如何規(guī)范行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作探究

諶軍芳

摘 要：會計(jì)檔案整理工作是行政事業(yè)單位眾多的檔案資料管理中的一部分，且有著舉足輕重的作用。會計(jì)檔案整理包含了對于會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿及報(bào)表等會計(jì)資料等等信息內(nèi)容，是對行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)及經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)記錄和反饋，也是對單位人才的貢獻(xiàn)值，工作內(nèi)容和能力的客觀體現(xiàn)。但是在目前很多行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作中我們?nèi)匀豢梢钥吹胶芏鄦栴}，諸如整理范圍不明確，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等等，都制約著行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理的科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。針對當(dāng)前會計(jì)檔案管理存在的問題提出具體的解決措施，促進(jìn)檔案整理工作的有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;會計(jì)檔案;整理工作

行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案整理其實(shí)就是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，對會計(jì)檔案信息進(jìn)行分類，立卷，排列和編目，使得檔案信息更加清晰，查閱起來更為的便捷。尤其是在數(shù)字化信息的影響下，給會計(jì)檔案整理工作帶來了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展模式，不僅提升了會計(jì)檔案整理的質(zhì)量，還無形中增加了相關(guān)工作人員的壓力，對其專業(yè)素質(zhì)要求更高。在實(shí)際的應(yīng)用中，事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作仍然有一些不容忽視的弊端，結(jié)合實(shí)際情況，從而提出一些改革的措施。

1 行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作存在的問題

1.1 整理工作不夠細(xì)致

當(dāng)前行政事業(yè)單位整理工作的具體內(nèi)容劃分還不夠細(xì)致，主要表現(xiàn)在檔案信息歸檔的范圍還不夠明確，一些單位并未將會計(jì)檔案材料及時(shí)的進(jìn)行歸檔，還有一些單位則是將不屬于會計(jì)檔案的一些信息弄混在會計(jì)檔案中，類似文書方面的信息等。其二是缺乏統(tǒng)一的裝訂標(biāo)準(zhǔn)，對于會計(jì)檔案的收集界點(diǎn)不夠明確，比如歸檔章的實(shí)用，案卷格式等等;還有一些活頁賬簿整理時(shí)缺乏封面，未能及時(shí)裝訂，缺乏規(guī)范性，比較松散。三是會計(jì)檔案在立卷過程中未能按照保管期限進(jìn)行立卷歸檔，只是將它們放在裝訂盒中，降低了檔案信息的利用率。

1.2 整理人員意識不夠

在行政事業(yè)單位中對于會計(jì)檔案整理工作的重視程度并不高，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是會計(jì)檔案整理人員都沒有從根本上意識到檔案整理和改革的重要性，存在著“隨意”的態(tài)度。進(jìn)而造成會計(jì)檔案整理工作的脫節(jié)和落后等情況的出現(xiàn)，盡管數(shù)字化技術(shù)下，對檔案信息整理也有了新的要求，但是很多檔案工作人員意識不足，能力不夠，也沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)，很多都不懂得具體的操作流程，導(dǎo)致整個(gè)會計(jì)檔案整理工作不符合規(guī)范要求。

1.3 整理資料不夠完善

當(dāng)前一些行政事業(yè)單位基于對會計(jì)檔案的重視程度不高，對整個(gè)會計(jì)檔案信息的收集和整理工作都存在著一些不完整的情況，諸如只是注重收集會計(jì)檔案中的賬簿信息，會計(jì)檔案憑證和報(bào)表，而對于會計(jì)文件的資料收集則是興趣缺缺。還有一些行政事業(yè)單位缺乏對會計(jì)檔案的系統(tǒng)管理，也沒有專人進(jìn)行后續(xù)的保管工作，只是單純的將檔案信息進(jìn)行儲存，導(dǎo)致會計(jì)檔案信息存在著丟失和損壞的情況。

2 規(guī)范行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作的對策

2.1 規(guī)范檔案整理歸檔的程序

會計(jì)檔案整理程序的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展是非常有必要的，首先要求相關(guān)工作人員做好技術(shù)歸檔工作，對日常工作中產(chǎn)生的會計(jì)憑證要及時(shí)的進(jìn)行整理—裝訂—裝盒，確保會計(jì)信息及時(shí)進(jìn)行錄入。同時(shí)還要按照年，月份進(jìn)行擺放，相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿等資料信息也要裝入收納盒中，并注明類別，以便后期查閱和實(shí)用。其次要定期的對會計(jì)電算化系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行打印、裝訂、存檔，并且進(jìn)行備份，預(yù)防數(shù)據(jù)的丟失。如果是進(jìn)行電腦存檔，就需要進(jìn)行加密，做好安全保障工作，確保數(shù)據(jù)的完整性;如果是紙質(zhì)存檔，就需要做好相應(yīng)的防火，防塵，防磁工作，定期進(jìn)行檢查，建立科學(xué)的查閱和保密工作，避免信息外泄。第三對于那些已經(jīng)建立檔案室的事業(yè)單位，可以將其交到財(cái)會部門，進(jìn)行針對性的整理和監(jiān)管。而對于那些還沒有建立專門的檔案室的事業(yè)單位，財(cái)務(wù)部門可以專門的設(shè)立一個(gè)會計(jì)檔案整理崗位，做到責(zé)任到人，落實(shí)各個(gè)程序會計(jì)檔案整理工作中的職責(zé)和工作目標(biāo)。優(yōu)化和規(guī)范檔案整理的每一個(gè)細(xì)節(jié)和程序，從而整體上提高會計(jì)檔案優(yōu)化的工作效率和質(zhì)量。

2.2 提高整理人員綜合素質(zhì)

行政事業(yè)單位會計(jì)檔案信息整理工作質(zhì)量高低中心圍繞的還是在于人，整理人員的思想認(rèn)知，工作能力都直接影響到檔案信息整理的進(jìn)程。所以首先要從領(lǐng)導(dǎo)和員工開始，不斷的提高檔案整理人員的思想意識，樹立正確的認(rèn)知，充分認(rèn)知到會計(jì)檔案信息整理對于單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要作用。引導(dǎo)整理人員建立依法管理的基本思路，構(gòu)建科學(xué)，有效的整理模式，將檔案整理工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作日程中去，注重檔案整理人員的工作，設(shè)立一定的激勵模式，提高整理人員的積極性。同時(shí)還要全面的提高和培訓(xùn)會計(jì)檔案整理人員的專業(yè)技能，除卻基本的崗前培訓(xùn)，還要結(jié)合當(dāng)下數(shù)字信息技術(shù)的快速發(fā)展，開發(fā)出更為人性化和安全化的檔案整理模式。例如根據(jù)檔案的內(nèi)容，設(shè)計(jì)出相對應(yīng)的編目，并且借助計(jì)算機(jī)的檢索功能，進(jìn)一步優(yōu)化查閱的方式，節(jié)省時(shí)間，提高效率。還可以借助各類的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，對單位的財(cái)政預(yù)算進(jìn)行管理，幫助領(lǐng)導(dǎo)對單位未來的發(fā)展做出科學(xué)的決策。通過不斷的教育和培訓(xùn)，及時(shí)更新整理人員的系統(tǒng)知識，為會計(jì)檔案整理工作貢獻(xiàn)出更大的智慧，促進(jìn)行政事業(yè)單位的可持續(xù)的發(fā)展。

2.3 健全會計(jì)檔案的管理制度

規(guī)范行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作，就需要從制度層面進(jìn)行規(guī)范，對整理人員的行為和工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，涉及如檔案歸檔的范圍，保管期限，歸檔程序，整理方法等等。其中歸檔范圍需要明確哪些屬于會計(jì)檔案，哪些屬于文書檔案，諸如會計(jì)憑證，賬簿，財(cái)務(wù)報(bào)告，電子會計(jì)資料等都屬于會計(jì)檔案;而經(jīng)費(fèi)預(yù)算，財(cái)務(wù)收支計(jì)劃，財(cái)務(wù)制度這些屬于文書檔案，進(jìn)行明確劃分。而保管期間則以“年度”形式進(jìn)行劃分，首先將單位形成的會計(jì)檔案按照年度分開，再將這些會計(jì)檔案按照類別進(jìn)行分開，按照永久，25年，15年，10年，5年，3年的順序各自進(jìn)行排序保存，便于查閱。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的查閱和保管制度，整理完后確保會計(jì)檔案信息不外泄，確保不會發(fā)生丟失和損壞等等情況。建立相應(yīng)的責(zé)任制，確保會計(jì)檔案信息的收集，整理和保管等環(huán)節(jié)都在標(biāo)準(zhǔn)化的制度和程序中進(jìn)行，將每一項(xiàng)工作落到實(shí)處。最后還可以建立相應(yīng)的獎懲制度，對檔案整理工作做的好的工作人員進(jìn)行一定的獎金或者是職位晉升的鼓勵，反之，對整理出現(xiàn)紕漏的人員進(jìn)行批評，及時(shí)的進(jìn)行糾正，以此激勵整理人員不斷的規(guī)范自身的行為，提高會計(jì)檔案整理的科學(xué)和規(guī)范化發(fā)展。

3 總結(jié)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案信息整理工作也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，這對于推進(jìn)檔信息整理工作是一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)。會計(jì)檔案信息整理是一個(gè)系統(tǒng)化的過程，對于科學(xué)的掌握單位的財(cái)務(wù)信息以及推動單位科學(xué)發(fā)展都起到了重要的作用。文章正是針對當(dāng)前行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理存在的一些問題，提出了幾點(diǎn)針對性的建議，從檔案整理的制度，程序及人員素質(zhì)三個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化，從而逐步提升行政事業(yè)單位會計(jì)檔案信息整理的有序化發(fā)展。

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