地市級(jí)廣播電視大學(xué)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)研究

摘 要：文章剖析了地市級(jí)廣播電視大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀與必要性、可能性，找出存在的問(wèn)題，并試圖從五個(gè)方面探尋地市級(jí)廣播電視大學(xué)數(shù)字檔案館的建設(shè)途徑。

關(guān)鍵詞：地市級(jí)廣播電視大學(xué);數(shù)字檔案館;數(shù)字檔案室

2012年7月31日，國(guó)家開(kāi)放大學(xué)在廣播電視大學(xué)的基礎(chǔ)上揭牌，成為覆蓋全國(guó)城鄉(xiāng)、服務(wù)全民終身學(xué)習(xí)的“辦學(xué)共同體”，國(guó)家開(kāi)放大學(xué)有別于其他高校的顯著特點(diǎn)是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，成為我國(guó)全民終生學(xué)習(xí)的大平臺(tái)，隨著學(xué)歷教育和非學(xué)歷繼續(xù)教育的迅速發(fā)展，教學(xué)規(guī)模、學(xué)員數(shù)量、學(xué)習(xí)類別、培訓(xùn)項(xiàng)目等大幅度增長(zhǎng)，使廣播電視大學(xué)檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，本文全面分析地市級(jí)廣播電視大學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，緊密聯(lián)系當(dāng)下數(shù)字技術(shù)在我國(guó)的普及現(xiàn)狀與趨勢(shì)，結(jié)合地級(jí)市廣播電視大學(xué)的自身特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)需求提出了建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的必要性與可能性，并對(duì)建設(shè)途徑進(jìn)行了深入分析探究。

一、地市級(jí)廣播電視大學(xué)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)理論研究薄弱

要建設(shè)好數(shù)字檔案館，前提是必須有基于現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的檔案館建設(shè)理論研究做基礎(chǔ)，但現(xiàn)階段這方面的基礎(chǔ)理論存在諸多問(wèn)題：首先，對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。由于我國(guó)目前檔案管理領(lǐng)域的人員對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)還處于初始階段，加之?dāng)?shù)字檔案館的定義還不統(tǒng)一，類型繁多。其次，目前我國(guó)現(xiàn)有的關(guān)于數(shù)字檔案館的一些研究成果在很多方面都是借鑒數(shù)字圖書(shū)館的一些理論，由于檔案館和圖書(shū)館功能差異巨大，照搬數(shù)字圖書(shū)館的理論成果不一定符合目前我國(guó)電大系統(tǒng)數(shù)字檔案館的需求，因此，這勢(shì)必造成數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一。再次，我國(guó)現(xiàn)有的研究成果中對(duì)新型數(shù)字檔案館的研究缺乏。近些年，由于數(shù)字信息技術(shù)迅猛發(fā)展，在許多省會(huì)城市陸續(xù)出現(xiàn)了一些有別于傳統(tǒng)檔案館的新型數(shù)字檔案，其存儲(chǔ)的信息多以數(shù)字形式得以保存：如電子文件、電子出版物、軟件等。但從全國(guó)范圍來(lái)看，目前此行業(yè)管理人員普遍缺乏數(shù)字檔案收集、存檔的意識(shí)，關(guān)于如何有效收集、整理和利用這些新型檔案資源缺乏相應(yīng)的理論研究。

2.檔案館數(shù)字信息化建設(shè)滯后

我國(guó)地級(jí)市廣播電視大學(xué)檔案館管理者的檔案管理理念相對(duì)落后，加之地方財(cái)政對(duì)地方大學(xué)檔案館的硬件設(shè)施建設(shè)支持力度有限。因此，在管理方式上，目前我國(guó)大多地級(jí)市廣播電視大學(xué)檔案館主要工作還是集中于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理領(lǐng)域，雖然計(jì)算機(jī)輔助管理已經(jīng)成為大多地級(jí)市廣播電視大學(xué)檔案管理的主要手段，但涉及檔案管理核心工作仍少有觸及，輔助管理工作主要停留于檔案目錄的數(shù)字信息化的階段，對(duì)檔案館的核心檔案信息并未真正數(shù)字化，絕大部分檔案資料未能轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，因此，無(wú)法將檔案信息有效轉(zhuǎn)化成學(xué)校行政管理的依據(jù)，檔案信息的二次開(kāi)發(fā)和利用率難以提高。

3.檔案信息數(shù)字化設(shè)備陳舊、資金匱乏、效率低

我國(guó)許多地級(jí)市廣播電視大學(xué)所擁有的檔案信息化設(shè)備依然停留于較低的層面，大多擁有的設(shè)備是掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)等，其它輔助設(shè)備極其匱乏。有些學(xué)校，檔案館甚至都無(wú)法鏈接網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)也是形同虛設(shè)，無(wú)法發(fā)揮作用。從支持資金上來(lái)看，目前我國(guó)大多地級(jí)市廣播電視大學(xué)的檔案館未能成為學(xué)校的重視部門，因此，配備的專業(yè)設(shè)備和人員都相對(duì)有限，離數(shù)字檔案館創(chuàng)建的要求有較大的距離，需要投入大量資金，目前一般的地市級(jí)廣播電視大學(xué)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力還不足以負(fù)擔(dān)。從效率上看，原件掃描的方式需要大量的人力，且電大成立時(shí)間較早，歷史資料多，陳舊的紙張對(duì)設(shè)備及人員要求很高，掃描速度較慢，效率較低，這項(xiàng)工作也不是短時(shí)間就能完成的。

4.缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)現(xiàn)有的數(shù)字檔案館大多缺乏統(tǒng)一的數(shù)字技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，表現(xiàn)在：每個(gè)學(xué)校使用的數(shù)字信息化設(shè)備不統(tǒng)一，存在多種數(shù)字信息化方法;每個(gè)學(xué)校存儲(chǔ)檔案信息的方法形式不統(tǒng)一;每個(gè)學(xué)校檔案館呈現(xiàn)出的數(shù)字信息化成果不統(tǒng)一，格式也有不同。因此，我國(guó)大多地市級(jí)廣播電視大學(xué)的數(shù)字檔案館處于各行其是的狀態(tài)，勢(shì)必會(huì)造成各檔案館的信息資源在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檢索語(yǔ)言、組織方式等方面存在很大的差異，資源無(wú)法共享，嚴(yán)重制約著檔案信息資源的共建共享與有效的利用。

二、地市級(jí)廣播電視大學(xué)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的必要性與可能性

1.建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是信息時(shí)代數(shù)字文件大量產(chǎn)生的必然要求

隨著我國(guó)信息多媒體科技技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字文件在全校各職能部門行政管理使用中得到廣泛應(yīng)用，其深層背景表現(xiàn)為：大量數(shù)字文件傳輸?shù)谋憷?，很大程度上的方便了全校師生的生活和工作。由于廣播電視大學(xué)是開(kāi)放辦學(xué)，許多學(xué)生都是在職就讀，數(shù)字文件傳輸與存儲(chǔ)能將學(xué)校的管理工作精神及時(shí)落實(shí)到學(xué)生環(huán)節(jié)，同時(shí)也節(jié)省了師生交流所花費(fèi)的大量行程時(shí)間，受到廣大師生的廣泛使用。同時(shí)，我國(guó)關(guān)于數(shù)字信息管理的法律法規(guī)不斷完善，明確規(guī)定了數(shù)字文件同紙質(zhì)文件同等的法律效力，數(shù)字信息的安全得到前所未有的保障。在當(dāng)前這種形勢(shì)下，有效提升廣播電視大學(xué)管理規(guī)范，形成規(guī)范統(tǒng)一的高效管理體系，建立數(shù)子檔案館勢(shì)在必行。

2.數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)是新時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)

一方面，數(shù)字信息文件大量的產(chǎn)生。學(xué)校管理日常的眾多場(chǎng)景不再停留于文字紀(jì)錄層面，還有大量的視頻和圖片多媒體數(shù)字信息呈現(xiàn)?？梢?jiàn)，傳統(tǒng)以文字為主要載體的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今快速發(fā)展的檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的需求，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代則需要構(gòu)建一座永久保存人類記憶的宮殿，對(duì)于管理具有永久保存價(jià)值的電子文件，數(shù)字檔案館將會(huì)成為最好的選擇。另一方面，為全校師生提供快捷方便的信息，幫助其更好地學(xué)習(xí)和工作，亦然是廣播電視大學(xué)檔案館的最終目的。隨著國(guó)家開(kāi)放大學(xué)的成立，各地市廣播電視大學(xué)辦學(xué)規(guī)模也會(huì)不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)字管理和利用難度越來(lái)越大，而數(shù)字檔案館便能夠提供全面有序的信息利用服務(wù)，想要滿足各類需求，就必須搭建廣播電視大學(xué)數(shù)字檔案館（室），才能提高檔案服務(wù)與開(kāi)發(fā)利用水平。

3.建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是地市級(jí)廣播電視大學(xué)的檔案管理的內(nèi)在要求

從廣播電視大學(xué)性質(zhì)上來(lái)看，是高等學(xué)校綜合運(yùn)用現(xiàn)代多媒體高科學(xué)技術(shù)手段，以學(xué)歷教育和非學(xué)歷教育并舉為目標(biāo)，面向全社會(huì)開(kāi)放辦學(xué)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，探索現(xiàn)代信息技術(shù)與教育的深度融合，利用社會(huì)，并將優(yōu)質(zhì)教育資源輸送到廣大基層、實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源共享，提升國(guó)家人力資源能力。在信息化、數(shù)字化校園和遠(yuǎn)程開(kāi)放浪潮的影響下，傳統(tǒng)的封閉的實(shí)體檔案館模式，顯然已經(jīng)不能適應(yīng)開(kāi)放大學(xué)檔案管理的需要，因而，在這樣的形勢(shì)之下，廣播電視大學(xué)迫切需要建設(shè)與之相適應(yīng)的數(shù)字檔案館（室）。

4.高速網(wǎng)絡(luò)通道的建設(shè)，為數(shù)字檔案館（室）的建立提供了統(tǒng)一的平臺(tái)

廣播電視大學(xué)計(jì)算機(jī)的普及程度相對(duì)較高，寬帶高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)較發(fā)達(dá)，大多數(shù)已經(jīng)建成或正在建設(shè)速度較快的網(wǎng)絡(luò)通信基礎(chǔ)設(shè)施。先進(jìn)的遠(yuǎn)程信息技術(shù)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)用戶遠(yuǎn)程登錄，檢索、查詢檔案信息不受時(shí)間、空間的限制，能夠滿足用戶不同的信息需求，促進(jìn)了對(duì)外的開(kāi)放。

三、地市級(jí)廣播電視大學(xué)數(shù)字檔案館 （室） 建設(shè)的途徑

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)支持，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃

總體來(lái)看，一直以來(lái)，地級(jí)市廣播電視大學(xué)管理層對(duì)檔案管理工作重視度不夠，檔案室的工作很難受到學(xué)校管理層的重視。師生檔案是記錄學(xué)校辦學(xué)歷程和辦學(xué)成就的重要資料，是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，更是促進(jìn)學(xué)校行政管理效率的極為有力的信息資源，地市級(jí)廣播電視大學(xué)的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)該力爭(zhēng)得到管理層領(lǐng)導(dǎo)的重視、能夠給予一定的經(jīng)費(fèi)支持、才能最終使其在全校工作中形成統(tǒng)一整體的規(guī)劃。

征得領(lǐng)導(dǎo)重視，是一切數(shù)字檔案建設(shè)工作推動(dòng)的前提。地級(jí)市廣播電視大學(xué)檔案館的工作人員是最了解檔案工作系統(tǒng)作用的專業(yè)人員，應(yīng)該想法設(shè)法將這些最新理念的認(rèn)知與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層做有效溝通，使其意識(shí)到一定要重視各類檔案資源在完善地市級(jí)廣播電視大學(xué)終身教育服務(wù)體系中的作用，重視和協(xié)調(diào)各部門對(duì)檔案工作的支持與配合。只有在這樣的前提下，領(lǐng)導(dǎo)層才有可能將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入學(xué)校整體建設(shè)規(guī)劃中，從而更好地開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作并在經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、人力投入等方面給予保障。有了人財(cái)物的保障，檔案館工作人員才能具體實(shí)施相關(guān)措施，對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)做好初步規(guī)劃，拿出相應(yīng)的數(shù)字檔案館信息技術(shù)設(shè)備的保障方案，最后，才能著手?jǐn)?shù)字檔案館的建設(shè)工作。只有這樣，數(shù)字檔案館的建設(shè)才可能立足于檔案信息資源的共建共享，才可能制定統(tǒng)一的規(guī)范，為進(jìn)一步提升檔案信息化管理創(chuàng)造前提條件。

2.加強(qiáng)檔案館之間的協(xié)調(diào)和合作，制定統(tǒng)一的數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化條件下檔案信息管理的基礎(chǔ)前提，在建設(shè)之前，要充分調(diào)研同系統(tǒng)其它地級(jí)市廣播電視大學(xué)已有數(shù)字檔案館所確立的標(biāo)準(zhǔn)，盡可能參考大多館所采用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并在建設(shè)過(guò)程中加強(qiáng)監(jiān)督與管理，才能最終有效實(shí)現(xiàn)館藏資源的共享。第一，要根據(jù)地市級(jí)廣播電視大學(xué)數(shù)字檔案的特性，提高數(shù)字檔案館系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用軟件，制定統(tǒng)一的數(shù)字信息存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)，保障海量多媒體數(shù)字信息的存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用。第二，建立和健全一套完整且通行的數(shù)字檔案管理體系。關(guān)于數(shù)字化檔案的收集、鑒別、傳輸、利用等基本環(huán)節(jié)都應(yīng)制定相關(guān)的新管理規(guī)章制度，如《數(shù)字檔案材料歸檔制度》、《文檔形式一體化制度》、《安全保密制度》等等，只有管理規(guī)章制度與時(shí)俱進(jìn)，才能便于數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館之間工作的有序交接，才能有效解決對(duì)傳統(tǒng)文字檔案數(shù)字化工作的規(guī)范轉(zhuǎn)化。第三，檔案數(shù)字化帶來(lái)了許多有關(guān)檔案信息真實(shí)性、保密安全性、配套軟件的所有權(quán)、利用者權(quán)限等相關(guān)法律問(wèn)題，一方面，檔案信息管理部門要不斷健全和規(guī)范現(xiàn)有的法律體系，做到“有法可依”。在確保信息安全的同時(shí)，保障使用者合法權(quán)益。另一方面，檔案信息管理部門要加強(qiáng)宣傳與監(jiān)督管理，不斷提高全校師生在數(shù)字檔案信息使用過(guò)程中應(yīng)有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法律法規(guī)意識(shí)。因此，數(shù)字檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)章制度、網(wǎng)絡(luò)信息保障的法律法規(guī)都是數(shù)字化檔案館建設(shè)的重要保障。

3.科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的關(guān)鍵

科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)研發(fā)是數(shù)字檔案館建設(shè)的首要任務(wù)。檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)需要對(duì)廣播電視大學(xué)的日常教學(xué)和管理工作進(jìn)行深入調(diào)研，這樣才能做好前端控制工作，此外，還要注重對(duì)系統(tǒng)每一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)際效能的全過(guò)程總體把控，這些環(huán)節(jié)一定要符合廣播電視大學(xué)全校師生的日常檔案信息需求，要在完善好檔案管理基本功能之外，建立預(yù)立其它管理模塊，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其它模塊無(wú)縫對(duì)接，真正實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通、精準(zhǔn)齊備。這就要求從事檔案管理的人員積極主動(dòng)作為，主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字檔案館的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，將現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)融入到檔案管理工作之中去。積極主動(dòng)地參與研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)適應(yīng)數(shù)字檔案管理、采集、利用需要的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。

4.做好檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)艱難而重要的工作，因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不可能一蹴而就。對(duì)此，檔案工作者要做好思想準(zhǔn)備，認(rèn)真做好相關(guān)基礎(chǔ)性工作：一方面，檔案工作者要努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)，不斷改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的新要求;另一方面，檔案數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心任務(wù)，檔案工作者要認(rèn)真踏實(shí)，循序漸進(jìn)地進(jìn)行實(shí)體檔案的數(shù)字化工作。要保證數(shù)字檔案館數(shù)字資源充足，建立真正的數(shù)字檔案館，必須抓住三個(gè)檔案資源，一是原有檔案的數(shù)字化。在資金允許情況下，可外包給數(shù)字化公司;二是檔案管理系統(tǒng)中的電子文件。處理現(xiàn)行電子文件信息的各類系統(tǒng)形成了大量當(dāng)前產(chǎn)生的文件，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與之無(wú)縫鏈接達(dá)到對(duì)電子文件前端控制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔;三是將原有檔案信息數(shù)據(jù)遷移。一定要最大限度地利用好已經(jīng)建設(shè)好的數(shù)據(jù)庫(kù)，做到原有數(shù)據(jù)不重復(fù)錄入，不做無(wú)用功，能夠根據(jù)工作的需要將其數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出新的系統(tǒng)。

5.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，打造適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的高素質(zhì)隊(duì)伍

地市級(jí)廣播電視大學(xué)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要各種類型的人才支持，在人員的配備方面要做到：一是加強(qiáng)檔案工作者的政治思想建設(shè)。檔案工作者要有堅(jiān)定的理想信念和良好的職業(yè)道德，嚴(yán)守紀(jì)律，保證檔案信息資源的安全;二要提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作人員不僅要掌握檔案及相關(guān)管理知識(shí)，還要掌握新技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠解決數(shù)字檔案館運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的各種技術(shù)問(wèn)題，能快速適應(yīng)新的工作環(huán)境的發(fā)展變化，成為擁有較高水平的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化復(fù)合型管理人才;三要具備專業(yè)的服務(wù)技能和良好的服務(wù)意識(shí)，提高檔案信息的鑒別能力，增強(qiáng)檔案信息的利用率，要把工作的立足點(diǎn)放在如何優(yōu)化館（室）藏資源，如何有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。最后，在管理團(tuán)隊(duì)中必須有善于戰(zhàn)略謀劃與組織協(xié)調(diào)、能夠創(chuàng)新務(wù)實(shí)的領(lǐng)軍人物。

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（作者單位：常德廣播電視大學(xué)）

基金項(xiàng)目：湖南省檔案科技計(jì)劃項(xiàng)目“基于云計(jì)算的高校數(shù)字檔案館的架構(gòu)與研究”編號(hào)：2015-H-27。

作者簡(jiǎn)介：胡娟（1980-），女，漢族，湖南省常德市臨澧縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。