高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

趙帥

摘?要： 目前，我國社會(huì)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，人們生活、工作、學(xué)習(xí)都與信息技術(shù)有著緊密聯(lián)系，而這也成為現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。檔案管理作為高校管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也需要結(jié)合現(xiàn)代科技加以優(yōu)化、完善，為高校今后開展的各項(xiàng)工作提供借鑒與參考。本文將結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)路徑進(jìn)行詳細(xì)分析，以期為今后開展的有關(guān)工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞： 高校檔案管理;現(xiàn)代化建設(shè);路徑

【中圖分類號(hào)】G647?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）22-0294-01

進(jìn)入21世紀(jì)以后，我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技水平都有了顯著提升，檔案管理作為一項(xiàng)存在與社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中的重要工作項(xiàng)目，必須要根據(jù)現(xiàn)代建設(shè)需求，作出進(jìn)一步改變，確保其管理工作能夠更加符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，提高工作效率與工作質(zhì)量，為高校建設(shè)提供更多參考。因此，聯(lián)系實(shí)際分析高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)路徑是十分必要的。

1?高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

在新時(shí)期下，高校檔案管理工作也步入了新里程，如何結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展情況改變檔案管理工作質(zhì)量，在已經(jīng)成為現(xiàn)如今高校關(guān)注的重點(diǎn)[1]。高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，一方面是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)與國家高等教育事業(yè)發(fā)展需求，在科技浪潮下原有的檔案管理模式已經(jīng)無法完全滿足工作需求，一旦需要利用檔案，則往往要花費(fèi)較高的時(shí)間成本，現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備與檔案管理融合在一起，通過這種方式來改變?cè)械墓ぷ髂Ｊ?，提高檔案管理質(zhì)量與效率;另一方面，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的高度共享與利用，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，現(xiàn)代化、信息化建設(shè)切實(shí)的實(shí)現(xiàn)了信息共享，只需要在數(shù)據(jù)庫內(nèi)檢索需要的資料，就能夠得出對(duì)應(yīng)的結(jié)果，精度、效率、全面性都有所提升，且信息平臺(tái)建設(shè)，還強(qiáng)化了服務(wù)功能，確保檔案信息能夠被有效應(yīng)用，充分發(fā)揮高校檔案的積極作用。

2?高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)路徑分析

基于上述分析，隨著我國國民素質(zhì)的快速提升，現(xiàn)下高校學(xué)生數(shù)量、規(guī)模都在不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)資料也隨之增加，若是仍然以傳統(tǒng)模式開展各項(xiàng)工作，則工作質(zhì)量難以保證，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，通過有效路徑來加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)。

2.1?全面實(shí)行精細(xì)化管理

精細(xì)化管理是針對(duì)以往粗放式管理模式提出的，在新時(shí)期下檔案數(shù)據(jù)信息更為復(fù)雜，面對(duì)復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的管理模式無法發(fā)揮作用，必須要借由現(xiàn)代化技術(shù)、手段加以實(shí)施。目前，大部分高校均是采用紙質(zhì)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信的呢光信息手段共同進(jìn)行檔案管理，為了進(jìn)一步掌握檔案數(shù)據(jù)，可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，然后根據(jù)檔案的內(nèi)容分類、編號(hào)，為檔案查詢、檢索等提供便利[2]。除此之外，高校還需要構(gòu)建起數(shù)字化檔案室，這是推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要工作，精細(xì)化管理的落實(shí)，還需要充分考慮到高校原本的建設(shè)進(jìn)程，落實(shí)各項(xiàng)精細(xì)化制度標(biāo)準(zhǔn)，明確各項(xiàng)要求，避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)失誤，影響檔案管理質(zhì)量。

2.2?健全現(xiàn)代化檔案管理制度

目前，我國已經(jīng)步入了信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程，各項(xiàng)高新技術(shù)逐漸應(yīng)用于社會(huì)中的各項(xiàng)工作，而現(xiàn)代社會(huì)為高新技術(shù)發(fā)展也創(chuàng)造了較多條件。高校檔案管理工作本身就是一項(xiàng)枯燥、乏味的工作項(xiàng)目，若是缺少明確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，很容易出現(xiàn)工作疏忽情況。首先，應(yīng)以原有的檔案管理制度為基礎(chǔ)，增加現(xiàn)代化內(nèi)容，比如知識(shí)管理理念、現(xiàn)代化管理觀念等，讓檔案管理人員能夠了解到自身工作的特點(diǎn)，以及新時(shí)期下增加的全新內(nèi)容，同時(shí)其中還應(yīng)包括具體的要求，使管理人員能了解自己的實(shí)際工作標(biāo)準(zhǔn)[3]。其次，落實(shí)責(zé)任追究制度，重點(diǎn)在于具體責(zé)任具體管理人負(fù)責(zé)，保證每一位管理人員的個(gè)人權(quán)益，避免在工作中出現(xiàn)工作失誤、責(zé)任推諉的情況，對(duì)管理人員起到一定的約束作用。最后，完善激勵(lì)機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制，在以往這些機(jī)制往往處于輔助性位置難以受到重視，無法完全調(diào)動(dòng)工作積極性。因此，需要高校管理層轉(zhuǎn)變態(tài)度，從對(duì)檔案信息管理上升到對(duì)人的管理，采用柔性化管理方式，激勵(lì)管理人員，為其自主創(chuàng)新提供充足動(dòng)力。

2.3?加大檔案信息資源開發(fā)力度

檔案信息本身就包含了豐富內(nèi)容，具有深度開發(fā)價(jià)值，信息時(shí)代的到來，增加了學(xué)校發(fā)展難度，而本質(zhì)上卻是信息的較量，只有更好的掌握更為豐富、有積極作用的信息，才能在信息、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下穩(wěn)步發(fā)展。因此，高校必須要重視檔案信息資源開發(fā)，加快信息化建設(shè)，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)，將復(fù)雜的檔案機(jī)芯產(chǎn)能分類、分層管理，學(xué)生、教師、管理人員可依照檢索、類別尋找自己需要的資料[4]。另外，檔案管理部門也需要發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，大力宣傳現(xiàn)代化建設(shè)成果，要讓師生都認(rèn)識(shí)到檔案資料的價(jià)值與重要性，改變對(duì)檔案信息的認(rèn)知，為今后的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

2.4?構(gòu)建多元網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系

目前，高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，主要依靠的是信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等一系列關(guān)聯(lián)設(shè)備，完成檔案資料管理、整理、傳播乃至交流的所有環(huán)節(jié)，是檔案管理中的重要部分[5]。為此，應(yīng)圍繞網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)開發(fā)服務(wù)體系，如Web服務(wù)體系，使所有用戶都能夠借助這一服務(wù)體系，自主查閱、檢索檔案信息與資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息最大化。需要注意的是，網(wǎng)絡(luò)本身是一個(gè)較為開放的環(huán)境，有著一定風(fēng)險(xiǎn)性，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系建設(shè)還需要充分考量安全方面的問題，保證檔案信息的安全性。

結(jié)束語：綜上所述，現(xiàn)代社會(huì)下科技水平有了明顯提升，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)中的各個(gè)行業(yè)，這些都為高校檔案管理工作創(chuàng)造了便利條件。因此，在今后發(fā)展的過程中高校需要通過全面實(shí)行精細(xì)化管理、健全現(xiàn)代化檔案管理制度、加大檔案信息資源開發(fā)力度、構(gòu)建多元網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系等方式，來實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，深度發(fā)掘檔案中潛藏的價(jià)值信息，使其真正成為高校發(fā)展的重要參考。

參考文獻(xiàn)

[1]?張巖.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)研究[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2018，34（11）：130-131.

[2]?劉健美.高校綜合檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（19）：116-117.

[3]?張曉瑩.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)研究[J].新校園（上旬刊），2018，（6）：49.

[4]?彭雪琴.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)研究[J].魅力中國，2018，（23）：214.

[5]?李琦.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)路徑研究[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（11）：64-65.