檔案信息化的優(yōu)勢(shì)與相關(guān)問題建議

盧美辰

摘 要：在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化水平的不斷提高、技術(shù)不斷成熟，檔案信息化管理已在機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作中發(fā)揮著不容忽視的作用。隨著我國(guó)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，文書檔案的信息化管理已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，人們?cè)絹碓角逦恼J(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來越不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的諸多要求。因此本文重點(diǎn)探討了新時(shí)代社會(huì)發(fā)展中檔案信息化的優(yōu)勢(shì)及其面臨的諸多問題，并對(duì)此提出了幾點(diǎn)發(fā)展建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案信息化;電子檔案

如今，我們已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，電子信息化已經(jīng)成為當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的主流?！稗k公自動(dòng)化”和“無(wú)紙化”的出現(xiàn)，使得文書檔案的生成方式較以往產(chǎn)生了巨大變化，文件的起草、定稿、簽發(fā)、傳輸?shù)却蠖际峭ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行;而越來越方便的交流通訊方式也使得文書檔案的數(shù)據(jù)量急劇增加。在此時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式也受電子信息化的影響，發(fā)生了翻天覆地的變化?，F(xiàn)今，文書檔案不僅可以通過電子信息化系統(tǒng)來進(jìn)行收集、整理、歸檔，還可以通過該系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案的線上管理、開發(fā)利用以及異地共享。隨著電子信息化技術(shù)的不斷提高，文書檔案管理方式也應(yīng)緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，與時(shí)俱進(jìn)，不斷地實(shí)現(xiàn)文書檔案電子信息化的深入發(fā)展。

1 紙質(zhì)檔案管理的弊端

1）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力和物力。紙質(zhì)檔案從收集、整理、歸檔再到入檔案庫(kù)儲(chǔ)存，檔案管理員往往較多依賴于手工操作，工作程序繁瑣枯燥，重復(fù)的機(jī)械動(dòng)作較多，工作乏味且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。需要專門的檔案人員對(duì)大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期維護(hù)，操作量巨大，增加了人工管理的成本。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)量大，經(jīng)過成年累月的積累，更是需要占用較大的空間來進(jìn)行存儲(chǔ)，造成了空間浪費(fèi)。

2）檔案利用效率較低。傳統(tǒng)的檔案查閱需要查檔人員提供本單位的查檔介紹信，辦理具體的借閱手續(xù)，進(jìn)行登記后才能查閱，步驟十分繁瑣，難以滿足及時(shí)性的辦公需求。檔案原則上不允許外借，若是需要大量檔案材料，只能采用傳統(tǒng)的復(fù)印方式，不僅耗費(fèi)時(shí)間人力還極易對(duì)紙質(zhì)檔案造成不可逆的損傷，增加檔案管理工作的難度與壓力，降低了日常辦公中的檔案利用率。

3）紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性差，對(duì)檔案室設(shè)施環(huán)境的要求較高。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案以紙張為載體，耐久性差且不易保存，在檔案處理的工作過程中稍不注意就可能被損壞，因此壽命要短得多。檔案庫(kù)房要符合檔案防護(hù)的基本要求，即防潮、防水、防火、防陽(yáng)光照射、防有害生物等，溫濕度過高或者過低，都會(huì)對(duì)檔案造成不同程度的破壞。為此，針對(duì)檔案防護(hù)的不同需求，檔案庫(kù)房都應(yīng)制定規(guī)范的管理方案，配備溫濕度儀、空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等外部設(shè)施，而有一些單位內(nèi)部的檔案室難以達(dá)到要求，使得檔案管理存在一定的安全隱患。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1）電子檔案的載體選擇多樣，體積小，不需要大量的存放空間。在電子文件存儲(chǔ)讀取設(shè)備日漸完善的今天，我們可以根據(jù)不同的工作和儲(chǔ)存需要選擇不同的載體，如U盤、移動(dòng)硬盤、光盤、云空間等，這些載體體積小容量大，既可以減少存放檔案所需的庫(kù)房面積，又能節(jié)省日后維護(hù)保養(yǎng)的所需的人力物力。

2）能更快、更準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案信息檢閱。傳統(tǒng)的檔案查詢需要工作人員對(duì)照歸檔目錄逐條查找，效率十分低下;而將檔案信息化之后，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢(shì)，查詢起來快速又準(zhǔn)確;在實(shí)際操作中，既能精確查詢又能關(guān)鍵字查詢，既能通過題名查詢又能通過文號(hào)查詢，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力讓成百上千條的目錄在瞬間就查詢完畢，極其方便。在增加了工作效率的同時(shí)又極大地減輕了檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)。

3）文書檔案的管理效率和利用效率顯著提高。電子檔案從收集、錄入、歸檔到入庫(kù)全部都利用信息自動(dòng)化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了智能現(xiàn)代化，提高了管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案利用主要依靠復(fù)印，工作量大且安全性低，而電子檔案的信息化數(shù)據(jù)則直接能夠在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中傳輸使用，不但為使用者提供極大地便利，也減輕了檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)。在這個(gè)基礎(chǔ)上，文書檔案也實(shí)現(xiàn)了高度的共享性，只要在計(jì)算機(jī)上安裝了同樣的檔案系統(tǒng)，在檔案管理員的審核授權(quán)下，可以在不同地點(diǎn)、同一時(shí)間共享相同的檔案資料信息，提高了檔案的利用率。

4）信息存儲(chǔ)能力增加。檔案整理工作十分的復(fù)雜繁重，涉及多個(gè)方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息存儲(chǔ)量十分有限，而電子檔案讀寫方便，載體容量大，可儲(chǔ)存大量信息。

3 檔案信息化管理面臨的主要問題及建議

1）主要問題。（1）電子檔案的傳輸安全問題?；ヂ?lián)網(wǎng)具有開放性，檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)倪^程中，及其容易被不法分子截獲，進(jìn)行篡改乃至竊取，對(duì)電子檔案的使用造成安全威脅。（2）電子檔案的存儲(chǔ)安全問題。電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、移動(dòng)硬盤等載體中，這些載體一旦受到外力撞擊就很容易損壞，存儲(chǔ)在里面的電子數(shù)據(jù)也會(huì)隨之受到破壞;而以目前的技術(shù)手段難以對(duì)損壞的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行百分之百的還原，這無(wú)疑是對(duì)電子檔案資料的存儲(chǔ)安全的一大挑戰(zhàn)。而電腦病毒、黑客攻擊則一直是電子信息系統(tǒng)的巨大隱患，它通過各種方式對(duì)計(jì)算機(jī)的防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行破壞，造成系統(tǒng)崩潰癱瘓，進(jìn)而竊取、損壞電子檔案，無(wú)時(shí)無(wú)刻不威脅著電子檔案資料的安全。（3）電子檔案的真實(shí)性問題。紙質(zhì)文書檔案的原始性和真實(shí)性較強(qiáng)可作為原始憑證，可信度高。而電子檔案很容易被修改，且修改后難以留下痕跡;雖然已經(jīng)有一些技術(shù)可以防止對(duì)電子檔案的進(jìn)行二次修改，但是其被篡改的可能性仍然要比紙質(zhì)檔案要高得多，這就對(duì)電子檔案資料的真實(shí)性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。（4）對(duì)檔案管理人員工作能力要求較高。如何歸檔電子文件，歸檔后形成的電子檔案如何進(jìn)行管理，如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存互補(bǔ)，這些都對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先就要求檔案管理人員有較高的知識(shí)基礎(chǔ)和技術(shù)水平，而目前大部分檔案管理員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，不能很好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

2）發(fā)展建議。（1）實(shí)行內(nèi)外網(wǎng)隔離，加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)。在內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置物理隔離來實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，是保護(hù)網(wǎng)絡(luò)辦公安全最常用、最有效的方法之一，由此我們可以通過建立電子檔案管理內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)來保障電子檔案的應(yīng)用安全。電子檔案依托于電子設(shè)備，也對(duì)設(shè)備質(zhì)量有較高的要求，各單位要及時(shí)更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)于不滿足使用要求的電子設(shè)備也要盡早更換。（2）建立完善的檔案管理制度。各地區(qū)的檔案管理部門要制定一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，確保對(duì)每一份檔案都實(shí)行全程管理。要明確責(zé)任分工，確保每一份檔案都真實(shí)、完整，與源文件一致。電子檔案不能只存儲(chǔ)在信息化系統(tǒng)中，還要進(jìn)行光盤備份，一式兩份，檔案管理部門一份，原單位一份。同時(shí)安排具體人員定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，是否有載體受到破壞、內(nèi)部數(shù)據(jù)丟失、檔案資料被篡改等情況，確保檔案的不被損壞，保障電子檔案的存儲(chǔ)安全。（3）電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展。由于電子檔案的安全性受到各種條件的制約，目前用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還為時(shí)尚早，電子檔案與紙質(zhì)檔案將較長(zhǎng)時(shí)間處于并存期，如此來看對(duì)于紙質(zhì)檔案的收集歸檔仍不能予以松懈。（4）加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培養(yǎng)，提高檔案管理水平。各單位要設(shè)立專職檔案管理員，通過定期課程講座培訓(xùn)、相關(guān)法律法規(guī)講解來及時(shí)更新檔案管理員的操作及觀念，提高檔案管理員的法律意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，不斷更新檔案管理模式。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，需要所有相關(guān)部門和全體檔案人員的共同努力。在檔案信息化的建設(shè)過程中，必然會(huì)出現(xiàn)許多問題，而解決這些問題就是在不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目標(biāo)。所以在檔案信息化的建設(shè)過程中，要重視問題，對(duì)問題進(jìn)行針對(duì)性的分析，提出適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

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