淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的事業(yè)檔案管理

劉靖華

摘?要： 檔案，是重要資料的整理收集和保管。近年來(lái)傳統(tǒng)的檔案管理模式的弊端越來(lái)越明顯，不僅工作效率低下，還不利于檔案的長(zhǎng)期保存。筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理方面進(jìn)行了思考，提出了一些微末見(jiàn)解，希望能為相關(guān)研究人士提供理論支持。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù);時(shí)代背景;事業(yè)檔案;管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】G270.7?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）22-0297-01

引言：網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和發(fā)展給人們的生活帶來(lái)極大的便利，其不僅打破了傳統(tǒng)生活的方式，而且讓人們進(jìn)入到了一個(gè)全新的時(shí)代大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案的管理也需要進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的方法和模式，以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步。因此，相關(guān)人員要積極探索相應(yīng)的方式和方法，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化，抓住時(shí)代帶給檔案管理的契機(jī)，不斷進(jìn)行調(diào)整，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)和流程的更新，讓檔案的管理更加符合時(shí)代的要求。

1?大數(shù)據(jù)時(shí)代概述

大數(shù)據(jù)是超過(guò)傳統(tǒng)流程和分析能力的數(shù)據(jù)，就是巨大容量的資料和海量的信息，大數(shù)據(jù)解決的主要是大容量數(shù)據(jù)和信息的儲(chǔ)存、計(jì)算和運(yùn)用的問(wèn)題，主要的特點(diǎn)為規(guī)模性、多樣性、高速性和價(jià)值性。數(shù)據(jù)容量非常大，數(shù)據(jù)的種類(lèi)也非常多，來(lái)源也較多，數(shù)據(jù)的處理速度非?？?，在數(shù)據(jù)容量較大的情況下，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)處理的實(shí)時(shí)性，數(shù)據(jù)要保證真實(shí)性，需要有效的信息資源，從而保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)際上就是一個(gè)數(shù)據(jù)信息更加豐富的時(shí)代，是一個(gè)信息技術(shù)更加先進(jìn)的時(shí)代，也是一個(gè)知識(shí)信息管理更加智能的時(shí)代。

2?大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理面臨的新的要求

2.1?對(duì)檔案管理的管理理念與流程提出的要求

在大數(shù)據(jù)發(fā)展之前，檔案管理模式多是由檔案管理人員將檔案資料分門(mén)別類(lèi)做好記錄，方便日后的查詢。但大數(shù)據(jù)的到來(lái)，信息量迅速增多，很多檔案信息是交叉的，若依舊采用原來(lái)的檔案管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，便無(wú)法將大量的信息有規(guī)律的分門(mén)別類(lèi)地存放好，同時(shí)，大數(shù)據(jù)背景下的許多信息無(wú)法利用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行保存。

2.2?對(duì)檔案管理保存形式提出了新的要求

大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)數(shù)據(jù)信息保存的方式多是利用電子文檔、電子圖片以及影像資料等方式，傳統(tǒng)的通過(guò)紙質(zhì)材料無(wú)法對(duì)這些文檔進(jìn)行分類(lèi)與歸檔，甚至無(wú)法對(duì)其進(jìn)行保存。所以，在大數(shù)據(jù)背景下，需要檔案的保存方式多樣化，找出關(guān)鍵因素對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理并保存。

2.3?對(duì)檔案管理人員提出更高的要求

大數(shù)據(jù)的發(fā)展需要對(duì)數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行處理，并且數(shù)據(jù)信息更加多樣化與復(fù)雜化。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員只有對(duì)檔案管理的基本概念與操作了解就可以了。但是，在大數(shù)據(jù)的背景下，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員懂得多種技術(shù)，例如：對(duì)資料的分類(lèi)、查詢、會(huì)使用相關(guān)的軟件、對(duì)數(shù)據(jù)的閱讀等。所以，在大數(shù)據(jù)的背景下，需要大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。

3?大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作措施

3.1?主動(dòng)與大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司進(jìn)行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可從大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司中將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入，這里主要考慮到，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)所包含的內(nèi)容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，對(duì)于其中的開(kāi)發(fā)環(huán)境等應(yīng)當(dāng)適應(yīng)。在技術(shù)已經(jīng)較為成熟的大數(shù)據(jù)公司中，檔案管理單位可將自身的需求對(duì)這些公司進(jìn)行全面對(duì)接，在充分溝通基礎(chǔ)上，了解出自身需要達(dá)到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術(shù)，為檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)出針對(duì)性的工具，這對(duì)于檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)的效能可得到有效提升。

3.2?構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)背景之下，單位可以應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建起一個(gè)完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。通過(guò)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于以往信息的錄入和整理，實(shí)現(xiàn)單位所有檔案信息的數(shù)字化。信息系統(tǒng)的構(gòu)建可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于單位信息進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存和管理，在系統(tǒng)構(gòu)建的過(guò)程中，需要做到以下幾個(gè)方面。一是結(jié)合單位檔案管理實(shí)際進(jìn)行個(gè)性化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，提升系統(tǒng)的實(shí)用性。系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員，應(yīng)該結(jié)合單位檔案工作的特點(diǎn)，以及工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，這樣利于工作效率的提升。二是在進(jìn)行檔案系統(tǒng)登錄、查詢等系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)的過(guò)程中，應(yīng)該設(shè)定一定的系統(tǒng)工作權(quán)限，利于對(duì)保密級(jí)別高的信息進(jìn)行有效保護(hù)。三是注重系統(tǒng)安全防護(hù)功能的設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)在工作應(yīng)用中的有效運(yùn)行。

3.3?強(qiáng)化檔案管理工作建設(shè)

面對(duì)檔案管理工作上的新形勢(shì)，檔案部門(mén)也要進(jìn)一步完善和創(chuàng)新既有的工作制度，強(qiáng)化工作建設(shè)，具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展：（1）對(duì)沒(méi)有出現(xiàn)重大變化的工作內(nèi)容，繼續(xù)依照原有的工作制度執(zhí)行，同時(shí)還需要增設(shè)部門(mén)系統(tǒng)維護(hù)人員，及時(shí)處理檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行期間出現(xiàn)的問(wèn)題，配合檔案部門(mén)人員開(kāi)展其他工作;（2）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案部門(mén)人員管理，將工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，落實(shí)到具體的檔案管理人員當(dāng)中，做到誰(shuí)工作，誰(shuí)負(fù)責(zé)，這樣更利于部門(mén)工作的進(jìn)行，提升部門(mén)管理能力，提高人員工作的責(zé)任感。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，檔案部門(mén)也要做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合信息系統(tǒng)工作實(shí)際，不斷創(chuàng)新工作方法，構(gòu)建起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理工作體系。

3.4?注重檔案管理人員培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案管理人員培養(yǎng)工作也要配合開(kāi)展，在實(shí)際工作開(kāi)展中，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：（1）注重既有工作人員的信息技術(shù)、系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提升工作人員的信息素養(yǎng)和系統(tǒng)操作能力。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理人員工作培訓(xùn)的過(guò)程中，還要注重傾聽(tīng)他們對(duì)工作的反饋，及時(shí)調(diào)整工作策略，快速增強(qiáng)工作的效率;（2）進(jìn)行高素質(zhì)人才的引進(jìn)，面對(duì)檔案管理工作的新變化，在進(jìn)行相關(guān)人員招聘的過(guò)程中，應(yīng)該注重考察人員的信息系統(tǒng)操作能力和水平，及其在現(xiàn)代檔案管理工作中的建樹(shù)，提高檔案管理部門(mén)人員的整體素質(zhì)。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理面臨的是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)，檔案管理人員要積極地利用大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，來(lái)提高檔案管理的模式創(chuàng)新，同時(shí)檔案管理人員也要積極地提高自己的專(zhuān)業(yè)技能和新模式下業(yè)務(wù)操作技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]?沙莎.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的事業(yè)檔案管理探討[J].長(zhǎng)江叢刊，2018，000（014）：P.170-170.