基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略

王媛媛

摘 要：近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為檔案管理工作的重要方向。文檔一體化是檔案管理的重要指導(dǎo)思想，要求在文檔管理過程中注重文件流轉(zhuǎn)和歸檔的一體化管理，這種管理形式不僅延續(xù)傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢(shì)，還大大彌補(bǔ)了紙質(zhì)的不足，保留了數(shù)據(jù)的完整是檔案管理中尤為重要的。注重檔案信息化建設(shè)，能進(jìn)一步提升文檔管理效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用和價(jià)值。基于此，本文筆者就文檔一體化的文書檔案信息化管理策略進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：文檔一體化;文書檔案;信息化管理

1 文檔一體化概述

文檔一體化從字面意思來理解就是將文件處理生成和文件歸檔保管結(jié)合起來，將文件生命周期等作為理論依據(jù)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)從文書生成辦理到文檔歸檔管理的全過程管理。推行文檔一體化的文書檔案信息化管理就是將文書工作和檔案工作銜接在一起，注重分工協(xié)調(diào)、超前控制、整體把握，使文檔實(shí)現(xiàn)管理、利用、規(guī)范一體化，最終實(shí)現(xiàn)文書生成與檔案管理的全過程管理。在實(shí)際的工作過程中，明確文檔一體化管理的理論等并且加以運(yùn)用實(shí)踐，使電子文件的整個(gè)過程都得到了全面、安全、有效的管控，從而提高管理效率。

2 文檔一體化的現(xiàn)狀

近幾年來，很多大型企業(yè)的檔案管理專家、檔案管理人員在文檔管理信息化方面做了大量有價(jià)值的探索，并取得了很多實(shí)質(zhì)性的工作突破。很多現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)行了無紙化辦公，采用OA （辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)，在文檔接收、發(fā)送和檔案管理方面實(shí)現(xiàn)文檔一體化，支持網(wǎng)上查詢、借閱和分配權(quán)限等。通過近幾年在文件檔一體化方面的不斷實(shí)踐和探索，總結(jié)取得了以下成果：

1）對(duì)電子文檔有了全新的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔大多是以書寫或印刷形式將語言、文字、符號(hào)等記錄在實(shí)物的載體上，其表現(xiàn)形式和儲(chǔ)存方式比較直觀、簡(jiǎn)單;而電子文檔則以磁性介質(zhì)為載體，需要借助信息化手段才能變?yōu)橹庇^的可視信息或輸出打印成紙質(zhì)信息。從電子文檔的生成過程可以看出，它有易于查詢、編輯、修改、拷貝、分類、編目、移動(dòng)、粘貼和銷毀等優(yōu)點(diǎn)。

2）電子文檔管理系統(tǒng)得到逐步開發(fā)和應(yīng)用。近幾年來，一些優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)和電子文檔管理軟件開始推廣應(yīng)用。實(shí)踐證明，信息化技術(shù)在文檔一體化進(jìn)程中發(fā)揮著越來越重要的作用。比如：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），已可以實(shí)現(xiàn)在電子文檔到達(dá)文檔案數(shù)據(jù)庫后，檔案管理員可以對(duì)其進(jìn)行辨別、分類、歸檔、加密、借閱、轉(zhuǎn)移等的管理作業(yè)，實(shí)現(xiàn)全流程網(wǎng)上作業(yè)，同時(shí)也可以對(duì)文檔處理的全過程自動(dòng)跟蹤記錄，提高了電子文件檔管理的安全性。

3 文檔一體化的文書檔案信息化管理策略

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)需要充分調(diào)動(dòng)資金資源，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，聘請(qǐng)或者培養(yǎng)專業(yè)人士從事文檔一體化的信息化管理工作，建立統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)，從而更好地適應(yīng)文檔一體化的需求。

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)和員工的綜合能力

為了適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求，各行業(yè)單位需要加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)，同時(shí)，為了方便各單位管理且工作能夠有效進(jìn)行，則需以文檔一體化為指導(dǎo)基礎(chǔ)。對(duì)于檔案工作者，上至單位領(lǐng)導(dǎo)，下至信息化管理工作人員，首先，都必須更新個(gè)人的觀念，都需要加強(qiáng)以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理意識(shí)，尤其是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須充分認(rèn)識(shí)文檔一體管理的必要性和可行性，同時(shí)還需要營(yíng)造良好的信息應(yīng)用環(huán)境，以及加強(qiáng)對(duì)信息資源整合的重視程度。其次，運(yùn)用海報(bào)等多種手段加強(qiáng)以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理重要性的宣傳，從而使領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠擁有正確的認(rèn)識(shí)，這不僅是前提，更是相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的保證，只有充分了解了以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理的重大意義，才能有利于后期工作的開展。同時(shí)還需要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，通過多種方式途徑進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使文檔管理人員在掌握文書處理和檔案管理方面知識(shí)的同時(shí)，熟悉文件運(yùn)行和文件管理，并且各行業(yè)單位需要適當(dāng)開展實(shí)踐培訓(xùn)，而且還要培訓(xùn)工作人員學(xué)習(xí)信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，努力提高檔案工作者的綜合素質(zhì)能力，從而適應(yīng)文檔一體化管理的要求。

3.2 構(gòu)建統(tǒng)一集約的檔案管理工作機(jī)制

1）創(chuàng)新檔案管理工作模式。按照文檔一體化建設(shè)要求，將科學(xué)集約有效的檔案管理模式運(yùn)用到數(shù)字檔案建設(shè)之中。集約化的檔案管理并不是將檔案資料重疊歸檔，而是要根據(jù)不同檔案類型，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的整理和分析，通過集約化的形式實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，納入數(shù)字檔案建設(shè)過程中，根據(jù)不同的檔案類型和檔案內(nèi)容對(duì)檔案資源分別進(jìn)行管理，進(jìn)一步提升管理效率。

2）完善制度體系。對(duì)檔案管理全流程進(jìn)行約束和監(jiān)督，規(guī)范數(shù)字檔案建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中既要注重軟件設(shè)施的夯實(shí)和人員素質(zhì)的提升，同時(shí)也要完善相應(yīng)的制度體系，特別是要針對(duì)數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的針對(duì)性和有效性。

3）完善檔案信息資源共享管理程序。傳統(tǒng)檔案管理模式之下，能夠進(jìn)行信息資源共享的途徑有限，而在文檔一體化建設(shè)背景之下，數(shù)字檔案室能夠?qū)?shù)字檔案通過多種途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。在具體程序落實(shí)過程中，一方面，要看到當(dāng)前檔案信息資源共享的好處，結(jié)合檔案管理部門的具體要求，進(jìn)一步完善信息資源共享管理程序，提升檔案信息資源的共享效率?？梢詫n案信息資源上傳到市級(jí)和省級(jí)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)之中，打造區(qū)域范圍內(nèi)的數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫，更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用。另一方面，在程序構(gòu)建過程中注重檔案信息資源的安全性，確保各個(gè)程序和平臺(tái)之間銜接有序，不能出現(xiàn)檔案信息資源共享漏洞，進(jìn)一步提升檔案管理的安全性。

3.3 確保網(wǎng)絡(luò)安全

在統(tǒng)一文件管理的基礎(chǔ)上，還需要確保網(wǎng)絡(luò)的安全問題。各組織機(jī)構(gòu)能做的就是選用性能好的殺毒軟件，防止病毒侵害，而且還需要定期備份數(shù)據(jù)以防數(shù)據(jù)意外丟失。對(duì)于各機(jī)構(gòu)內(nèi)部上網(wǎng)的信息則需要進(jìn)行加密，內(nèi)部網(wǎng)上要建防火墻，限制外部人員或者外部網(wǎng)絡(luò)的非法訪問或入侵。比如現(xiàn)在大學(xué)黨建組織會(huì)用到的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，通常稱其為OA系統(tǒng)，它與檔案系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)之間存在著遞進(jìn)關(guān)系。OA系統(tǒng)的功能體現(xiàn)在日常的信息發(fā)布和流轉(zhuǎn)上對(duì)文件有著管理的作用，而文件的管理不僅僅是文件的制作與保存，還包括了文件的在線傳輸、檢索等，由此可見，OA這類系統(tǒng)應(yīng)用廣泛，這就非常需要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題了。之前提到部分高校會(huì)運(yùn)用OA來發(fā)布和保存文件，倘若OA系統(tǒng)被非法訪問或者被入侵，那危害的就不僅一臺(tái)計(jì)算機(jī)那么簡(jiǎn)單，它甚至?xí)霈F(xiàn)整個(gè)學(xué)校的信息泄露、學(xué)校無法正常運(yùn)作等一系列問題。所以確保網(wǎng)絡(luò)的安全問題，也是以文檔一體化為基礎(chǔ)的文書檔案信息化管理策略中的一項(xiàng)重要考慮因素。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)今數(shù)字化的進(jìn)程中，普通紙質(zhì)的文件檔案與電子文件檔案之間的界線已經(jīng)逐漸消失，各行各業(yè)的文書人員與檔案管理人員的工作也越來越相近，甚至合二為一，全程由一人或者一組人員管理電子文件檔案。文檔一體化打破了陳舊老化的分散式的檔案管理的格局，充分體現(xiàn)了電子文件管理理念，將電子文件檔案從一開始就納入檔案管理，視文件的形成、處理、歸檔和管理為一個(gè)整體，同時(shí)也保障了電子文件檔案管理的及時(shí)性與流動(dòng)性。經(jīng)檔案部門的前端控制，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)文檔生命周期的管理與控制，確保了電子文件檔案的真實(shí)完整性和有效性。

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