運(yùn)用文檔一體化管理思想解決企業(yè)收文管理痛難點(diǎn)

文/中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所 俞倫祥

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。收文是企業(yè)獲得外部信息的一個特別重要的渠道，收文辦理是整個文件生命周期的一個重要組成部分，包括簽收、登記、初審、擬辦、批辦、傳閱、承辦、督辦和答復(fù)等主要程序。收文辦理效率反映了一個企業(yè)的運(yùn)行效率，收文辦理能力體現(xiàn)了企業(yè)管理能力，因?yàn)槌绦蚍倍啵總€文件的情況又各不相同，導(dǎo)致企業(yè)收文辦理存在很多難點(diǎn)。運(yùn)用文檔一體化管理思想，可以有效解決企業(yè)收文辦理的痛難點(diǎn)。

一、企業(yè)收文辦理的特點(diǎn)

（一）企業(yè)收文來源廣、數(shù)量大。新形勢下信息瞬息萬變，企業(yè)處理信息的能力一定程度上決定了企業(yè)的發(fā)展前景和命運(yùn)。隨著企業(yè)信息化水平越來越高，信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的不斷運(yùn)用，企業(yè)的文件來源越來越廣泛。同時傳統(tǒng)紙質(zhì)文件并沒有減少，企業(yè)收文數(shù)量越來越龐大。來源的廣泛和數(shù)量的龐大給企業(yè)收文管理帶來很大挑戰(zhàn)。

（二）企業(yè)收文辦理程序多、周期長。收文辦理包括簽收、登記、初審、擬辦、批辦、傳閱、承辦、督辦和答復(fù)等主要程序，程序繁多，且中間相互交雜，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作。收文辦理時間不固定，從幾個小時到幾天幾個月不定，甚至有的收文需要跨年來處理，總的來說收文辦理的周期較長。而收文是否已辦理，是否辦理完畢，辦公室無法掌握。

（三）系統(tǒng)很難實(shí)現(xiàn)收文辦理個性化、定制化。目前市場主流OA系統(tǒng)很難實(shí)現(xiàn)企業(yè)收文辦理個性化和定制化要求。如目前主流OA系統(tǒng)不能動態(tài)反映收文辦理進(jìn)度，收文根據(jù)文件內(nèi)容的不同，辦理周期少則幾天，多則半年、一年，而目前收文管理流程無法實(shí)現(xiàn)收文辦理情況的實(shí)時反饋，收文沒有辦理完畢，只能一直停滯在承辦人節(jié)點(diǎn)上。大量收文有明確的辦理時間節(jié)點(diǎn)，存在分管領(lǐng)導(dǎo)無法及時閱示的問題。辦理時間節(jié)點(diǎn)較長，無法確定承辦部門是否按時間節(jié)點(diǎn)辦理完畢的問題。諸如此類的個性化和定制化功能目前主流的OA系統(tǒng)都無法實(shí)現(xiàn)。

（四）收文辦理結(jié)果填寫不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。OA系統(tǒng)中，收文承辦人在填寫辦理結(jié)果時，存在不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的情況。填寫承辦結(jié)果不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，表現(xiàn)在存在大量承辦人在文件辦理完畢后，不填寫具體辦理結(jié)果，直接“同意”通過，沒有具體說明收文是否辦理，辦理情況如何，不能直接反映文件的辦理情況。

（五）新形勢下企業(yè)收文辦理新要求、新標(biāo)準(zhǔn)。新形勢下，對辦公室提出了新要求，辦公室的三服務(wù)由“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾”轉(zhuǎn)變成“服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)”，收文管理作為辦公室的重要工作內(nèi)容，提出了新標(biāo)準(zhǔn)，請示件辦理時間提出了明確要求，對辦理情況要求及時反饋，做到所有事項(xiàng)都要跟蹤到底、銷號清零，做到件件有結(jié)果。

二、企業(yè)收文辦理存在的難點(diǎn)

根據(jù)上文總結(jié)的企業(yè)收文管理的特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)收文管理的現(xiàn)狀，目前主流OA系統(tǒng)收文管理無法實(shí)現(xiàn)督辦功能，筆者認(rèn)為企業(yè)收文督辦在收文管理的諸多環(huán)節(jié)中，是最為復(fù)雜、難度最大，也是最薄弱的環(huán)節(jié)，是企業(yè)收文管理的痛難點(diǎn)。主要問題集中在以下幾個方面：

（一）無法掌握收文是否辦理。收文由辦公室簽收，辦公室主任擬辦后，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子批辦，由于收文數(shù)量巨大，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批辦文件時間不定，辦公室秘書無法掌握企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是否已批辦文件，文件輕重緩急不一，有的文件急需馬上批辦，有的文件辦理時間較長，不需馬上批辦。而在領(lǐng)導(dǎo)批辦結(jié)束后，辦公室秘書無法掌握承辦部門是否已經(jīng)知悉文件內(nèi)容。

（二）無法跟進(jìn)收文辦理進(jìn)度。收文辦理是一項(xiàng)系統(tǒng)的、全生命周期的工作，辦公室秘書要時刻掌握收文辦理情況，而基于目前OA系統(tǒng)，辦公室秘書無法跟進(jìn)每一份文件的辦理進(jìn)度，不能從全局來判斷文件的辦理情況。

（三）無法確定收文是否辦理完畢。收文辦理結(jié)果只有承辦部門通知辦公室，辦公室才能知曉收文已經(jīng)辦理完畢，而基于目前的OA系統(tǒng)，承辦人往往不及時結(jié)束收文辦理流程，導(dǎo)致文件待辦流程一直在個人名下，基于每個文件辦理時限的不一致，而辦公室又無法每個文件去確認(rèn)，是否需要結(jié)束節(jié)點(diǎn)。

（四）無法判斷收文辦理結(jié)果是否符合要求。收文辦理結(jié)果是收文辦理的最重要指標(biāo)，而收文辦理結(jié)果一般都掌握在承辦人手中，承辦人在OA系統(tǒng)中，往往只是結(jié)束節(jié)點(diǎn)，不填寫相關(guān)的辦理情況。填寫了具體情況，或者上傳附件，辦公室秘書因?yàn)閷I(yè)的限制，無法確定是否辦理要求，而真正對文件辦理結(jié)果有發(fā)言權(quán)的是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，但是在辦理結(jié)束再通知他們辦理結(jié)果，已經(jīng)為時已晚。

三、文檔一體化管理思想在企業(yè)收文管理中的應(yīng)用

文檔一體化管理思想的核心要義是全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。文檔一體化管理思想在收文管理中的主要應(yīng)用是建立收文辦理情況的反饋機(jī)制。收文辦理情況的反饋機(jī)制是在目前收文管理的基礎(chǔ)上，對收文進(jìn)行精細(xì)化、表格化、動態(tài)化管理。需要在現(xiàn)有的工作基礎(chǔ)上開展以下工作：

（一）建立收文電子臺賬。企業(yè)收文臺賬目前基本上都是紙質(zhì)登記，取消目前收文紙質(zhì)登記程序，采用電子登記方式，建立收文電子臺賬。電子臺賬內(nèi)容應(yīng)該包括來文單位、來文時間、文件標(biāo)題、處理時限、承辦單位、辦理結(jié)果、反饋情況等項(xiàng)內(nèi)容。而針對需要?dú)w檔登記冊的問題，可以通過打印電子臺賬，再紙質(zhì)歸檔。

（二）統(tǒng)計(jì)已辦結(jié)的公文。在OA系統(tǒng)中設(shè)置收文辦結(jié)通知辦公室秘書的功能，辦公室秘書要定期統(tǒng)計(jì)已辦結(jié)的收文，針對已經(jīng)辦結(jié)的收文，在收文電子臺賬上標(biāo)注。對于未辦結(jié)的公文，收文承辦人定期將個人臺賬中未辦結(jié)的收文轉(zhuǎn)辦至辦公室秘書，并填寫辦理進(jìn)度。辦公室秘書統(tǒng)計(jì)收文辦理進(jìn)度至電子臺賬，再將收文轉(zhuǎn)辦至收文承辦人。以此往復(fù)，直至該收文辦理完畢。

（三）篩選收文電子臺賬。辦公室秘書定期對臺賬進(jìn)行篩選，可以分成以下幾種處理方式：對已辦結(jié)的收文不做處理；對達(dá)到或者接近辦理截至?xí)r間的收文進(jìn)行催辦；對已過辦結(jié)時間而未辦理的收文記錄在案，并向分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。

（四）領(lǐng)導(dǎo)提出督辦意見。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)辦公室反饋的辦理情況，根據(jù)實(shí)際需要對收文辦理情況提出督辦意見，由辦公室統(tǒng)一督辦。

四、文檔一體化管理思想在企業(yè)收文管理應(yīng)用中的重要作用

運(yùn)用文檔一體化管理思想，實(shí)行收文辦理情況督辦機(jī)制，具有以下重要意義：1.相對于之前的紙質(zhì)臺賬，建立電子臺賬，不僅減少了登記工作量，而且便于后期收文數(shù)據(jù)的開發(fā)利用。如統(tǒng)計(jì)企業(yè)收文辦理時間、量化部門承辦文件數(shù)量、考核部門工作效率等等。2.對收文進(jìn)行動態(tài)管理，確保企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠及時掌握收文的辦理情況，并根據(jù)辦理結(jié)果提出新的督辦意見，確保收文高質(zhì)量辦理。3.通過定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)反饋，形成高壓態(tài)勢，增加了收文承辦部門的責(zé)任心和重視程度。4.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室在督辦過程中，不斷反饋和溝通，梳理重點(diǎn)關(guān)注的收文，便于文件精神在我所的貫徹執(zhí)行。5.實(shí)行收文辦理情況督辦反饋機(jī)制，可以做到所有收文跟蹤到底、銷號清零，確保件件有結(jié)果。