論電子檔案與紙質檔案的整合管理

鄭寶珠

摘 要：電子檔案與紙質檔案的整合管理是目前檔案事業(yè)發(fā)展的主要趨勢。只有將電子檔案與紙質檔案相結合，才能夠使得檔案管理更加科學和規(guī)范，從而推動檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。在信息化不斷發(fā)展的進程中，檔案管理也應該將信息技術融合到管理中，而在信息化技術不斷應用的過程中，電子檔案隨之產生，形成了目前電子檔案與紙質檔案共存的局面，而在這樣的局面之下，要想更好的推動檔案事業(yè)的發(fā)展，就需要將兩者進行整合，共同實施管理。本文就電子檔案與紙質檔案的整合管理進行了簡要的分析，僅供同行交流。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；整合管理

在信息化技術不斷發(fā)展的進程中，各行各業(yè)都開始將信息化技術應用于行業(yè)管理中，實現了數字化的管理。檔案管理事業(yè)也不例外，其在將信息化技術應用到檔案管理中后，電子檔案應運而生，檔案管理逐漸進入到電子檔案管理的階段，在這一階段中，紙質檔案與電子檔案同時存在，為了能夠有效的提高檔案管理的水平，就需要實現對電子檔案與紙質檔案的整合管理，從而保障檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展。

1 電子檔案與紙質檔案整合管理的基本觀點

電子檔案與紙質檔案本質上都屬于檔案，但兩者之間也有著明顯的不同，可以說，兩者都各自有各自的缺陷以及優(yōu)勢，在實際的應用中，需要對兩者進行綜合應用，才能夠實現優(yōu)勢互補，以保證檔案管理工作可以有效的開展。就社會實踐活動來說，電子檔案與紙質檔案都是以人類的實踐活動為依據，從人類的社會活動中收集信息，并對信息進行整合，從而形成檔案。而電子檔案相較于紙質檔案來說，其存儲的時間更長，檔案資料的完整性也更好，但是其很容易受到病毒的攻擊，在安全性上相對較低。紙質檔案的載體形式較為穩(wěn)定，其能夠有效的保障檔案信息的真實性，從而使得檔案信息可以充分的得到利用，但是紙質檔案不宜長時間的保存，其在長期保存的過程中，可能會出現破損的問題，其檢索的速度也相對較慢，在對其利用的過程中，就有較強的排他性。從這可以看出，無論紙質檔案還是電子檔案都有各自的優(yōu)勢和不足，而將兩者進行整合管理，可以使得兩者之間形成有效的互補，最大限度的發(fā)揮出兩者的優(yōu)勢。

就檔案管理事業(yè)發(fā)展的長遠來看，電子檔案無法完全的取代紙質檔案，而電子檔案也不會出現消退的局面，因此，在未來的檔案管理中，會使紙質檔案與電子檔案長期共存的局面，而這樣的一種檔案管理發(fā)展局面，其對于檔案管理工作者的要求也在提升。檔案管理者要想有效的對電子檔案和紙質檔案實行管理，就需要制定出合理的檔案管理方案，按照所制定的方案，來對兩種形式的檔案進行全面的管理。要注意采用引導的方式，將檔案管理的既定政策與電子檔案的發(fā)展相結合，在管理方法上以及管理技術上進行不斷的完善，切實的落實電子檔案的法律地位。同時，也要注意穩(wěn)定發(fā)展，積極的發(fā)揮出檔案的社會記憶職能，在電子檔案還無法完全的對檔案信息真實性做出具體保證之前，絕不將紙質檔案摒棄。要注意將兩種檔案進行充分的融合，實現優(yōu)勢互補，從而可以發(fā)揮出檔案管理的最大價值。

就上述幾點來說，我國目前的檔案管理工作在開展的過程中，需要根據電子檔案的歸檔保存信息來同時將紙質檔案進行對應保存，這樣做的目的就是為了能夠對檔案信息的真實性做到有效的保障，另外，也可以使得檔案管理中的各項功能優(yōu)勢得以良好的發(fā)揮，使得檔案管理工作的開展更加順利。

2 紙質檔案與電子檔案整合管理的具體要求

就現代化檔案管理的模式而言，其與傳統(tǒng)的檔案管理之間具有明顯的不同，現代檔案管理主要管理的對象是電子檔案，而傳統(tǒng)檔案管理的管理對象主要是紙質檔案，而現代檔案管理在管理工作開展的過程中，也在一定程度上需要對紙質檔案形成有效的管理。從這一點上來看，要想有效的實現紙質檔案與電子檔案的整合管理，就需要做到以下幾點：

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

在對電子檔案進行鑒定的過程中，要想有效的保障鑒定結果的準確性，就需要采用計算機自動鑒定處理方式對電子檔案進行全面的鑒定工作，在計算機系統(tǒng)中，要實現進行保管期限的制定，依據所制定的保管期限，對所存儲的電子檔案進行期限的鑒定。而紙質檔案不需要采用計算機等檢驗系統(tǒng)來對其進行檢驗，可以隨時對其進行鑒定工作，并且在鑒定完畢之后就可以立即存檔。

2.4 同步利用

檔案是供人們借閱以查找資料的工具，在對檔案信息進行利用的過程中，需要利用信息檢索功能來快速的獲取所需要的檔案信息，而針對同一著錄的紙質檔案和電子檔案來說，可以通過同一檢索方式同時對兩種檔案形式進行有效的檢索。而在對檔案信息進行讀取利用的時候，人們通常都會選用電子檔案，這是由于電子檔案攜帶方便以及可隨時閱讀的優(yōu)勢，使得其在利用率上相對來說較高。而相應的紙質檔案對于信息的記載更加客觀和真實，同時信息的內容也更加全面，在對紙質檔案進行利用的過程中，可以根據電子檔案的同一檔案號快速的找出紙質檔案的位置，從而可以更加方便的利用紙質檔案。兩種檔案各有優(yōu)勢，將兩者進行整合管理，可以有效的實現優(yōu)勢互補，從而使得檔案的利用率得到同步的提升，而且將紙質檔案已電子檔案的形式進行存儲，可以降低紙質檔案出現破損的幾率，可以實現檔案的長時間保存。就實際情況來說，電子檔案與紙質檔案進行整合管理，也就是將紙質檔案使用壽命的一種延長，也是對檔案管理數字化和信息化的一種實現方式。

結束語

綜上所述，從而電子檔案與紙質檔案的基本觀點與具體要求可以看出，電子檔案與紙質檔案之間是優(yōu)勢互補的關系，兩者之間要想實現共同發(fā)展，就需要對兩者進行整合管理，在管理的過程中，不僅需要同步進行歸檔工作，也需要同步進行鑒定、整理以及利用工作，從而能夠使得電子檔案與紙質檔案之間形成同步的發(fā)展局面，這樣有助于彌補紙質檔案以及電子檔案各自的不足，同時最大限度的發(fā)揮出兩者各自的優(yōu)勢，從而可以更好的推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

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