做好人事代理檔案工作的思路與策略

□顧珂

人事代理，是一種新的人事管理方式，是我國(guó)人事制度改革領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，20世紀(jì)90年代國(guó)家人事部門正式在全國(guó)推行并制度化。經(jīng)過20多年的實(shí)踐探索，人事代理制度在理論研究、制度建設(shè)、服務(wù)內(nèi)容和方式等方面都有不同程度的發(fā)展，為深化企事業(yè)單位人事制度改革、實(shí)現(xiàn)人才社會(huì)化管理和服務(wù)積累了成功的經(jīng)驗(yàn)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，人事代理在具體操作過程中也存在一些問題，有必要就此作研究性思考和探討，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、人事代理檔案工作存在的問題

(一)人事代理檔案服務(wù)項(xiàng)目有待拓展

人事代理內(nèi)容單一，不能滿足當(dāng)今社會(huì)的需要。目前，我國(guó)人事代理服務(wù)項(xiàng)目較少，主要服務(wù)內(nèi)容為檔案代管、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資調(diào)整、戶口掛靠、計(jì)算工齡、年度考核、統(tǒng)籌繳納、黨員管理、職稱申報(bào)、退休辦理等，這些服務(wù)項(xiàng)目是20多年前圍繞人事代理檔案陸續(xù)開發(fā)完善的常規(guī)性業(yè)務(wù)，而現(xiàn)代人事代理服務(wù)領(lǐng)域的項(xiàng)目如職業(yè)指導(dǎo)、職業(yè)生涯規(guī)劃、人才測(cè)評(píng)、人才租賃等創(chuàng)新型業(yè)務(wù)還沒有開展。

“雙重管理”的隱憂和困擾。人事代理人員從正式聘用之日起，就由用人單位和人事檔案所在的人事代理機(jī)構(gòu)共同管理。按照人事代理制度最初的設(shè)計(jì)思想，人事代理機(jī)構(gòu)如同代理人員工作單位的人事科和主管部門，被代理人員的所有人事手續(xù)均由人事代理機(jī)構(gòu)來分擔(dān)，用人單位可以集中精力做好本單位內(nèi)部人才使用工作，這樣既解決了無主管部門單位的用人問題，又降低了用人的人力資源管理成本，從而提高了用人問題管理效率。但這一設(shè)計(jì)思想實(shí)際上并未有效踐行，由于人事代理機(jī)構(gòu)的流動(dòng)人員檔案不斷增長(zhǎng)，人事代理機(jī)構(gòu)缺乏規(guī)范的檔案管理程序和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理意識(shí)，并且許多人事代理業(yè)務(wù)工作還分散在多個(gè)部門，人事代理機(jī)構(gòu)服務(wù)內(nèi)容單一，大多只是停留在人事代理的檔案管理上，其他具體的人事工作還是由用人單位完成。不僅如此，用人單位還要付出更多的精力和時(shí)間與人事代理機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，投入更多人力資源管理成本來做好對(duì)人事代理人員的管理，以應(yīng)對(duì)因雙重管理帶來的各種問題。

(二)人事代理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一流程和有效的監(jiān)督機(jī)制

人事代理涉及用人單位、人事代理機(jī)構(gòu)、人事代理人員三方關(guān)系，在辦理人事代理業(yè)務(wù)的過程中，由于標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程不統(tǒng)一、不完善的原因，檔案管理人員不能按照規(guī)章制度辦事，人才流動(dòng)、聘用、辭退等缺乏規(guī)范的程序和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加之缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，用人單位和人事代理人員的合法權(quán)益往往得不到切實(shí)的維護(hù)，由此產(chǎn)生的各種爭(zhēng)議的程度和性質(zhì)無法判定，從而導(dǎo)致處理爭(zhēng)議較為困難。有的人事代理機(jī)構(gòu)與人事代理人員之間只簽訂人事代理委托合同，有意回避勞動(dòng)關(guān)系，一旦出現(xiàn)問題后相互推卸責(zé)任，使人事代理人員與用人單位心存顧慮。另外，由于現(xiàn)有社會(huì)保障體系還不健全和完善，一些人事代理人員的養(yǎng)老、醫(yī)療、保險(xiǎn)等難以得到保障，有些單位為了節(jié)約人力資源使用和管理成本，不為人事代理人員提供相應(yīng)的社會(huì)保障，造成人事代理制度陷入無力保障的困境。

（三）人事代理機(jī)構(gòu)工作人員素質(zhì)有待提高

1.國(guó)家允許辦理人事代理業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)一般都是事業(yè)單位，很多人事代理機(jī)構(gòu)管理檔案的工作人員不是人事代理機(jī)構(gòu)在編的正式人員，而是外聘的人事代理人員。檔案管理工作人員經(jīng)常變化，容易造成新接手的檔案管理人員需要較長(zhǎng)時(shí)間才能適應(yīng)獨(dú)立工作，這樣就會(huì)導(dǎo)致人事代理檔案管理工作開展不順暢，并且在人員調(diào)換時(shí)，容易在檔案管理工作交接上出現(xiàn)紕漏，也會(huì)在一定程度上影響檔案管理工作的連續(xù)性、完整性和準(zhǔn)確性。多數(shù)檔案管理人員的日常工作只局限于檔案室，針對(duì)檔案管理工作方面的深入研究、調(diào)查、創(chuàng)新基本沒有。

2.在思想上對(duì)檔案及檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)重視程度不夠。就工作要求而言，人事代理檔案的專業(yè)人員能夠?qū)ο鄳?yīng)的資料進(jìn)行科學(xué)的整理。而就目前來看，在思想上對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠重視，造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著障礙。檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)上重視也不夠，沒有較高的專業(yè)素質(zhì)，不能夠?qū)n案資料的管理提供專業(yè)的檔案管理，從而難以保證檔案管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業(yè)能力未能夠達(dá)到時(shí)代的要求，這兩種情況的出現(xiàn)，都會(huì)影響檔案資料作用的正常發(fā)揮。

人事代理作為一種新的人事管理方式，政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)量大、涉及面廣，隨著委托代理人員的增加和服務(wù)項(xiàng)目的拓展，管理的流動(dòng)人員人事檔案和代理的人事業(yè)務(wù)任務(wù)更加繁雜，而具體從事人事代理工作的人員數(shù)量有限，導(dǎo)致服務(wù)態(tài)度差、效率低、服務(wù)質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

檔案管理方式簡(jiǎn)單化。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，代理人員在城市之間、組織之間的各項(xiàng)活動(dòng)逐漸增多，到代理機(jī)構(gòu)辦理各項(xiàng)手續(xù)的頻率加快，由此所形成的檔案資料也逐漸增多，而這對(duì)于檔案管理的壓力越來越大。所以，采用科學(xué)化的管理方式，對(duì)于檔案資料的管理是相當(dāng)重要的。其實(shí)，就目前來說，很多地方的管理方式未能具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的條件，很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，在一定程度上影響了檔案管理的有效性，影響了基礎(chǔ)檔案的工作效率。同時(shí)，依靠人工進(jìn)行的檔案管理，對(duì)于檔案的編排以及最后的查找也會(huì)形成一定的阻礙。此外人事代理檔案管理僅僅停留在保證檔案資料的完整性上，而檔案其他的參考價(jià)值無法呈現(xiàn)。

二、推進(jìn)人事代理工作的對(duì)策與思考

（一）做好與人事代理機(jī)構(gòu)的銜接，改善管理和服務(wù)質(zhì)量

1.擴(kuò)展業(yè)務(wù)，促進(jìn)人事代理社會(huì)化。人事代理業(yè)務(wù)要從單一的人事關(guān)系、檔案代理向全方位的人事代理轉(zhuǎn)變，人事代理對(duì)象要從現(xiàn)有的大中專畢業(yè)生、專業(yè)技術(shù)人員、軍轉(zhuǎn)干部、機(jī)關(guān)工勤人員、事業(yè)單位新進(jìn)人員、機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革分流人員向社會(huì)全體人員拓展。傳統(tǒng)人事代理的服務(wù)項(xiàng)目已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需要，一些過去以單位管理為主的社會(huì)管理職能將逐步從單位中分離出來，交由人事代理經(jīng)辦機(jī)構(gòu)承擔(dān)，使單位只負(fù)責(zé)最必要的、與用人直接相關(guān)的管理。為此，隨著人事代理服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展必然要實(shí)行人事干部委派制，即根據(jù)用人單位的需要全權(quán)負(fù)責(zé)處理用人單位日常人事業(yè)務(wù)或階段性人事業(yè)務(wù)。

2.用人單位和人事代理機(jī)構(gòu)應(yīng)明確責(zé)任和權(quán)利，建立高效協(xié)調(diào)的管理模式和運(yùn)行機(jī)制，有序推進(jìn)人事代理制度的健康發(fā)展。作為委托人事代理服務(wù)對(duì)象，用人單位應(yīng)遵循人事代理的相關(guān)要求，確保與人事代理機(jī)構(gòu)的信息暢通與及時(shí)交流，積極配合人事代理機(jī)構(gòu)完成人事代理人員的年度考核材料歸檔、檔案工資核定、職稱申報(bào)等各項(xiàng)工作，努力做好相關(guān)的溝通與協(xié)調(diào)。人事代理機(jī)構(gòu)也應(yīng)完善人事代理服務(wù)體系，拓展人事代理服務(wù)內(nèi)容和范圍，增強(qiáng)機(jī)構(gòu)職能，滿足用人單位和人事代理人員的需求，使人事代理從以檔案管理為主的服務(wù)型代理轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀肆Y源開發(fā)管理為主的管理顧問型代理。

3.人事代理機(jī)構(gòu)要通過改進(jìn)服務(wù)方式、完善服務(wù)平臺(tái)、加速信息化步伐等措施進(jìn)一步提高服務(wù)效率，加強(qiáng)與用人單位以及人事代理人員的溝通，可以定期深入用人單位進(jìn)行政策解答等服務(wù)以及不斷提供后續(xù)服務(wù)。由于人事代理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，為確保該項(xiàng)工作有效實(shí)施，必須建立一支高水平、職業(yè)化、專業(yè)化的人事代理工作者隊(duì)伍，提高人事代理從業(yè)人員的政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)能力，建立系統(tǒng)的培訓(xùn)、監(jiān)管和考核制度，提升人事代理服務(wù)水平并樹立良好的社會(huì)形象。另外，還要完善人才市場(chǎng)體系，允許不同的人才中介機(jī)構(gòu)來參與人事代理行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，建立科學(xué)合理的人事代理機(jī)構(gòu)考核評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)人事代理從業(yè)機(jī)構(gòu)的評(píng)估與管理，使人才市場(chǎng)走向規(guī)范化和科學(xué)化，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）完善配套的法律法規(guī)和政策，嚴(yán)格規(guī)范制度的執(zhí)行

人事代理制度作為一種新的管理模式，需要在實(shí)踐中積極探索和總結(jié)。在實(shí)行人事代理工作中，首先，政府部門應(yīng)加快與人事代理和人事制度改革相配套的政策法規(guī)建設(shè)，逐步建立起規(guī)范的管理流程和運(yùn)作程序，使人事代理工作有章可循、依法辦事。各地方和部門也必須制定詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則，從日常管理上做到有據(jù)可依，盡量減少矛盾沖突，降低社會(huì)管理總成本，減少因爭(zhēng)議而引發(fā)的社會(huì)資源浪費(fèi)。其次，要建立相應(yīng)的監(jiān)督調(diào)節(jié)機(jī)制，形成規(guī)范的工作體系，落實(shí)好相關(guān)政策和制度的執(zhí)行，維護(hù)用人單位和人事代理人員的合法權(quán)益，在程序上保證人事代理制度有效落實(shí)，在法律上保障雙方利益的實(shí)現(xiàn)。再次，人事代理涉及的用人單位、人事代理機(jī)構(gòu)和代理人員均以合同或協(xié)議的形式規(guī)范各自的行為，對(duì)合同或協(xié)議的訂立、履行、變更、解除、終止等都要依法進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行人事代理的政策和法規(guī)，盡可能減少人事爭(zhēng)議問題的發(fā)生。同時(shí)，社會(huì)保障體系的健全也是人事代理制度改革能否順利進(jìn)行的一個(gè)關(guān)鍵前提。

進(jìn)一步完善檔案工作的制度建設(shè)。對(duì)于檔案工作的管理，首先應(yīng)該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入，能夠有一個(gè)流程制度，保證工作的順利進(jìn)行。而在這中間，需要從業(yè)人員具備專業(yè)的素質(zhì)，能夠?qū)Ξ?dāng)前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)流程規(guī)范。與此同時(shí)，還應(yīng)該加大檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤的資料，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和挽救，從而保證資料的有效性。當(dāng)然在這個(gè)過程中，仍需要建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，因?yàn)檫@是檔案管理工作出現(xiàn)問題追責(zé)機(jī)制的基礎(chǔ)，并且能夠更好地規(guī)避在檔案管理中可能出現(xiàn)的問題。

規(guī)范服務(wù)，加大人事代理制度的執(zhí)行力度。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，人事代理的范圍應(yīng)由點(diǎn)、線向面擴(kuò)展，涉及的范圍將越來越廣。這些業(yè)務(wù)的法規(guī)性和政策性強(qiáng)，因此，規(guī)范人事代理管理與服務(wù)顯得十分重要。一是要結(jié)合國(guó)家的文件精神及出臺(tái)的相關(guān)政策，加大人事代理工作的宣傳力度。要通過宣傳使用人單位和人才充分認(rèn)識(shí)實(shí)行人事代理制度的意義，保證各項(xiàng)人事代理政策的順利實(shí)施。二是加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)，規(guī)范服務(wù)程序。積極研究對(duì)策，加強(qiáng)與各職能部門、二級(jí)機(jī)構(gòu)之間協(xié)調(diào)配合，制定嚴(yán)密的服務(wù)程序，既要維護(hù)廣大人事代理人員的切身利益，又要保證執(zhí)行人事代理政策的嚴(yán)肅性。三是對(duì)人事代理業(yè)務(wù)所涉的對(duì)象、范圍、方式、方法及具體操作規(guī)程等要深入研究，邊探索、邊實(shí)踐、邊總結(jié)并形成規(guī)范，以保證人事代理健康、有序發(fā)展。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)和服務(wù)水平

人事代理檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)。概括地說，就是從事檔案管理工作必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平及分析處理問題的基本能力。

根據(jù)工作的需要，人事代理檔案管理人員必須具備社會(huì)上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德素養(yǎng)、踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。由于人事代理檔案管理工作具有一定的機(jī)密性，因此，檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神，這是評(píng)價(jià)一個(gè)人事代理檔案管理人員是否合格的基本標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量其是否為合格檔案管理人員的尺度。

提高人事代理檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。由于人事代理涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，因此要求人事代理檔案管理人員應(yīng)該安心本職工作，不僅要精通人事政策、人事代理檔案專業(yè)法規(guī)和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)，并能靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，還要熟悉上級(jí)人事代理檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。還要熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專業(yè)基本知識(shí)，要有豐富的人事管理經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的分析、解決人事管理中具體問題的能力。

要適應(yīng)社會(huì)化、科學(xué)化的管理要求，制訂人員發(fā)展規(guī)劃和培訓(xùn)計(jì)劃，創(chuàng)造條件讓人事代理工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，創(chuàng)新思維方式和經(jīng)營(yíng)理念，提高工作效率。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，將工作人員工資待遇與個(gè)人能力、工作績(jī)效掛鉤，充分調(diào)動(dòng)全體員工的工作積極性和創(chuàng)造性。建立一支專業(yè)化、服務(wù)功能不斷完善、技術(shù)含量高、從業(yè)人員相對(duì)穩(wěn)定的人事檔案管理隊(duì)伍。

總之，在人事代理檔案管理工作中，需要提高自身對(duì)人事代理檔案管理的綜合能力，加強(qiáng)和用人單位、人事代理機(jī)構(gòu)以及代理人員的溝通交流，加快人事代理檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷提高人事代理檔案信息資源的利用率，為新時(shí)期人力資源開發(fā)服務(wù)，提供優(yōu)秀人才，使優(yōu)質(zhì)資源得到合理配置，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息數(shù)據(jù)，更好地服務(wù)于社會(huì)。