新時期企業(yè)退休人員檔案管理問題分析

黃麗

[摘 要]文章通過對企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義進行深入闡述，結合當前相關管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，通過完善管理機制，推動信息化建設，推動社會保障機制的科學完善，為退休職工提供更加優(yōu)質的服務。

[關鍵詞] 企業(yè) 退休人員 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

企業(yè)退休人員是社會保障機制的重要對象，相關檔案資料是對其在職期間工作經歷和思想政治水平的直觀展示，是為退休人員提供相應保障的關鍵憑證，對檔案進行科學的管理，是社會主義建設的基礎工作，是推進和諧社會建設的重要保障。在當前的檔案管理過程中出現(xiàn)了很多問題，影響到管理工作的高效開展，主管機構和企業(yè)要形成對檔案管理的正確認識，推動管理水平的提升。

一、企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

退休職工為企業(yè)的壯大和社會的進步奉獻了青春、貢獻了力量，隨著社會經濟的發(fā)展，企業(yè)退休保障制度的建設正在穩(wěn)步推進，已經成為社會保障的關鍵部分。為退休人員提供有效的保障和服務，是傳承和弘揚中華敬老美德、推進中國特色社會主義建設的基礎環(huán)節(jié)。其中檔案工作是為退休人員享受相應待遇的關鍵依據，為企業(yè)退休保障制度的發(fā)展提供有效的支持[1]。

二、我國企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理機制不健全

隨著社會保障機制改革的不斷推進，退休人員的管理已經成為保障制度的重點環(huán)節(jié)，其中的相關資料作為管理活動的主要依據，對管理活動的高效推進起到了關鍵作用。但是在實際的管理過程中，檔案管理機制不夠健全，不能對檔案的形成、移交、保存和調用等各個管理環(huán)節(jié)進行科學的規(guī)范，容易導致管理活動的混亂。同時對檔案工作缺乏有效的認識，使得企業(yè)不能嚴格按照制度規(guī)范對資料進行全面、細致地收集和整理，使得信息的可靠性得不到提升，對相關機構的工作造成了嚴重制約，不能進行工作的科學推進，導致退休人員的相應福利、服務等權利不能全面落實。同時在管理過程中缺乏有效的監(jiān)管，無法保證檔案管理標準切實執(zhí)行，特別是在檔案移交環(huán)節(jié)中，由于企業(yè)人事部門和檔案管理機構的管理標準存在差異，使得檔案管理工作不能得到有效的延續(xù)，不利于社會保障體系的高效運轉，容易出現(xiàn)檔案資料管理漏洞或是錯誤[1]。

（二）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的缺乏

現(xiàn)階段，相關部門對檔案管理的重要性不能形成正確的認識，很多工作人員由其它部門職工兼任，不具備相應的檔案資料的收集和整理技能，使得檔案形成過程中容易出現(xiàn)問題。社會檔案管理機構與企業(yè)人事管理部門只是進行業(yè)務上的往來，缺乏有效的溝通和信息共享，不能對企業(yè)的檔案管理工作進行有效的指導。而企業(yè)工作人員缺乏有效的管理意識和能力，不能實現(xiàn)規(guī)范化的工作流程。同時，由于檔案管理機構缺乏對檔案的科學管理和使用的意識，只是進行整理和保管工作，并提供相應的查詢服務，不能對相關資料實現(xiàn)有效的復核和科學的處理，管理形式較為落后，導致管理水平較低，不能為整體保障工作提供有效的數(shù)據支持[2]。

（三）信息化水平落后

在退休人員檔案管理過程中，主要以紙質形式進行存儲和管理，容易造成損壞，對管理流程和存儲環(huán)境的要求較高，需要投入大量資源。雖然職能部門已經基本完成了工作流程的智能化轉變、提供有效的查詢調用等服務，但是信息化水平較低，不能對資料進行完善高效的整理，嚴重影響資料收集和整理效率。同時，缺乏基礎信息設備的配置，使得管理工作的信息化轉變受到一定的制約，不能對相關的紙質資料進行有效的數(shù)字化轉變，增大了管理難度：既要對紙質資料進行有效的保管，又要對現(xiàn)有的電子資料實現(xiàn)妥善保存。而工作人員普遍不具備相應的技能，相關規(guī)范得不到嚴格的執(zhí)行。同時，信息化建設缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，各級機構將缺乏有效的溝通，無法進行數(shù)據標準的統(tǒng)一，管理系統(tǒng)不能進行有效的對接，嚴重影響管理效率。

三、新時期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析

（一）加強重視

檔案管理部門要充分認識到檔案管理的重要性，加大對管理活動的投入，優(yōu)化人員配置，積極引進專職管理人員和信息技術人才，逐步改進和完善管理的過程。要加強對管理人員的培訓教育，提升服務意識，為社會保障體系的高效運行提供有效的數(shù)據支持和服務，與各個職能部門進行科學的協(xié)作，保證工作對象能夠及時得到合理的權利保障。通過對相關資料的科學分析和使用，為社會保障體系和改革的高效推進起積極作用。同時要注重對管理人員思想水平的培養(yǎng)，推動服務意識的提升，增強責任心，通過對黨中央指導思想的深入學習領悟，保證相關的政策方針能夠得到貫徹執(zhí)行[2]。

（二）完善檔案管理機制

管理部門要考慮到當前工作中出現(xiàn)的不足，進行管理機制的有效完善，通過對管理流程的全面調研，針對發(fā)現(xiàn)的管理漏洞，進行管理過程的優(yōu)化，實現(xiàn)管理質量的提升。要建立完善的檔案管理標準，對檔案資料的收集、整理，檔案的形成、保存和使用等各個流程進行全面的規(guī)范，使管理活動能夠得到有序推進。同時要建立完善的監(jiān)管機制，保證管理流程能夠符合相關制度標準的要求，能夠及時發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題和漏洞，進行針對性的改進和優(yōu)化。同時要健全考核評價機制，對工作人員的相關活動實現(xiàn)公正客觀的評價，制定完善的量化考核標準，并將考核結果與工作人員的薪資待遇和崗位晉升進行有效的結合，推動管理水平的科學提升。以此制定完善的激勵政策，創(chuàng)建良好的管理氛圍，推動管理機制的科學完善。

（三）轉變傳統(tǒng)的管理理念

工作人員要通過學習和了解先進的管理理念和技能，轉變傳統(tǒng)的管理思路和方式，結合自身的工作實際，進行管理方式方法的科學創(chuàng)新。明確管理目標，實現(xiàn)檔案的科學分類。對檔案信息進行全面的分析，進行科學的比對復核，保證檔案資料的真實性，并結合退休人員保障制度的規(guī)定，對相關資料進行詳細的整理，并為需求者提供便捷的查詢調閱服務[3]。

四、現(xiàn)階段企業(yè)退休人員檔案信息化建設分析

（一）完善信息化管理機制

退休人員檔案管理信息化建設，要對管理過程進行深入調研，形成科學的管理機制，對信息化管理流程進行規(guī)范，制定完善的管理標準，對檔案信息的收集、錄入進行嚴格的審查和復核，保證資料的真實性，建立完善的檔案資料數(shù)據庫。同時要對企業(yè)檔案交接過程進行嚴格的規(guī)定，并進行科學的指導，保證管理工作的延續(xù)性。對檔案信息進行詳細的錄入，并利用信息技術進行準確的比對復核。對電子檔案進行備份，對紙質資料進行科學保存，并進行定期檢查，及時排除安全隱患。

（二）完善檔案管理系統(tǒng)

建立完善的信息管理平臺，對各個管理環(huán)節(jié)進行整合，實現(xiàn)管理過程的自動化運行，提升管理效率。加強與上級檔案管理機構的對接，實現(xiàn)資源的共享。開通網絡訪問渠道，使用者能夠根據自身權限完成對檔案的查詢和調用等相關操作，為退休人員提供更加優(yōu)質的服務。加強對電子檔案的安全防護，建立完善的網絡風險防控機制，利用信息技術對安全威脅和漏洞進行及時的發(fā)現(xiàn)和處理[3]。

（三）加強基礎信息設備的配置

管理部門要加強信息基礎設施配置，保證信息化管理流程的高效運行。加強網絡通信體系的完善，為檔案信息的流轉提供高效的通道，提升管理效率。加強對實體檔案的信息化監(jiān)控，利用物聯(lián)網技術，對保存環(huán)境信息進行及時的監(jiān)管和調節(jié)，對實體檔案的流轉過程進行跟蹤，保證檔案安全。

五、結語

退休人員檔案管理工作的高效推進，關系到退休人員的切身利益。管理部門要加強對退休人員檔案管理的重視，完善管理機制，推動信息化建設，為退休人員提供更加優(yōu)質的服務。

參考文獻

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