淺議醫(yī)院檔案管理新模式
——人事檔案代理

文/青島市第五人民醫(yī)院 李曉琨

隨著各行各業(yè)之間聯(lián)系的增強(qiáng)，各個(gè)行業(yè)在工作中的融合性也越來越強(qiáng)，為了提升非本專業(yè)工作內(nèi)容的專業(yè)性，部分單位會(huì)與具有專業(yè)能力的機(jī)構(gòu)、組織進(jìn)行合作。醫(yī)院的主要工作以救治傷病為主，因此，為了保證人事檔案管理的高質(zhì)量，醫(yī)院可以聘請(qǐng)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案管理，這一管理模式既保證了人事檔案管理工作的穩(wěn)定性、正確性、專業(yè)性，還減輕了醫(yī)護(hù)人員的工作壓力。但是，這種新的管理模式在實(shí)際工作中還是存在著一些問題，為了促進(jìn)醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)在人事檔案管理方面的配合，本文將結(jié)合相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析。

一、人事檔案代理的優(yōu)勢(shì)

（一）提升檔案管理的專業(yè)性。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要由專門的醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行，這種管理模式雖然能夠節(jié)省檔案管理的成本，但是，由于缺乏專業(yè)的管理技術(shù)，再加上醫(yī)院人員流動(dòng)量逐日增多，醫(yī)護(hù)人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)無法準(zhǔn)確地完成管理工作，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)管理漏洞，從而會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)外部人員檔案搜集不全面、管理體系不健全、管理方向出現(xiàn)較大偏差等。因此，在對(duì)醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，醫(yī)院可以聘請(qǐng)專業(yè)的人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作。人事檔案代理機(jī)構(gòu)在工作中會(huì)借助專業(yè)的管理方式對(duì)醫(yī)院的編內(nèi)、編外人員進(jìn)行細(xì)致劃分、建檔、管理等，能夠改善因編制不完善而造成的各科室人員分配不均、嚴(yán)重缺乏醫(yī)護(hù)人員的問題。此外，專業(yè)的人事檔案代理機(jī)構(gòu)還能有效解決近年來醫(yī)院新興人才缺失的問題，該機(jī)構(gòu)可以通過更加專業(yè)的方式錄用符合醫(yī)院發(fā)展需求的專業(yè)人才，從而提升醫(yī)院的綜合醫(yī)療水平。

（二）保證檔案管理的全面性。由于醫(yī)院編制制度的特殊性，一部分醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)院編制中屬于編外人員，比如，外派學(xué)習(xí)的醫(yī)護(hù)人員、外聘的醫(yī)護(hù)人員等。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理對(duì)這類人員的劃分不夠細(xì)致，一般情況下，會(huì)將這部分人員暫時(shí)移出人事檔案管理的范圍。但是，這種管理模式會(huì)加大后期管理工作的復(fù)雜性，還會(huì)因管理不善等問題造成檔案缺失，這不利于保證人事檔案的完整性。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作中加入專業(yè)的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理就可以很好地解決這一問題。代理機(jī)構(gòu)會(huì)對(duì)醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行詳細(xì)的劃分和管理，并對(duì)外派學(xué)習(xí)、外聘的人員進(jìn)行專業(yè)管理，并在管理過程中對(duì)該類人員的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查、分析。此外，具有專業(yè)技術(shù)的醫(yī)療人員也可以借助人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行應(yīng)聘等，有利于擴(kuò)大醫(yī)院人才招收的范圍。

二、人事檔案代理在醫(yī)院運(yùn)行中的問題

目前，醫(yī)院在聘請(qǐng)人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)還存在著一些問題：

（一）代理機(jī)構(gòu)無法獲取全面的資料。由于醫(yī)院工作環(huán)境的特殊性和檔案資料的保密性，代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的搜集時(shí)，無法保證檔案資料的時(shí)效性和完整性，尤其是對(duì)于一些長期處于空檔期的人員進(jìn)行資料搜集時(shí)，代理機(jī)構(gòu)無法保證搜集資料的準(zhǔn)確性。再加上醫(yī)院人員流動(dòng)量大，代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人員資料搜集時(shí)需要定期對(duì)資料進(jìn)行更新，這不僅會(huì)增大代理機(jī)構(gòu)的搜集工作量，還會(huì)增加醫(yī)院的人事檔案管理成本，影響到醫(yī)院內(nèi)部正常的醫(yī)療工作進(jìn)度。此外，不全面的資料不利于代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事資料系統(tǒng)的建立，會(huì)影響醫(yī)院對(duì)人員的正常管理，造成醫(yī)護(hù)人員的無效工作。

（二）不利于醫(yī)院日常的人員管理。由于醫(yī)院人員的編制性質(zhì)不同，醫(yī)院在對(duì)各個(gè)類型的醫(yī)護(hù)人員建檔初期往往只是簡單地定義該人員的工作性質(zhì)。人事代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行資料搜集和檔案建立的過程中，無法準(zhǔn)確區(qū)分該人員的主要工作范圍和工作能力，這就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的檔案數(shù)據(jù)。再加上醫(yī)院不同時(shí)期內(nèi)有不同專業(yè)的外派人員和外聘人員，這類工作人員長期處于空檔期，醫(yī)院對(duì)該類人員缺乏檔案管理的意識(shí)，因此，人事代理機(jī)構(gòu)在對(duì)該類人員進(jìn)行劃分、管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)缺乏現(xiàn)時(shí)資料的情況。綜合以上這幾種醫(yī)院人事檔案管理問題，人事代理機(jī)構(gòu)很難擬定出全面的人事檔案管理系統(tǒng)，再加上大多數(shù)時(shí)間內(nèi)，醫(yī)院人員的檔案由代理機(jī)構(gòu)保管，醫(yī)院不能隨時(shí)隨地查看人事檔案。因此，醫(yī)院在對(duì)人員進(jìn)行管理、工作安排時(shí)，容易出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)葐栴}，會(huì)影響到醫(yī)院的正常工作進(jìn)度。

三、醫(yī)院人事檔案管理與代理機(jī)構(gòu)相適應(yīng)的對(duì)策

為了解決上述問題，提升醫(yī)院的人員管理效率，加速人事代理機(jī)構(gòu)制定出合適的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院及人事代理機(jī)構(gòu)就可以借助以下對(duì)策：

（一）提升檔案搜集效率，規(guī)范代理機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍。在檔案管理的過程中，最重要的工作內(nèi)容之一就是搜集人員檔案的詳細(xì)信息。由于醫(yī)院工作環(huán)境中存在大量隱私資料，為了保證人員檔案內(nèi)容搜集工作的正常進(jìn)行，也為了保證醫(yī)院隱私資料的完整性，醫(yī)院可以給人事代理機(jī)構(gòu)規(guī)劃出一個(gè)有效的檔案搜集范圍和職權(quán)行使范圍。讓人事代理機(jī)構(gòu)在有效的范圍內(nèi)進(jìn)行詳細(xì)的資料搜集，并在職權(quán)范圍內(nèi)獲取更多、更具有時(shí)效性的檔案資料。這種檔案內(nèi)容搜集模式能夠幫助檔案代理機(jī)構(gòu)提高資料搜集效率，保證搜集資料的完整性和時(shí)效性。同時(shí)，檔案代理機(jī)構(gòu)在對(duì)特殊人員進(jìn)行檔案資料搜集時(shí)，也能在最大程度上擴(kuò)大搜集范圍，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性、有效性。

（二）完善管理制度，增加管理?xiàng)l例。由于人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的工作環(huán)境不了解，再加上醫(yī)院的主要人員中存在一部分具有特殊性質(zhì)的人員，為了降低醫(yī)院的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升人事代理機(jī)構(gòu)的工作效率。有關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合實(shí)際工作環(huán)境和工作要求，完善人事代理機(jī)構(gòu)的檔案管理制度，保證該機(jī)構(gòu)在工作過程中的合法性和規(guī)范性。同時(shí)，有關(guān)部門還可以通過增加管理?xiàng)l例，保證醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間資料轉(zhuǎn)移工作的有效性，資料內(nèi)容的合法性，從根本上保證醫(yī)院和人事代理機(jī)構(gòu)的利益，避免特殊資料管理過程中出現(xiàn)不必要的矛盾，推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)與人事代理機(jī)構(gòu)之間的友好合作，從而提升醫(yī)院的人事檔案管理工作的效率。

（三）引入信息技術(shù)，健全管理系統(tǒng)。受到計(jì)算機(jī)技術(shù)普及的影響，各個(gè)行業(yè)在進(jìn)行檔案、資料管理時(shí)會(huì)借助信息技術(shù)的幫助，建立一個(gè)專用的檔案數(shù)據(jù)庫。這種檔案管理方式不僅能夠保證檔案資料的隱秘性、準(zhǔn)確性等，還能在最短時(shí)間內(nèi)完成醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間的檔案轉(zhuǎn)移，有利于醫(yī)院對(duì)人員檔案的日常使用和人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)人員檔案的日常管理。此外，人事代理機(jī)構(gòu)在對(duì)醫(yī)院人員資料進(jìn)行規(guī)劃、分析后，還可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置檔案更改、調(diào)動(dòng)權(quán)限，從而提升對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理效率，同時(shí)還能在最大程度上保證醫(yī)護(hù)人員的資料安全，方便醫(yī)院內(nèi)部有關(guān)人員對(duì)醫(yī)院工作人員檔案的修正和調(diào)動(dòng)。這種借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方式，能夠在最大程度內(nèi)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間的合作共贏，完善醫(yī)院的人才管理內(nèi)容，擴(kuò)大人才招收范圍。

四、結(jié)語

醫(yī)院在人員檔案管理方面加強(qiáng)與人事代理機(jī)構(gòu)的合作，能夠從根本上解決醫(yī)院人員管理混亂，人員配置不合理的問題。醫(yī)院在日常工作中人員流動(dòng)量極大，醫(yī)護(hù)人員內(nèi)外體制編制混亂，效率低下的人事檔案管理不僅不能解決這一問題，還會(huì)因?yàn)槿藛T檔案缺失等問題，造成醫(yī)院內(nèi)部人力資源分配不均的情況，不利于醫(yī)院的正常工作。因此，在醫(yī)院人事檔案管理中融合人事代理機(jī)構(gòu)的輔助，就能從較為專業(yè)的角度解決這些問題，還能提升醫(yī)院的工作效率，發(fā)揮出醫(yī)院的人才優(yōu)勢(shì)，建立起更加專業(yè)的人才隊(duì)伍，推動(dòng)我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。