企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探索與分析

文/大慶油田有限責(zé)任公司第四采油廠信息中心檔案室 陳松梅

在信息化環(huán)境下，多媒體、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和數(shù)字化技術(shù)等在企業(yè)管理中得到了廣泛應(yīng)用，企業(yè)加快檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。企業(yè)通過實(shí)施檔案數(shù)字化管理措施，能夠滿足時(shí)代發(fā)展的要求，讓龐大的檔案資料以數(shù)字化方式進(jìn)行管理，不僅可以提升檔案管理效率，也保證了檔案工作的質(zhì)量，促使企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提升。對此企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，在傳統(tǒng)檔案管理模式上加強(qiáng)創(chuàng)新，通過發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的作用，促使企業(yè)檔案管理工作再上新臺階。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度很快，普及范圍也非常廣，讓各范圍內(nèi)利用者共享檔案資源逐步得到實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，主要借助智能信息處理技術(shù)，將紙張、錄音帶和錄像帶等原始檔案資料通過掃描、壓縮和轉(zhuǎn)化后，形成圖片、聲樂和錄像等文件，并利用各種存儲管理技術(shù)存儲于相應(yīng)介質(zhì)中。這樣在多種查詢手段支持下，能夠快速將所需檔案資料檢索出來。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，為檔案利用者提供查詢與搜索服務(wù)，便于其在網(wǎng)絡(luò)中直接獲取所需檔案信息，這樣檔案信息利用就突破了時(shí)間和空間的限制，提升了檔案資料的利用效率。對此企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢在必行，檔案起草、修改和印發(fā)都通過計(jì)算機(jī)完成，有利于今后修改與復(fù)制，也便于檢索與利用，讓檔案信息資源為企業(yè)各部門提供更加高效與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理是不可缺少的，檔案的完善以及管理工作相對復(fù)雜。檔案的損壞以及檔案的丟失，都會造成不可挽回的損失。目前，在檔案管理的過程中，檔案管理的規(guī)范性還不足，企業(yè)缺乏相關(guān)制度約束，需要進(jìn)一步完善，因?yàn)楣芾聿徽_以及制度的不完善所造成的檔案損壞以及丟失的情況常常發(fā)生。另外，檔案管理資金投入不足，沒有現(xiàn)代化的設(shè)備，設(shè)備設(shè)施相對落后。這些都會影響到檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展，讓檔案管理工作難以更好地進(jìn)行下去。在數(shù)字化發(fā)展環(huán)境中，檔案管理工作滯后一部分原因是外在原因，直接的原因還是檔案管理工作人員自身專業(yè)能力薄弱。因此，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，這是因?yàn)閿?shù)字化檔案有著存儲方便、檢索與傳輸速度快、能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享等優(yōu)勢，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比擬的。然而因?yàn)閿?shù)字化檔案本身存在很多特性，因此不可避免出現(xiàn)很多缺陷與不足，這需要企業(yè)檔案管理者充分認(rèn)識到這些情況，有針對性、有重點(diǎn)地開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，才能提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量與效率。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意識。企業(yè)應(yīng)該做好宣傳工作，讓更多人認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，并將其納入管理工作議程中，切實(shí)增強(qiáng)每個(gè)檔案管理人員的數(shù)字化管理意識，能夠積極運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作，這樣檔案管理數(shù)字化水平才能提升，也讓企業(yè)今后發(fā)展獲得更高效的服務(wù)。分析當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化上還有很多不足，應(yīng)用軟件多而亂，都不利于檔案數(shù)字化管理水平的提升。這也要求企業(yè)引起足夠重視，對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范，不斷完善并嚴(yán)格實(shí)施檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。此外，企業(yè)要注重對現(xiàn)代化管理方式的運(yùn)用，做好檔案管理與利用工作，不斷提升檔案管理社會化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平。增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新能力，才能真正體現(xiàn)出檔案的最大價(jià)值。

（二）完善檔案數(shù)字化管理制度。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要逐步建立起與之配套的管理制度，這樣才能讓檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)得到有力約束，保證檔案數(shù)字化管理目標(biāo)正常實(shí)現(xiàn)。企業(yè)在開展檔案管理工作的時(shí)候，雖然在數(shù)字化時(shí)代要注重?cái)?shù)字化檔案管理工作，但是也要意識到傳統(tǒng)檔案管理的重要性，不僅要對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改進(jìn)，也要積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)與管理手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的齊頭并進(jìn)，這樣檔案載體才更加多元化，為檔案保管與利用創(chuàng)造更加有利的條件。此外，我們還要結(jié)合檔案的數(shù)字化管理要求，對相關(guān)制度進(jìn)行完善，并嚴(yán)格落到實(shí)處，促使檔案管理工作的順利開展。

（三）重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)屬于重要內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫是利用先進(jìn)的信息技術(shù)讓檔案得到科學(xué)管理，為今后的使用創(chuàng)造有利條件。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)長期的過程，需要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。在大量實(shí)踐中能夠得到，企業(yè)在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合。第二，面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”。第三，突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。企業(yè)只有抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才能讓所有的檔案得到集中統(tǒng)一的管理與保存，也保證了檔案資料的完整性與可靠性，在利用檔案時(shí)更加方便。

（四）加強(qiáng)電子文件收集和積累工作。電子文件為企業(yè)館藏?cái)?shù)字檔案的一個(gè)主要來源，以往通常只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，而當(dāng)前需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地保存，同時(shí)隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。通過這種方式不僅加快了企業(yè)檔案室的電子化進(jìn)程，還大大減少了數(shù)據(jù)庫建設(shè)的工作量。企業(yè)運(yùn)用光電信號傳輸信息資料的數(shù)字化檔案，在今后閱讀檔案資料的過程中，要讓檔案數(shù)字化管理更加安全與可靠。同時(shí)要避免從光盤中直接閱讀信息資料，這樣會導(dǎo)致光盤上檔案信息資料在閱讀期間出現(xiàn)刪除和丟失的情況，檔案信息資料的原始性將無法得到保障，也會嚴(yán)重影響到檔案信息資料的可靠性與安全性。企業(yè)還要加大檔案管理軟件推廣力度，在思想上引起高度重視，印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，明確案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型和長度，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，這樣檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性與有效性才能實(shí)現(xiàn)提升。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，必須跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，這是自身可持續(xù)發(fā)展的重要保障，而加快推進(jìn)數(shù)字化檔案管理則是其中的重要內(nèi)容。為了讓企業(yè)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，企業(yè)需要不斷增強(qiáng)檔案管理員數(shù)字化管理意識，加強(qiáng)原始檔案資料匯集工作，實(shí)行檔案數(shù)字化管理新模式，促使檔案數(shù)字化管理安全性與可靠性得到提升。此外，企業(yè)應(yīng)不斷完善檔案數(shù)字化管理制度，保證檔案管理工作效率實(shí)現(xiàn)提升，檔案管理部門應(yīng)主動與其他部門加強(qiáng)協(xié)調(diào)與溝通，這樣檔案信息資料才能更加真實(shí)、可靠和齊全。只有企業(yè)不斷提升檔案管理數(shù)字化水平，才能為自身發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)信息資料服務(wù)。