電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異

吳蓉蓉

摘 要：隨著社會市場經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，計算機技術(shù)在很多行業(yè)得到了應(yīng)用，并取得了較好的效果。通過對計算機技術(shù)的應(yīng)用，檔案資源實現(xiàn)電子文件的管理，其是在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一種檔案管理方式，但是對兩者的保護(hù)方式存在較大的差異，只有選擇正確的保護(hù)方式，才能有效發(fā)揮兩者的作用和價值。而檔案管理人員需要充分認(rèn)識這一點，才能有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)本文就電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

關(guān)鍵詞：電子文件；紙質(zhì)檔案；保護(hù)技術(shù)；差異

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的推動下，我國的檔案保存方式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，電子文件檔案保存方式與紙質(zhì)檔案形式在檔案管理過程中處于并存的局面，因此為了有效提高檔案資源的利用效率，需要檔案管理人員做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護(hù)工作，在具體的保護(hù)工作中，需要選擇合適的保護(hù)技術(shù)，只有這樣，檔案管理工作的效率和質(zhì)量才能得到較大的提升。但是兩者之間還存在密切的聯(lián)系，需要檔案人員出充分意識到這一點，并做好處理工作，從而為到人們提高良好的檔案服務(wù)工作。

1 保存載體壽命的差異

載體存在差異是紙質(zhì)檔案與電子文件之間一個顯著的差異。就紙質(zhì)檔案來說，其的主要載體是紙張，而紙張的主要組成元素是纖維素，只有避免紙張遭到高溫的直射和長期處于高溫環(huán)境中，紙質(zhì)檔案就會得到較好的保護(hù)，還需要采取有效的保護(hù)措施避免紙張的水解氧化反應(yīng)，這樣一來，紙質(zhì)檔案的長久保存就能夠?qū)崿F(xiàn)。而電子文件的載體主要是光盤和計算機硬盤，其的主要構(gòu)成元素是聚酯底基。該種物質(zhì)具有較強的吸附性，對于空氣中的灰塵具有較大的吸附作用，并且其的質(zhì)地也比較弱，在伸長之后就很難得到恢復(fù)。其中還含有大量的粘合劑，其主要具有的特點是也很容易遭到磨損，從而造成脫落和發(fā)霉的問題，這樣一來，對電子文件的使用壽命造成較大的影響。同時，磁場很容易干擾到磁性物質(zhì)，在一定程度上也會影響到電子文件的存儲工作。光盤對于檔案信息的存儲和獲取工作是通過對激光的充分利用來實現(xiàn)的，而碲、硒等元素是光盤的主要介質(zhì)，然而這些材料的穩(wěn)定性普遍不好，氧化反應(yīng)和中和反應(yīng)是很容易發(fā)生的。由于各種影響因素的存在，電子文件的使用壽命沒有紙質(zhì)檔案的保存壽命長。

2 外部環(huán)境條件影響的差異

2.1 受到溫度濕度的影響

不管是電子文件也好，還是紙質(zhì)檔案也好，外部環(huán)境都會影響到它們，尤其是溫度和濕度。先從紙質(zhì)檔案角度來看，溫度太高或者是濕度太高都會讓紙張有水解反應(yīng)出現(xiàn)，這時候紙張會到受到嚴(yán)重破壞，留存在紙張上面的文字也直接受到影響，出現(xiàn)自己模糊不能準(zhǔn)確辯解的情況。從專業(yè)的實驗中我們得知，最適合紙張保存的溫度時的14攝氏度到24攝氏度之間，最合適的濕度則是在45%到60%之間。再從電子文件角度來看，光盤在過高溫度的環(huán)境中，其會有膨脹變形現(xiàn)象出現(xiàn)，光盤會彎曲，在進(jìn)行讀寫或者是激光定位的時候是有較大影響的，所以在保存電子文件的時候也要遵循規(guī)定的溫度和濕度保存原則。但是和紙質(zhì)文件相比，電子文件受到濕度的影響要小很多。

2.2 受到灰塵的影響

電子文件以及紙質(zhì)檔案也都是會受到灰塵影響的，灰塵會讓紙張有磨損和聯(lián)結(jié)的現(xiàn)象出現(xiàn)，甚至?xí)l(fā)生紙張發(fā)霉的現(xiàn)象。從電子文件角度來看，灰塵帶來的損害就比較大了，也損壞程度也是比較高的。灰塵能讓的磁盤表面唄劃傷，讓磁盤內(nèi)的電子信息都被損毀；還可以對腐蝕磁性物質(zhì)，進(jìn)而有化學(xué)反應(yīng)出現(xiàn)；霉菌孢子傳播的載體本身就是灰塵，光盤會受在霉菌作用下會腐蝕，這不光是磁盤本身被損壞，更為嚴(yán)重的是光盤中的數(shù)據(jù)也會被損壞并且丟失。而紙質(zhì)檔案在受到灰塵損害之后是能夠補救的，如果有發(fā)霉的紙張，只要重新抄寫一下文字信息就可以了，對檔案保存來說是不會有較大影響的。要是電子文件受到損壞則是不能挽救的，所有的數(shù)據(jù)信息都不能恢復(fù)，這樣一來電子文件也就沒有保存的意義。因此，在保存電子文件的時候要特別注意防治灰塵，盡量讓灰塵不侵害到電子文件。

2.3 光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張和光盤都會產(chǎn)生影響，對于紙張來說，有害氣體可以使得紙質(zhì)文件發(fā)生氧化反應(yīng)，減少紙張的保存時間。對于光盤來說，二氧化硫或者氯氣等有害物質(zhì)可以腐蝕磁體，光線也可以破壞磁盤的硬度，致使光盤脫落，另外，紫外線可以對磁性載體產(chǎn)生一定的干擾，降低電子信號，產(chǎn)生電子信息的丟失。而且，受到光線和有害氣體的影響之后很難恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。所以，在對電子檔案管理的過程中要充分重視有害氣體的入侵，將電子文件放置在安全的地方保存。

3 信息保護(hù)的差異

對于不同載體的信息保護(hù)存在著較大的不同。對于紙張來說，只要保持紙張不受到外界條件的影響，不發(fā)生氧化反應(yīng)，就可以使得紙張和紙張上面的文字保存完好。有效地對檔案信息進(jìn)行保存。而對于電子文件來說，其保存載體和內(nèi)容是可以分離的。所以，在利用計算機盡心管理電子文件的時候要防止對電子文件信息的盜竊和篡改?，F(xiàn)如今，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)雜化，網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)了多樣的網(wǎng)絡(luò)病毒，這是電子信息的天敵。在電子信息管理的同時要加強對病毒的控制。要采取有效地方法減少病毒對電子文件的入侵，以保護(hù)電子信息的安全性。

針對電子文件信息保護(hù)受到威脅的現(xiàn)狀，要采用先進(jìn)的預(yù)防病毒侵害的技術(shù)，目前主要的技術(shù)有防火墻技術(shù)、加密技術(shù)和印章法等。其中加密技術(shù)就是對可識別的信息進(jìn)行處理，使其變成不易識別的數(shù)據(jù)信息，有效地保證電子信息的安全；各種印章法也是將相對有用的信息進(jìn)行隱藏，不能隨意的刪除和恢復(fù)，一些設(shè)置好的數(shù)據(jù)信息是無法改變的。在具體的檔案數(shù)據(jù)管理的過程中，要以實際情況為依據(jù)，不能對這些方法完全的信賴。因為隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，解密技術(shù)也在不斷地被研發(fā)。網(wǎng)絡(luò)的可靠性還沒有完善。

結(jié)束語

總而言之，隨著時代和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存技術(shù)發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，兩者之間的差別越來越明顯。因此檔案管理人員在保管檔案的過程中，需要區(qū)別對待紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理，并且采取具有針對性的保護(hù)技術(shù)進(jìn)行兩者的保護(hù)管理，促使檔案資料收到損害。只有做好兩者的保護(hù)工作，檔案資源的利用效率才能得到有效的提高，從而促進(jìn)檔案資料價值的充分發(fā)揮，滿足社會發(fā)展對檔案資料的需求，有利于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

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