檔案工作與時俱進新做法

秦靜

摘 要：檔案工作是一項非常重要的工作，各項事業(yè)得以發(fā)展都離不開檔案。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開各級領(lǐng)導(dǎo)、部門的重視，更離不開檔案工作者腳踏實地、用心鉆研地工作。不斷地學(xué)習(xí)，持續(xù)改進的做法，與時俱進緊跟時代的步伐，是做好檔案工作的重要法寶。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;新做法

在我初做檔案助理館員時，檔案的管理還是案卷整理，每一卷都要根據(jù)卷內(nèi)內(nèi)容編寫不超過50字的案卷標(biāo)題。整理、編目都是手工，查找需要靠案卷目錄，所以，組卷、案卷標(biāo)題的編寫是很重要的。

2001年，檔案整理進行了改革，開始實行按件歸檔，簡化了檔案工作流程。并重新調(diào)整了分類方案，制定了歸檔文件整理方法等。文書檔案實行按機構(gòu)分類、整理，其它類目的整理，能按單份文件整理的勻按單份文件整理歸檔?；?、設(shè)備、科研成果檔案仍實行原來的方案。同時開始實行按部門歸檔，建立了檔案工作網(wǎng)絡(luò)小組，各部門都有各自的兼職檔案員，也開始了檔案的信息化管理。從此，檔案實行了集中統(tǒng)一管理、檔案科負責(zé)全部檔案的監(jiān)督指導(dǎo)、各部門自行歸檔整理的網(wǎng)絡(luò)布局。

現(xiàn)在，國家又把檔案工作提到了重要的位置。習(xí)總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。對檔案工作提出了新的要求：檔案工作要由封閉向開放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變;要提高檔案信息化水平;要加大對檔案事業(yè)的投入;要依法管理檔案工作，由重行政管理向依法管理轉(zhuǎn)變。

檔案事業(yè)在不斷的發(fā)展，經(jīng)過20余年的積淀，檔案人也在不斷的成長。作為一名檔案老兵，現(xiàn)對我的年度檔案管理、指導(dǎo)、收集、整理、移交、利用之工作，作一詳實歸納。

一、檔案工作之法寶

1.檔案專業(yè)理論新知識的學(xué)習(xí)

按照慣例，每年的前三個季度完成年度檔案工作后，最后一個季度以檔案專業(yè)理論知識的自主學(xué)習(xí)為主，如對檔案法的學(xué)習(xí)、對檔案工作條例的新認識，檔案工作管理新方法的理解等，用新的檔案知識充實頭腦，以更好的完成檔案工作。

2.檔案工作制度、方法等的制定及持續(xù)改進

我們檔案工作有一套完整的制度、方法、規(guī)定等體系作為支撐，來進行檔案管理工作。如《實物檔案管理辦法》、《歸檔文件分類方案》、《文件材料的歸檔范圍和保管期限》、《醫(yī)院綜合檔案管理辦法》、《科研檔案管理辦法》、《醫(yī)院檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急工作預(yù)案》、《檔案工作制度、職責(zé)》等。并根據(jù)需要持續(xù)改進。

3.檔案培訓(xùn)

（1）用新的檔案理論知識武裝頭腦，理論知識是檔案工作的依據(jù)，按照貫例，每年初在收集檔案以前，檔案科專職人員要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案理論新知識，領(lǐng)會檔案工作新動向。認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《山東省檔案條例》及檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范內(nèi)容，了解檔案管理常識，增強檔案管理意識，提高檔案管理技能;（2）組織專兼職檔案員不定期地參加省檔案局或衛(wèi)生主管部門舉辦的檔案培訓(xùn)班，提高檔案人的專業(yè)知識及檔案意識;（3）每年初檔案科舉辦兼職檔案員年度培訓(xùn)班，或請檔案專家授課，或我們自己進行檔案知識的學(xué)習(xí)。

4.檔案工作網(wǎng)絡(luò)小組

我們醫(yī)院自2000年就已正式發(fā)文成立檔案工作網(wǎng)絡(luò)小組，分管辦公室工作的副院長任組長，辦公室主任任副組長，成員為各部門的兼職檔案員。

自成立以來，小組成員在歸檔文件收集整理等方面做了大量工作，取得了顯著成績。充分發(fā)揮了檔案工作網(wǎng)絡(luò)小組的作用，切實保證了醫(yī)院檔案材料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。并隨著各部門人員變動情況，對醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)小組成員及時進行調(diào)整，并明確小組成員工作職責(zé)和要求。

（1）專職檔案管理工作人員與小組成員保持經(jīng)常的溝通交流，在業(yè)務(wù)上加強培訓(xùn)指導(dǎo)，共同研究解決在收集整理歸檔材料的過程共同中遇到的疑難和問題，齊心協(xié)力做好我院檔案收集整理工作，切實確保醫(yī)院歸檔材料的應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。

（2）兼職檔案員是檔案工作的主力軍。兼職檔案員按照歸檔范圍和整理要求，做好本部門文件材料的日常收集工作，同時做好電子文件的同步收集錄入工作，保證全年文件材料的齊全、完整。

（3）兼職檔案員按照各門類檔案的整理辦法和要求，及時做好本部門全年檔案材料的整理工作，并按規(guī)定、要求向檔案科移交完成了的各類歸檔材料。在移交紙質(zhì)歸檔材料的同時要一并移交電子歸檔材料。

二、檔案工作之手段

1.歸檔文件的前端控制

（1）關(guān)于收文

收文的歸檔率不達標(biāo)應(yīng)該是每個單位都存在的，針對此問題檔案科協(xié)調(diào)辦公室及各兼職檔案員制定了收文領(lǐng)取流程。即充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，建立檔案管理工作微信群，辦公室人員在本群@相關(guān)人員領(lǐng)取收文。為了不影響工作，要求兼職檔案員收到@后及時領(lǐng)取文件，并及時做好本部門的收文登記。各部門收文的運行過程：兼職檔案員領(lǐng)取文件→做好本部門的收文登記→轉(zhuǎn)交給辦理工作人員→回到兼職檔案員保管歸檔。既保證了文件的正常運行，也避免了文件的丟失，保障了歸檔文件的安全歸檔。

（2）關(guān)于發(fā)文

我們的發(fā)文分千醫(yī)黨字、人字、工字、團字，行字、院字，由辦公室統(tǒng)一簽發(fā)、核稿、打印、登記備案。黨字、人字、工字、團字分別由相關(guān)的部門自己編號、登記、保管、歸檔（包括正式紅頭文件、簽發(fā)頭、底稿）。千醫(yī)行字、院字發(fā)文，一般由起草形成部門保管、歸檔，但須在辦公室登記、備案。如千醫(yī)院字發(fā)文登記：

（3）檔案科負責(zé)年度收發(fā)文登記預(yù)整理

每年底，收、發(fā)文工作結(jié)束后，檔案科負責(zé)將一年的收發(fā)文登記用Excel表格按部門以順序排列整理，并發(fā)給各部門對照各部門的收發(fā)文件，查全、補齊，以備本部門的文件歸檔工作。如整理后的財務(wù)處部分收文登記。

（4）關(guān)于基建、科研、設(shè)備等科技檔案的前端控制

基建項目在竣工前形成了大量的文件資料，如果不及時收集、保管，極易造成文件的丟失。因此，在施工期間檔案科要經(jīng)常和基建科相關(guān)工作人員、兼檔員交流，制定相關(guān)措施、收集管理方法，嚴格按照基建檔案歸檔范圍收檔。每個施工階段的歸檔文件，責(zé)任到人，即在施工過程誰負責(zé)哪項基建工作誰就得保證所管工作的歸檔材料齊全完整，檔案科專職人員定期檢查督促，并不定時督促檢查基建兼檔員對文件的保管工作，如因工作需要借資料的，必需實行借閱登記。例如，立項的可行性研究報告、相關(guān)申請、批復(fù)等工程準(zhǔn)備階段的所有文件，均由基建兼職檔案員負責(zé)收集保管。其它施工階段的歸檔文件，均由負責(zé)此階段工程的責(zé)任人負責(zé)收集保管，并按歸檔范圍歸檔，保證齊全、完整。關(guān)于科研課題的研究也是個漫長的過長，需要兼職檔案員認真負責(zé)，注意收集、保管好相關(guān)資料，同樣設(shè)備檔案，也是要求兼職檔案員要做個有心人，從設(shè)備申請到驗收，整個過程的文件都要收集完整。

科研成果的研究也是一個漫長的過程，兼職檔案員會及時跟進文件的保管，比如變更課題負責(zé)人的發(fā)文等，及時歸入課題文件內(nèi)。

設(shè)備檔案，也是充分發(fā)揮著兼職檔案員完全負責(zé)的作用，在設(shè)備安裝驗收前，歸檔文件完全按照要求積極主動的收集齊全完整。

2.歸檔文件的收集、整理指導(dǎo)

每年初，檔案科制定各部門、各門類檔案的收集、整理指導(dǎo)安排時間表，并提前發(fā)到各部門兼職檔案員，要求各部門按照表中的時間安排，對本部門的歸檔文件進行收集、整理，檔案科工作人員根據(jù)指導(dǎo)時間安排表進行相關(guān)部門的指導(dǎo)，如果時間安排與現(xiàn)有工作沖突，可提前調(diào)整，做到整理歸檔文件與現(xiàn)有工作兩不誤。如部分科室檔案工作整理指導(dǎo)時間安排：

3.兼職檔案員對歸檔文件的收集、整理、編目、錄入、移交

按照分類方案、歸檔范圍、整理辦法以及歸檔文件整理指導(dǎo)建議，進行本部門的歸檔文件的收集、整理及檔案管理系統(tǒng)錄入。首先要保證收集的齊全、完整。根據(jù)本部門的歸檔范圍、收、發(fā)文登記收集齊全;發(fā)文要保證正式紅頭文件、簽發(fā)頭、底稿完整;收文的閱辦單、文件保證齊全完整;按照檔案管理辦法，嚴格按要求對歸檔文件進行編目、錄入檔案管理系統(tǒng);所有進行完畢后在規(guī)定時間內(nèi)將紙質(zhì)及相關(guān)電子文件移交到檔案科，并辦理移交手續(xù)。

三、檔案工作之目的

檔案工作的目的是提供利用。目前我們通過了多種渠道提供檔案利用。

1.多種檔案編研資料的提供利用

編制了《醫(yī)院年度常用文件匯編》、《醫(yī)院年度基本情況匯編》、《醫(yī)院科研成果介紹》、院務(wù)公開 民主管理—《山東省千佛山醫(yī)院職工代表大會暨工代會》（1986—2007）、《兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓基建檔案利用縮本》等多種開發(fā)利用編研成果。

2.電子掃描件、復(fù)印件的提供利用

為了方便利用者，為了保護檔案原件，首先考慮提供打印電子掃描件或復(fù)印件，或發(fā)送電子掃描件。

3.檔案管理系統(tǒng)的查閱檔案渠道

通過關(guān)鍵詞、機構(gòu)、保管期限、分類號、時間等多種渠道均可查閱檔案，方便了使用者，節(jié)約了時間。

4.各部門通過檔案管理系統(tǒng)查閱本部門的歸檔文件

本部門如果只需要查閱本部門的歸檔文件，不用通過檔案科，僅本部門的兼職檔案通過本部門的用戶名及密碼就可查詢，節(jié)省了時間，方便了查閱。

四、檔案工作之亮點

1.檔案利用材料的編制

自2000年，就已編制了醫(yī)院每年度基本情況匯編及常用文件匯編，同時陸續(xù)編制了醫(yī)院科研成果介紹、醫(yī)院職代會暨工代會匯編、基建檔案利用縮本等。方便了使用者，保護了檔案原件。

2.實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理

我們的檔案管理系統(tǒng)目前已升級到網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，各部門均能在管理系統(tǒng)內(nèi)查到本部門的所有歸檔文件。永久、30年保存的文件檔案、其它類的相關(guān)資料原件已陸續(xù)掃描入檔案管理系統(tǒng)，可以在檔案管理系統(tǒng)直接查閱到檔案原件的掃描件。

3.照片檔案的整理歸檔

自2011年，我們的電子照片與紙質(zhì)照片實行了統(tǒng)一管理，體現(xiàn)在兩者的歸檔目錄一致。無論是依托計算機系統(tǒng)處理的電子照片，還是裝入冊的紙質(zhì)照片都要有一個統(tǒng)一的完整照片歸檔目錄，且填寫內(nèi)容一致。只是照片的張數(shù)不同。如圖所示：

便于照片檔案的查找與利用，體現(xiàn)了電子照片與紙質(zhì)照片管理的一致，做到了照片檔案管理的規(guī)范、完整、統(tǒng)一。

4.實物檔案的整理歸檔

實物檔案實行即時移交、編目、拍照，并將實物照片上傳到檔案管理系統(tǒng)，實行實物及實物照片統(tǒng)一歸檔，便于查找利用。

5.歸檔文件的前端控制

我們的收發(fā)文、基建、科研、設(shè)備等檔案實行的前端控制辦法，達到了預(yù)期目標(biāo)，尤其是在收發(fā)文的前端控制：運行——保管——歸檔的流程模式，單份文件責(zé)任到人。經(jīng)過多年的操作運行證明，大大減少了文件的丟失，方便了文件的整理及歸檔。

6. OA系統(tǒng)的查（借）閱登記申請、檔案移交、檔案備考表簽字

自2019年初，檔案工作流程加入了單位的OA系統(tǒng)。檔案的查（借）閱必須先通過OA系統(tǒng)申請，如需要電子版的可以通過電腦或手機直接發(fā)送，避免了跑腿，節(jié)約了時間，方便了使用者，保護了檔案原件。通過OA系統(tǒng)移交檔案并將電子文件掛接附件同時移交，更加規(guī)范化。檔案盒內(nèi)的備考表通過OA系統(tǒng)操作，方便了相關(guān)人員的簽字、審核。

參考文獻：

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（作者單位：山東省千佛山醫(yī)院綜合檔案科）