加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)探究

文/山西省天脊煤化工集團(tuán)有限公司 岳瑞煒

檔案管理工作是企業(yè)在開展現(xiàn)代化業(yè)務(wù)活動(dòng)中重要的信息資源收集和管理途徑，對(duì)企業(yè)信息資源的利用有重要意義。一個(gè)好的檔案管理工作不僅能做好檔案資料的儲(chǔ)存和管理，同時(shí)也能不斷優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，使企業(yè)在調(diào)動(dòng)檔案資源時(shí)更加方便，從而提高企業(yè)業(yè)務(wù)的處理效率。因此，在新時(shí)代，檔案管理工作者必須要充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，并從多方面的檔案管理環(huán)節(jié)中，將數(shù)字化建設(shè)方法融入實(shí)際的檔案管理中，推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化發(fā)展是信息化時(shí)代的必然產(chǎn)物，在企業(yè)業(yè)務(wù)的開展中具有傳統(tǒng)檔案管理所不具備的先進(jìn)性，是當(dāng)今時(shí)代企業(yè)健康快速發(fā)展的重要保障。因此，為了使用好檔案數(shù)字化建設(shè)方法，管理人員必須要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)為企業(yè)帶來(lái)的好處。

（一）有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。將檔案管理數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的檔案管理能極大地減少檔案管理難度，節(jié)省出大面積的檔案儲(chǔ)存空間，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息的傳遞快捷，也使檔案信息的流轉(zhuǎn)使用更具效率，這都為節(jié)省企業(yè)檔案管理成本，加速企業(yè)業(yè)務(wù)辦理速度提供了支持，很大程度上提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）有利于檔案資源的整體利用。在以往的紙質(zhì)檔案管理中，大部分檔案資料作為企業(yè)文件儲(chǔ)存和保管使用，檔案資料的復(fù)雜化和文件的眾多使人們沒(méi)有辦法對(duì)這些資源進(jìn)行利用，沒(méi)有發(fā)揮出檔案信息的實(shí)用價(jià)值。而隨著檔案信息化建設(shè)的到來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，將檔案信息系統(tǒng)化地進(jìn)行管理，企業(yè)人員可以按照自身需求進(jìn)行檔案文件的搜索，這對(duì)企業(yè)開發(fā)利用檔案資源有積極的效果，高效的檔案使用方式和分類清晰的檔案儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)，都是企業(yè)員工更加重視對(duì)檔案信息使用的有效條件。

（三）有利于檔案原件的保存。檔案原件涉及企業(yè)工作的部分核心流程，是企業(yè)重點(diǎn)保存的文件。在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件保存中，反復(fù)對(duì)文件進(jìn)行翻閱，或者一些檔案管理中的意外事件，都可能造成檔案原文件的損壞，造成不可彌補(bǔ)的損失，尤其在化工集團(tuán)檔案室管理中，檔案文件有受到化工原料污染的可能性。因此檔案數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)檔案管理的必要選擇，利用信息載體的穩(wěn)定性，有利于保證檔案原文件的使用安全穩(wěn)定，保證企業(yè)的實(shí)際利益不受損。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體策略

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，增加建設(shè)資金投入。想要將企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)化到數(shù)字化管理方法，首先需要企業(yè)高層建立起檔案數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，只有從高層開始，將檔案數(shù)字化建設(shè)責(zé)任層層傳遞，才能落實(shí)好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，畢竟對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)不是一個(gè)小工程，其涉及企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行以及人事管理情況，需要得到高層領(lǐng)導(dǎo)的支持以及各個(gè)部門的協(xié)調(diào)配合，才能保證企業(yè)能在最短時(shí)間內(nèi)完成初步的檔案數(shù)字化建設(shè)。在降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的同時(shí)，更新企業(yè)檔案資源的應(yīng)用方式。因此領(lǐng)導(dǎo)具備檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，對(duì)檔案改革工作大力支持，是開展檔案數(shù)字化建設(shè)的前提條件。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的另一個(gè)前提是加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，在建設(shè)檔案數(shù)字化中，必須要對(duì)各環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)相關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)人才的招聘等，都需要企業(yè)前期進(jìn)行足夠的資金投入，才能保證建設(shè)各環(huán)節(jié)的順利運(yùn)行，有效加強(qiáng)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

（二）制定檔案數(shù)字化管理制度和檔案錄入規(guī)范。在檔案數(shù)字化建設(shè)初步完成階段，必須要完善其必備的數(shù)字化管理制度，只有從相關(guān)制度的落實(shí)上，才能保證檔案管理人員的工作不犯錯(cuò)誤，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的準(zhǔn)確度，提高網(wǎng)絡(luò)化檔案資源的使用效率，可以說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系是保證檔案數(shù)字化管理有效實(shí)施的保障。在制度制定中，首先要將檔案管理人員按照其自身特點(diǎn)分配到具體的管理環(huán)節(jié)，并將責(zé)任意識(shí)落實(shí)到個(gè)人身上，以環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)制進(jìn)行檔案數(shù)字化管理。其次，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)的管理進(jìn)行專業(yè)人才的聘請(qǐng)，由專業(yè)人士定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案資料庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案數(shù)字化資源使用的穩(wěn)定性。最后，對(duì)于檔案信息錄入環(huán)節(jié)，企業(yè)管理人員要充分重視，管理人員要盡量挑選認(rèn)真負(fù)責(zé)人員，最大程度上保證信息錄入的準(zhǔn)確性，這是提高企業(yè)對(duì)檔案信息使用效果的前提保障。同時(shí)要做好信息錄入的規(guī)范，讓管理人員能按照規(guī)范進(jìn)行信息錄入，對(duì)檔案信息做好分類管理工作。

（三）檔案數(shù)字化過(guò)程中，要做好檔案排查工作。由于紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的缺陷，目前大部門企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)一些紙質(zhì)文件損壞、文字不清晰或者部分文件丟失事件，面對(duì)這一問(wèn)題，企業(yè)檔案管理人員必須在數(shù)字化建設(shè)中，對(duì)檔案的儲(chǔ)存情況進(jìn)行仔細(xì)核查，對(duì)所有存在問(wèn)題的檔案文件，要及時(shí)進(jìn)行整理和匯報(bào)，與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行討論，確定好這些文件的具體處理措施，用這種必要的方式來(lái)保證檔案信息的完整性和實(shí)用性，最終將所有的檔案信息條理分明地錄入網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)上，初步完成檔案數(shù)字化建設(shè)，并盡量減少企業(yè)的資源和經(jīng)濟(jì)損失。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)中，對(duì)人才的需求是大量的，不僅需要各種專業(yè)性人才，對(duì)企業(yè)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效整理，如化工集團(tuán)檔案室管理，就需要化工專業(yè)人才，同時(shí)還需要各種信息技術(shù)人才，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)的錄入和整理，只有保證兩種人才正確使用，才能讓企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展得更快更好。因此，企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。首先，可以對(duì)外招聘優(yōu)秀的專業(yè)人才，在培養(yǎng)中進(jìn)入實(shí)際的管理崗位上開展工作。其次，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)。企業(yè)可以根據(jù)不同人員的個(gè)性化特點(diǎn)，依據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)中的崗位需求，對(duì)他們進(jìn)行專崗專教，提高他們的專業(yè)技能，使他們符合檔案數(shù)字化建設(shè)后的崗位使用要求，以此完成檔案數(shù)字化建設(shè)中的人員安排。最后，要定期對(duì)檔案數(shù)字化管理人員開展信息化思維教育，使其慢慢養(yǎng)成互聯(lián)網(wǎng)思維，更好地對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，以推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)步。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)的健康發(fā)展離不開檔案管理工作的高效開展，在當(dāng)今信息化急速發(fā)展的時(shí)代，將信息數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展中是一種必然趨勢(shì)，再加上檔案數(shù)字化管理對(duì)當(dāng)前檔案管理的優(yōu)勢(shì)地位，都需要企業(yè)高層將眼光放在檔案數(shù)字化建設(shè)上，加大對(duì)檔案管理工作的投資力度，為企業(yè)各管理層建立起檔案數(shù)字化發(fā)展的意識(shí)。同時(shí)，檔案管理人員要在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，不斷提高自身的檔案管理專業(yè)技能，強(qiáng)化自身的計(jì)算機(jī)使用能力，使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)腳步不斷加快，有效提高企業(yè)的整體業(yè)務(wù)能力。