現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策

文/濟(jì)南市城市道路橋梁管理處 孫彥

以現(xiàn)代辦公技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理工作，就是依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，開展檔案管理工作。使用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了檔案的無紙化，同時(shí)與紙質(zhì)檔案管理相比較，具有明顯的優(yōu)勢(shì)，電子文件可以存儲(chǔ)在U盤、光盤、磁盤等介質(zhì)，節(jié)省空間；同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)電子文件的共享和傳輸，極大提升了檔案管理的工作效率和質(zhì)量，是當(dāng)前檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

一、現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

現(xiàn)代辦公技術(shù)已經(jīng)成為先進(jìn)科技的重要應(yīng)用之一，檔案管理作為信息時(shí)代的重要工作，更要積極深入應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)。但是，在應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中，主要以電子文件的形式進(jìn)行呈現(xiàn)，體現(xiàn)眾多的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理產(chǎn)生了極大的影響。

（一）電子文件修改容易，追根溯源困難?，F(xiàn)代辦公技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理對(duì)象都是電子文件，電子文件極易修改和偽造，對(duì)電子文件的安全性管理，是當(dāng)前檔案管理人員的重要工作。雖然，針對(duì)電子文件已經(jīng)開發(fā)出眾多保護(hù)軟件，但是，由于人為操作因素，或保管不當(dāng)極易出現(xiàn)文件被篡改的情況。另外，一旦電子文件被篡改后，即使使用識(shí)別修改軟件進(jìn)行辨別，也很難完全找出篡改的痕跡，會(huì)直接影響電子文件的真實(shí)性。由于電子文件修改容易，追根溯源困難，于是檔案管理工作對(duì)文件的安全管理提出了更高的要求，需要采用更加先進(jìn)的技術(shù)，配備責(zé)任心極強(qiáng)的工作人員予以應(yīng)對(duì)。

（二）現(xiàn)代辦公技術(shù)更新速度快?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用，需要借助計(jì)算機(jī)終端設(shè)備及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)才能得以實(shí)現(xiàn)。但是現(xiàn)代辦公軟件更新?lián)Q代周期較短，電子文件的格式也要隨之改變，以適應(yīng)不斷更新的現(xiàn)代辦公技術(shù)?，F(xiàn)代辦公技術(shù)更新速度快主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：一是計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施更新速度快，使用壽命周期極短。在實(shí)際檔案管理工作中，存儲(chǔ)電子文件時(shí)，主要使用磁盤、U盤、光盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，而磁盤、光盤的使用壽命一般在4年左右，這就需要對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件進(jìn)行定期檢修，對(duì)淘汰的硬件進(jìn)行相應(yīng)處理，保證檔案資料的安全。同時(shí)，對(duì)使用年限接近4年的磁盤和光盤，要進(jìn)行及時(shí)的更換，重新拷貝其中存儲(chǔ)的檔案資料。二是計(jì)算機(jī)管理軟件更新速度快。借助計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)管理電子檔案時(shí)，電子檔案在不斷增加和改變，管理軟件系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)和科技的影響下不斷改善和升級(jí)，以此推動(dòng)電子檔案管理適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)。計(jì)算機(jī)硬件和軟件都面對(duì)快速更迭的換代升級(jí)，電子檔案在此過程中，極易出現(xiàn)損壞和丟失，成為檔案管理工作面臨的巨大困難，這就需要檔案管理工作系統(tǒng)完整、及時(shí)保存和備份。

（三）電子檔案資料原始版本難以辨別。電子檔案資料均以電子文件的形式呈現(xiàn)，無論制作還是傳輸都是無實(shí)物形式，這就導(dǎo)致電子文件和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，對(duì)原始版本難以辨別。以往紙質(zhì)文件資料，進(jìn)行備份和傳輸，都是通過復(fù)印來實(shí)現(xiàn)，與原版文件有著明顯的差異，可以輕松辨別檔案資料的原始版本。但是，電子檔案資料都是在電腦上顯示，計(jì)算機(jī)操作人員都可以對(duì)檔案進(jìn)行改動(dòng)、移動(dòng)、拷貝，無論誰操作，在何處操作何時(shí)操作，所復(fù)制的文件與文件原始版本完全一致。所以，檔案管理工作者要留存好每一版電子文件，對(duì)檔案資料進(jìn)行精細(xì)化管理。

二、現(xiàn)代辦公技術(shù)支持下開展檔案管理工作的對(duì)策

（一）對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)歸檔和及時(shí)保存。依據(jù)電子檔案資料的特殊性，使用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的歸檔和存儲(chǔ)。第一，檔案管理者要強(qiáng)化記錄和核實(shí)檔案工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)、系統(tǒng)記錄，并對(duì)電子檔案資料進(jìn)行核實(shí)，保證其完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，減少電子檔案在長(zhǎng)期管理過程中，因人為因素或存儲(chǔ)、傳輸?shù)纫蛩?，?dǎo)致電子文檔被篡改或丟失，為電子檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，檔案管理者要加強(qiáng)原始材料辨別工作，并通過先進(jìn)技術(shù)對(duì)原始版本電子檔案資料進(jìn)行加密保護(hù)。比如，可以將歸檔完畢的電子檔案資料屬性設(shè)置成“只讀”，無論誰使用電子檔案資料時(shí)，都只能查閱不能編輯，確保電子檔案資料保持原樣。第三，保證檔案管理的適宜環(huán)境，確保檔案保存安全穩(wěn)定。計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施對(duì)環(huán)境的溫度和濕度要求較高，為了保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，硬件設(shè)施的安全穩(wěn)定，檔案管理者要隨時(shí)監(jiān)測(cè)檔案管理的環(huán)境，及時(shí)采取相應(yīng)措施調(diào)節(jié)環(huán)境的濕度和溫度。另外，檔案管理者還要搭建安全的電子檔案讀取平臺(tái)和傳輸渠道，比如利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、部門OA系統(tǒng)等，對(duì)讀取者和傳播者授予不同的權(quán)限，同時(shí)能夠查詢文件的傳播軌跡、閱讀記錄等，避免文件被篡改和泄露。

（二）電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行結(jié)合管理。當(dāng)前，在很多機(jī)關(guān)單位和企業(yè)中，檔案管理都進(jìn)行了無紙化操作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存，通過電子檔案保存，雖然極大降低了檔案管理的工作量，提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，但是，對(duì)于眾多極其重要和保密的檔案管理具有極大的不便。因?yàn)殡娮訖n案難以完全代替紙質(zhì)檔案，電子文件的出現(xiàn)較晚，軟件換代升級(jí)較快，相應(yīng)的管理制度、管理方法、人員素質(zhì)都未能跟上硬件和軟件的變化速度，所以，給未來電子檔案的長(zhǎng)期管理埋下了巨大的隱患。針對(duì)此種情況，本文認(rèn)為，在當(dāng)前檔案管理的過渡期，要加強(qiáng)電子文檔和紙質(zhì)文檔在檔案資料工作中的融合，并對(duì)兩者進(jìn)行同步管理，重要檔案既要保留紙質(zhì)檔案又要留存電子檔案，并相應(yīng)歸檔分類。通過兩者的結(jié)合管理，保證電子檔案遭到篡改或丟失的情況下，能夠通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱和復(fù)原，保障工作順利進(jìn)行。

（三）組織檔案管理者培訓(xùn)，提升其檔案管理水平。采用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作差異巨大，僅憑工作經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)真的態(tài)度，難以完成電子檔案管理工作。這就需要檔案管理者加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的學(xué)習(xí)，熟悉計(jì)算機(jī)操作，掌握電子檔案管理軟件，熟悉工作流程，進(jìn)行熟練操作。但是，很多檔案管理人員年齡較大，不具備現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，對(duì)信息安全保護(hù)的意識(shí)淡薄，業(yè)務(wù)技能生疏。所以，本文認(rèn)為檔案管理機(jī)關(guān)要經(jīng)常組織檔案管理者參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)等，提升檔案管理者的業(yè)務(wù)能力，組建一支綜合素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，充分發(fā)揮檔案管理的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，信息大爆炸時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都面臨巨大的變革，無論工作形式還是工作內(nèi)容都有了翻天覆地的變化。檔案管理作為信息管理的重要部分，要跟上信息變化的節(jié)奏，充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)，完善管理制度，細(xì)化管理責(zé)任，組織檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理能力，從而為檔案管理的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展充分發(fā)揮檔案管理的作用。