淺談基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導

摘 要：基于對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導的研究，首先，闡述基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導主體、對象和主要內容。然后，分析基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導重要作用。最后，針對基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導，給出加強依法治檔意識、構建全覆蓋式工作網(wǎng)絡、構建檔案數(shù)據(jù)管理平臺等措施。

關鍵詞：基層單位;檔案工作;監(jiān)督;指導

基層單位檔案工作是我國檔案工作中的重要組成部分，基層單位檔案工作的有序進行，可以在很大程度上促進我國綜合檔案館工作的順利展開，是該工作的基礎部分。因此，對于基層單位檔案工作，需要相關工作人員能夠給予更多關注與重視，及時發(fā)現(xiàn)在檔案工作中存在的問題，并加強監(jiān)督與指導工作，從而將基層單位檔案工作的價值與作用充分發(fā)揮。怎樣做好基層單位檔案工作的監(jiān)督與指導，是人們目前面臨的一個重要問題。所以，本文將針對基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導相應內容進行闡述。

一、基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導基本概述

1.主體和對象

在我國相關規(guī)定以及條例中，對于基層單位檔案工作的主體與對象做出明確規(guī)定。一般情況下，基層單位檔案工作監(jiān)督指導工作展開的主體部門是各級人民政府的檔案行政管理部門。各級人民政府的檔案行政管理部門在這一過程中，要將自身的作用與價值充分發(fā)揮，意識到檔案監(jiān)督與指導工作的重要作用，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)在檔案工作中存在的問題?；鶎訂挝粰n案工作的監(jiān)督和指導對象，不僅包含檔案局本身，同時也包含管轄范圍內的企業(yè)單位、事業(yè)單位以及社會團隊等。如今檔案工作已經(jīng)逐漸滲透到人們的日常生活以及工作中，為人們工作的有序進行帶來很大便利。

2.主要內容

基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導通常情況下主要包含兩部分重要的檔案行政職能，分別是檔案監(jiān)督檢查工作以及業(yè)務指導工作。兩項工作之間相輔相成，并且能夠實現(xiàn)彼此之間的相互促進?；鶎訂挝粰n案工作的監(jiān)督和指導工作主要內容涉及到許多，比如，對管轄范圍內的社會團體、企業(yè)單位、事業(yè)單位的有關檔案法律法規(guī)的落實情況進行監(jiān)督。對業(yè)務規(guī)范工作、干部培養(yǎng)工作以及檔案理論工作等進行有效指導。在各項工作的開展中，需要相關工作人員能夠嚴格按照相應工作標準與工作流程展開。

二、基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導重要作用

基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾點中：

通過監(jiān)督工作的展開，可以及時發(fā)現(xiàn)在檔案工作中存在的不足之處以及不合理的問題。工作人員針對檔案工作中出現(xiàn)的問題，給出及時聯(lián)系到相應責任人進行有效處理。確保各項工作的有序進行，避免因為問題無法被及時發(fā)現(xiàn)，從而對后續(xù)檔案內容的利用等工作的展開造成影響。

在基層單位檔案工作的開展過程中，通過有效指導，可以促使檔案工作能夠朝著更好發(fā)展。促使檔案工作能夠朝著正確的道路進步，同時促使有關檔案法律法規(guī)能夠在檔案相關工作的開展中落實。

在基層單位檔案工作開展中，通過將監(jiān)督指導工作落實，使得檔案工作人員能夠對自身實際工作情況有正確認識。明確自身在檔案工作中應該肩負的責任與工作內容，使得每一項檔案工作都能有專業(yè)工作人員負責，防止出現(xiàn)檔案工作混亂情況產(chǎn)生。不同的檔案信息資料能夠及時歸檔，提升檔案信息利用率。

總而言之，基層單位檔案工作中監(jiān)督和指導工作的有序進行，對于我國檔案事業(yè)發(fā)展具有重要作用。因此，相關部門以及相關工作人員針對檔案管理工作，能夠給予更多關注與重視，促進我國更快進步。

三、基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導有效措施

1.加強依法治檔意識

為促使基層單位檔案工作監(jiān)督和指導工作的有序進行，要加強相關工作人員的依法治檔意識。依法治檔是一個宏觀性問題，在其中涉及到許多不同的問題與法律法規(guī)，檔案內容是否全面、是否科學合理等工作，都需要相關工作人員能夠加強重視程度。檔案工作監(jiān)督制度，是我國法律賦予相關行政部門的法定職能。基于此，要通過加強依法治檔意識，促使各項工作的有序進行。在強化依法治檔意識中，可以從以下幾點展開：第一，檔案監(jiān)督指導工作人員，要對不同相關法律法規(guī)有正確認識，了解法律法規(guī)內容，這樣才能確保在各項工作的開展中，能夠在法律允許范圍下進行。與此同時，能夠嚴格按照相應法律法規(guī)，展開相應監(jiān)督工作與指導工作。能夠利用法律的武器，對于違法行為加大打擊力度，對執(zhí)法文書等進行規(guī)范，為我國檔案事業(yè)的更好發(fā)展打下基礎。第二，針對檔案監(jiān)督指導立法工作要積極推進，加強制度改革工作與創(chuàng)新工作。確保立法以及法律法規(guī)，能夠與當今檔案管理工作相匹配。確保相關檔案部門，能夠做到有法可依，有法必依，避免違法行為的出現(xiàn)。

2.構建全覆蓋式工作網(wǎng)絡

構建全覆蓋式工作網(wǎng)絡，對于檔案監(jiān)督與指導工作的順利展開具有重要作用。從目前我國檔案管理監(jiān)督與指導工作的開展中不難看出，相關部門會加強對執(zhí)法檢查、年度檢查的應用，對管轄范圍內的單位或者部門進行有效指導與監(jiān)督。但是，因為各個地區(qū)實際經(jīng)濟發(fā)展情況以及市場發(fā)展存在很大不同，所以，檔案事業(yè)發(fā)展水平高低不平。也因此，檔案行政部門的檔案監(jiān)督與指導工作并沒有達到相應的效果。基于此，要將構建全覆蓋式工作網(wǎng)絡作為重點與關鍵，在實際構建工作的開展中，要注意以下幾點問題：第一，各級檔案主管部對于自身的主管意識應做出強化與完善，嚴格按照相應的檔案法，對自身不正確的工作思想與工作理念進行摒棄與調整，能夠從真正上肩負起自身責任與工作內容。第二，從國家檔案部門，到各基層檔案管部門，要構建出自上而下、全覆蓋的工作網(wǎng)絡，并將工作網(wǎng)絡滲透到各個不同部門與工作環(huán)節(jié)中。第三，對于現(xiàn)有檔案工作監(jiān)管體系要對其進行理順，確保一級抓一級的監(jiān)管工作體系能夠得到更好落實，避免在工作的開展中出現(xiàn)死角情況。為我國檔案行政部門的更好發(fā)展打下基礎，同時促進我國檔案事業(yè)的進步。

3.構建檔案數(shù)據(jù)管理平臺

在加強基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導工作過程中，可以通過構建檔案數(shù)據(jù)管理平臺的方式，使得檔案工作工作質量與工作效率能夠得到提升。檔案工作涉及到許多內容，并且滲透到人們的日常生活以及工作中。從目前檔案工作的開展中可以看出，具備一定的滯后性特點與隱蔽性特點。在基層單位中，檔案運作時間越長，那么檔案工作質量也就越無法保障。在這一情況的出現(xiàn)，容易造成檔案歸檔工作不及時、檔案資料丟失、管理不規(guī)范等情況產(chǎn)生?；诖耍瑸樵谧畲蟪潭壬媳苊膺@一情況的產(chǎn)生，要將構建檔案數(shù)據(jù)管理平臺作為重點與關鍵。在檔案數(shù)據(jù)管理平臺的建設中，可以從以下幾點展開：第一，相關部門與工作人員對于檔案數(shù)據(jù)管理平臺構建工作要給予更多關注與重視，積極鼓勵工作人員可以參與到平臺建設中。在這一過程中，要加強對先進信息技術以及科學技術的應用。第二，可以對其他國家檔案數(shù)據(jù)管理平臺構建經(jīng)驗進行借鑒，從而結合自身實際情況，使得檔案數(shù)據(jù)管理平臺的可操作性得到保障。將檔案數(shù)據(jù)管理平臺應用在監(jiān)督與指導工作中，實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一管理與調整。

4.加強事前監(jiān)督與指導

事前監(jiān)督與指導是基層單位檔案工作中的基礎，對于后續(xù)檔案管理工作的有序進行而言具有重要作用。通過事前監(jiān)督與指導工作的展開，使得基層單位能夠明確實際監(jiān)督與指導范圍，對檔案管理進行分類與規(guī)劃，對自身工作內容有正確認識。在實際完善事前監(jiān)督與指導中，可以從以下幾點展開：（1）對溝通交流渠道進行完善，促使各個工作人員之間的有效交流與溝通，這樣工作人員能夠對檔案實體情況以及檔案工作變化情況有正確認識，將動態(tài)監(jiān)管工作更好落實。（2）對基層單位要做好相應梳理工作，這樣才能形成相應的檔案監(jiān)督指導網(wǎng)絡，市區(qū)以及縣區(qū)的檔案行政管理部門檔案工作調研情況要定期進行，可以每年進行一次。從而對本地區(qū)實際檔案情況有正確認識，同時對基層單位檔案工作臺賬進行完善。（3）對于事前監(jiān)督和指導對象，要及時對其進行劃分。針對不同類型的檔案，工作人員可以對管理內容作出優(yōu)化，促使每一類檔案內容都能夠有專門工作人員負責，使得檔案管理工作的有序進行可以得到保障。（4）對檔案監(jiān)督指導工作的展開，要結合實際情況做好年度規(guī)劃工作，明確工作對象、明確工作范圍、明確工作內容并且明確工作重點。做到 對各方面工作的明確，才能將管理工作更好落實。

5.構建事中監(jiān)督指導機制

為促使監(jiān)督指導工作能夠在基層單位檔案工作中得到更好落實，對于構建完善事中監(jiān)督指導機制要給予更多重視與關注。構建完善事中監(jiān)督指導機制，主要是指對于監(jiān)督指導內容要有明確認識，按照相應監(jiān)督指導內容，對于基層單位檔案工作能夠進行高標準、嚴要求的監(jiān)督與指導，而不是將監(jiān)督指導工作流于形式。要保證檔案工作到哪里，監(jiān)督指導機制就到哪里，確保能夠為監(jiān)督指導工作的展開提供保障。在實際事中監(jiān)督指導機制的完善中，可以從以下幾點展開：（1）積極組織監(jiān)督指導工作人員，對相關的檔案法律法規(guī)，以及業(yè)務規(guī)范等進行學習與了解。確保工作人員對檔案工作能夠有正確認識，明確檔案工作重要性，從而將更多精力投入到檔案工作中，使得檔案工作質量能夠得到提升。（2）在基層單位中，要及時做好檔案法律法規(guī)，以及業(yè)務標準的宣傳工作。通過宣傳可以在基層單位中形成良好工作氛圍，工作人員也能在潛移默化中受到影響。各項工作的展開，都能夠在法律法規(guī)允許范圍內進行，增強檔案工作有效性。宣傳工作的展開要定期進行，同時要安排專業(yè)工作人員，對宣傳內容作出科學合理規(guī)劃，使得宣傳工作能夠達到更好效果。（3）檔案檢查活動的展開要有計劃有秩序的進行，在這一過程中檔案行政管理部門要將自身引導作用發(fā)揮出來，嚴格按照檔案工作規(guī)范以及工作要求，將基層單位的檔案監(jiān)督工作與指導工作更好落實，促使基層單位檔案工作中面臨的管理問題、技術問題以及業(yè)務問題能夠得到更好解決。將檔案工作制度，以及實際檔案工作內容更好落實。對于基層單位的文件材料收集工作、材料歸檔工作等給予更多重視與關注，確保有價值的材料都能夠得到合理應用，及時得到歸檔，避免出現(xiàn)遺漏等情況產(chǎn)生。（4）主管部門同樣要發(fā)揮出自身的引導價值，及時落實監(jiān)督工作與指導工作。主管部門對于檔案法以及相關的工作條例要有正確認識，同時明確自身工作內容，這樣不僅能夠實現(xiàn)檔案工作的有序進行。同時能夠根據(jù)相應管理特點，對檔案監(jiān)督與指導工作進行調整，并納入到日常工作中。加大對檔案工作的重視程度，同時加大投入力度，確保監(jiān)督指導工作能夠貫穿在整個檔案工作中。

6.構建事后監(jiān)督指導機制

在實際基層單位檔案監(jiān)督與指導工作的落實中，可以通過構建事后監(jiān)督指導機制的方式，及時發(fā)現(xiàn)在檔案工作中存在的問題，針對問題給出解決措施。事后監(jiān)督指導主要是指，針對監(jiān)督指導過程中存在的問題，要聯(lián)系責任人在一定期限內，將問題進行更好解決。在問題的解決中，要做好跟蹤監(jiān)督工作，及時對整改結果進行反饋。而且通過事后監(jiān)督指導機制的構建，能夠對隊事前存在的疏忽問題在最大程度上彌補，對不同問題進行整治。基于此，針對事后監(jiān)督指導機制的完善，檔案部門要給予更多重視。在實際完善事后監(jiān)督指導機制過程中，可以從以下幾點展開：（1）要根據(jù)實際情況，對檔案工作進行整改，在整改期間要安排專業(yè)工作人員，制定合理整改方案。促使工作人員能夠對整改內容有明確認識，將整改責任更好落實。整改工作的完成，必須在一定期限內。如果在規(guī)定期限內，沒有完成整改工作，那么可以適當給予其懲罰。通過該種方式，促使工作人員能夠對整改工作有正確認識。（2）對于檔案工作的展開要及時進行跟蹤，如果在各項條件滿足情況，要立即展開整改工作。對于通過努力就可以完成的整改內容，同樣要盡快完成整改。如果在整改中確實存在困難，那么要逐步實現(xiàn)整改，對于整改工作的展開，要及時幫助并協(xié)調，使得整改工作能夠順利展開。（3）對于整改過程與整改結果，要及時進行反饋。各個工作人員之間要做好溝通與交流工作，對整個整改內容與整改結果進行分析與了解，對于整個過程中存在的問題要做出總結與答復?？傊?，對于事后監(jiān)督指導機制的完善，需要相關工作部門能夠給予更多在重視與關注。結合實際情況，積極鼓勵更多工作人員參與到監(jiān)督指導機制的構建與完善中。促使事后監(jiān)督指導機制能夠將自身優(yōu)勢發(fā)揮出來，為檔案工作的展開提供有效引導。在這一過程中，能夠發(fā)現(xiàn)在檔案工作中存在的不足，然后給出針對性解決措施，對于問題能夠及時作出總結與分析。從而在未來檔案工作開展中，盡量避免此類問題的再次發(fā)生，為基層部門更好發(fā)展打下基礎。

結束語

綜上所述，基層單位檔案工作的有序進行，對于促進我國檔案工作的更好發(fā)展而言具有重要作用。因此，在基層單位檔案工作的開展中，要加強監(jiān)督與指導工作。通過監(jiān)督指導工作的展開，促使基層單位檔案工作能夠朝著更加規(guī)范化方向發(fā)展，并及時發(fā)現(xiàn)在其中存在的問題。針對不足給出相應調整措施，使得檔案內容真實性與準確性得到保障，為后續(xù)檔案使用打下基礎。

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（作者單位：江蘇省連云港市公路管理處）

作者簡介：王俐俐（1967-），漢族，女， 江蘇連云港人，館員，本科，檔案管理。