淺談做好企業(yè)退休人員檔案管理的對策

鄧楊

【摘要】企業(yè)退休人員檔案管理是企業(yè)人事檔案管理工作的重要組成部分，是為企業(yè)退休人員服務的一項工作。隨著各?。ㄊ校┢髽I(yè)退休人員檔案管理實施辦法的陸續(xù)出臺并實施，企業(yè)退休人員檔案管理取得了很大進步，但仍然存在一定的問題。本文針對企業(yè)退休人員檔案管理工作進行了淺要分析，探討提高企業(yè)退休人員檔案管理水平的建議和對策。

【關鍵詞】企業(yè)；退休人員；檔案管理；對策

企業(yè)退休人員檔案管理是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是檔案事業(yè)的組成部分。做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進企業(yè)退休人員社會化管理服務工作，更好地服務于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。

一、 加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

退休人員檔案是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16號），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當?shù)亍稒n案管理條例》分別出臺了推進企業(yè)退休人員社會化管理服務工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構和人員職責、崗位設置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)下，加強企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強對企業(yè)退休人員的服務功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。

二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題

目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：

一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規(guī)范化管理，導致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標準化。

二是檔案移交接收管理不規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構、市（州）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構、縣（市）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構等承擔，并由各級各類企業(yè)的同級檔案行政管理部門負責監(jiān)管和指導。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關于檔案管理的糾紛。

三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復查工齡、工傷轉退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟房及拆遷房事宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設力度薄弱，導致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。

三、加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議

一是健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機制。健全完善的管理機制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關管理部門應建立科學、完善的管理機制，增強企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設力度，運用計算機技術、信息技術、數(shù)據(jù)庫技術等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。

二是加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認識。有關部門應加強《檔案法》《社會保險法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認識，營造人人懂檔案、人人關注檔案管理的良好氛圍。

三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應深入學習有關法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，強化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。

四是轉變檔案管理觀念。進一步轉變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務并重轉變，提高檔案管理的有效性和針對性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。

總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項重要的基礎性工作，企業(yè)及相關經(jīng)辦機構應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業(yè)退休人員檔案管理服務水平。

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