高校檔案管理工作中存在的問題以及應對策略

姚萍

摘要：在高校檔案管理工作中存在著一些的問題，作為高校檔案管理人員，不但要規(guī)范檔案管理工作，關注教學檔案管理的價值，還要創(chuàng)新教學檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)，讓檔案管理真正為教學服務。同時，院校專兼職檔案員要在院校提供的各種平臺中開展繼續(xù)教育，提高整體專業(yè)素質以及個人專業(yè)素質，以適應新時代對檔案員的要求。

關鍵詞：高校檔案管理；存在問題；應對策略

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）07-0023-02

在高校檔案管理工作中，檔案管理員不但要努力維護高校檔案的真實性、系統(tǒng)性以及完整性，還要善于運用檔案管理為有效提高教育教學質量以及學校的管理水平提供真實有效的數(shù)據(jù)，幫助高校決策者進行下一步的正確決策。作為高校管理員，要善于與時俱進，逐步改變高校檔案管理工作中存在的問題，有效推進高校檔案管理工作進程。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.高校檔案管理工作不規(guī)范，檔案基礎設施建設相對滯后。在檔案管理工作中，盡管很多高校對院校的檔案管理工作重視程度已經(jīng)增強，但是從整體上來看，有些高校檔案管理工作的管理機制以及管理手段還存在著與高校事業(yè)不適應的部分。有些高校的檔案管理工作還沒有真正納入科學管理以及法制管理的軌道，在檔案管理中還缺乏一定的規(guī)范[1]。而部分高校的檔案基礎設施建設尚有不足，不能適應現(xiàn)代化管理需要。隨著信息時代的到來，高校的檔案管理工作已經(jīng)逐步走進信息化時代。但是一些學校的檔案管理工作不管是從系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理形式，還是從檔案的功能實現(xiàn)程序都沒有發(fā)揮出應有的功能。

2.檔案工作人員對檔案的重視程度不夠，檔案信息的利用率不高。有些高校的檔案管理工作人員對檔案管理的重視程度不足，認為檔案管理工作不過是簡單的歸檔，只要把檔案歸好就可以。對于檔案管理為學校的教學以及科研工作所能做出的貢獻認識不到，有些檔案管理工作人員甚至檔案意識淡薄，造成已經(jīng)完成的檔案歸檔材料缺失。而檔案管理人員多為兼職或者頻繁更換，檔案管理人員的參差不齊使得檔案管理工作難為院校提供高水平、高質量的服務。而很多院校盡管已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但是信息化檔案管理工作人員缺乏對檔案信息的深層次研究和開發(fā)，檔案的檢索效率不高，不能使高校檔案充分利用起來。檔案管理人員也缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓，專業(yè)素質有待加強。

二、關注教學檔案管理的價值，讓檔案管理真正為教學服務

1.關注教學檔案管理的價值，提高教學檔案的利用率。高校教學檔案來源于學校的教學科研當中，不但記錄著高校教學進程以及教學研究的發(fā)展，而且為高校的教學管理提供了考查憑證，在高校教學改革以及教學研究工作中可以為宣傳教育或者進一步進行教學科研提供可靠的憑據(jù)。作為高校檔案管理人員，應該關注教學檔案管理的價值，提高教學檔案的利用率，讓高校教學檔案真正服務于高校的教學。高校檔案管理人員要促發(fā)教學檔案的主導地位，讓教學檔案可以服務于教學評估，幫助高校管理人員制定辦學方針，做好層次定位、目標定位以及師生的教與學。一方面，高校管理者要在全院開展檔案管理動員，讓全校教職員工都在經(jīng)歷教學活動資料形成、收集、整理的過程當中將已經(jīng)具備的資料歸檔，不但要讓教職工上交電子檔案，還要注意到紙質檔案的搜集整理工作[2]。

2.讓高校教學檔案真正為教學服務。教學檔案的建立，不僅僅為為了記錄已經(jīng)完成的教學過程，更重要的是教學檔案的價值要充分發(fā)揮出來。教師的教學活動、教學改革與實踐信息在教學檔案中都有所反映，不但在教學評估中教學檔案的使用率非常頻繁，就是在教師的課題研究中教學檔案也被大范圍、大數(shù)量地利用。因此，高校檔案管理者可以利用電子網(wǎng)絡建立檔案檢索一點通，通過目錄、計算機等檢索工具可以將需要的教學檔案認真仔細逐一查閱。在這個基礎上，檔案管理人員也要加強和建立教學檔案的二級管理體系，將二級院校提供的反映教學活動的具體資料如學生考試試卷及教師分析的材料、畢業(yè)論文等進行及時的歸檔整理。需要存放在院校檔案室的要及時移交歸檔，不需要的可以按照要求存放在二級院校檔案室，并進行歸檔整理。

三、規(guī)范檔案管理工作，提高專兼職檔案員整體素質

1.提高專兼職檔案員的整體素質。在高校檔案管理工作中不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員的業(yè)務素質良莠不齊。有些檔案管理員是因為年齡大了就調(diào)到檔案管理處工作，有些檔案管理人員不擅長使用信息化管理，還有些檔案管理人員盡管業(yè)務素質較為過硬，但是對于檔案的再利用認識不到位，致使教學檔案只能存放在檔案室里不見天日。當一線教學人員需要教學檔案進行相關的課題研究的時候，有些檔案管理者不能準確及時地找到相關的檔案資料。專兼職檔案員的整體素質制約著院校教學工作的發(fā)展。因此提升檔案管理員的專業(yè)素質迫在眉睫。首先，院校要為檔案管理人員提供專門的繼續(xù)教育平臺，讓檔案管理者掌握電子檔案的管理工作，并在這個基礎上讓檔案管理者充分挖掘教學檔案的研究價值[3]，加大教學檔案的宣傳管理工作，讓檔案室與教學工作緊密結合起來，讓教學檔案真正為教學科研服務。要穩(wěn)定頻繁更換的檔案員隊伍，讓專兼職檔案管理人員能夠在檔案管理工作中不斷積累經(jīng)驗，努力提高檔案意識和檔案業(yè)務素質。

2.規(guī)范檔案管理工作，為院校整體教學工作保駕護航。檔案管理工作的規(guī)范與否直接決定著教學檔案的利用率，高校的檔案部門不但要承擔檔案管理人員的業(yè)務指導和監(jiān)督的職責，還要規(guī)范檔案人員的檔案管理工作。對檔案管理人員的日常檔案管理，要針對檔案管理工作中存在的問題開展崗位大練兵，讓檔案管理人員熟悉檔案管理的每一個步驟，改變手頭有什么歸什么現(xiàn)象，讓教學檔案管理真正走入規(guī)范化、系統(tǒng)化，使專兼職檔案員收集教學活動中形成的材料比任何時候都要仔細齊全，讓檔案部門與各職能部門開展檔案工作更和諧，更協(xié)調(diào)。對在檔案管理工作中遇到的實際問題以及實際困難，院校也要協(xié)同相關科室?guī)椭鉀Q，讓檔案管理盡可能地滿足每一位利用者的需求。對檔案情況不是很了解的檔案利用者在查找相關的教學檔案材料的時候，檔案管理者要及時向檔案利用者介紹，滿足檔案利用者的正確需求。

3.建立檔案工作考核機制，強化檔案工作的監(jiān)督指導工作。院校也要及時對檔案管理進行定期檢查、考核，引導檔案管理向制度化方向發(fā)展。在這個基礎上，針對檔案管理工作人員的某些得過且過的現(xiàn)象，要消除檔案管理人員的消極情緒，在評職選模上也要有相應的規(guī)定，明確提出在檔案管理工作中取得優(yōu)異成績的可以加入評優(yōu)選模行列。學校要建立部門立卷歸檔的考核制度，制訂院校檔案管理工作的考核的具體細則。對檔案管理人員的工作，高校檔案部門平時要按要求進行監(jiān)督指導，定期進行檢查或抽查，每年考核評比一次，并將檔案工作的考核結果與學校年終的部門和崗位考核掛鉤，進一步規(guī)范院校和二級學院以及職能部門的檔案管理[4]。

四、創(chuàng)新教學檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)

1.創(chuàng)新教學檔案管理工作。高校檔案管理在形成檔案管理體系機制的基礎上要創(chuàng)新教學檔案管理工作，讓教學檔案管理能夠積極推進學校教學管理工作發(fā)展。檔案管理人員在學習檔案專業(yè)理論知識的基礎上，要強化自身的電子檔案應用技能，善于運用現(xiàn)代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。檔案管理人員要明確檔案管理的作用，熟悉每種檔案在高校管理中的位置，在進行原始歸檔的時候要將檔案資料收齊，對缺少的資料要聯(lián)系相關人員進行補齊，確保檔案信息的完整性。對科研作用較大的教學檔案，需要進行分門別類，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。隨著教學的改革與創(chuàng)新，檔案管理也要與時俱進，創(chuàng)新檔案管理方式，讓檔案管理能夠跟得上教學改革的步伐。對紙質文檔，要進行細化，方便查詢；對電子文檔，要強化目錄索引功能，讓不同檔案資料需求的人員能夠迅速查找到需要的檔案資料。對重要的錄像帶、錄音帶、照片等要做好備份，確保電子文件的萬無一失。

2.拓寬教學檔案的信息資源收集范圍，加大檔案信息資源開發(fā)。在教學檔案管理工作中，檔案管理人員的檔案搜集管理工作隨著高校的擴招變得豐富而寬廣。檔案管理工作人員不但要搜集院校教學工作的相關檔案資料，還要搜集來自學生社區(qū)甚至是與學校聯(lián)合辦學的企業(yè)的相關檔案資料[5]。對搜集到的檔案資料，要根據(jù)保密性原則，對院校相關人員有選擇的開放。對重要的教學檔案可以根據(jù)專題制作專題材料，運用現(xiàn)代化的管理手段推進檔案網(wǎng)絡管理，將封閉性的檔案管理實現(xiàn)資源共享。檔案管理人員要與學校的教學一線人員加強溝通，主動出擊，為教學人員提供可用的教學檔案，將檔案中包含的教學信息傳遞給給學校領導及有關職能部門，為領導者的科學決策提供依據(jù)；把檔案信息及時傳遞給教學科研人員，以促進教學質量和科研水平的提高等。

總之，高校檔案管理工作中還存在著一些問題，這不僅需要院校相關領導協(xié)同解決，還需要檔案管理人員與時俱進，不斷提升自身的檔案管理素質，讓教學檔案管理真正為院校的教學管理工作服務。作為院校專兼職檔案員，要在院校提供的各種平臺中開展繼續(xù)教育，提高整體專業(yè)素質以及個人專業(yè)素質，以適應新時代對檔案員的要求。不但要規(guī)范檔案管理工作，關注教學檔案管理的價值，還要創(chuàng)新教學檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)，讓檔案管理真正為教學服務。

參考文獻：

[1]王玉武.淺談高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].才智，2011，（12）.

[2]耿曉梅.關于實現(xiàn)學校檔案有效管理利用的思考[J].經(jīng)營管理者，2011，（06）.

[3]徐薇.談職業(yè)學院檔案工作建設[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2011，（19）.

[4]郭禹青.高校人事檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2011，（04）.

[5]李進豐.淺談檔案管理工作存在的問題及對策[A].檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C].2011.