淺談紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

摘 要：本文主要針對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理相融合的問(wèn)題進(jìn)行分析，先介紹了紙質(zhì)檔案與電子檔案的相關(guān)內(nèi)容，再對(duì)電子檔案管理與紙質(zhì)檔案相融合的思路進(jìn)行闡述，希望能對(duì)相關(guān)學(xué)者研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；融合

我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)一直使用紙質(zhì)檔案的信息儲(chǔ)存形式，而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案開(kāi)始出現(xiàn)，并成為當(dāng)前資料儲(chǔ)存管理的主要形式。在這個(gè)過(guò)程中需要注意的是，紙質(zhì)檔案依然在當(dāng)前信息儲(chǔ)存中發(fā)揮著重要作用，電子檔案無(wú)法完全替代紙質(zhì)檔案的作用。因此，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，成為相關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。

1 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理分析

1.1 紙質(zhì)檔案管理

在當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，紙質(zhì)檔案依然發(fā)揮著重要作用，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有嚴(yán)謹(jǐn)性、原始性、合法性等優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)總結(jié)紙質(zhì)檔案管理的要求，本文認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理具備以下特點(diǎn)：（1）檔案管理不失真是整個(gè)管理工作的重點(diǎn)，而紙質(zhì)檔案恰恰能滿足這一要求。我國(guó)紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)過(guò)多年的發(fā)展，已經(jīng)形成了一套完整的紙質(zhì)檔案管理體系，有效保證了紙質(zhì)檔案管理質(zhì)量。（2）紙質(zhì)檔案管理的主要優(yōu)點(diǎn)，就是能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的存放，基本不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制或者期限限制的問(wèn)題。雖然一些檔案會(huì)在特定情況下發(fā)生電解、氧化等，但采取一定的措施就能顯著延長(zhǎng)紙質(zhì)材料的保存時(shí)間。（3）紙質(zhì)檔案一旦形成后，若檔案出現(xiàn)修改，那么就能很快的發(fā)現(xiàn)修改痕跡，這會(huì)讓人們更加直觀的辨別檔案的真?zhèn)涡?，因此紙質(zhì)檔案的安全性、有效性等價(jià)明顯。

但同時(shí)，由于紙質(zhì)檔案的所占的尺儲(chǔ)存空間較大，若采用紙質(zhì)檔案管理的方法，則需要占據(jù)大量的空間；紙質(zhì)檔案管理對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備提出了要求，會(huì)促使相關(guān)單位在紙質(zhì)檔案管理中使用大量的資金購(gòu)買設(shè)備，增加了運(yùn)行成本。

1.2 電子檔案管理

1.2.1電子檔案管理的產(chǎn)生

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，電子信息技術(shù)的應(yīng)用顯著強(qiáng)化了地區(qū)之間的信息傳遞水平，讓電子文件等大量的科技信息資料出現(xiàn)在人們的視野中。而隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子檔案作為一種新型的電子檔案形式登上歷史舞臺(tái)，依靠其多樣化的信息儲(chǔ)存手段受到社會(huì)的廣泛認(rèn)可、

1.2.2電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

由于電子檔案是信息科技發(fā)展的產(chǎn)物，因此其優(yōu)點(diǎn)主要為：（1）能以多媒體的形式展現(xiàn)檔案資料，更加直觀的展示檔案資料所要表達(dá)的內(nèi)容；（2）電子檔案所需要的空間小，但能儲(chǔ)存的信息總量很大，并且保存的穩(wěn)定性能良好，不會(huì)存在時(shí)間的限制；（3）電子檔案簡(jiǎn)化了人們閱讀的渠道，方便人們預(yù)覽；（4）電子檔案的適應(yīng)能力強(qiáng)，一旦出現(xiàn)檔案變更的需要，操作人員只需要很少的時(shí)間就能完成變更。

雖然電子檔案具有很多優(yōu)點(diǎn)，但是其缺點(diǎn)也是不容忽視的。電子檔案的缺點(diǎn)主要表現(xiàn)為：（1）電子檔案的載體雖然具有儲(chǔ)存空間大的優(yōu)點(diǎn)，但是這些載體卻存在不同程度的不穩(wěn)定、壽命短等問(wèn)題，并且在長(zhǎng)期存放過(guò)程中，容易因受潮、氧化等影響而導(dǎo)致載體損壞，最終導(dǎo)致文檔資料損壞。（2）電子檔案以計(jì)算機(jī)為媒介，在沒(méi)有計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備后，人們無(wú)法從載體中直接獲取檔案信息，因此存在一定的依賴問(wèn)題。（3）電子檔案容易遭到破壞，在計(jì)算機(jī)遭到病毒或者黑客入侵之后，電子文檔的信息安全就會(huì)受到影響。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合策略研究

由于紙質(zhì)檔案與電子檔案各具特征，因此在管理工作中，必須要正確認(rèn)識(shí)到兩種檔案管理工作的要點(diǎn)，并對(duì)工作進(jìn)行完善與優(yōu)化，保證檔案管理效果能達(dá)到預(yù)期。

2.1 建立相互配合的檔案管理制度

由于電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理在方法上具有差異性，因此為了實(shí)現(xiàn)兩者工作的有效結(jié)合，就必須要建立相互配合的檔案管理制度，保證兩個(gè)管理工作能順利開(kāi)展。

在具體操作中，管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲(chǔ)存上的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)兩種管理方法的分別利用，并建立溝通渠道，保證單位能在信息儲(chǔ)存上保證業(yè)務(wù)的一致性。例如，對(duì)于關(guān)鍵的檔案信息，需要分別用紙質(zhì)檔案與電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，在對(duì)其進(jìn)行歸檔之后，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝，并輸出為紙質(zhì)檔案。對(duì)于一些不會(huì)變動(dòng)的檔案信息，可以用紙質(zhì)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，包括單位人員任職資格、學(xué)歷證明等；而對(duì)于經(jīng)常變動(dòng)的信息，可以用電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，包括采購(gòu)信息、考察信息等，保證能實(shí)時(shí)更改信息內(nèi)容，并且所有更改都會(huì)有更改歷史，方便人們更好的開(kāi)展工作。

2.2 實(shí)施兩種檔案共存制度

由于電子檔案與紙質(zhì)檔案在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都是要共同存在的，因此為了保證工作質(zhì)量，需要實(shí)施兩種檔案共存制度，為加快兩者的融合奠定基礎(chǔ)。

（1）由于電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成的，因此電子檔案會(huì)表現(xiàn)出信息儲(chǔ)存特征。在這種背景下，在開(kāi)展電子檔案管理中，需要將所有剛接收的檔案以電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，保證所儲(chǔ)存的信息能隨時(shí)接受更改，最大程度上保證信息質(zhì)量。

（2）與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的信息錄入上存在劣勢(shì)，如果還一味的固守傳統(tǒng)信息錄入方式，將會(huì)導(dǎo)致信息的儲(chǔ)存不及時(shí)，最終導(dǎo)致出現(xiàn)多方面的問(wèn)題。同時(shí)，本文之前已經(jīng)提出，電子檔案在長(zhǎng)期儲(chǔ)存過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。針對(duì)這種問(wèn)題，相關(guān)單位在檔案管理融合中，可以采用“先電子檔案儲(chǔ)存，再紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存”的方法，即先用電子檔案的形式初步接收、傳送信息，再用紙質(zhì)檔案的形式將信息輸出。這樣就能解決紙質(zhì)檔案效率低與電子檔案不易儲(chǔ)存的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了共同管理。

2.3 實(shí)施完整的檔案部門集中管理制度

在檔案管理中，實(shí)施集中管理有助于保證管理工作的制度化、規(guī)范化，并且在最大程度上提高檔案管理工作效率，具有一定的應(yīng)用價(jià)值。在工作中，為了實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的融合，可以從以下幾方面進(jìn)行改進(jìn)：

（1）在上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，制定統(tǒng)一的檔案信息管理制度，從信息的儲(chǔ)存、歸檔、錄入等多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，避免因?yàn)榉菍I(yè)人員操作而導(dǎo)致信息質(zhì)量降低的現(xiàn)象。

（2）深入落實(shí)檔案管理的“并軌”制度，就是要在檔案管理中同時(shí)采用紙質(zhì)檔案管理的同時(shí)還需要使用電子檔案管理方法。例如，針對(duì)已經(jīng)形成紙質(zhì)文件的資料，可以通過(guò)拍照、復(fù)印等方法做信息化處理，保證紙質(zhì)文檔資料能夠被被相關(guān)人員所讀?。辉跈z索檔案資料中，盡量檢索電子檔案，避免因?yàn)轭l繁使用紙質(zhì)檔案而導(dǎo)致檔案遭到磨損。

3 結(jié)論

在當(dāng)前檔案信息管理中，紙質(zhì)檔案與電子檔案作為檔案信息儲(chǔ)存的主要形式而得到社會(huì)的廣泛關(guān)注。而由于兩者在檔案管理中各具有優(yōu)缺點(diǎn)，因此，必須要重視兩者管理工作的融合，能通過(guò)融合兩者工作，讓紙質(zhì)檔案與電子檔案相互之間能有效配合，想到相互之間取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，最終滿足單位檔案管理的要求。

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作者簡(jiǎn)介

康慧敏（1987—），女，漢族，河南省信陽(yáng)市新縣人，本科學(xué)歷，助理工程師，研究方向：檔案管理。