基于ESIA法對基層國有企業(yè)收文管理的優(yōu)化研究

文/中國電力工程顧問集團西南電力設(shè)計院有限公司 劉鳳丹

一、研究背景及意義

公文管理是基層國有企業(yè)對上匯報工作、對下部署任務(wù)、對外溝通交流的重要載體，也是商洽工作、處理事務(wù)的重要工具。在基層國有企業(yè)中，大量日常管理工作的開展依賴于上級下發(fā)的各類文件，很多工作的部署需要以上級單位發(fā)布的指導意見、方案為基本指南?；鶎訃衅髽I(yè)在與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的交流過程中，客戶的需求、商洽交流安排，也需要通過收文管理系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)。將收到的各類文件快速傳遞到對應(yīng)的執(zhí)行部門，加強執(zhí)行情況的跟蹤督辦，推動措施的盡快落實，對于基層國有企業(yè)更好地完成日常管理和市場經(jīng)營具有重要意義。

二、ESIA法及其應(yīng)用簡介

ESIA法是企業(yè)流程再造的重要理論分析工具，主要是運用ESIA方法，對現(xiàn)有流程進行梳理、分析、優(yōu)化和改進。在流程再造的過程中，主要采取清除（Eliminate）、簡化（Simply）、整合（Integrate）、自動化（Automate）等方法，精簡流程中的非增值、無效環(huán)節(jié)，調(diào)整核心增值活動。本文通過對基層國有企業(yè)收文管理流程的系統(tǒng)性分析，指出基層國有企業(yè)收文管理的基本流程及存在的問題，通過消除、簡化、整合和自動化等手段，提出改進收文管理流程的優(yōu)化建議。

三、基層國有企業(yè)現(xiàn)行收文管理概述

基層國有企業(yè)收文管理一般包括簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、歸檔等流程。基層國有企業(yè)的收文流程主要存在以下問題：

（一）收文管理流程復雜。部分基層國有企業(yè)收文管理的流程較為繁瑣復雜，收文傳遞層級較多，滯后于現(xiàn)代企業(yè)需要快速響應(yīng)、馬上辦理的需求；針對需要緊急辦理的收文，層層傳遞消耗大量時間，難以迅速傳達給直接辦理人。

（二）未通過系統(tǒng)登記簽收文件。個別基層國有企業(yè)各部門將收到的公文通過企業(yè)微信、即時通信工具等發(fā)至辦公室總文書，總文書通過多種途徑接收公文，在收文數(shù)量較大時，容易造成簽收遺漏、登記不及時、部門第一經(jīng)手人無法及時跟蹤收文等問題。

（三）系統(tǒng)自動化較低。部分基層國有企業(yè)的收文管理系統(tǒng)還停留在初步電子化的階段，尚未進入數(shù)字化發(fā)展階段，需要手動錄入收文登記相關(guān)信息、人工催辦公文辦理進度、人工歸檔收文等，大量的重復性工作消耗了公文管理人員的時間，降低了公文運轉(zhuǎn)效率。

（四）文書人員的工作能力和素質(zhì)對公文管理影響較大。在系統(tǒng)自動化程度較低的情況下，登記的準確性、流轉(zhuǎn)的及時性、催辦的有效性很大程度上依賴于部門文書人員的個人素質(zhì)。如果部門文書人員態(tài)度積極，工作認真負責，則公文流轉(zhuǎn)順暢、辦理事項能夠及時傳達到位；如果部門文書人員工作敷衍，責任心不強，可能會造成收文流程停留過長，延誤辦理時機。

（五）催辦不及時。在大部分基層國有企業(yè)中，催辦工作主要由部門文書人員完成。但是由于部門文書多為兼職人員，除公文流轉(zhuǎn)外，還需兼顧大量的綜合事務(wù)，在經(jīng)手文件數(shù)量較多的情況，很容易出現(xiàn)催辦不及時的情況。此外，因為領(lǐng)導工作繁忙，部分文書人員擔心催辦過多影響領(lǐng)導工作，從而減少催辦次數(shù)，影響公文處理進展。

四、基層國有企業(yè)收文管理流程的優(yōu)化建議

針對收文管理流程，可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理模式，充分考慮各類型收文管理實際運行情況，采用ESIA法對收文管理各環(huán)節(jié)進行價值分析，通過優(yōu)化設(shè)計，取消原有收文管理流程中非增值、無意義的步驟，整合、簡化繁瑣的環(huán)節(jié)，固化有價值的、必不可少的流程環(huán)節(jié)，提高流程的自動化水平，促進收文流程高效流轉(zhuǎn)、工作部署盡快落實、管理事項順利辦結(jié)。具體分析過程如圖1所示。

圖1 收文管理優(yōu)化流程

（一）清除（Eliminate）。清除主要是在分析流程價值的基礎(chǔ)上，清除非增值、非必要環(huán)節(jié)。針對收文管理流程，可以清除以下環(huán)節(jié)：1.清除部門文書傳遞環(huán)節(jié)。大多數(shù)基層國有企業(yè)的收文信息化流程是在原有傳統(tǒng)人工收文流程的基礎(chǔ)上建立的，不少企業(yè)還保留了部門文書的角色，由部門文書人員負責收文流程傳遞。在基層國有企業(yè)普遍使用收文管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建議按照ESIA法，清除部門文書流轉(zhuǎn)文件環(huán)節(jié)。原有的文件傳遞工作由收文管理系統(tǒng)完成，由當前辦理人選擇下一環(huán)節(jié)辦理人，直接流轉(zhuǎn)收文，提高公文流轉(zhuǎn)效率。2.清除擬辦環(huán)節(jié)?；鶎訃衅髽I(yè)是直面市場的一線企業(yè)。結(jié)合企業(yè)收文數(shù)量、管理實際和公司領(lǐng)導辦事風格，可以清除擬辦環(huán)節(jié)，由公司領(lǐng)導直接對分管領(lǐng)域的收文作出批示，減少擬辦環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，提高公文流轉(zhuǎn)效率，增強指示的權(quán)威性，促進辦理事項盡快落實。3.清除非涉密文件的紙質(zhì)文件傳遞環(huán)節(jié)。針對非涉密紙質(zhì)公文，應(yīng)消除將紙質(zhì)文件人工送達辦公室的環(huán)節(jié)。第一收件人應(yīng)將紙質(zhì)文件掃描成電子文檔，在收文管理系統(tǒng)登記流轉(zhuǎn)，提高公文流轉(zhuǎn)效率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)“多跑路”，員工“少跑腿”。4.清除點擊預覽的操作環(huán)節(jié)。對收文待處理頁面進行優(yōu)化，進入到待處理公文流程界面，系統(tǒng)自動在頁面右側(cè)顯示公文正文具體內(nèi)容，消除預覽才能查看文件的環(huán)節(jié)，提升員工體驗。5.清除點擊結(jié)束的操作環(huán)節(jié)。對操作流程進行優(yōu)化，主辦部門直接處理人點擊辦理，則視為流程的單項分支節(jié)點結(jié)束；不再設(shè)置總結(jié)束結(jié)點，當所有待處理人處理完畢，流程自動結(jié)束。

（二）簡化（Simply）。主要是對復雜流程進行簡化?？梢酝ㄟ^簡化表格、并行流程、明確關(guān)鍵、縮短時間等手段對收文管理流程進行簡化：1.簡化公文處理界面。將本部門內(nèi)收文處理意見顯示在突出位置，其他部門處理意見默認折疊，方便待處理人員查看本部門領(lǐng)導批示意見。2.簡化批辦到承辦的環(huán)節(jié)?？梢杂煽偽臅凑疹I(lǐng)導的批示同時送主辦部門和協(xié)辦部門，將原有“批辦—主辦—協(xié)辦”的串行流程，簡化為“批準—主辦/協(xié)辦”的并行流程，縮短從批辦到協(xié)辦環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時間，方便協(xié)辦部門及時知曉協(xié)辦任務(wù)，開展相關(guān)工作。3.明確收文主辦部門。針對需多個部門協(xié)同辦理的公文，尤其是上級下達的新任務(wù)，或者部門職責劃分不明確的任務(wù)，均應(yīng)明確主辦部門。在后續(xù)催辦過程中，緊緊抓住主辦部門這個“牛鼻子”，避免部門之間出現(xiàn)“踢皮球”現(xiàn)象，影響公文辦理進展。4.簡化傳閱環(huán)節(jié)。對于僅需傳閱的文件，標簽設(shè)置為傳閱，通過系統(tǒng)實現(xiàn)一鍵全員傳閱或相關(guān)人員傳閱，簡化部門內(nèi)和部門之間傳遞的環(huán)節(jié)，提高傳閱的速度。5.縮短處理時間。不同類型的公文，辦理花費時間不一致，可以在分析企業(yè)現(xiàn)有不同類型收文處理時間的基礎(chǔ)上，和主辦部門進行充分溝通，按照縮短20%～30%處理時間的原則，設(shè)置不同類型收文的辦理時限，并將辦理時間和公文考核相掛鉤，提高整體收文處理效率。6.簡化審核環(huán)節(jié)。辦公室整理發(fā)布收文審核要點，由各部門收文第一人對照要點對收文進行初審，若不符合規(guī)范，直接退回來文單位，減少各部門將公文傳遞至辦公室后，辦公室審核后不符合規(guī)定再退回的情況。

（三）整合（Integrate）。針對流程或任務(wù)，把多個環(huán)節(jié)或者任務(wù)整合為一個環(huán)節(jié)。可以通過整合收文管理中部分流程進行優(yōu)化：1.整合簽收、登記環(huán)節(jié)?？梢詫⒑炇蘸偷怯浾蠟橐粋€節(jié)點，由企業(yè)各部門在簽收的同時，通過系統(tǒng)登記收到的公文，確保公文簽收登記及時，無遺漏、無重號。2.整合外部收文和內(nèi)部收文。為提高企業(yè)員工的使用體驗，可以將企業(yè)外部發(fā)來文件和企業(yè)內(nèi)部部門間發(fā)文整合成一個模塊，通過標簽區(qū)分內(nèi)部收文和外部收文，設(shè)置統(tǒng)一的待辦列表，減少員工在不同模塊或者系統(tǒng)之間切換所消耗的時間。3.優(yōu)化分辦環(huán)節(jié)。分辦環(huán)節(jié)對于提高流程效率具有十分重要的作用。對于需要辦理的公文，按照辦理時限和重要性程度，可分為特急且重要、加急且重要、非緊急但重要、特急但非重要、加急但非重要、非緊急且非重要，針對不同類型的文件設(shè)置不同的提示顏色，通過系統(tǒng)整合，將重要且緊急的公文顯示在待辦收文列表的頂端，確保能夠引起經(jīng)辦人的重視并及時辦理，避免重要的文件淹沒在大量的待辦文件中，延誤辦理進程。4.整合公文批示常用模板。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有公文管理運行情況，整合公文批示常用模板，供公司領(lǐng)導、部門負責人、員工選擇，減少公文批示環(huán)節(jié)輸入意見時間。5.整合收文管理流程附件。針對收文管理中一個文件含有多個附件的情況，通過系統(tǒng)設(shè)計，可以一鍵打包下載所有文件，縮短處理人員下載公文的時間。6.關(guān)聯(lián)收文管理系統(tǒng)和任務(wù)管理系統(tǒng)。通過數(shù)字化設(shè)計，將收文管理系統(tǒng)和任務(wù)管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，經(jīng)辦人可以將收文添加到自己的任務(wù)列表中，方便經(jīng)辦人隨時查看待辦文件任務(wù)。7.整合單次操作。針對傳閱文件，待處理人員可以一次選擇多個文件，進行批量已閱操作，從而減少點擊已閱按鈕的工作量。

（四）自動化（Automate）。流程自動化主要是實現(xiàn)任務(wù)的自動化?？梢酝ㄟ^收文臺賬信息自動采集、自動催辦等對收文管理流程進行優(yōu)化：1.建立靈活性更高、兼容性更強的收文管理系統(tǒng)，通過先進的數(shù)字化手段，實現(xiàn)收文管理的數(shù)智化發(fā)展。2.收文臺賬信息自動采集。在登記環(huán)節(jié)，通過數(shù)字化手段，在上傳電子文件的同時，由系統(tǒng)自動抓取標題、文號、成文日期、來文單位、密級、緊急程度等信息，自動生成收文日期。3.自動催辦。對于需要辦理的公文，設(shè)置自動催辦提醒，針對不同緊急程度的文件，設(shè)置不同的自動催辦節(jié)點，通過系統(tǒng)自動催辦，減少人為催辦的工作量，實現(xiàn)全方位催辦無遺漏，多次自動催辦促落實。4.自動標記。針對需要辦理的文件，當直接處理人辦理完結(jié)后，將流程狀態(tài)標記為完成，方便總文書及時查看收文辦理進度。5.自動歸檔。電子文件辦理完成后，通過數(shù)字化手段，自動提取歸檔所需信息，實現(xiàn)在線自動歸檔。既減少了人工歸檔的工作量，又實現(xiàn)了收文管理從簽收到歸檔的全生命周期管理。6.支持語音識別轉(zhuǎn)化成文字版批示意見。為縮短填寫公文審閱意見的時間，可在收文管理系統(tǒng)中開發(fā)語音輸入后一鍵轉(zhuǎn)文字功能，方便公司領(lǐng)導、企業(yè)員工處理收文。7.自動統(tǒng)計。通過系統(tǒng)設(shè)計，讓收文管理系統(tǒng)能夠自動統(tǒng)計收文數(shù)量及各部門辦理公文的平均耗時，方便公文管理考核。

五、結(jié)語

通過ESIA法對基層國有企業(yè)收文管理的一般環(huán)節(jié)進行了系統(tǒng)性分析，利用清除、簡化、整合、自動化等手段，對收文管理信息化流程進行再造，有利于提高基層國有企業(yè)收文的流轉(zhuǎn)效率，助推基層國有企業(yè)的管理質(zhì)效提升。為實現(xiàn)收文管理流程的持續(xù)優(yōu)化，提出以下建議：1.持續(xù)改進收文管理流程?；鶎訃衅髽I(yè)應(yīng)定期對收文管理流程進行梳理和評估，根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理模式對收文管理流程進行適應(yīng)性調(diào)整，使收文管理流程與管理模式更加匹配，更有利于日常管理工作的開展。2.加大收文管理的數(shù)字化投入?；鶎訃衅髽I(yè)應(yīng)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，開發(fā)或引入先進的、靈活性強的收文管理系統(tǒng)，用先進的數(shù)字化手段代替重復性的人工操作，實現(xiàn)收文管理流程的高度自動化，使收文流轉(zhuǎn)渠道更加暢通。3.增強收文管理系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)的融合度。將收文管理系統(tǒng)與任務(wù)管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館相關(guān)聯(lián)，提高收文管理數(shù)據(jù)的利用價值。4.重視內(nèi)部用戶的體驗?；鶎訃衅髽I(yè)應(yīng)重視員工的使用體驗，在充分調(diào)研員工需求的基礎(chǔ)上，對收文管理系統(tǒng)流程及界面進行優(yōu)化設(shè)計，讓員工使用起來更舒心、更順暢。5.提高員工的公文處理能力?；鶎訃衅髽I(yè)應(yīng)強化全體員工的數(shù)字化辦公能力，注重提高全體員工對收文管理流程的理解和執(zhí)行能力。只有每位員工都將收文處理作為自己的責任，收文管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)才會更加高效。