案信息;消除對(duì)紙質(zhì)檔案的強(qiáng)制性使用，只要檔案信息管理系統(tǒng)完全滿足安全保證等級(jí)2（NGS2）的要求;數(shù)字簽名和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字認(rèn)證應(yīng)基于公鑰基礎(chǔ)設(shè)施（ICP）使用;無(wú)正當(dāng)理由泄露，或?yàn)槠鋫€(gè)人利益或第三方利益使用，如果罪行可能造成甚至道德上的損害，將處以監(jiān)禁和罰款。促使大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

結(jié)論

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，對(duì)高校的檔案管理工作提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，既要滿足存儲(chǔ)量大、處理速度快的要求，又要依據(jù)本校的實(shí)際情況，構(gòu)建起科學(xué)合理的檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)還要提供實(shí)施高校檔案信息化管理的保障措施?？傊ㄟ^(guò)上述措施，讓高校檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

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（作者單位：寶雞文理學(xué)院檔案館）