數(shù)字檔案室創(chuàng)建中紙質(zhì)檔案掃描工作探究

李宜江

摘要：數(shù)字檔案室的紙質(zhì)檔案掃描工作主要是將紙質(zhì)的文本稿件通過掃描的設(shè)備轉(zhuǎn)化數(shù)字格式便于儲存、記錄和傳輸。在掃描工作過程中，需要對前期工作進(jìn)行完善，比如對于掃描任務(wù)的分配，避免遺漏和重復(fù)，對于掃描設(shè)備各個參數(shù)的調(diào)試和控制，對工作計劃中不同工作人員的配合流程等。同時需要在掃描過程中注重存在的質(zhì)量問題、安全問題以及相應(yīng)的規(guī)格和流程。通過進(jìn)一步的優(yōu)化掃描工作各個環(huán)節(jié)，才能將紙質(zhì)檔案掃描工作做到更加完善。本文對掃描工作開展過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行多個方面的探究，對需要注重的問題進(jìn)行逐一探討，希望能夠促進(jìn)掃描工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;紙質(zhì)檔案;掃描工作

一、檔案掃描的準(zhǔn)備工作

（一）清楚任務(wù)的分配

對檔案掃描工作的整體工作量以及相應(yīng)工作的先后順序和優(yōu)先級要進(jìn)行清晰的規(guī)劃和了解，對于數(shù)字檔案室中各方面的檔案內(nèi)容以及各部門對應(yīng)的檔案信息，要做好歸類處理，避免在掃描期間出現(xiàn)部門文件的放置和排列混亂的現(xiàn)象。對于自身工作能力以及掃描的效率和質(zhì)量有較高的認(rèn)知能力，以便在工作任務(wù)分配時對于進(jìn)度的安排以及整體任務(wù)的分解更加合理。這樣能夠避免工作規(guī)劃不周出現(xiàn)的趕工以及周期延遲的現(xiàn)象，不僅能夠提高檔案工作的質(zhì)量，同時也確保時效性。因數(shù)字檔案館的人力資源和物力資源有限，應(yīng)該充分的做好前期任務(wù)的分配工作，在有限的工作條件下，將檔案掃描工作進(jìn)行緊急度和重要度的等級分類，突出重點，使掃描工作能夠發(fā)揮出更高的作用和意義。

（二）優(yōu)化掃描設(shè)備

檔案掃描工作需要搭建一套完備的硬件系統(tǒng)和軟件操作系統(tǒng)，硬件系統(tǒng)包含電腦、掃描儀以及刻錄機(jī)等設(shè)施，而軟件只要是指在對應(yīng)電腦系統(tǒng)中安裝的掃描軟件以及數(shù)據(jù)處理、傳輸?shù)认鄳?yīng)的軟件。因數(shù)字檔案管理以及紙質(zhì)檔案掃描工作對于掃描的質(zhì)量以及效率逐漸提升，具有較高的要求，因此在掃描工作中運(yùn)用的各種設(shè)施需要跟隨時代的變化進(jìn)行一定程度的升級，從而使工作能力得到有效的提高。與此同時，需要注重培養(yǎng)和提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，能夠熟練運(yùn)用對應(yīng)的掃描設(shè)備以及數(shù)字信息處理系統(tǒng)，使設(shè)備的性能發(fā)揮最大化，另外對于設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)工作有一定的認(rèn)知，從而保障設(shè)備能夠處于最佳的工作狀態(tài)。

（三）掃描工作注意事項

用于掃描的紙質(zhì)檔案大部分為裝訂成卷的狀態(tài)，需要將檔案進(jìn)行拆分，隨后才能使用掃描儀進(jìn)行自動化高速掃描。在拆分檔案時，需要格外注重檔案紙質(zhì)可能會對人體造成劃傷以及磨傷的危險，使用專業(yè)的器具進(jìn)行拆線，并且對于拆線的速度需要進(jìn)行控制避免拆線速度過快，卻掃描速度無法匹配，造成檔案混亂以及積壓的現(xiàn)象，因此需要拆線工作和掃描工作為多位工作者進(jìn)行協(xié)同工作。最后需要考慮到檔案的損壞或者電子文件的時效破壞等問題，做好針對性的搶險修復(fù)工作，確保紙質(zhì)文件和電子文件處于安全可靠的狀態(tài)。

（四）規(guī)范工作責(zé)任和流程

檔案掃描工作涉及多種文件的信息安全，因此需要對相對應(yīng)的工作責(zé)任以及流程進(jìn)行明確的劃分，從而確保不同的工作環(huán)節(jié)能夠得到可靠的管理和檔案安全保障。使所有的檔案掃描工作者明確所擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并且對應(yīng)相應(yīng)的管理文件以及章程有深入的了解，從而在工作過程中避免觸及對應(yīng)的錯誤。此外，需要對具體的掃描工作進(jìn)行流程化和制度化，能夠使工作的銜接更加完善，比如掃描檔案具有一系列借閱、掃描、上傳、歸還等多種手續(xù)，加強(qiáng)每一工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性。最后，其具體的操作流程應(yīng)該符合對應(yīng)的數(shù)字信息化技術(shù)規(guī)范等文件的要求。

二、掃描工作開展過程中應(yīng)注意的問題

（一）把控掃描的全面安全性

對于實體的紙質(zhì)版文件，在庫房的存取過程中可能因反復(fù)的摩擦以及溫度、濕度的變化使文件受到破壞，應(yīng)該注重工作的條件符合文檔儲存的需要，并且嚴(yán)格控制掃描環(huán)境中水、火、電等多種因素的安全性，避免因水瓶、打火機(jī)以及設(shè)備的熱量等外界因素對紙質(zhì)文檔造成的破壞。在掃描工作期間，避免進(jìn)行飲食抽煙等活動，并且要做好文檔的保密以及安全防盜工作。在掃描過程中盡量使用未聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，避免一些未知的儲存媒介，比如U盤和移動硬盤在掃描設(shè)備上的插拔，防止木馬以及其他計算機(jī)病毒的侵入破壞文件以及盜取信息。 如設(shè)備中已經(jīng)感染相應(yīng)的病毒，對數(shù)據(jù)造成了一定的損壞，應(yīng)及時的做好殺毒以及恢復(fù)數(shù)據(jù)的工作，避免后續(xù)造成進(jìn)一步大范圍的影響和破壞。最后要注重文件的安全以及保密等級，必要時簽署文件掃描保密協(xié)議，從而防止文件信息的傳播泄露，避免相應(yīng)單位造成較大損失。

（二）控制掃描的質(zhì)量

根據(jù)具體掃描文件的質(zhì)量要求，進(jìn)行掃描質(zhì)量的控制，比如對掃描參數(shù)中的分辨率、亮度、對比度、飽和度以及對應(yīng)的文件輸出格式均要進(jìn)行調(diào)整和控制，使掃描工作各項參數(shù)符合對應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。做好對掃描數(shù)據(jù)完整性審查工作，做到隨時檢查與定期抽查相結(jié)合，謹(jǐn)防漏掃或重掃的現(xiàn)象，使數(shù)據(jù)造成不完整或不規(guī)范。此外，做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無法使用的，要重新掃描。對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求時，應(yīng)重新進(jìn)行糾偏、旋轉(zhuǎn)等圖像處理。需要嚴(yán)格控制掃描出現(xiàn)的噪點，并且使檔案中的印章等關(guān)鍵信息內(nèi)容保障清晰度。

（三）落實工作人員的保障措施

一是合理制定掃描工作量，工作量的制定既要考慮到檔案部門對掃描工作進(jìn)度的需求，又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及技術(shù)熟練程度。二是及早介入相關(guān)職業(yè)病防護(hù)，指導(dǎo)掃描人員應(yīng)戴上口罩，以隔絕因翻動檔案而產(chǎn)生的灰塵霉菌減弱混雜氣體對人體呼吸道的刺激，避免因長期使用掃描儀、電腦產(chǎn)生輻射，比如頭痛耳鳴、神經(jīng)衰弱視力下降等癥狀出現(xiàn)。三是落實相關(guān)經(jīng)濟(jì)補(bǔ)助措施，充分肯定掃描人員的辛勤付出，物質(zhì)獎勵和精神鼓勵并重，體現(xiàn)以人為本的工作理念。

三、結(jié)束語

綜上所述，掃描工作涉及多個部分，對于不同的環(huán)節(jié)均要注重工作的安全和質(zhì)量。要確保紙質(zhì)檔案掃描工作前期的規(guī)劃和準(zhǔn)備的充分性和合理性，按照相應(yīng)的規(guī)章制度科學(xué)的開展，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案和電子文件的信息保密性，調(diào)節(jié)合適的掃描參數(shù)，注重工作的質(zhì)量，從而不斷提升數(shù)字檔案室的工作能力和水平。

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