信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

隋鵬飛

摘?要： 隨著科學(xué)技術(shù)、國民經(jīng)濟(jì)水平的快速提升，社會(huì)進(jìn)入了信息化時(shí)代，人們生活、工作、學(xué)習(xí)方式等發(fā)生較大變化，具有高度的便利性。高校檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作項(xiàng)目，在以往管理中存在的問題逐漸暴露，需要及時(shí)加以解決。本文將結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)信息時(shí)代下高校檔案管理工作所面臨的問題是對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)分析，以期為今后開展的有關(guān)工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞： 信息時(shí)代;高校檔案管理;問題;對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G27?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）22-0298-01

高校檔案主要是指，高校教學(xué)科研、學(xué)科建設(shè)等一系列工作、建設(shè)最終形成的檔案保存資料，是高校所有工作重要展開的保證。由于高校本身就具有一定的特殊性，絕大部分檔案具有重要的研究價(jià)值與參考價(jià)值，應(yīng)采取有效措施加以管理。因此，聯(lián)系實(shí)際分析信息時(shí)代高校檔案管理工作問題與對(duì)策是十分必要的。

1?信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題

近幾年我國整體的科技水平有所提升，信息時(shí)代的到來，為科技的深入研究、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等創(chuàng)造了有力條件。高校檔案管理作為重要的工作項(xiàng)目，也根據(jù)信息時(shí)代新要求作出全新調(diào)整，然而在短時(shí)間之內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)全面變革，實(shí)際工作仍存在一些問題。第一，思想上缺少重視，更多時(shí)候高校檔案管理會(huì)被視作為邊緣化管理項(xiàng)目，游離于學(xué)校重點(diǎn)工作范圍以外，尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)，沒有調(diào)整工作重心，將檔案管理放在一個(gè)重要位置，繼而無法起到上行下效的作用，檔案管理工作優(yōu)化進(jìn)展緩慢;第二，人才隊(duì)伍綜合實(shí)力有待提升，由于檔案管理本身沒有引起重視，在實(shí)際管理階段，就沒有投入較多財(cái)力、物力去培養(yǎng)高水平的檔案管理人員，甚至還有一部分高校將檔案管理視作“養(yǎng)老勝地”，整體人員年齡偏大，影響管理新技術(shù)的更新與使用;第三，管理軟件通用性不強(qiáng)，目前檔案管理可使用、選擇的軟件較多，檔案管理工作效率有了顯著提升，然而由于大部分的管理軟件都是軟件設(shè)計(jì)公司來完成的，很容易出現(xiàn)不通用、不兼容的情況，影響檔案管理進(jìn)度;第四，檔案管理信息化缺少標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，目前就國內(nèi)情況而言，尚缺少完善的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校在管理的過程往往會(huì)出現(xiàn)難以取舍、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況。這些都為新時(shí)期下高校檔案管理工作帶來難度與影響，需要在今后結(jié)合信息時(shí)代的基本特征采取有效措施加以解決[1]。

2?信息時(shí)代高校檔案管理工作問題的解決策略

基于上述分析，為了適應(yīng)信息時(shí)代所帶來的各項(xiàng)改變，在今后發(fā)展的過程中，高校必須要了解、認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，而后結(jié)合具體情況作出改變，為學(xué)校今后的發(fā)展提供便利。

（1）加強(qiáng)高校對(duì)檔案管理的重視

在以往檔案管理工作很難引起重視，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其中要作用也缺少認(rèn)知，而這也是影響檔案管理工作效率的直接因素。在信息時(shí)代下，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解檔案可能帶來的潛在價(jià)值，改變?cè)杏^念，在日常工作中重視檔案管理方面的建設(shè)，起到上行下效的作用，為檔案管理人員以及管理層更好的完成檔案管理奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，高校需要加大資金上的投入，不斷更新設(shè)備，引入先進(jìn)技術(shù)，使用功能性強(qiáng)且具有較高安全性的檔案管理軟件[2]。為了能夠確保檔案管理的安全性，還應(yīng)該配備較為齊全的防火防盜設(shè)備以及消防安全設(shè)備，從而提高高校檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，使其能夠更快的適應(yīng)新時(shí)期對(duì)于高校檔案管理工作的要求。

（2）加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)

大量信息技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，對(duì)原有的檔案管理模式造成沖擊，而檔案管理人員也需要學(xué)會(huì)如何使用。高校應(yīng)注意，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，重視培養(yǎng)新鮮血液[3]。對(duì)于年齡較大、學(xué)習(xí)能力差的管理人員，則可以適當(dāng)調(diào)整任務(wù)結(jié)構(gòu)，分配其完整自己擅長能夠勝任的工作。年輕、具有較強(qiáng)學(xué)習(xí)能力的管理人員，則可以進(jìn)入到培訓(xùn)體系進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)每一位管理人員的特點(diǎn)，予以相應(yīng)的培養(yǎng)方式，構(gòu)建起適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的優(yōu)秀人才隊(duì)伍。

（3）完善軟件兼容設(shè)計(jì)

在高校建設(shè)中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案收取、調(diào)用等各種事項(xiàng)，尤其是在開學(xué)、畢業(yè)季，檔案調(diào)動(dòng)最為頻繁，這時(shí)就要考慮到檔案管理軟件的兼容性問題，若是難以兼容，則檔案調(diào)度、收取等會(huì)存在較大難度。為此，高校應(yīng)要求軟件設(shè)計(jì)與開放公司，盡可能選擇可使用所有系統(tǒng)的管理軟件，以兼容性、通用性為目標(biāo)，在保證軟件自身質(zhì)量的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，避免因不兼容問題延誤檔案管理。除此之外，高校本身也應(yīng)該將信息化建設(shè)提到日程上，定期檢查設(shè)備，對(duì)于老舊設(shè)備應(yīng)予以更換，對(duì)于存在故障問題的設(shè)備及時(shí)維修，保證檔案管理需要應(yīng)用到的所有設(shè)備都能夠正常使用，為軟件運(yùn)行與信息化管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境與條件[4]。

（4）實(shí)施檔案規(guī)范化管理

為了加快高校檔案管理規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程，國家應(yīng)在條例、標(biāo)準(zhǔn)上作出完善。一方面，要出臺(tái)高校檔案管理的相關(guān)細(xì)則、規(guī)定，尤其是涉及到信息化管理的部分，必須要嚴(yán)格，保證各項(xiàng)管理工作具有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，結(jié)合區(qū)域差異與學(xué)校差異性，賦予高校一定的自主權(quán)，可以根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化進(jìn)度等對(duì)標(biāo)準(zhǔn)作出靈活調(diào)整，確保高校具有一定的自主權(quán)。高校應(yīng)在充分了解自身狀況的基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)的檔案管理辦法，保留原有管理中的優(yōu)點(diǎn)，更新缺陷，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[5]。

結(jié)束語：綜上所述，雖然在信息時(shí)代背景下，大部分高校都開始加快檔案管理信息化進(jìn)程與變革，以提高工作效率與質(zhì)量，但受到各方面因素的影響，現(xiàn)下高校檔案管理仍面臨較大問題。因此，需要通過加強(qiáng)高校對(duì)檔案管理的重視、加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)、完善軟件兼容設(shè)計(jì)、實(shí)施檔案規(guī)范化管理等方式，改變?cè)械墓ぷ髂Ｊ?，為高校檔案管理營造一個(gè)良好環(huán)境，加快工作變革與優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

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