新時代事業(yè)單位檔案管理的思考

李素芳

摘? 要：本文針對強化檔案意識，推進檔案管理工作改革和檔案信息化建設(shè)，以檔案工作的發(fā)展助力事業(yè)單位管理的高效化和規(guī)范化展開討論并提出相應(yīng)的思路和對策。

關(guān)鍵詞：新時代;檔案管理;檔案信息化;事業(yè)單位;標準規(guī)范

Abstract： This article aims to strengthen the awareness of archives， promote the reform of archives management and the construction of archives informatization， and discusses the development of archives work to promote the efficient and standardized management of public institutions.

Keywords： New era; Archives management; Archive informatization; Government-affiliated institutions; Standardization

隨著信息化及大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)。如何避免在數(shù)字化時代不被邊緣化，是每個檔案工作者不得不正視的問題。

1 信息化時代事業(yè)單位檔案管理面臨的機遇

事業(yè)單位是指國家為了社會公益目的，由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會服務(wù)組織，其功能是向社會提供公共服務(wù)，且具有社會公益性和非營利性特點，其檔案管理存在專業(yè)化、從屬性、公益性的特點。筆者認為信息化時代給事業(yè)單位的檔案管理帶來了前所未有的機遇。

1.1 檔案易存儲。信息化的發(fā)展，檔案形成方式發(fā)生了很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，它具有便于復制的特性，加上電子文件的載體存儲完全有別于紙質(zhì)檔案，從而給檔案保管工作提出了新的要求。因此只有保存電子文件才能全面地、完整地、準確地將單位檔案數(shù)據(jù)保存下來。

1.2 管理更有效。在信息化時代，館藏檔案載體形式具有數(shù)字化趨勢，更有利于檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用和服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

2.1 標準規(guī)范體系還未建立健全。目前，已有的標準規(guī)范還不能滿足檔案信息化要求，如采用相關(guān)技術(shù)將已有各類高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫與各地檔案館數(shù)字資源庫互聯(lián)的工作無統(tǒng)一標準，館藏檔案數(shù)字化工作亟待規(guī)范，檔案網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計和應(yīng)用的標準規(guī)范還需完善等。

2.2 數(shù)據(jù)安全問題還未徹底解決。隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息資源的開發(fā)和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題。檔案管理時需要注意這些潛在的風險，通過采取新的措施來控制和應(yīng)對這些風險的發(fā)生。

檔案信息化建設(shè)對技術(shù)高度依賴，涉及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需解決的所有問題，且技術(shù)密集，發(fā)展變化迅速而難以把握。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的支持，信息安全技術(shù)對于維護電子文件的原始性、真實性至關(guān)重要。

目前，我國電子文件的法律地位還未正式確立，電子文件的原始性、真實性認定遇到了技術(shù)上的瓶頸。同時，電子文件的管理工作有待進一步規(guī)范。

2.3 檔案人才緊缺問題依然存在。人才配備和培訓問題將是檔案部門面臨的一大挑戰(zhàn)。檔案電子化管理的人才缺口很大，尤其缺乏綜合型人才。檔案整理工作繁復枯燥特點對人才的吸引力不高的情況是造成檔案管理人才緊缺的原因之一。

3 加強新時代事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1 豐富檔案數(shù)據(jù)庫。加強檔案的信息化建設(shè)，基礎(chǔ)工作是全方位豐富檔案數(shù)據(jù)庫。

檔案資源收集后，要充分運用現(xiàn)代化手段，加強數(shù)字檔案資源建設(shè)，將檔案資源進行數(shù)字化處理，提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)檔案資源的集中、有序管理和優(yōu)化配置，開發(fā)利用和實現(xiàn)檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務(wù)功能、形成檔案工作服務(wù)體系奠定堅實的基礎(chǔ)。

檔案信息化建設(shè)中需要重視檔案備份工作，將檔案備份作為檔案資源建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段認真落實。

既要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，更要對其中的重要電子文件實行異質(zhì)備份，以確保電子文件的長期可讀和絕對安全。信息化建設(shè)不僅要追求“量”的突破，還要兼顧“質(zhì)”的飛躍，充分凸顯事業(yè)單位的相關(guān)特點，切實發(fā)揮事業(yè)單位檔案的存史資政作用。

3.2 構(gòu)建科學化檔案管理機制。首先要建立健全檔案管理制度。依據(jù)科學合理、簡明實用、可操作的原則建立各項規(guī)章制度并注重在制度設(shè)計時堅持制度約束的地位平等性，領(lǐng)導和員工一視同仁，以利于制度的順利執(zhí)行。如2001年，最高人民法院《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第四條第八款規(guī)定“因醫(yī)療行為引起的侵權(quán)訴訟，由醫(yī)療機構(gòu)就醫(yī)療行為與損害結(jié)果之間不存在因果關(guān)系及不存在醫(yī)療過錯承擔舉證責任”就對醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作提出了更高要求，而需要醫(yī)療機構(gòu)適時修訂檔案管理制度以適應(yīng)發(fā)展需要。

其次要嚴格制度，加強管理。檔案管理人員應(yīng)堅持原則、依法依規(guī)辦事，保證檔案的及時、完整、真實收集。對收集歸檔的材料認真鑒別，嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入檔案，不得私自或者允許他人擅自篡改、抽取、偽造或者銷毀檔案材料。

執(zhí)行檔案管理制度在做到嚴肅性和公平性的同時，要做到獎懲分明，以提高檔案利用率為目標做好檔案保管工作，滿足時代發(fā)展、社會發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

以學籍檔案為例，學籍檔案是全面反映學生在校期間學習與生活等活動的原始記錄。學籍檔案作為學校管理的重要組成部分，依據(jù)國家對學生德、智、體全面發(fā)展的要求，按照一定的原則、方法和程序，對學生的學習和各方面表現(xiàn)進行階段和全程的質(zhì)量考核、記載、評價和處理，并按照有關(guān)政策、規(guī)章的要求，對學生入學、畢業(yè)、變遷等進行控制等工作過程中形成的重要材料。

注重學籍檔案的形成過程的科學化管理，對入學關(guān)、考勤關(guān)、考試關(guān)、考核關(guān)、驗收關(guān)、證書關(guān)等過程進行全過程檔案信息控制，則可充分發(fā)揮學籍檔案的管理功能、指導功能、監(jiān)測功能，提高教育教學質(zhì)量。

3.3 加強檔案人才隊伍建設(shè)。檔案管理是一門科學，特別是新形勢下檔案管理的技術(shù)更先進、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)，對檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)、新要求。

檔案管理人員不僅應(yīng)具備檔案文書立卷，檔案整理、編目、鑒定，著錄、標引、保護、開發(fā)和服務(wù)利用等方面的基本操作技能，還要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)。

同時，檔案人員還要具有統(tǒng)籌安排、耐心細致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風，要適應(yīng)新的形勢和要求，重視加強政治理論、業(yè)務(wù)知識和各類新知識、新技能的學習，提高學習能力，成為學習型檔案管理工作者。

加強檔案人才隊伍建設(shè)，一要創(chuàng)新觀念。要樹立“檔案工作也是生產(chǎn)力，檔案管理同樣出效益”的觀念，不斷創(chuàng)新管理方式、方法，拓展優(yōu)化管理的途徑渠道。堅持“人才是第一資源”，重視檔案人才的培養(yǎng)和引進，努力建設(shè)科技型、創(chuàng)新型、復合型的人才隊伍，為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

二要增強吸引力。提高檔案管理人員待遇，引進培養(yǎng)檔案人才，在單位內(nèi)部形成一支有專職檔案管理人員和各部門檔案信息員組成穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍。

三要嚴格管理。嚴格執(zhí)行事業(yè)單位的檔案管理人員的工作交接規(guī)定，做好檔案的交接工作和聯(lián)絡(luò)工作。健全管理制度，優(yōu)化資源配置，改善工作條件，為數(shù)字化檔案館建設(shè)提供人才保障、制度保障和條件保障。

信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，深刻影響著檔案管理工作的發(fā)展方向。隨著信息化及大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)。規(guī)避數(shù)字化時代邊緣化的風險和借勢而上，是每個檔案工作者必須面對的問題。事業(yè)單位只有順應(yīng)時代的發(fā)展，推進信息化建設(shè)，完善管理機制，加強隊伍建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式，才能贏得機遇和挑戰(zhàn)，推進檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

（作者單位：汝州市信息中心? ? 來稿日期：2020-02-20）