電子檔案與紙質(zhì)檔案保護之比較

官麗梅

摘 要：電子檔案的出現(xiàn)，對檔案學基礎理論產(chǎn)生了巨大的沖擊，給實際工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。檔案保護的方法和技術，也必然面臨著更新與變革。本文將從檔案保護的實質(zhì)、技術、時期、檔案保護工作的范圍、檔案保管人員的社會關系以及檔案保護的費用等六個方面對電子檔案與紙質(zhì)檔案作比較分析。

關鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；保護

1 檔案保護的實質(zhì)比較

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護是對檔案載體——紙張的保護（包括修復），以期延續(xù)檔案的壽命。對紙質(zhì)檔案來說，信息的物理結構與邏輯結構是同時固化在紙張上的，也就是說，其物理結構與邏輯結構是一致的。例如，如果排錯了頁碼，就不僅破壞了信息的物理結構，同時也破壞了信息的邏輯結構，而在同一頁上信息的變動一定會留下痕跡，所以說紙質(zhì)文件的結構對用戶來說是透明的。因此，紙質(zhì)檔案保護的實質(zhì)是對其進行物理結構或物理實體的保護。電子檔案的結構卻要復雜得多，隨著網(wǎng)絡和多媒體技術的發(fā)展，電子檔案文件的物理結構更加復雜，有些文件中含有關系數(shù)據(jù)庫中的信息，有些文件中含有超文本信息，還有些文件含有來自多個系統(tǒng)平臺的有關數(shù)據(jù)。這種“復合型”文件可能隨來源數(shù)據(jù)的變化而不斷變化?？梢赃@樣說，電子文件已經(jīng)失去了傳統(tǒng)意義上文件實體的概念，而只是一系列動態(tài)信息的集合。電子檔案必須依賴計算機軟、硬件平臺對其內(nèi)容進行轉換，還原成其邏輯形式，才能夠被人們閱讀和理解。簡言之，紙質(zhì)檔案保護的實質(zhì)是對其進行物理保護，而電子檔案保護的實質(zhì)是對其進行邏輯保護。

2 檔案保護的技術比較

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護主要是在防霉、防蛀、或進行一些必要的縮微、復印等復制工作。而且這些載體只要避開天災人禍，遵守管理和保護的有關要求，就能達到長期保存。電子檔案的保護包括對載體的實體保護、對計算機軟、硬件支撐環(huán)境的保護，對電子檔案邏輯內(nèi)容的保護、相關背景信息和元數(shù)據(jù)的保護以及安全保護，等等。電子檔案的其他相關保護技術雖然不斷發(fā)展，但發(fā)展時間不長，保護技術的研究也起步不久、不成熟，存在著多方面的不足。僅僅計算機病毒的防護這一項，其技術就一直處在不斷動蕩和變化的狀態(tài)。雖然各國每年都花費巨資用于計算機和網(wǎng)絡的安全和防護工作，但是損失還是巨大的。除了病毒破壞、黑客入侵等安全問題之外，電子檔案還有很多問題仍然處在探索狀態(tài)。例如，如何永久地保障電子檔案的可存取性，包括如何解決軟、硬件環(huán)境的兼容性和文件格式的兼容性問題，如何保障電子檔案的原始性和完整性，等等。這些問題，似乎都沒有通用的、永久的、可靠的方法，這也是目前“雙套制”盛行的原因，同時也對電子檔案的保護提出了挑戰(zhàn)。

3 檔案保護的時期比較

紙質(zhì)檔案文件保護工作一般是從檔案入庫以后開始進行的，入庫之前基本上不用刻意地對其進行技術上的保護，也就是說傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護時期基本上是階段性的，而且著重點在于對檔案的保管。電子檔案的保護不能只在哪個階段進行，它的保護應貫穿于電子文件的整個生命周期。這是因為電子檔案具有非實體性、不穩(wěn)定性和對載體和運行環(huán)境的依賴性等特征，要保護好電子檔案，除了保護電子檔案的載體（實體）之外，更要注意保護它的可用性、可存取性和可理解性，以及保證電子檔案的原始性、真實性和完整性。所以，電子檔案的保護是一個系統(tǒng)工程，要從其設計階段開始到電子檔案的銷毀實行全程的保護管理。

4 檔案保護工作的范圍比較

紙質(zhì)檔案的保管一般來說是對已整理好并存放在庫房中的檔案進行的日常維護性的保護性管理，包括維護檔案實體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序；要保護檔案實體的理化狀態(tài)，使其在存放和使用中不受或少受人為因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的“自然壽命”。而電子檔案的保護要貫穿于電子文件的整個生命周期的過程中，其運動過程中要經(jīng)過文件形成部門、檔案部門或者計算機網(wǎng)絡。未來以電子檔案為主建立起的數(shù)字或虛擬檔案館，不僅保管和利用本館館藏檔案，而且將成為全國各地乃至全世界各地相關檔案資源的信息集散地、聯(lián)結點。

簡言之，紙質(zhì)檔案保護工作涉及的范圍比較固定，屬于靜態(tài)保護，而電子檔案保護工作的范圍則大大拓展，且不固定，處于動態(tài)的變化之中。

5 檔案保管人員的社會關系比較

紙質(zhì)檔案是在文件完成了現(xiàn)實使用價值，并辦理了歸檔手續(xù)而進館（室）的，接下來檔案基本上就在庫房管理人員的監(jiān)控之下。電子檔案的產(chǎn)生，改變了紙質(zhì)檔案保管人員單一的社會關系。首先，電子檔案保管人員和文件形成部門人員的關系密切了。因為電子檔案形成初期是在文件形成部門，因此，檔案部門必須要進行“前端控制”，要對文書部門進行超前指導。同樣檔案保管人員也將比以往更需要得到文件形成者的支持和幫助。其次，電子檔案保管人員將和計算機技術人員產(chǎn)生更多的互動關系。這是因為電子檔案分布地點的分散以及電子檔案安全保護的復雜性，使得檔案保護人員不僅要保證脫機載體的安全和延長其壽命，更重要的是要保證網(wǎng)上運行的文件數(shù)據(jù)庫的操作正常、安全、有效地運行。電子檔案的安全防范、系統(tǒng)的運行等保護工作單靠檔案人員已經(jīng)不可能完成，檔案人員將離不開計算機專家的指導和幫助。最后，隨著檔案保管中介機構的誕生，檔案保管人員和檔案中介機構的關系也變得密切。因此，檔案部門必須改變過去那種獨立的局面，需要更多地利用其他社會資源，和其他部門進行廣泛的合作。

6 檔案保護的費用比較

紙質(zhì)檔案的保護有很多方面的費用支出，如庫房費用、維護費用和人工費用等。其中，庫房費用是指建筑庫房，包括庫房硬件環(huán)境所需的費用；維護費用是指檔案在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。人工費用是指庫房保護人員的工資、獎金及福利待遇。這些費用相對來說比較固定，成本也相對較低。電子檔案的保護要貫穿在它的生命周期的過程中，所以它的保護費用的構成就比較復雜。主要包括計算機系統(tǒng)的維護費用、載體保護費用、軟硬件環(huán)境不斷更新的費用等。

電子檔案新型載體保護費用包括維護新型載體庫房及其環(huán)境所需的費用。首先，和傳統(tǒng)檔案庫房比較，新型載體檔案庫房的環(huán)境條件要求比較高，因此，為了保證這些載體的內(nèi)容不致因其物理損傷或老化而消失，磁盤需要定期進行復制或遷移；磁帶需要在一定時間內(nèi)轉錄，這需要定期增加費用，而且電子檔案的不斷復制、轉錄等方面的復雜性大大高于紙質(zhì)檔案。雖然新型載體的存貯密度遠遠超過紙質(zhì)載體，庫房面積可以大大減少，人力需要的也相對較少。但三方面權衡起來，電子檔案載體的維護費用遠遠超過傳統(tǒng)文件的保管費用。

總之，面對電子檔案這樣一種新型檔案形式，我們必須不斷地探索新的保護技術與方法，總結其與傳統(tǒng)檔案保護方法的異同，這樣才能創(chuàng)造出信息技術條件下電子檔案的保護新體系。

參考文獻

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[2]張文浩.科技檔案管理[M].黑龍江人民出版社，2002.