OA系統(tǒng)中電子文件歸檔問題分析及對(duì)策

劉婷婷

摘要：隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展，在各個(gè)企業(yè)事業(yè)單位中，對(duì)于OA系統(tǒng)加大了廣泛的應(yīng)用，在一定意義上對(duì)于辦公效率的提升非常有利。電子文件歸檔的應(yīng)用，將文書檔案管理工作的效率也大大地提升，從而對(duì)于檔案管理水平也有效提升，并且對(duì)其中存在的相關(guān)問題也需要及時(shí)處理。隨著辦公自動(dòng)化發(fā)展的普遍應(yīng)用，電子文件大量產(chǎn)生，電子文檔的歸檔問題顯得非常重要。該問題若是沒有合理處理，不但會(huì)使得檔案管理工作和其他相關(guān)工作產(chǎn)生脫節(jié)，也會(huì)使得大量的電子文件出現(xiàn)丟失的情況。因此，本文就對(duì) OA系統(tǒng)中電子文件歸檔問題分析及對(duì)策進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);電子文件;歸檔;對(duì)策

一、OA系統(tǒng)中電子文件歸檔過程存在的問題

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案并行

目前，針對(duì)電子文檔和紙質(zhì)文檔，一般使用“雙軌制”進(jìn)行管理，在歸檔中采用紙質(zhì)以及光媒體等進(jìn)行歸檔操作。但是，由于其采用不同載體以及相同內(nèi)容，在實(shí)際的歸檔當(dāng)中就需要加強(qiáng)對(duì)于其之間的有效聯(lián)系。通常，相對(duì)于電子文件來講，有著一定的及時(shí)性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較滯后，這樣給對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的著錄問題帶來很大的困難。

（二）電子文件草稿歸檔

電子文件主要對(duì)文件的形成和原始檔案流轉(zhuǎn)和修改等信息的形成進(jìn)行記錄，所以，對(duì)電子文件草稿的保留需要將其納入電子文件的歸檔當(dāng)中。通常，歸檔后的電子文件草稿和電子文件正稿是相同的兩份文件，導(dǎo)致產(chǎn)生這種情況出現(xiàn)的原因就是文件的起草者和修改者對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)程序沒有合理應(yīng)用，在起草和修改中都是在紙質(zhì)檔案中完成，最后進(jìn)入到公文流程，已然成為修改之后的文件定稿，導(dǎo)致電子文件歸檔原始信息會(huì)被丟失。

（三）紙質(zhì)檔案電子化

一般，文件檔案來源，除了自身單位，還有其他單位的外來文件，受到大環(huán)境對(duì)其的影響，各個(gè)系統(tǒng)和單位還沒有實(shí)現(xiàn)互相聯(lián)網(wǎng)，為了便于后期檔案便于利用，在歸檔時(shí)對(duì)于這部分檔案就需要將這些文件融入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。實(shí)際上，紙質(zhì)文件檔案管理采用電子化歸檔，通常不是電子文件所屬范圍，然而現(xiàn)階段采用這種電子文件，自身的數(shù)量由于比較龐大，這樣給檔案管理人員會(huì)產(chǎn)生很大的工作量，因此，加強(qiáng)對(duì)電子歸檔的發(fā)展非常的有必要。

（四）電子檔案的備份與移交

在當(dāng)前辦公基礎(chǔ)條件下，各個(gè)單位信息管理部門當(dāng)中的數(shù)據(jù)庫有大量的信息數(shù)據(jù)，由于電子文件和信息技術(shù)存在不穩(wěn)定性，并且電子文件比較容易修改，這就需要對(duì)電子文件做成優(yōu)盤進(jìn)行拷貝和存檔，從而保證數(shù)據(jù)庫在產(chǎn)生問題時(shí)可以及時(shí)地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。但是，磁、光介質(zhì)文件自身的耐久性和紙質(zhì)檔案相比較也不長久，對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)條件也需要加強(qiáng)完善。

（五）電子文件原件鑒定

電子文件一般主要采用計(jì)算機(jī)設(shè)備來進(jìn)行相應(yīng)文件的制作，然而在這當(dāng)中不是每種電子文件都可以制作成電子文件，電子文件大部分時(shí)候都是采用軟件，或者窗口對(duì)其信息進(jìn)行有效制作，這樣就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的內(nèi)容會(huì)被復(fù)制到相應(yīng)的設(shè)備中，導(dǎo)致很難對(duì)電子文件原件進(jìn)行區(qū)分的情況。電子文件自身有相應(yīng)的法律效應(yīng)，然而若是對(duì)其原件不能確定，就會(huì)將電子文件自身的作用很難體現(xiàn)出來。除此之外，電子文件有一定的客觀性，對(duì)于人們?cè)诠ぷ髦邢嚓P(guān)活動(dòng)進(jìn)行記錄，和社會(huì)事務(wù)之間有著直接的聯(lián)系，在這當(dāng)中若是很難鑒定為電子文件是原件，就會(huì)造成相應(yīng)的活動(dòng)實(shí)際情況自身的效力降低，對(duì)其作用很難有效地發(fā)揮出來。

二、歸檔模式選擇與實(shí)踐

（一）在線歸檔接口

電子文件的屬性信息通常以條目的方式在檔案系統(tǒng)中歸檔，審簽單采用圖片的方式進(jìn)行歸檔。審簽意見采用TXT歸檔，對(duì)Word文檔有效地轉(zhuǎn)化為PDF格式進(jìn)行存儲(chǔ)，將其自動(dòng)掛接在相應(yīng)的條目當(dāng)中，主文件對(duì)應(yīng)條目，歸檔命令按鈕需要由機(jī)要員來操作。歸檔的文件信息和檔案信息中的相關(guān)字段進(jìn)行對(duì)應(yīng)關(guān)系的建立，以此來保證歸檔信息合理儲(chǔ)存。

（二）歸檔操作

在OA系統(tǒng)中對(duì)于電子文件審批完成后，歸檔人員可以對(duì)歸檔按鈕進(jìn)行點(diǎn)擊，從而完成在線回檔。在OA系統(tǒng)中進(jìn)行電子文件保管時(shí)間進(jìn)行判定，歸檔操作人員在對(duì)文件的保管期進(jìn)行選擇中也可以選取定期歸檔，保留期限沒有進(jìn)行判定就不能歸檔，在進(jìn)行歸檔操作之后，歸檔人員對(duì)歸檔操作不能車削。保留期限判定若是不合理，檔案管理人員可以將其駁回，并重新進(jìn)行歸檔。

（三）電子文件打印輸出、加蓋印章、整理、裝盒完成歸檔

在對(duì)于電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔之后，可以通過檔案管理系統(tǒng)，將檔案文件相關(guān)清單進(jìn)行導(dǎo)出來，同時(shí)做好電子文件歸檔交接工作。將所有歸檔到檔案管理系統(tǒng)中的文件，需要相關(guān)檔案管理人員根據(jù)實(shí)際需求做好審核和補(bǔ)充，對(duì)于需要長期保存的文件，盡可能地做好備份處理。

三、解決問題的對(duì)策及建議

（一）提高對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)

根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求，各個(gè)企事業(yè)單位檔案管理部門需要采用現(xiàn)代化技術(shù)來做好檔案的合理管理。針對(duì)檔案管理，不但是社會(huì)發(fā)展中實(shí)際的要求，也是法律法規(guī)需求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)在我們的生活中有著廣泛的應(yīng)用，電子檔案管理作為時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求，有著很重要的作用。所以，相應(yīng)的企事業(yè)單位就需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理重要性加強(qiáng)宣傳，將檔案管理的重視程度提升，從而將檔案管理有效落實(shí)，建立相應(yīng)的電子化操作技術(shù)的教育培訓(xùn)，建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以此來對(duì)電子檔案管理加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。

（二）構(gòu)建完善的電子檔案管理體系

在既有檔案管理方法基礎(chǔ)上，按照電子化的需求，加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔管理要求進(jìn)行完善，并且對(duì)相關(guān)制度有效完善，確保電子歸檔管理工作能夠順暢。在電子文件歸檔整體來講，需要確保管理制度的完善和統(tǒng)一，在這當(dāng)中，加強(qiáng)檔案管理軟件的統(tǒng)一化管理，電子文件歸檔中對(duì)其掃描以及制作和分類等過程加強(qiáng)規(guī)范化管理，使得檔案管理相關(guān)工作可以根據(jù)有關(guān)流程有效完成;在細(xì)節(jié)管理當(dāng)中，相應(yīng)的企事業(yè)單位需要按照實(shí)際要求加強(qiáng)檔案管理流程的完成，防止由于人員產(chǎn)生調(diào)動(dòng)和調(diào)整以及操作系統(tǒng)的更換，造成檔案管理出現(xiàn)混亂的情況出現(xiàn)，確保電子文件歸檔和檔案資料的完整。

（三）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

在電子文件歸檔管理中，需要使得文件在上傳和下載過程中的安全，需要根據(jù)檔案管理機(jī)密性要求進(jìn)行安全等級(jí)的設(shè)置;做好硬件設(shè)備的管理，保證計(jì)算機(jī)設(shè)備安全，加強(qiáng)相關(guān)硬件設(shè)備的維護(hù)工作，使得文件在傳輸中能夠保持安全性。確保文檔一體化管理方法的應(yīng)用，以此來對(duì)傳統(tǒng)檔案觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而可以及時(shí)地歸檔處理。按照相關(guān)規(guī)范要求，確保文件能夠從產(chǎn)生到最后的歸檔，就需要將其中相關(guān)的信息做好記錄和備份，確保電子文件歸檔質(zhì)量符合要求。需要采用專業(yè)的歸檔軟件，確保軟件自身的兼容性良好，可以保持長期的應(yīng)用，防止由于軟件的更換導(dǎo)致信息出現(xiàn)泄漏。并且在針對(duì)電子文件歸檔軟件的更新過程中，可以確保文件能夠有效儲(chǔ)存和讀取，確保電子文件歸檔使用的連續(xù)性。

（四）嚴(yán)格把關(guān)，控制歸檔范圍

在對(duì)文件梳理中需要合理把握，防止出現(xiàn)重復(fù)歸檔。除此之外，紙質(zhì)文件電子化需要合理控制，對(duì)其靈活掌握，防止產(chǎn)生失控的情況，使得一個(gè)簡單的勞動(dòng)變?yōu)閺?fù)雜性的過程。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化，往往也只是對(duì)于各個(gè)單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在的各自為政和互相不交流的問題的一種補(bǔ)救對(duì)策。因此我們相信，在未來的發(fā)展中，各個(gè)單位實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連也一種必然趨勢(shì)。

（五）加強(qiáng)防護(hù)，確保文件安全

電子文件儲(chǔ)存的安全性是非常重要的一項(xiàng)工作，需要長期化進(jìn)行維護(hù)和處理。所以，就需要對(duì)電子文件檔案管理中所存在的問題進(jìn)行合理分析，加強(qiáng)電子文件歸檔信息安全系統(tǒng)的建立，確保電子文件檔案管理能夠挖秦山華，防止由于操作不規(guī)范而導(dǎo)致信息出現(xiàn)泄漏情況。并且，還需要加強(qiáng)對(duì)人員技術(shù)水平的提升，對(duì)檔案管理權(quán)限密保功能加強(qiáng);對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻加強(qiáng)維護(hù)，對(duì)其中的病毒庫和數(shù)據(jù)系統(tǒng)也需要做好更新處理，避免出現(xiàn)文件泄漏情況出現(xiàn);除此之外，還需要對(duì)電子文件做好備份處理，同時(shí)不定期的對(duì)其進(jìn)行更新和檢查。

（六）建設(shè)電子檔案管理團(tuán)隊(duì)

為了確保電子文件檔案的作用最大化呈現(xiàn)，管理人員就需要加強(qiáng)自身管理水平的提升。所以，檔案管理隊(duì)伍就需要加強(qiáng)對(duì)于一些高素質(zhì)以及復(fù)合型人才的引入，并且做好整個(gè)檔案管理隊(duì)伍計(jì)算機(jī)以及檔案管理專業(yè)技術(shù)的教育培訓(xùn)，以此來確保人員可以對(duì)檔案管理深入化認(rèn)識(shí)，并且和自身的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來，以此來確保檔案管理工作可以順利開展。

四、結(jié)語

總而言之，在目前信息化技術(shù)的應(yīng)用中，檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新和發(fā)展，在檔案管理中將電子信息數(shù)字化技術(shù)有效融入其中，隨著電子文件歸檔管理工作的不斷提升，電子文件歸檔工作也會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的發(fā)展。

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