新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)策略

周華

摘 要：隨著時(shí)代的迅速發(fā)展，新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響也變得越來越大。本篇文章首先對(duì)新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響進(jìn)行闡述，從管理模式單一、缺少有效監(jiān)管以及硬件設(shè)施不完備等幾個(gè)方面，對(duì)高校檔案管理存在的問題進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理影響的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：新媒體;高校;檔案管理;影響;應(yīng)對(duì)策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-3866（2020）17-0-02

當(dāng)前，隨著高校檔案管理開始規(guī)范化，新技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用也越來越多。和傳統(tǒng)媒體環(huán)境比較，新媒體環(huán)境也就是一種新型傳媒環(huán)境，這種新媒體環(huán)境一般是把計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中，利用移動(dòng)通信設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息傳遞和共享。通常情況下，新媒體環(huán)境具有公開性、虛擬性、交互性等特點(diǎn)。隨著時(shí)代發(fā)展，新媒體在我們實(shí)際工作、生活中廣泛使用，在這種環(huán)境下，高校在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有檔案管理理念改革創(chuàng)新，發(fā)揮新媒體優(yōu)勢(shì)，提高高校檔案管理水平，保證檔案管理。

一、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響

在傳統(tǒng)媒體背景下，高校在開展檔案管理工作時(shí)，通常把紙質(zhì)檔案作為重要載體，在檔案服務(wù)模式上，以收集檔案信息、坐等上門服務(wù)為主。在這種環(huán)境下，使得檔案管理模式比較單一，而且隨著時(shí)間的轉(zhuǎn)移，紙質(zhì)檔案受損嚴(yán)重的話，不僅會(huì)影響檔案的查閱，也會(huì)影響工作人員的工作效率以及檔案歸屬人完整的信息記載，更會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量。

隨著新媒體時(shí)代的來臨，人們開始利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)，這些現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作也帶來了影響，通過建設(shè)一個(gè)資源豐富的信息系統(tǒng)，創(chuàng)新管理方式，將紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描，掃描后的檔案資料可以不受時(shí)間、地域等因素影響，隨時(shí)隨地傳遞和收集信息。在這種情況下，能夠給高校檔案管理工作開展提供諸多便利，豐富檔案載體，提高高校檔案管理水平。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）管理模式單一

20世紀(jì)初，在開展檔案管理工作時(shí)，通常是把檔案室中各項(xiàng)檔案信息采取手工管理方法進(jìn)行，而在檔案提檔或者流轉(zhuǎn)中，依然是利用郵寄的方式將紙質(zhì)檔案寄送給收件人，這種方式單一、耗時(shí)長(zhǎng)，不利于新時(shí)代檔案管理工作。在這種檔案管理模式下，將會(huì)引發(fā)各種安全問題，如檔案分類缺少合理性，使得在檔案查找過程中，消耗大量時(shí)間，或者在檔案流轉(zhuǎn)中，造成檔案信息丟失，檔案重要內(nèi)容泄露等。如果出現(xiàn)上述問題，將無法追究相關(guān)人員責(zé)任，也不能采取相關(guān)措施進(jìn)行補(bǔ)救，給學(xué)校帶來嚴(yán)重影響。由此可見，高校應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，反之將無法實(shí)現(xiàn)檔案資源有效管理，出現(xiàn)檔案信息外泄等問題，給學(xué)校造成嚴(yán)重?fù)p失。

（二）缺少有效監(jiān)管

當(dāng)前，一些學(xué)校將檔案管理作為高校運(yùn)營(yíng)管理中重要內(nèi)容之一，其中涉及了大量和學(xué)校運(yùn)營(yíng)發(fā)展相關(guān)的信息，如學(xué)?；拘畔?、招生信息、人才培養(yǎng)信息等，由此可見，在高校檔案管理過程中，信息的泄露將極大影響學(xué)校的發(fā)展，因此，不允許出現(xiàn)任何一個(gè)問題。如果出現(xiàn)問題，將會(huì)造成學(xué)校重要資源丟失，影響學(xué)校今后發(fā)展。當(dāng)前由于一些學(xué)校缺少有效的監(jiān)管，一些學(xué)校的重要資源被利用，為了防止這種問題的出現(xiàn)，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)校的檔案監(jiān)管工作。但是大部分學(xué)校在運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，對(duì)檔案管理的重視力度不高，通常是安排人員管理，但是缺少對(duì)人員工作情況的有效監(jiān)管。隨著時(shí)間發(fā)展，在缺少外在環(huán)境壓力的情況下，將會(huì)造成檔案管理人員思想逐漸放松，對(duì)其工作要求越來越低，一旦在檔案管理中出現(xiàn)疏忽，必將會(huì)產(chǎn)生各種問題，即便補(bǔ)救也是費(fèi)心費(fèi)力，補(bǔ)救效果也不理想。

（三）硬件設(shè)施不完備

當(dāng)前，一些高校雖然越來越重視檔案管理工作，但是由于缺少相應(yīng)政策以及資金的扶持，檔案館缺少相應(yīng)的硬件設(shè)備，由于新媒體設(shè)備無法被引入檔案工作上來，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，檔案管理難度還是很大。硬件設(shè)備的應(yīng)用不僅可以提高工作效率，還能使工作更為便利，但對(duì)于一些新媒體設(shè)備不足的現(xiàn)象，要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行完備，增加新媒體設(shè)備的應(yīng)用，否則將嚴(yán)重影響了檔案整理。如果檔案資料多而雜亂，還有一些單位將檔案放在狹窄地方，不僅給檔案整理帶來了難題，還影響了檔案管理員的工作，因此，新媒體技術(shù)的運(yùn)用可以緩解整理的難度，使工作者能有更多的精力進(jìn)行創(chuàng)新，把檔案管理做得更好，促進(jìn)高校檔案管理的快速發(fā)展。

三、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理影響的應(yīng)對(duì)策略

（一）強(qiáng)化檔案管理理念

在新媒體環(huán)境下，檔案管理給學(xué)校發(fā)展提供了考驗(yàn)，強(qiáng)化檔案管理就變得特別重要。對(duì)于高校檔案管理工作人員來說，管理意識(shí)的增強(qiáng)不僅需要日常不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，改變現(xiàn)有的陳舊知識(shí)理念來實(shí)現(xiàn)，還需要加入現(xiàn)代信息化管理模式，改變陳舊的知識(shí)架構(gòu)。也應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，科學(xué)的運(yùn)用新媒體技術(shù)，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改革，樹立新媒體檔案管理價(jià)值觀。在此過程中，要想檔案管理工作人員，把現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用其中，對(duì)檔案管理工作要求適當(dāng)改革。首先，在空間上，學(xué)校檔案管理工作人員需要把檔案朝著社會(huì)所開放，讓檔案打破學(xué)校的束縛。其次，在時(shí)間上，檔案管理工作人員要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度入手，檔案管理人員要不斷提升自身的管理能力，增強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)，轉(zhuǎn)化管理理念，給予檔案管理工作高度重視。最后，在檔案管理內(nèi)容上，檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合新媒體時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，用計(jì)算機(jī)等媒介對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行重新劃分，將資料登記在電腦里，提高查檔的速度，通過這種改革優(yōu)化，不僅可以提高高校檔案管理水平，還能促進(jìn)高校更好發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理

對(duì)于高校來說，加強(qiáng)檔案信息化管理不僅可以提高工作人員的效率，還可以促進(jìn)檔案質(zhì)量化管理。在高校管理檔案管理中，新媒體的發(fā)展給管理工作帶來了新的突破，傳統(tǒng)的檔案管理受到各種新理念、新技術(shù)等因素影響，不僅在檔案管理上發(fā)生了轉(zhuǎn)變，人們的觀念也隨著檔案信息化管理漸漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，越來越受到人們的喜愛。在檔案信息化管理的今天，新媒體技術(shù)的應(yīng)用，可以更加快捷地做好檔案工作，得到了高校的廣泛使用。所以，在高校檔案管理過程中，也應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，把新媒體技術(shù)應(yīng)用其中，加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，加大新技術(shù)資源投放力度，提高檔案管理信息化水平。只有這樣，才能讓高校在落實(shí)檔案管理工作時(shí)，不會(huì)發(fā)生信息孤島現(xiàn)象。

除此之外，在新媒體背景下，除了高校檔案管理工作人員，學(xué)校其他工作人員，如教師、學(xué)生，也可以成為檔案信息的采集者和傳遞者。所以，在新媒體背景下，高校在開展檔案管理工作過程中，應(yīng)充分發(fā)揮新媒體技術(shù)優(yōu)勢(shì)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建檔案信息采集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各項(xiàng)檔案信息的整合，在全校范疇內(nèi)進(jìn)行信息傳遞。與此同時(shí)，學(xué)校檔案管理工作人員也可以引進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息分類管理，形成特色知識(shí)專欄，便于學(xué)校所有教師和學(xué)生使用。

（三）完善檔案管理體系

在新媒體背景下，完善檔案管理體系不僅可以使查找檔案更加快速、便捷，也為檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)，給檔案管理模式改革創(chuàng)新提供方向。因此，高校在進(jìn)行檔案管理過程中，需要把新媒體理念融入其中，加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)，完善相應(yīng)的管理機(jī)制，相應(yīng)的管理制度要結(jié)合高校實(shí)際情況，符合高校的特點(diǎn)，可操作性強(qiáng)，便于運(yùn)用，具體的工作人員也要按照相應(yīng)的管理要求進(jìn)行工作。要經(jīng)常開展檔案管理技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理員的業(yè)務(wù)能力水平，提升其專業(yè)知識(shí)，在培訓(xùn)中，要主要講解新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，以便更好地更新工作方式，提升工作效率，增強(qiáng)管理知識(shí)及管理能力，使高校檔案管理工作朝著更加便捷、質(zhì)量更高的方向發(fā)展。在管理過程中，要加強(qiáng)員工的自律，防止涉密檔案的泄露，監(jiān)管部門要不定期進(jìn)行檢查，約束管理人員的行為，監(jiān)督制度的落實(shí)以及工作的正常開展，健全檔案管理體系，發(fā)揮它應(yīng)有的作用，促進(jìn)員工工作效率的增強(qiáng)以及高校檔案管理水平的升高。在實(shí)際工作中，完善檔案管理體系，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓高校檔案管理工作更加專業(yè)和規(guī)范。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新媒體背景下，檔案管理工作越來越重要，高校檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合新媒體技術(shù)的發(fā)展，工作人員要?jiǎng)?chuàng)新管理方法，加強(qiáng)對(duì)媒體技術(shù)的運(yùn)用，只有不斷加強(qiáng)對(duì)媒體技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)管理方式進(jìn)行探索，創(chuàng)建完整的檔案管理體系，才能增強(qiáng)高校管理理念的提升。當(dāng)然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，利用各種新型技術(shù)提高檔案管理水平，改善檔案管理質(zhì)量，能更好地促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高校事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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