信息開放制度下的檔案數(shù)字化管理探討

趙艷陽

摘? 要：本文分析了信息開放制度下的電子檔案數(shù)字化管理中的問題，包括節(jié)點留存、集成整合、可持續(xù)發(fā)展等8個方面。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案數(shù)字化;可持續(xù)發(fā)展

Abstract： This article analyzes the problems in the digital management of electronic archives under the information open system， including node retention， integration and sustainable development， etc.

Keywords： Electronic archives; Archive digitization; Sustainable development

國家檔案局在《企業(yè)電子檔案和電子檔案管理指南》中指出，電子檔案是具有登記憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。如何管理這些新型的信息記錄呢？美國聯(lián)邦政府社交媒體檔案管理指南要求對于這一類新型的信息記錄，要有多類人員來共同承擔發(fā)布和管理的責任。面對這樣一種新的技術(shù)環(huán)境，電子檔案成為傳統(tǒng)檔案的補充和檔案管理體系的重要組成。

由此，檔案管理體系由純粹的內(nèi)部檔案管理，轉(zhuǎn)變成在信息系統(tǒng)當中形成并傳遞，因為檔案同時在不同部門、不同領(lǐng)域中形成，大量的辦文是通過計算機操作;而業(yè)務(wù)流程更需要和各級部門負責人、業(yè)務(wù)人員進行密切的交流、溝通、合作;依法行政、依法辦文需要和法律審計等專業(yè)工作者交叉協(xié)作;開發(fā)檔案文化產(chǎn)品和保障檔案管理的安全等是要和很多領(lǐng)域的職能人員緊密協(xié)作、共同打造的檔案數(shù)字化管理體系。

1 節(jié)點留存。檔案為了長久保存，特別是電子檔案，需要在每個階段辦理的每一步都要留下原始數(shù)據(jù)，而數(shù)據(jù)的捕獲留存有些是系統(tǒng)自動完成的，有些就需要經(jīng)辦者在每個階段把相關(guān)信息捕捉下來。

具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息，必須能夠具備檔案的屬性，是直接形成的歷史記錄，且須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

2018年，英國司法部下屬的英國法院和法庭服務(wù)（HMCTS）和英國內(nèi)閣辦公室開放創(chuàng)新小組聯(lián)合會議在區(qū)塊鏈平臺上開展電子證據(jù)的存儲試點項目。聯(lián)合國檔案館將由國家數(shù)字化管理聯(lián)盟（NDSA）創(chuàng)建的數(shù)字保存成熟度模型作為數(shù)字館藏保存水平的標準并測試了一組開源工具應(yīng)用于數(shù)字館藏的長期保存 。

2 集成整合。檔案職能的拓展和檔案管理體系的擴大，信息和檔案成正比海量累積，信息冗余也隨之產(chǎn)生，解決這個問題需要進行電子檔案信息平臺的功能整合。

現(xiàn)在很多社交媒體、信息平臺已形成交叉、共享的模式，產(chǎn)生了一些跨資源、跨領(lǐng)域的專題資源庫、文件數(shù)據(jù)庫、專題檔案館等，需要多方合作的健全的檔案管理框架，共同開發(fā)，共享信息，開展培訓(xùn)，支持電子文件管理的工具等，甚至包括國家層面的信息合作共享。

目前許多單位電子辦公OA系統(tǒng)，大量的功能嵌入在辦公系統(tǒng)中來自動對接，在文件處理的同時完成長期保存功能。例如，社?？ňW(wǎng)上信息采集、辦卡、查詢、繳費等功能集成一體，最終形成個人社保賬戶資料。

3 可持續(xù)發(fā)展。這個概念是聯(lián)合國最早提出來的，以期關(guān)注整個人類社會的可持續(xù)發(fā)展問題，而信息化社會和大數(shù)據(jù)背景使得檔案領(lǐng)域也面臨可持續(xù)發(fā)展問題。信息的使用、歸檔，就不能脫離檔案信息管理平臺，要保證它的長期可用性，以及必要的可遷移性、衍展性等等，以保證其開發(fā)利用實現(xiàn)其價值，包括其經(jīng)濟價值。

4 有效便捷。即公開的信息應(yīng)是真實的、便于查找的。在檔案開放中，出現(xiàn)了很多新的概念：云部署、利用觸發(fā)、激活等;同時也出現(xiàn)了一些創(chuàng)新的方式方法：開發(fā)檔案的文化產(chǎn)品、專題網(wǎng)絡(luò)視頻、媒體合作專欄等。

陳春花指出，疫情期間“私域流量”[1]的影響力，導(dǎo)致許多信息真?zhèn)坞y辨，提醒要真正認識和正確利用“私域流量”的影響力，技術(shù)把控信息的透明、公開和及時，盡可能充分發(fā)揮各類信息公開平臺和渠道的作用，讓獲取者獲取的過程變得更加簡捷、更加方便，使得獲取的信息使用性更好。

5 主體廣泛。檔案利用者會出于憑證或?qū)W習、甚至休閑等多種需求利用檔案，所有對信息有獲取要求的人或團體，都是獲取主體，包括利用者個體、公民個人、企事業(yè)單位、各種組織等。

所有提供信息的載體，都是供需主體，比如公共資源配置方面的信息、社會組織和中介機構(gòu)的信息、國有企業(yè)信息等。此次疫情，社交媒體信息噴涌式出現(xiàn)，政府、團體、個人形成了多維聯(lián)系，互為主體，互相服務(wù)。

6 依法開放?！稒n案法》規(guī)定檔案的開放年限是“自形成之日起滿三十年”，[2]限定哪些檔案可以提前開放，哪些檔案可以延遲開放。但目前很多信息自形成就公開，這就出現(xiàn)很多新問題。

《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府信息公開條例》中關(guān)于檔案信息的開放的法律適用問題的不協(xié)調(diào)之處做出了明確規(guī)定，[3]不管現(xiàn)在是叫做檔案還是叫做信息，以其存在地點、移交到檔案館前后適用《中華人民共和國政府信息公開條例》和《中華人民共和國檔案法》，并進一步拓展公開的內(nèi)容，強調(diào)對于行政、決策、執(zhí)行、管理、服務(wù)、結(jié)果方面的信息，要堅持“以公開為常態(tài)，不公開為例外”的原則。我國檔案開放制度建設(shè)存在開放的時限和范圍缺乏具體標準，檔案的解密、鑒定協(xié)作難以落實等情況。[4]

王向女提出，宏觀層面檔案法律、制度等多方面采取措施不斷地對檔案開放范圍進行調(diào)整，微觀層面實踐部門在遵循相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上結(jié)合實際情況制定符合自己的檔案開放范圍。[5]

7 監(jiān)管或第三方評估。有了好的制度，也需要相關(guān)機制來保障實現(xiàn)，依法管理更加規(guī)范。

2015年首次提出了對政府信息公開進行第三方評估。[6]《中華人民共和國政府信息公開條例》明確各級行政機關(guān)和某些組織、部門要公布年度報告，接受公眾的監(jiān)督，或者由政府信息公開工作主管部門和監(jiān)察機關(guān)負責對行政機關(guān)政府信息公開的實施情況進行監(jiān)督檢查、各級人民政府定期對政府信息公開工作進行考核、評議。

而獨立的第三方評估可以對信息公開的質(zhì)量、數(shù)量有一個獨立的評價，是一種非常好的激勵機制。

8 聯(lián)動創(chuàng)新。近些年來隨著信息平臺的廣泛發(fā)展，實現(xiàn)了檔案的多途徑的公開，把社交媒體運用到檔案管理工作當中，并且初步形成了利用網(wǎng)站、微博和微信等社交媒體開放檔案這樣的制度、框架、體系，周文泓認為“社交媒體平臺即為檔案庫”。[7]

利用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)館藏檔案的整合與共享，同時，通過跨界合作，豐富檔案資源，滿足用戶多元化需求。劉貞伶提出應(yīng)加強檔案法律機構(gòu)的合作，推動立法完善、提升政府部門的工作效能、保障企業(yè)與個人的合法利益，推動檔案的現(xiàn)代化管理。[8]體現(xiàn)在民生檔案的聯(lián)網(wǎng)開放中尤其突出，基本實現(xiàn)了以省、市檔案館為中心，形成了一個縱向跨層級、橫向跨地區(qū)的館際聯(lián)動。

參考文獻：

[1]陳春花.面對重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的治理機制建設(shè)與危機管理[J].經(jīng)濟管理，2020（03）： 12.

[2]中華人民共和國檔案法[EB/OL].http：//www.npc.gov.cn/wxzl/.

gongbao/2017-02/21/content 2007620.htm.

[3]最高人民法院.關(guān)于審理政府信息公開行政案件若干問題的規(guī)定.2010.

[4]韋忻伶，安小米.開放政府背景下的檔案開放準備度評估體系研究[J].圖書情報知識，2019（03）： 72-80.

[5]王向女，戶勝南.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案利用影響因素研究[J].檔案與建設(shè) ，2020（01）： 25-29.

[6]國務(wù)院辦公廳.年政府信息公開工作要點.2015.

[7]周文泓.社交媒體平臺作為檔案庫的內(nèi)涵及特點解析[J].檔案學(xué)研究，2019（02）： 104-110.

[8]劉貞伶.電子檔案法律證據(jù)價值的維護研究[J].檔案與建設(shè)，2020（01）： 38-41.

（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校第一附屬醫(yī)院? ? 來稿日期：2020-08-11）