檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制

文/山東省鄒平市好生街道辦事處 張麗

檔案數(shù)字化興起于20世紀80年代，經(jīng)歷了近20年發(fā)展，在步入21世紀后進入了快速發(fā)展時期。當前我國檔案數(shù)字化已經(jīng)可以通過遠程在線查詢方式加以管理，在拓展檔案利用服務范圍基礎上，有效節(jié)約了大量社會資源。檔案數(shù)字化這一趨勢就目前來看，仍有較為廣闊的發(fā)展前景。但其安全保密和管理質(zhì)量也需要得到進一步改進，真正實現(xiàn)檔案信息資源在線共享。

一、檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化作為一種新型檔案管理方式，以計算機信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)作為媒介，轉(zhuǎn)變以往人工管理方式，將檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息錄入電腦中加以管理。作為檔案管理工作中重要組成部分，檔案數(shù)字化管理包括掃描紙質(zhì)檔案、數(shù)字化拍攝、激光技術(shù)等管理方式，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也需要注重管理質(zhì)量和安全保密等方面內(nèi)容，其中質(zhì)量控制是檔案數(shù)字化工作目標，考慮到檔案是十分珍貴的數(shù)字資料，更需要保證其安全性。因此，對檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全性控制缺一不可。

二、檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全保密控制內(nèi)容

（一）選擇優(yōu)質(zhì)數(shù)字化方案和軟件。檔案數(shù)字化方案選擇對檔案安全保密控制有著決定性意義，且數(shù)字化方案制定是否合理也影響檔案數(shù)字化質(zhì)量。在選擇符合檔案管理實際情況的方案后，還要正確選擇數(shù)字化軟件。目前檔案數(shù)字化軟件種類較多，并且每類軟件都有各自功能，在選擇數(shù)字化軟件過程中要結(jié)合單位特點和預算。

（二）注重檔案檢查監(jiān)督驗收。檔案數(shù)字化檢查監(jiān)督驗收是控制其質(zhì)量的最終環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)庫建設效果均取決于檔案檢查監(jiān)督這一環(huán)節(jié)。其中檔案檢查對象以設備、人員和工作流程為主。監(jiān)督目的是對檢查效果加以監(jiān)管，并不斷發(fā)現(xiàn)問題、找出問題，提出解決問題的具體方案。當遇到棘手問題時，需要報告上級部門尋求解決方法，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量達標。驗收環(huán)節(jié)包括粗細驗收兩種方式，粗驗收依靠自動驗收軟件完成，細驗收方式是在粗驗收基礎上對檔案清晰度、是否完整、是否出現(xiàn)重復等方面加以檢驗。評估作為最后環(huán)節(jié)，在整個檔案數(shù)字化中，對檔案掃描情況以及內(nèi)容真實完整等情況加以測試評價，對這一階段檔案數(shù)字化質(zhì)量控制情況給予科學客觀評價，也有助于后續(xù)檔案數(shù)字化管理與完善。

（三）確立網(wǎng)絡計算機安全保密方案。考慮到檔案數(shù)字化與信息技術(shù)息息相關，為了保障檔案數(shù)字化安全性科學性，要設置安全保密方案。對于檔案數(shù)字化整個操作管理過程都需要在封閉的計算機中進行，以物理隔斷方式隔絕外網(wǎng)。且檔案數(shù)字化的客戶端與服務器要做到防水防寒，避免外界電磁干擾影響計算機正常運轉(zhuǎn)。檔案數(shù)字化技術(shù)人員進入系統(tǒng)之前需要進行身份驗證，核實身份后才能進入系統(tǒng)。這一環(huán)節(jié)是避免非工作人員進入系統(tǒng)盜取檔案資料。對于計算機中訪問控制要遵循“最小授權(quán)原則”，盡可能細化到單個用戶，為了避免出現(xiàn)電磁泄露情況，對檔案數(shù)字化保密要求較高的企事業(yè)單位可以在完全屏蔽空間中進行檔案管理，若不具備這一條件，對檔案數(shù)字化保密要求較高的企業(yè)可以購買安裝高強度電磁干擾器。

（四）數(shù)據(jù)備份與維護。數(shù)據(jù)備份與維護也是檔案數(shù)字化質(zhì)量安全控制的必然選擇，對檔案數(shù)據(jù)的備份，對損壞的數(shù)據(jù)加以維護能夠避免數(shù)據(jù)被盜竊而損失的情況發(fā)生。其中數(shù)據(jù)庫存儲也是檔案數(shù)字化工作成果之一。而數(shù)據(jù)維護主要目的是防止數(shù)據(jù)丟失損壞盜竊，控制一切不安全因素出現(xiàn)。數(shù)據(jù)整理是對檔案信息加以校對處理，刪除錯誤數(shù)據(jù)，并對后續(xù)數(shù)據(jù)內(nèi)容進行備份完善。

三、檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制優(yōu)化方式

（一）健全質(zhì)量規(guī)章制度。健全質(zhì)量規(guī)章制度是檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制重要的優(yōu)化方式，檔案數(shù)字化完善改進依據(jù)是健全質(zhì)量規(guī)章制度。通過成熟完善的規(guī)章制度有助于促進檔案信息資源連接共享。因此，相關企事業(yè)單位需要重新審視現(xiàn)有規(guī)章制度編制情況，對于不合理的情況加以改進完善，使得數(shù)字化檔案管理工作真正做到有據(jù)可循。還要加強驗收監(jiān)督和評價力度。檔案數(shù)字化管理過程中，要對具體管理結(jié)果加以驗收和控制，以細致監(jiān)督方式對檔案打印完整度、清晰度等方面加以監(jiān)管并改進，對于評價環(huán)節(jié)，可以將檔案數(shù)字化管理質(zhì)量與相關負責人個人績效掛鉤，以適當獎懲制度發(fā)揮監(jiān)督作用。

（二）加強技術(shù)保障手段。加強技術(shù)保障手段是檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制又一重要優(yōu)化方式，檔案數(shù)字化管理過程中使用加密技術(shù)能夠有效保證其數(shù)據(jù)信息安全性、有效性。目前，我國常見技術(shù)保障手段包括防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等等。其中加密技術(shù)作為直接保護手段，被廣泛應用到大量單位的檔案數(shù)字化管理過程中。在信息傳輸過程中，使用“非對稱密鑰”方式也能夠達到加密作用。因此，有效加密手段和強有力技術(shù)保障對于檔案數(shù)字化完善和發(fā)展而言十分重要。在日常生活中，也要加強相關技術(shù)人員業(yè)務能力和思想素質(zhì)。由于在檔案數(shù)字化過程中存在很多不安全因素，人為不安全因素是重點，很多技術(shù)人員會因為業(yè)務能力有限，沒能科學有效地設計整個系統(tǒng)流程，一些技術(shù)人員缺少安全保密意識，忽視檔案數(shù)字化管理的嚴謹性。對此，在加強技術(shù)保障手段過程中，要加強技術(shù)人員培訓力度，培訓內(nèi)容以技術(shù)培訓和工作理念素質(zhì)這兩方面為主。在員工培訓過程中要明確所要注意的細節(jié)和流程內(nèi)容。在培訓后，要進行考核，將考核成績與技術(shù)人員個人績效掛鉤，真正提升技術(shù)人員的業(yè)務水平，提高檔案數(shù)字化技術(shù)保障水平。

（三）強化安全系統(tǒng)建設。強化安全系統(tǒng)建設是檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制的必然選擇。一些企事業(yè)單位在工作中已經(jīng)意識到檔案數(shù)字化管理需要依靠完善成熟的質(zhì)量與安全管理機制貫徹落實，其安全保密制度在數(shù)字化工作開展之初即基本成立，但從整體看來，缺少可操作性，最終安全管理效果不夠理想。因此，要找出存在的原因正確對待問題，還要積極落實安全系統(tǒng)建設，強化檔案數(shù)字化防范管理手段。加強安全管理，分別設置視頻監(jiān)控，紅外報警以及自動滅火器等保護檔案實體，還要設施網(wǎng)絡安全防火墻和身份安全認證，以多重認證方式確保操作電腦的技術(shù)人員不會對檔案造成威脅。與此同時，我國還要完善關于檔案數(shù)字化方面的法律法規(guī)，使檔案數(shù)字化管理工作變得有法可依、有據(jù)可循。對于一些以網(wǎng)絡手段盜取重要檔案信息的情況加以細化并納入法律體系中，真正形成檔案數(shù)字化法律法規(guī)。各個檔案管理部門也要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建管理制度，在工作制度中嚴格要求每一個與檔案數(shù)字化工作有關人員做到權(quán)責一致，一旦檔案數(shù)字化管理過程中遇到問題也能具體追究到個人，將檔案數(shù)字化安全管理作用發(fā)揮到最大，盡可能減少因檔案泄露對企事業(yè)單位造成的風險。

四、結(jié)語

總而言之，檔案數(shù)字化作為我國檔案管理的一個必然發(fā)展趨勢，需要在完善和發(fā)展過程中注重質(zhì)量控制和保密措施優(yōu)化。因此，要健全質(zhì)量規(guī)劃制度、加強技術(shù)保障手段、強化安全系統(tǒng)建設。促使我國檔案管理能夠兼顧安全、質(zhì)量與效率。