機關(guān)文書檔案管理工作現(xiàn)狀、存在問題及對策

摘 要：鑒于目前機關(guān)單位檔案管理工作中存在的問題，本文以機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的重要性研究作為選題，探討了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理中存在的問題，并就其問題現(xiàn)狀提出科學(xué)化的對策，從強化“文檔一體化”的意識、加強日常管理，保證信息安全等方面入手，促進機關(guān)單位新時期檔案管理水平提升。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;創(chuàng)新

一、機關(guān)文書檔案管理的重要性

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展與進步，信息技術(shù)日新月異的變更，辦公自動化水平的不斷提高，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為時代發(fā)展的主題。計算機的出現(xiàn)象征著真正“信息時代”的到來，使人類社會從工業(yè)時代劃入到信息時代。信息時代下，對機關(guān)單位文書事務(wù)和檔案管理事務(wù)提出了尤其深刻的需求，怎樣改革現(xiàn)行的處置方式和處置流程，已經(jīng)成為每一個文書工作者與檔案管理工作者必須面臨的一個重要的新課題，不論是對未來還是當(dāng)下都非常重要，因此，在現(xiàn)階段必須對文書工作與檔案管理工作重新定位。

機關(guān)文書檔案管理并非是單獨出來的一個部分，機關(guān)文書檔案管理工作是環(huán)環(huán)相扣的，無論是文件資料的收集記錄還是歸納和整理都是管理過程中不容忽視的環(huán)節(jié)，而管理工作也同樣貫穿始終。檔案文件資料收集的全面性、真實性以及完整性都需要嚴格把關(guān)，當(dāng)文件資料收集上來之后，也需要對收集的信息內(nèi)容進行反復(fù)鑒定與歸集，將真實有價值的資料以編碼的方式有序歸納整理起來，當(dāng)檔案需要運輸和交接的時候，同樣也需要做好實時記錄，從而避免出現(xiàn)檔案文件不知去向或者檔案資料內(nèi)容缺失等問題。

由此可見，機關(guān)文書檔案管理起到一個上下銜接的作用，不僅僅局限于對本單位的檔案資料進行收集和歸納整理，同樣也負責(zé)上下級單位的檔案信息管理，這樣一來，機關(guān)文書檔案管理的任務(wù)量便又會增加，而機關(guān)文書檔案管理的影響也自然會擴大，管理水平的高低也會對各級單位產(chǎn)生巨大的影響。

二、機關(guān)文書檔案管理存在的問題

機關(guān)文書檔案管理具有復(fù)雜性和繁瑣性，管理過程中的諸多環(huán)節(jié)都需要秉持謹慎的態(tài)度認真對待，機關(guān)文書檔案管理關(guān)系著資料信息的客觀反映，因此，在管理的過程中不可出任何差池，除了需要對檔案資料內(nèi)容進行完整的保存及有序的歸納之外，還需要將數(shù)據(jù)信息以統(tǒng)計的方式呈現(xiàn)出來，科學(xué)技術(shù)以及信息化的發(fā)展為機關(guān)文書檔案管理提供了更為先進的管理技術(shù)和便利的條件，借助網(wǎng)絡(luò)信息化平臺能夠大大減少管理的任務(wù)量，而機關(guān)文書檔案管理也朝著有序化和高質(zhì)量的方向發(fā)展。

但是，隨著信息時代的快速發(fā)展，人們同樣對文書工作與檔案管理工作的要求比以往更加嚴格規(guī)范，文書工作與檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機遇，機關(guān)文書檔案管理的整體性和長遠性逐漸被更多人所關(guān)注，只有不斷完善檔案信息管理功能、提高管理效率和質(zhì)量，才能夠為機關(guān)文書檔案管理開辟更為廣闊的發(fā)展前景，因此，在謀求機關(guān)文書檔案管理更好發(fā)展之前，必須正確掌握它們的概念并熟悉其發(fā)展現(xiàn)狀，對目前機關(guān)文書檔案管理做好準確定位，才更有助于有針對性的解決問題，從而探尋出一條適宜的發(fā)展道路。

以下是當(dāng)前機關(guān)單位文書檔案管理工作存在的主要問題，如：檔案管理存在脫節(jié)問題、檔案編制管理缺乏規(guī)范、部門配合不當(dāng)、管理意識淡薄等問題：

1.檔案管理存在脫節(jié)問題

隨著信息更新迭代加快，檔案管理工作愈加繁重，也讓檔案日常管理趨于細致化和規(guī)范化。其中，文書工作者負責(zé)辦理單位一系列文件，包括文件的制定、復(fù)印、發(fā)放、傳播、辦理和保存等;檔案管理工作主要負責(zé)文件的搜集、整理、保管、檢索、歸檔、供給利用和調(diào)閱;文書編制工作負責(zé)文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負責(zé)文件的收集、整理和保管，它們是緊密聯(lián)系的。雖然文書檔案管理只是整個文書工作的環(huán)節(jié)之一，但是，卻對整體發(fā)揮著不容小覷的作用，然而，許多機關(guān)單位將文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)區(qū)別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致檔案管理存在脫節(jié)問題。檔案管理環(huán)節(jié)在整個文書工作中處于被忽視的地位，這就很容易使得著手檔案管理的人員對本職工作有所懈怠，而檔案管理環(huán)節(jié)與整體的脫節(jié)也使得文書工作缺乏整體性，檔案管理不到位也更容易使得前面環(huán)節(jié)的努力成為徒勞。

2.檔案編制管理缺乏規(guī)范

許多單位檔案文書編制工作操作不嚴謹，用紙和裝訂使用不規(guī)范。達不到國家關(guān)于文書檔案管理工作的規(guī)定，降低了檔案的保管質(zhì)量。有些單位檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹?shù)母戒浀怯浺?guī)則。檔案編制工作的類別也不具體，容易混淆。

目前，我國對于文書雖然有嚴謹?shù)膮^(qū)分，但是在實際工作中，易產(chǎn)生很多方面的問題，從而給檔案編制工作造成一些麻煩。除此之外，在公文處理辦法、文件歸檔、檔案管理等方面都還存在一些不規(guī)范。目前，我國關(guān)于檔案的管理研究不多，盡管近年來關(guān)于檔案規(guī)范的研究正在不斷增加，各個地區(qū)也都在探索和嘗試建立相關(guān)規(guī)范，但在實際的歸檔過程中有時還是會降低要求，這樣就很難保證檔案的質(zhì)量，從而使其缺乏客觀性和完整性，導(dǎo)致建立檔案的工作背離了其原始意義。檔案的建設(shè)也將變得更加混亂，相關(guān)部門的管理將變得更加乏味且難以管理。同時，檔案信息共享工作受到阻礙，在一定程度上阻礙了檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

3.部門配合不當(dāng)

單位檔案的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門有時會為了自己的便利，不愿意及時將一些必須歸檔的文件材料移交給檔案館保存。一些負責(zé)任的檔案員因為沒有相關(guān)職能部門的配合，在做檔案管理工作時常常覺得力不從心，一些重要的文件材料由于不能及時歸檔，時間長了，也容易丟失，等到那個時候要究查責(zé)任也已經(jīng)太晚，文書工作的不及時處置往往會不利于后期的檔案管理事務(wù)。

機關(guān)文書檔案管理工作并非某一個部門的專門職責(zé)，此項工作的完成同樣需要各部門之間的配合和支持，如果部門之間配合不當(dāng)便會使得機關(guān)文書管理工作在進行的過程中處處碰壁。比如，當(dāng)文書檔案管理人員讓各個門提交本部門檔案資料的時候，各部門沒有按照要求在規(guī)定時間進行檔案資料的提交，那么，這就會使得機關(guān)文書檔案管理進度被迫停止，除此之外，如果各部門都不遵守機關(guān)文書檔案管理要求隨意轉(zhuǎn)移文件資料卻不做好實時記錄，那么，便會使得文書檔案管理工作陷入一片混亂，檔案文件資料也更容易丟失。

4.管理意識淡薄

一直以來，機關(guān)單位對檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)不高、相關(guān)意識淡薄。文書檔案管理員匱乏，具有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準的提高，而且還會使文書職員與檔案管理員缺乏職業(yè)責(zé)任感和專業(yè)性。有的單位雖然有專門的文書檔案員，但其學(xué)識和專業(yè)素養(yǎng)并不能順應(yīng)當(dāng)代檔案工作的需求。有的檔案管理人員也并不熟悉《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，只是一個勁的催收文件，未能考慮到材料收集的實際情況，收到文件后并不做相關(guān)的一系列專業(yè)的檢查，或則保管期限劃分錯誤等等。同時，由于檔案管理人員有一部分是年齡偏大的工作人員，這部分人員雖然在文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)中有豐富的經(jīng)驗，但對于信息化知識的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發(fā)展的檔案信息化管理工作要求相適應(yīng)，不利于文書檔案信息化工作的發(fā)展。

三、機關(guān)文書檔案管理工作存在問題的優(yōu)化建議

綜上所述，在信息時代這個大背景下，檔案管理工作面臨越來越多的挑戰(zhàn)與機遇，創(chuàng)新檔案管理工作，需要從以下幾個方面做起。

1.強化“文檔一體化”的意識

當(dāng)前我國電子文檔的技術(shù)目前仍有待提高，因而電子檔案的處理與編制比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案員需要以身作則，對于新出現(xiàn)事物或技術(shù)要積極面對;于自身而言，不要局限于文檔管理工作，要把目光放在長遠發(fā)展上，從長遠角度來看，做好當(dāng)前的文檔管理，就是為未來作鋪墊，因而要時刻謹記對歷史負責(zé)，依據(jù)嚴謹?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導(dǎo)電子文檔的實際辦理。

“文檔一體化”意識不僅僅需要機關(guān)文書檔案管理人員進行強化，同樣也需要各個部門充分尊重“文檔一體化”的意識并主動配合機關(guān)文書檔案管理人員進行管理工作。首先，與文書檔案管理工作具有密切聯(lián)系的各個部門都應(yīng)該開展意識強化活動，將“文檔一體化”意識深入人心，從而使得文書檔案管理工作進行更為順利。其次，對于“文檔一體化”意識的落實也應(yīng)該加強監(jiān)督，當(dāng)檔案管理過程中出現(xiàn)任何阻礙因素時，可以通過意見反應(yīng)通道直接上報，從而使得文書檔案管理過程更為通暢。

2.強化“全過程管理”工作

在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中應(yīng)該加強工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)職責(zé)，確保每項工作流程的質(zhì)量，只有責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質(zhì)量保障。機關(guān)單位要擬定有關(guān)文件保管規(guī)則，依據(jù)當(dāng)前我國的檔案管理制度以及相關(guān)法律規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務(wù)，提高文書與檔案管理事務(wù)的可行性和可操作性。要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎(chǔ);不斷引進信息時代先進的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一。

“全過程管理”能夠使得機關(guān)文書檔案管理工作更具完整性，管理工作貫穿始終能夠有效為文書檔案文件資料保駕護航，全過程的管理和全過程的監(jiān)督能夠以實時動態(tài)信息記錄檔案的實際情況。除此之外，“全過程管理”也更有助于及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中出現(xiàn)的資料遺失、信息錯誤等問題，早發(fā)現(xiàn)早解決才更有助于保障檔案收集保存的真實性和完整性。

3.完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時代的來臨，計算機和網(wǎng)絡(luò)被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務(wù)與檔案辦理事務(wù)提出了更廣、更深的需求。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及信息化平臺的搭建，機關(guān)文書檔案管理有了更為便利的工作條件，電子檔案能夠更大限度的克服紙質(zhì)檔案收集和保存過程中的問題，同時，電子檔案組織和管理的有序性和嚴謹性更能夠獲得管理工作的青睞，除此之外，電子檔案是時代發(fā)展的一種趨勢，對于電子檔案的組織和管理進行完善更能夠應(yīng)對時代新挑戰(zhàn)。

實踐證實，無規(guī)矩不成方圓，在機關(guān)單位內(nèi)部制定一項科學(xué)有效的制度，有助于監(jiān)督并提高員工的工作效率，鑒于部分機關(guān)單位存在電子檔案體制不健全因素，制定相應(yīng)的制度規(guī)范是勢在必行的。

因此，各機關(guān)單位需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套科學(xué)的檔案管理體系，并督促落實。才會提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推進機關(guān)單位各項日常經(jīng)營生產(chǎn)活動可持續(xù)健康發(fā)展。同時，機關(guān)單位要注重組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，加強檔案管理隊伍建設(shè)，鼓勵檔案管理員不斷學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用計算機技術(shù)，將現(xiàn)代科技知識運用到文檔信息資源的處理、保管和利用中，提高檔案信息化管理水平。

4.加強檔案的日常管理，以確保信息安全

檔案信息平臺的日常管理是否規(guī)范化，決定了檔案的安全性和日常運行的穩(wěn)定性。因此，檔案管理員必須在日常檔案管理工作中保持電子信息的機密性，嚴格實行不聯(lián)網(wǎng)的保密性。由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中充斥著各種病毒。作為檔案館建設(shè)的重要組成部分，檔案平臺在受到惡意攻擊時很難處理，這將導(dǎo)致整個平臺系統(tǒng)癱瘓，嚴重影響正常工作，更甚者還會造成檔案泄密。在檔案管理的過程中，需要防止外部網(wǎng)絡(luò)訪問，以防止平臺受到惡意破壞。在日常管理中，必須確保檔案內(nèi)容不會泄漏。檔案平臺涉及更多的個人隱私。檔案員要嚴格遵守保密職責(zé)，加強對各種保密制度的研究，不允許將任何與工作有關(guān)的文件帶出辦公室。同時，更需要定期地做好數(shù)據(jù)備份。防止在發(fā)生意外情況時丟失歸檔中的信息。意外斷電或平臺系統(tǒng)故障可能會導(dǎo)致平臺數(shù)據(jù)庫中的信息丟失。因此，在檔案管理的過程中，管理人員應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)庫，以保護數(shù)據(jù)庫信息。

四、結(jié)論

綜上所述，本文以機關(guān)文書檔案管理工作現(xiàn)狀存在問題及對策作為選題，通過研究，我們不難發(fā)現(xiàn)，在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的信息時代背景下，社會信息化步伐的不斷推進，文書工作與檔案管理工作面臨越來越多的機遇與挑戰(zhàn)，但文書與檔案管理事務(wù)的一體化，是社會發(fā)展的定然趨向。因此，機關(guān)單位在實際工作過程中，如何實現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接非常重要，在信息時代開展文書與檔案管理工作，要明確二者內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性，強化文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)一體化的投入，提高過程中全部環(huán)節(jié)的完善，提升相關(guān)職員自身的專業(yè)素質(zhì)和能力，進而確保信息技術(shù)使用的安全性，提高工作的效率，為單位檔案管理奠定堅實的基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)信息時代下文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接。

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（作者單位：新疆阿拉爾市檔案館）

作者簡介：廖佳潔（1988-），女，籍貫：重慶，阿拉爾市檔案館，大學(xué)本科學(xué)歷，助理館員職稱，工作方向：機關(guān)文書檔案管理、會計檔案管理、檔案查閱利用。